Oto szczegółowe wprowadzenie do dokumentu zapytania o informacje i jego korzyści. Dowiedz się, jak działają RFI, dlaczego firmy powinny z nich korzystać i jak je stworzyć.

‍

Nikt nie kupuje drogiego gadżetu, nie pytając najpierw, kto ma te produkty w ofercie i jakie są opinie dawnych klientów. W procesie zakupowym działanie to znane jest jako zapytanie o informacje (RFI) i przygotowuje firmy do wspólnego sukcesu.

RFI to pierwszy krok, aby zapewnić, że masz wszystkie potrzebne szczegóły do podejmowania świadomych decyzji podczas poszukiwań i zakupów. 

Wieloma sposobami może to być najważniejszy krok, ponieważ to właśnie on decyduje, które firmy będą w Twoim zbiorze potencjalnych sprzedawców w trakcie realizacji projektu.

Czytaj dalej, aby odkryć wszystko, co musisz wiedzieć o zapytaniach o informacje, w tym jak działają, ich korzyściach i przypadkach użycia.

Czym jest RFI?

Zapytanie o informacje to formalny dokument, którego firmy używają do zbierania informacji od potencjalnych dostawców na temat konkretnych produktów lub usług.

Pomyśl o RFI jako o pierwszym kroku w ocenie zdolności dostawcy do dostarczenia potrzebnych produktów lub usług.

Przesyłając RFI do potencjalnych sprzedawców, możesz lepiej zrozumieć, co jest dostępne na rynku, w tym wiedzę specjalistyczną, możliwości, poziomy doświadczenia i więcej.

Należy zauważyć, że zapytanie o informacje to tylko pierwszy dokument wchodzący w skład procesu zakupowego i zazwyczaj nie jest to dokument kompleksowy. To dlatego, że dokumenty Zapytania o Ofertę i Zapytania o Wycenę, które będą następować, zazwyczaj obejmują bardziej skomplikowane szczegóły, których potrzebujesz.

Jednak odpowiedzi, które otrzymasz na RFI, podkreślą te firmy, z którymi powinieneś nawiązać współpracę.

RFI kontra RFP: Jaka jest różnica?

Zapytanie o ofertę (RFP) to inny dokument, który firmy zazwyczaj wykorzystują w procesie zakupowym. Jednak różni się on od RFI pod względem zawartości, funkcji i wielu innych podstawowych kwestii.

RFP to zazwyczaj najbardziej intensywny z trzech dokumentów do pozyskiwania informacji w procesie zakupowym. Dzieje się tak, ponieważ wymaga on wszystkich złożonych szczegółów dotyczących sposobu, w jaki dostawca zamierza zrealizować projekt lub umowę.

Innymi słowy, zapytanie o ofertę zazwyczaj pyta o strategię, procesy, potencjalne problemy i metody rozwiązywania problemów. 

RFP są bardzo formalne, a ich tworzenie zajmuje dużo czasu. Zazwyczaj są wykorzystywane przy większych, bardziej skomplikowanych i droższych projektach.

RFI kontra RFQ: Jaka jest różnica?

Innym dokumentem do rozważenia w procesie zakupowym jest zapytanie o wycenę (RFQ).

RFQ zazwyczaj stosuje się, gdy Twoje zapytanie dotyczy głównie ceny. W tym przypadku masz już pełny obraz wymagań dotyczących projektu i celu, który chcesz osiągnąć. Teraz potrzebujesz jedynie opcji cenowych.

Przesyłając zapytanie o wycenę do potencjalnych dostawców, możesz wyjaśnić kwestie cenowe i wybrać najlepszą opcję, która łączy efektywność kosztową z Twoimi celami projektowymi. 

W swoim dokumencie RFQ powinieneś uwzględnić istotne szczegóły, takie jak jakość projektu, ilość, koszty dostawy, harmonogramy i inne.

Mówiąc o tym, przyjrzyjmy się, co czyni RFI kluczowym w procesie zakupowym.

Jaka jest rola RFI w zakupach?

Mówiąc prosto, funkcją dokumentu zapytania o informacje jest uzyskanie ogólnych informacji dotyczących zdolności potencjalnych dostawców do dostarczania określonych produktów lub usług.

RFI może również pomóc w uzyskaniu informacji o nowych trendach branżowych, nowych technologiach oraz ogólnych warunkach rynkowych.

Dlatego zazwyczaj uznaje się je za pierwszy krok w planowaniu zakupów.

W wielu przypadkach odpowiedzi na wydane RFI decydują o tym, czy firma przechodzi do realizacji proponowanego projektu lub umowy. Dlatego powinieneś uwzględnić ogólne szczegóły projektu, takie jak wymagania dostawy, oczekiwany harmonogram i inne.

Ale pamiętaj, że nie powinieneś wchodzić w szczegółowe opisy w swoim RFI, ponieważ to tylko dokument wstępny.

Dlaczego więc powinieneś wydać RFI na swój projekt? Czytaj dalej, aby się dowiedzieć.

Jakie są korzyści z zapytania o informacje?

Statystyki pokazują, że 43% organizacji używa dokumentów RFI jako części swojego procesu zakupowego. Oto kilka powodów, dla których te firmy korzystają z zapytań o informacje:

• Wyjaśnienie: RFI może pomóc Twojej organizacji oszacować zdolność potencjalnych dostawców do realizacji wymagań projektowych. To pomaga stworzyć listę zdolnych dostawców produktów lub usług. 
• Wgląd w rynek: Wysyłanie RFI może również dać Ci szersze zrozumienie dostępnych opcji na rynku — w tym dostawców, popularnych rozwiązań i nowych trendów.
• Redukcja ryzyka: Inną korzyścią z dokumentów zapytania o informacje jest to, że mogą one pomóc w zmniejszeniu ryzyk i kosztownych błędów związanych z procesem zakupowym. Na przykład możesz szybko uzyskać informacje o doświadczeniu dostawców i historii projektów.
• Poprawa podejmowania decyzji: Odpowiedzi, które otrzymujesz z RFI, mogą dostarczyć Ci cennych informacji, które pomogą Ci podjąć lepsze decyzje, jednocześnie zawężając listę potencjalnych dostawców.

Teraz, gdy wiesz, dlaczego RFI to cenne narzędzie w zakupach, oto niektóre z jego popularnych przypadków użycia w różnych branżach.

Jakie są niektóre typowe przypadki użycia RFI?

Najczęstszym powodem, dla którego firmy korzystają z RFI, jest potrzeba oceny wielu dostawców i uzyskania szybkich informacji do podejmowania decyzji. Jest to szczególnie powszechne w sytuacjach zakupowych.

Oto niektóre powszechne przypadki, w których organizacje z różnych branż mogą wystawić RFI:

• Firmy IT: Jeśli chcesz nabyć nowe gadżety lub wprowadzić nowe oprogramowanie, wystawienie RFI do potencjalnych dostawców może okazać się kluczowe przy porównywaniu zmiennych, takich jak koszty wdrożenia, opcje integracji i zalecana pomoc.
• Branża budowlana: Zapytania o informacje są również bardzo powszechne w branży budowlanej, gdzie klienci wysyłają je do wykonawców, a wykonawcy do podwykonawców, aby uzyskać informacje o projektach, materiałach i harmonogramach.

• Branża opieki zdrowotnej: Świadczący usługi zdrowotne zazwyczaj muszą kupić nowe urządzenia i oprogramowanie lub zaktualizować swoje obecne zestawy. W takim przypadku wysyłanie RFI może dostarczyć Ci informacji na temat dostępnych ofert rynkowych, w tym cen i wsparcia po zakupie.

• Handel detaliczny: Firmy handlowe mogą również korzystać z RFI do oceny dostawców przedmiotów lub produktów, które odsprzedają, aby potwierdzić różne szczegóły, takie jak dostępność, wymiary produktów, jakość i inne.

• Usługi finansowe: Na scenie finansowej firmy czasami korzystają z RFI, aby przeglądać dostawców oferujących platformy, których potrzebują — na przykład, narzędzia do śledzenia transakcji, zarządzania danymi, skalowalności i możliwości integracji.

Mówiąc o tym, jakie szczegóły powinieneś uwzględnić w swoim zapytaniu o informacje?

Co zawrzeć w RFI

Chociaż ogólne informacje w różnych RFI od firm zazwyczaj różnią się w zależności od branży i specyfikacji projektu, skuteczne zapytanie o informacje zawiera pewne kluczowe elementy:

1. Opis potrzeb

Pierwszym krokiem do stworzenia RFI, które odpowiednio przekazuje Twoje zapytania, jest napisanie opisu potrzeb. Ta sekcja daje dostawcom krótki przegląd problemu, który muszą rozwiązać, oraz kryteriów, które muszą spełnić.

Celem jest dostarczenie potencjalnemu dostawcy wystarczających informacji, aby zrozumieli Twój problem, nawet jeśli nie mają wcześniejszej wiedzy o Twojej firmie.

Na przykład, jeśli wysyłasz RFI do firm zajmujących się marketingiem, powinieneś przedstawić im przegląd swojej marki oraz produktów lub usług, które oferujesz. Następnie przejdź do określenia poszukiwanych rozwiązań, np. zwiększenia świadomości marki lub zwiększenia sprzedaży.

2. Informacje o firmie

W zależności od Twojej branży lub niszy, może być dobrym pomysłem dodanie dodatkowych informacji o Twojej firmie i jej modelu biznesowym. To może pomóc potencjalnym dostawcom jednoznacznie określić, czy są odpowiedni do Twojego projektu, oraz poinformować ich podejście do dostarczania potencjalnych rozwiązań.

Dodatkowo, dzielenie się szczegółami specyficznymi dla firmy, takimi jak wartości organizacji, grupa docelowa i inne mogą pomóc dostawcom w lepszym dostosowaniu odpowiedzi na RFI.

3. Relewantne szczegóły projektu

To jest kluczowa sekcja w Twoim RFI. W końcu potencjalni dostawcy muszą mieć dogłębną wiedzę na temat Twojego problemu, aby móc dostarczyć rozwiązanie. Dlatego ważne jest, aby uwzględnić wszelkie informacje, których potrzebuje dostawca, aby sporządzić skuteczny plan działania.

Oto szybka lista kontrolna, która może Ci w tym pomóc:

• Cele projektu: Podaj szczegółowe informacje na temat swoich celów projektowych.
• Kryteria oceny: Powinieneś również podzielić się swoimi wymaganiami selekcyjnymi z potencjalnymi dostawcami, aby pomóc im określić, czy mają to, co potrzeba, aby zrealizować Twój projekt.
• Termin odpowiedzi: Określ, ile czasu mają dostawcy lub sprzedawcy na przygotowanie rozwiązania i czas na jego złożenie.
• Szczegóły składania: Upewnij się, że wyraźnie określisz, jak i gdzie dostawcy mają przesyłać swoje odpowiedzi na Twoje RFI.

4. Sekcja odpowiedzi

Na koniec powinieneś również uwzględnić sekcję szczegółowo opisującą format odpowiedzi, jakiego oczekujesz od odbiorcy Twojego zapytania o informacje. To zapewnia, że otrzymujesz odpowiedzi dotyczące kluczowych kwestii i w zunifikowanym formacie, co ułatwia proces oceny.

Dodatkowo możesz również poprosić odpowiedzi, aby wyjaśniły, dlaczego są najlepsze do wykonania zadania. Może to pomóc Ci określić, które firmy będą na Twojej liście na następny etap procesu; zapytanie o oferty.

W sekcji odpowiedzi są dwa szczególne pola, które powinieneś zapewnić — sekcję dla konkretnych informacji, których żądasz, i sekcję dla kwalifikacji dostawcy. 

W kolejnych akapitach przedstawimy kilka innych najlepszych praktyk dotyczących Twojego RFI.

Jakie są najlepsze praktyki RFI?

Im lepsze będzie Twoje zapytanie o informacje, tym wyższa jakość odpowiedzi, które otrzymasz, a decyzja, którą podejmiesz, będzie bardziej świadoma. 

Oto kilka najlepszych praktyk branżowych, które pomogą Ci stworzyć skuteczne RFI:

• Zawsze jasno określaj informacje, których potrzebujesz. Ważne jest, aby Twoje pytania były jak najbardziej jasne, aby uniknąć otrzymywania niejasnych, nieprzydatnych odpowiedzi. Im jaśniejsze będą Twoje zapytania, tym cenniejsze będą odpowiedzi.
• Utrzymuj swoje RFI w jak najprostszej i najkrótszej formie. Zapytania o Informacje zwykle nie powinny być długie ani obszerne. Powinieneś więc prosić tylko o informacje, które są istotne dla konkretnego rozwiązania, którego potrzebujesz.
• Daj dostawcom wystarczająco dużo czasu na odpowiedź. Chociaż RFI zazwyczaj nie są tak kompleksowe jak RFP lub RFQ, chcesz również, aby Twoi potencjalni dostawcy mieli wystarczająco dużo szczegółów, aby przygotować odpowiedź. Dwa do czterech tygodni to typowy czas na odpowiedzi RFI.
• Używaj tego samego szablonu RFI dla każdego projektu. Używanie jednego szablonu dla wszystkich RFI, które wysyłasz w trakcie projektu, ułatwi porównania i ocenę, ponieważ otrzymasz ustandaryzowane odpowiedzi. 
• Rozważ użycie pomocy wizualnych w swoim RFI. W zależności od Twojej niszy lub złożoności projektu, użycie pomocy wizualnych w RFI może pomóc potencjalnym dostawcom lepiej zrozumieć Twój projekt, co prowadzi do bardziej relewantnych odpowiedzi. Jest to szczególnie powszechne w branży budowlanej.

Mówiąc o tym, przejdźmy szybko przez typowy proces RFI.

Jak działa proces RFI?

Faza zapytania o informacje w procesie zakupowym zazwyczaj występuje w czterech fazach:

1. Klient tworzy dokument RFI 

Krokiem jest stworzenie samego dokumentu RFI. W tej fazie klient zazwyczaj dodaje istotne szczegóły o swojej firmie, problemie, który stara się rozwiązać oraz wymaganiach dotyczących projektu w RFI. Ma to na celu zapewnienie potencjalnym dostawcom informacji, których potrzebują, aby stworzyć świadome odpowiedzi. 

W tej fazie Guru może pomóc Ci w procesie gromadzenia danych.

Dzięki wiki intranetowej zasilanej przez AI od Guru pozyskiwanie informacji z dowolnego miejsca w bazie danych lub zintegrowanych aplikacjach Twojej organizacji staje się znacznie łatwiejsze. To oznacza, że nie musisz marnować czasu na szukanie potrzebnych szczegółów.

Dodatkowo, Guru może również sugerować informacje na podstawie kontekstu, zapewniając, że uwzględnisz wszystkie istotne szczegóły, jakich dostawcy mogą potrzebować w Twoim dokumencie RFI. Wbudowany asystent AI może również pomóc Ci w sporządzeniu treści Twojego RFI.

2. Dostawcy przygotowują i wydają odpowiedzi na swoje RFI

Gdy dostawcy otrzymają Twój dokument Zapytania o Informacje, zazwyczaj przystępują do opracowywania swojej odpowiedzi. Powinno to nastąpić w ustalonym przez Ciebie czasie na złożenie odpowiedzi, zazwyczaj około trzech tygodni.

Ważne jest, abyś wydał szablon, który pomoże w odpowiedziach Twoich ochronnych dostawców. Dzięki dostosowaniu ich odpowiedzi, możesz zwiększyć szanse na uzyskanie bardzo istotnych odpowiedzi, które dostarczą potrzebnych Ci informacji.

Zapewnia to również, że otrzymasz odpowiedzi, które są łatwe do porównania i oceny.

3. Klient przegląda odpowiedzi

Gdy termin składania RFI minie, a Ty zbierzesz wszystkie odpowiedzi, które otrzymałeś, następnym krokiem jest przegląd każdej odpowiedzi i ustalenie, czy spełnia Twoje minimalne wymagania. 

Kluczowe jest, aby szukać informacji, które wskazują na możliwość dostawcy do spełnienia Twoich oczekiwań projektowych. Szczegóły takie jak ich historia, poziomy doświadczenia i oferowane usługi mogą dostarczyć Ci potrzebnych informacji.

Należy zauważyć, że informacje dotyczące konkretnego projektu, takie jak ceny, budżet i terminy dostaw, zazwyczaj nie będą zawarte w odpowiedzi na RFI.

4. Klient przechodzi do następnej fazy zamówienia (RFP)

Na podstawie uzyskanych odpowiedzi możesz określić, którzy dostawcy spełniają wstępne wymagania dla Twojego projektu i umieścić ich na liście. Następnie możesz przejść do kolejnej fazy w procesie zamówienia, czyli do Zapytania o Ofertę.

Dobrze jest poinformować dostawców, którzy otrzymali dokument RFI o swojej decyzji, niezależnie od tego, co postanowisz.

Przykłady RFI, które Cię zainspirują

Czy chcesz inspiracji na swoje następne RFI? Oto dwa przykłady z rzeczywistości, które dostarczą Ci cennych informacji podczas opracowywania Twojego następnego Zapytania o Informacje:

RFI CCMS Miasta Phoenix

Miasto Phoenix chciało systemu zarządzania sprawami kryminalnymi (CCMS). Dlatego stworzyli dokument Zapytania o Informacje, aby zidentyfikować potencjalnych dostawców. Na podstawie unikatowych wymagań dotyczących takiego rozwiązania, RFI zawierało ścisłe specyfikacje produktu i kryteria oceny dla potencjalnych dostawców, którzy planowali wysłać odpowiedź.

U.S. RFI Generalnej Administracji Usług (GSA)

Stany Zjednoczone GSA chciały zredukować emisję gazów cieplarnianych z budynków komercyjnych i potrzebowały innowacyjnych rozwiązań dla tego problemu. Dlatego podejście polegało na wydaniu RFI, w celu poszukiwania rozwijających się i zrównoważonych technologii w celu poprawy efektywności energetycznej i dekarbonizacji budynków komercyjnych. RFI wymagało również, aby potencjalni dostawcy zasugerowali mierzalne kryteria sukcesu w kilku kategoriach.

Teraz Twoja kolej!

Chociaż proces zamówienia zazwyczaj wiąże się z kilkoma przeszkodami i czynnikami ryzyka, korzystanie z narzędzi takich jak dokument Zapytania o Informacje może pomóc uczynić ten proces jak najbardziej płynnym. Ponieważ RFIs zazwyczaj pomagają w uzyskaniu istotnych informacji na temat przyszłych dostawców, możesz stworzyć świadomą listę dostawców i znacznie zwiększyć swoje szanse na wybór idealnego partnera dla swojego projektu.

Dzięki Guru możesz dodatkowo zmniejszyć swoją marżę błędu, tworząc dokumenty RFI, które zawierają istotne informacje na temat Twojej firmy i wymagań projektowych.

Warto także zauważyć, że platforma może pomóc Ci skrócić czas potrzebny na przygotowanie zwięzłych i ściśle ukierunkowanych dokumentów RFI, zapewniając większą produktywność i efektywność operacyjną. 

Zarejestruj się w Guru już dziś i odblokuj pełny potencjał zarządzania informacjami dla swojej organizacji.

‍