Вот подробное введение в документ Запроса информации и его преимущества. Узнайте, как работают RFI, почему компаниям следует их использовать и как создать один.

‍

Никто не покупает дорогое устройство, не узнав сначала, кто продает эти продукты, и не получив отзывы от предыдущих клиентов. В процессе закупок это действие известно как Запрос информации (RFI), и оно настраивает компании на совместный успех.

RFI — это первый шаг к тому, чтобы убедиться, что у вас есть все данные, необходимые для принятия обоснованных решений во время закупок и снабжения. 

Во многих случаях это может быть самый важный шаг, поскольку он определяет, какие компании будут включены в ваш пул потенциальных продавцов по мере продвижения проекта.

Продолжайте читать, пока мы исследуем все, что вам нужно знать о Запросах информации, включая их работу, преимущества и случаи использования.

Что такое RFI?

Запрос информации — это формальный документ, который компании используют для сбора информации от потенциальных поставщиков о конкретных продуктах или услугах.

Рассмотрим RFI как первый шаг в оценке способности поставщика предоставить необходимые вам продукты или услуги.

Отправляя RFI потенциальным продавцам, вы можете лучше понять, что доступно на рынке, включая экспертизу, возможности, уровни опыта и многое другое.

Вы должны отметить, что Запрос информации — это только первый документ, связанный с процессом закупок, и обычно не является исчерпывающим. Это связано с тем, что документы Запроса предложения и Запроса котировок, которые следуют, обычно охватывают более сложные детали, которые вам нужны.

Однако ответы, которые вы получите на RFI, выделят те компании, с которыми вы должны сотрудничать.

RFI против RFP: в чем разница?

Запрос предложения (RFP) — это еще один документ, который компании обычно используют в процессе закупок. Однако он принципиально отличается от RFI по содержанию, функции и нескольким другим основам.

RFP обычно является самым интенсивным из трех документов, связанных с источником информации, в процессе закупок. Это связано с тем, что он запрашивает все сложные детали о том, как поставщик намерен выполнить проект или контракт.

Другими словами, Запрос предложения обычно запрашивает информацию о стратегии, процессах, потенциальных проблемах и методах решения проблем. 

RFP являются очень формальными, и их создание занимает много времени. Они обычно используются для более крупных, более сложных и более дорогих проектов.

RFI против RFQ: в чем разница?

Другой документ, который стоит учесть в процессе закупок — это Запрос котировок (RFQ).

RFQ обычно используется, когда ваш запрос в основном касается стоимости. В этом случае у вас уже есть полное представление о ваших требованиях к проекту и о том, как достичь ваших целей. Теперь вам нужны только варианты цен.

Отправляя Запрос котировок вашим потенциальным поставщикам, вы можете прояснить ценообразование и выбрать лучший вариант, который сочетает в себе экономическую эффективность с вашими проектными целями. 

В вашем документе RFQ вы должны включить основные детали, такие как качество проекта, количество, стоимость доставки, сроки и многое другое.

Сказав это, давайте исследуем, что делает RFI критически важным в процессе закупок.

Какова роль RFI в закупках?

Проще говоря, функция документа Запроса информации заключается в получении общей информации о способности потенциальных поставщиков предоставить конкретные продукты или услуги.

RFI также может помочь вам получить представление о последних тенденциях в отрасли, новых технологиях и общем состоянии рынка.

Вот почему его обычно считают первым шагом в планировании закупок.

В многих случаях ответы на выданный RFI определят, будет ли предприятие двигаться вперед с предложенным проектом или контрактом. Поэтому вам следует включить общие сведения о проекте, такие как требования к доставке, ожидаемые сроки и многое другое.

Но помните, что вам не следует углубляться в детали в вашем RFI, так как это лишь предварительный документ.

Так почему же вам следует выпустить RFI для вашего проекта? Продолжайте читать, чтобы узнать.

Каковы преимущества Запроса информации?

Статистика показывает, что 43% организаций используют документы RFI как часть своего процесса закупок. Вот некоторые причины, по которым эти компании используют Запрос информации:

• Уточнение: Запрос информации может помочь вашей организации оценить способности потенциальных поставщиков в выполнении требований вашего проекта. Это поможет вам создать короткий список способных поставщиков продуктов или услуг. 
• Анализ рынка: Отправка RFI также может дать вам более широкое понимание того, что доступно на рынке — включая поставщиков, популярные решения и новые тенденции.
• Снижение рисков: Еще одним преимуществом документов Запроса информации является то, что они могут помочь снизить риски и дорогостоящие ошибки, связанные с процессом закупок. Например, вы можете быстро получить представление об опыте поставщиков и истории проектов.
• Улучшенное принятие решений: Ответы, которые вы получаете от RFI, могут предоставить вам ценную информацию, чтобы помочь вам принимать более обоснованные решения, сужая список потенциальных поставщиков.

Теперь, когда вы понимаете, почему RFI является ценным инструментом в закупках, вот некоторые популярные случаи его использования в различных отраслях.

Каковы некоторые распространенные случаи использования RFI?

Наиболее распространенная причина, по которой компании используют RFI, — это необходимость оценить нескольких поставщиков и быстро получить информацию для информирования своих решений. Это особенно часто встречается в ситуациях покупок.

Вот некоторые распространенные случаи, когда организации из различных отраслей могут выпустить RFI:

• IT-компании: Если вы хотите приобрести новые устройства или внедрить новое программное обеспечение, выпустить RFI потенциальным поставщикам может быть критически важно при сравнении таких переменных, как стоимость установки, варианты интеграции и предоставляемая поддержка.
• Строительная отрасль: Запросы информации также очень распространены в строительной отрасли, когда клиенты отправляют их подрядчикам, а подрядчики — субподрядчикам, чтобы получить информацию о проектах, материалах и сроках.

• Отрасль здравоохранения: Поставщики медицинских услуг обычно должны закупать новое оборудование и программное обеспечение или обновлять существующее. В этом случае отправка RFI может дать вам представление об имеющихся предложения на рынке, включая цены и поддержку после покупки.

• Розничная торговля: Розничные компании также могут использовать RFI для оценки поставщиков товаров или продуктов, которые они перепродают, чтобы подтвердить различные детали, такие как доступность, размеры продукта, качество и многое другое.

• Финансовые услуги: На финансовом рынке компании иногда используют RFI для оценки поставщиков, предлагающих необходимые им платформы — например, отслеживание транзакций, управление данными, масштабируемость и возможности интеграции.

Итак, какие детали вы должны включить в ваш Запрос информации?

Что включить в RFI

Хотя общая информация в различных компаниях RFI обычно различается в зависимости от отрасли и требований проекта, эффективный Запрос информации содержит определенные ключевые элементы:

1. Заявление о потребности

Первый шаг к созданию RFI, который должным образом передает ваши запросы, — это написать ваше заявление о потребности. Этот раздел предоставляет поставщикам краткий обзор проблемы, которую им нужно решить, и критериев, которые им необходимо выполнить.

Цель состоит в том, чтобы предоставить вашему потенциальному поставщику достаточно информации, чтобы понять проблему, даже если у него нет предварительных знаний о вашей компании.

Например, если вы отправляете RFI маркетинговым компаниям, вам следует представить им обзор вашего бренда и продуктов или услуг, которые вы предлагаете. Затем укажите решения, которые вы ищете, скажем, повышение осведомленности о бренде или увеличение продаж.

2. Информация о компании

В зависимости от вашей отрасли или ниши, может быть хорошей идеей включить дополнительную информацию о вашей компании и бизнес-модели. Это может помочь потенциальным поставщикам окончательно определить, подходят ли они для вашего проекта, и проинформировать их подход к предоставлению потенциальных решений.

Кроме того, предоставление специфической информации о компании, такой как ваши организационные ценности, целевая аудитория и многое другое, может помочь поставщикам лучше адаптировать свои ответы на RFI.

3. Соответствующие детали проекта

Это ключевой раздел в вашем RFI. В конце концов, потенциальные поставщики должны иметь глубокое понимание вашей проблемы, чтобы предложить решение. Поэтому важно включить любую информацию, которая нужна вашему поставщику, если он собирается разработать эффективный план действий.

Вот быстрый контрольный список, который поможет вам:

• Цели проекта: Предоставьте подробную информацию о ваших целях проекта.
• Критерии оценки: Вам также следует поделиться своими требованиями к отбору с потенциальными поставщиками, чтобы помочь им определить, есть ли у них необходимый потенциал для выполнения вашего проекта.
• Срок ответа: Укажите, сколько времени имеют поставщики на разработку своего решения и сроки его представления.
• Детали подачи: Убедитесь, что вы четко указываете, как и куда поставщики должны отправлять свои ответы на ваш RFI.

4. Раздел отзыва

Наконец, вам также следует включить раздел, описывающий формат ответов, которые вы ожидаете от получателя вашего Запроса информации. Это обеспечит получение соответствующих и стандартизированных ответов, которые упрощают ваш процесс оценки.

Кроме того, вы также можете попросить респондентов указать, почему они являются лучшими для выполнения этой работы. Это поможет вам определить, какие компании войдут в ваш короткий список для следующего этапа процесса — Запроса предложений.

В вашем разделе ответов существует два особых поля, для которых вам следует создать специальные места — раздел для конкретной информации, которую вы запрашиваете, и раздел для квалификаций поставщиков. 

В следующих абзацах мы выделим некоторые другие лучшие практики для вашего RFI.

Каковы некоторые лучшие практики RFI?

Чем лучше ваш Запрос информации, тем выше качество ответов, которые вы получите, и тем более обоснованным будет ваше решение. 

Вот некоторые лучшие практики отрасли, которые помогут вам создать эффективные RFI:

• Всегда четко указывайте необходимую информацию. Важно держать свои вопросы как можно более четкими, чтобы предотвратить получение неопределенных, неэффективных ответов. Чем яснее ваши запросы, тем более ценными будут ответы.
• Сделайте ваш RFI как можно более простым и кратким. Запросы информации обычно не должны быть длинными или громоздкими. Поэтому вам следует запрашивать только ту информацию, которая имеет отношение к конкретному решению, которое вам нужно.
• Дайте поставщикам достаточно времени для ответа. Хотя RFI обычно не так исчерпывающи, как RFP или RFQ, вы также хотите, чтобы ваши заинтересованные стороны имели достаточно деталей, чтобы подготовить ответ. Два-четыре недели — это обычный срок для ответов на RFI.
• Используйте один и тот же шаблон RFI для каждого проекта. Использование одного шаблона для всех RFI, которые вы отправляете в рамках проекта, упростит сравнения и оценку, так как вы получите стандартизированные ответы. 
• Рассмотрите возможность использования визуальных материалов в вашем RFI. В зависимости от вашей ниши или сложности проекта использование визуальных материалов в вашем RFI может помочь потенциальным поставщикам лучше понять ваш проект, что приведет к более релевантным ответам. Это особенно распространено в строительной отрасли.

Сказав это, давайте быстро проведем вас через типичный процесс RFI.

Как работает процесс RFI?

Фаза запроса информации в процессе закупок обычно проходит в четыре этапа:

1. Клиент создает документ RFI 

Шаг состоит в создании самого документа RFI. В этой фазе клиент обычно добавляет важные детали о своей компании, проблеме, которую он пытается решить, и требованиях проекта в RFI. Это нужно для того, чтобы предоставить потенциальным поставщикам информацию, необходимую для составления обдуманных ответов. 

На этом этапе Guru может помочь вам в процессе сбора данных.

С помощью википедии Guru с поддержкой ИИ извлечение информации из любой базы данных вашей организации или интегрированных приложений становится намного проще. Это означает, что вам не нужно тратить время на поиск необходимых деталей.

Кроме того, Guru также может предлагать информацию в зависимости от контекста, гарантируя, что вы включите все релевантные детали, которые могут понадобиться поставщикам в вашем документе RFI. Встроенный AI-ассистент также может помочь вам в составлении содержания вашего RFI.

2. Поставщики подготавливают и отправляют свои ответы на RFI

После получения документа Запроса информации поставщики обычно начинают подготавливать свои ответы. Это должно произойти в рамках установленного вами времени для подачи ответов, обычно около трех недель.

Важно предоставить шаблон, который поможет вашим защитным поставщикам ответить на вопросы. Настраивая свои ответы, вы можете повысить вероятность получения крайне актуальных ответов, содержащих необходимую вам информацию.

Это также обеспечивает получение ответов, которые легко сравнивать и оценивать.

3. Клиент начинает просмотр ответов

После того как срок подачи RFI истечет и вы соберете все полученные ответы, следующим шагом будет их просмотр и определение того, соответствует ли каждый ответ вашим минимальным требованиям. 

Ключевым моментом здесь является поиск информации, которая указывает на способность поставщика соответствовать вашим ожиданиям по проекту. Такие детали, как их история, уровень опыта и предлагаемые услуги, могут дать необходимую вам информацию.

Вы должны учитывать, что информация, специфичная для проекта, такая как цена, бюджет и сроки доставки, обычно не будет содержаться в ответе на RFI.

4. Клиент переходит к следующему этапу закупки (RFP)

На основе полученных ответов вы можете определить, какие поставщики соответствуют вашим предварительным квалификационным требованиям для проекта и составить их список. Затем вы можете перейти к следующему этапу процесса закупок, который является Запросом предложения.

Следует отметить, что хорошей практикой является информирование поставщиков, получивших документ RFI, о вашем решении, независимо от того, какое оно.

Примеры RFI, чтобы вдохновить вас

Ищете вдохновение для вашего следующего RFI? Вот два примера из реальной жизни, которые предоставят вам ценную информацию при составлении вашего следующего Запроса информации:

Запрос информации CCMS города Феникс

Город Феникс хотел создать систему управления уголовными делами (CCMS). Поэтому они создали документ Запроса информации, чтобы определить потенциальных поставщиков. На основе уникальных требований для такого решения, RFI содержал строгие спецификации продукта и критерии оценки для потенциальных поставщиков, которые планировали отправить ответ.

США Запрос информации (RFI) от Генеральной службы по делам правительства (GSA)

Государственное управление США GSA хотело сократить выбросы парниковых газов от коммерческих зданий и нуждалось в инновационных решениях этой проблемы. Поэтому подход состоял в том, чтобы выпустить RFI, запрашивающий новые и устойчивые технологии для улучшения энергоэффективности и декарбонизации в коммерческих зданиях. RFI также требовал от потенциальных поставщиков предложить измеримые критерии успеха по нескольким категориям.

Теперь ваша очередь!

Хотя процесс закупок обычно включает несколько препятствий и факторов риска, использование таких инструментов, как документ Запроса информации, может помочь сделать процесс как можно более бесшовным. Поскольку RFI обычно помогает вам получить важную информацию о ваших потенциальных поставщиках, вы можете составить обоснованный список поставщиков и значительно улучшить свои шансы на выбор идеального партнера для вашего проекта.

С Guru вы можете еще больше уменьшить вашу погрешность, создавая документы RFI, содержащие крайне актуальную информацию о вашей компании и требованиях к проекту.

Более того, платформа может помочь вам сократить время, необходимое для подготовки кратких и высоко целевых документов RFI, обеспечивая большую продуктивность и операционную эффективность. 

Зарегистрируйтесь в Guru сегодня и откройте весь потенциал управления информацией для вашей организации.

‍