Här är en detaljerad introduktion till dokumentet för begäran om information och dess fördelar. Ta reda på hur RFIs fungerar, varför företag bör använda dem och hur man skapar en.

‍

Ingen köper en dyr gadget utan att först fråga runt om vem som lagerför dessa produkter och få recensioner från tidigare kunder. I en upphandlingsprocess kallas denna åtgärd begäran om information (RFI) och den lägger grunden för företagens samarbetsframgång.

RFI:n är det första steget för att säkerställa att du har alla detaljer du behöver för att fatta välgrundade beslut under upphandling och inköp. 

På många sätt kan det vara det mest avgörande steget eftersom det avgör vilka företag som kommer att ingå i din pool av potentiella säljare när ditt projekt fortskrider.

Fortsätt läsa när vi utforskar allt du behöver veta om begärningar om information, inklusive hur de fungerar, deras fördelar och användningsområden.

Vad är en RFI?

En begäran om information är ett formellt dokument som företag använder för att samla information från potentiella leverantörer om specifika produkter eller tjänster.

Tänk på RFI:n som det första steget i att utvärdera en leverantörs förmåga att leverera de produkter eller tjänster du behöver.

Genom att skicka RFIs till potentiella säljare kan du bättre förstå vad som finns tillgängligt på marknaden, inklusive expertis, kapabiliteter, erfarenhetsnivåer och mer.

Du bör notera att begäran om information endast är det första dokumentet som ingår i upphandlingsprocessen och vanligtvis inte är heltäckande. Detta beror på att begäran om förslag och dokument för begäran om offert som följer vanligtvis kommer att täcka de mer komplexa detaljer du behöver.

Men svaren du får på en RFI kommer att belysa de företag som du bör samarbeta med.

RFI vs. RFP: Vad är skillnaden?

Begäran om förslag (RFP) är ett annat dokument som företag vanligtvis använder i upphandlingsprocessen. Det är dock tydligt annorlunda än RFI:n när det gäller innehåll, funktion och flera andra grundläggande aspekter.

RFP:n är vanligtvis det mest omfattande av de tre informationsinsamlingsdokumenten i upphandlingsprocessen. Detta beror på att den begär all komplex information angående hur leverantören avser att uppfylla projektet eller kontraktet.

Med andra ord kommer en begäran om förslag vanligtvis att fråga om strategi, processer, potentiella hinder och metoder för problemlösning. 

RFP:er är mycket formella och att skapa en är tidskrävande. De används vanligtvis för större, mer komplexa och dyrare projekt.

RFI vs. RFQ: Vad är skillnaden?

Ett annat dokument att överväga i upphandlingsprocessen är begäran om offert (RFQ).

RFQ används vanligtvis när din förfrågan huvudsakligen handlar om kostnad. I det här fallet har du redan en komplett bild av dina projektkrav och hur du ska uppnå dina mål. Allt du behöver nu är prissättningsalternativ.

Genom att skicka ut en begäran om offert till dina potentiella leverantörer kan du klargöra prissättningen och välja det bästa alternativet som kombinerar kostnadseffektivitet med dina projektmål. 

I ditt RFQ-dokument bör du inkludera viktiga detaljer, såsom projektkvalitet, kvantitet, leveranskostnader, tidslinjer och mer.

Detta sagt, låt oss undersöka vad som gör RFI:n avgörande i upphandlingsprocessen.

Vad är rollen för en RFI i upphandling?

Enkelt uttryckt är funktionen för dokumentet begäran om information att få allmän information om potentiella leverantörers förmåga att leverera specifika produkter eller tjänster.

En RFI kan också hjälpa dig att få insikter om nyare branschtrender, ny teknik och övergripande marknadsförhållanden.

Detta är anledningen till att det vanligtvis betraktas som det första steget i upphandlingsplanering.

I många fall kommer svaren på en utfärdad RFI att avgöra om ett företag går vidare med ett föreslaget projekt eller kontrakt. Därför bör du inkludera allmänna projektdetaljer som leveranskrav, förväntad tidslinje och mer.

Men kom ihåg, du bör inte gå in på omfattande detaljer i din RFI eftersom det bara är ett preliminärt dokument.

Så varför bör du utfärda en RFI för ditt projekt? Fortsätt läsa för att ta reda på mer.

Vad är fördelarna med en begäran om information?

Statistik visar att 43 % av organisationerna använder RFI-dokument som en del av sin upphandlingsprocess. Här är några av anledningarna till att dessa företag använder begäran om information:

• Klart nedskrivet: En RFI kan hjälpa din organisation att uppskatta förmågan hos potentiella leverantörer att leverera på dina projektkrav. Detta hjälper dig att skapa en kortlista av kapabla produkt- eller tjänsteleverantörer. 
• Marknadsinsikt: Att skicka ut RFIs kan också ge dig en bredare förståelse för vad som finns tillgängligt på marknaden - inklusive leverantörer, populära lösningar och framväxande trender.
• Riskminimering: En annan fördel med dokument för begäran om information är att de kan hjälpa till att minska riskerna och kostsamma misstag som är förknippade med upphandlingsprocessen. Till exempel kan du få snabb insikt i leverantörens erfarenhet och projektbakgrund.
• Förbättrad beslutsfattande: Svaren du får från RFIs kan ge dig värdefull information som hjälper dig att fatta bättre beslut samtidigt som du begränsar listan över potentiella leverantörer.

Nu när du vet varför RFI:n är ett värdefullt verktyg i upphandlingen, här är några av dess populära användningsområden inom olika branscher.

Vad är några vanliga användningsområden för RFI?

Det mest förekommande skälet till att företag använder RFIs är när de behöver utvärdera flera leverantörer och behöver snabb information för att informera sina beslut. Detta är särskilt vanligt i köpsituationer.

Här är några vanliga tillfällen när organisationer inom olika branscher kan utfärda en RFI:

• IT-företag: Om du letar efter att skaffa nya prylar eller onboarda ny programvara kan det visa sig avgörande att utfärda en RFI till potentiella leverantörer när du jämför variabler som installationskostnader, integrationsalternativ och inkluderat stöd.
• Byggindustri: Begärningar om information är också mycket vanliga inom byggindustrin, där kunder skickar dem till entreprenörer och entreprenörer skickar dem till underleverantörer för att få information om projekt, material och tidslinjer.

• Hälsovård: Vårdgivare måste vanligtvis köpa ny utrustning och programvara eller uppgradera sin befintliga uppsättning. I detta fall kan utskick av RFIs ge dig insikter om marknadens utbud, inklusive prissättning och efterköpsstöd.

• Detaljhandel: Detaljhandelsföretag kan också använda RFIs för att utvärdera leverantörer av de varor eller produkter de säljer för att bekräfta olika detaljer, såsom tillgänglighet, produktmått, kvalitet och mer.

• Finansiella tjänster: På finansmarknaden använder företag ibland RFIs för att granska leverantörer som erbjuder de plattformar de behöver - säg, transaktionsspårare, datastyrning, skalbarhet och integrationsförmåga.

Detta sagt, vilka detaljer bör du inkludera i din begäran om information?

Vad som ska ingå i en RFI

Även om den allmänna informationen i olika företags RFIs vanligtvis skiljer sig beroende på bransch och projektspecifikationer, innehåller en effektiv begäran om information vissa nyckelelement:

1. Behovsbeskrivning

Det första steget för att skapa en RFI som ordentligt kommunicerar dina förfrågningar är att skriva din behovsbeskrivning. Detta avsnitt ger leverantörerna en kort översikt över problemet de behöver lösa och de kriterier de behöver uppfylla.

Målet här är att ge din potentiella leverantör tillräckligt med information för att förstå det problem du har även om de inte har tidigare kunskap om ditt företag.

Till exempel, om du skulle skicka RFIs till marknadsföringsföretag, bör du ge dem en översikt över ditt varumärke och de produkter eller tjänster du erbjuder. Därefter ska du ange de lösningar du söker, som förbättrad varumärkesmedvetenhet eller ökade försäljningar.

2. Företagsinformation

Beroende på din bransch eller nisch kan det vara en bra idé att inkludera ytterligare information om ditt företag och dess affärsmodell. Detta kan hjälpa potentiella leverantörer att avgöra om de är en bra match för ditt projekt och informera deras tillvägagångssätt för att tillhandahålla potentiella lösningar.

Dessutom kan det hjälpa att dela företagspecifika detaljer som dina organisatoriska värderingar, målgrupp och mer för att hjälpa leverantörerna att anpassa sina RFI-svar bättre.

3. Relevanta projektdetaljer

Detta är ett avgörande avsnitt i din RFI. Även om potentiella leverantörer behöver ha en djup förståelse för ditt problem för att kunna ge en lösning. Därför är det viktigt att inkludera all information som din leverantör behöver om de ska kunna upprätta en effektiv handlingsplan.

Här är en snabb kontrollista som kan hjälpa dig:

• Projektmål: Ge detaljerad information om dina projektmål.
• Utvärderingskriterier: Du bör också dela dina urvalskrav med potentiella leverantörer för att hjälpa dem att avgöra om de har vad som krävs för att uppfylla ditt projekt.
• Svarstid: Ange hur länge leverantörer har på sig att komma upp med sin lösning och tidsramen för den.
• Inlämningsdetaljer: Se till att du tydligt specificerar hur och vart leverantörer behöver skicka sina svar på din RFI.

4. Svaravsnitt

Slutligen bör du också inkludera ett avsnitt som beskriver formatet på de svar du förväntar dig från mottagaren av din begäran om information. Detta säkerställer att du får relevanta och standardiserade svar som gör din utvärderingsprocess så rak som möjligt.

Dessutom kan du också be svarande att berätta för dig varför de är de bästa för jobbet. Detta kan hjälpa dig att avgöra vilka företag som gör din kortlista för nästa steg i processen; begäran om förslag.

I ditt svaravsnitt finns det två särskilda fält för vilka du bör ge dedikerade utrymmen - ett avsnitt för den specifika informationen du begär och ett avsnitt för leverantörens kvalifikationer. 

I de följande styckena kommer vi att lyfta fram några andra bästa metoder för din RFI.

Vad är några bästa metoder för RFI?

Ju bättre din begäran om information är, desto högre kvalitet på svaren får du och desto mer informerat blir ditt beslut. 

Här är några branschbästa metoder för att skapa effektiva RFIs:

• Det är viktigt att hålla dina frågor så tydliga som möjligt för att förhindra vagt, oklart svar. Det är viktigt att hålla dina frågor så tydliga som möjligt för att förhindra att du får vaga, otydliga svar. Desto tydligare dina förfrågningar är, desto mer värdefulla blir svaren.
• Håll din RFI så tydlig och kortfattad som möjligt. Förfrågningar om information ska vanligtvis inte vara långa eller skrymmande. Så, du bör endast begära information som är relevant för den specifika lösningen du behöver.
• Ge leverantörerna tillräckligt med tid för att svara. Även om RFI:er vanligtvis inte är lika omfattande som RFP:er eller RFQ:er, vill du också att dina potentiella leverantörer ska ha tillräckligt med detaljer för att förbereda ett svar. Två till fyra veckor är det vanliga fönstret för RFI-svar.
• Använd samma RFI-mall för varje projekt. Att använda en mall för alla RFI:er du skickar under ett projekt kommer att göra jämförelser och utvärderingar enklare då du får standardiserade svar. 
• Överväg att använda visuella hjälpmedel i din RFI. Beroende på din nisch eller projektkomplexitet kan användning av visuella hjälpmedel i din RFI hjälpa potentiella leverantörer att bättre förstå ditt projekt och leda till mer relevanta svar. Detta är särskilt vanligt inom byggindustrin.

Detta sagt, låt oss snabbt gå igenom en typisk RFI-process.

Hur fungerar RFI-processen?

Begäran om informationsfasen av upphandlingen sker vanligtvis i fyra faser:

1. Kunden skapar RFI-dokumentet 

Steget är att skapa själva RFI-dokumentet. Under denna fas kommer kunden vanligtvis att lägga till viktiga detaljer om sitt företag, problemet de försöker lösa och sina projektkrav i RFI:n. Detta är för att ge potentiella leverantörer den information de behöver för att skapa utbildade svar. 

Under denna fas kan Guru hjälpa dig med datainsamlingsprocessen.

Med Gurus AI-drivna intranätwiki blir det mycket lättare att hämta information från var som helst i din organisations databas eller integrerade appar. Detta innebär att du inte behöver slösa tid på att söka efter de detaljer du behöver.

Dessutom kan Guru också föreslå information baserat på sammanhang för att säkerställa att du inkluderar alla relevanta detaljer som leverantörer kan behöva i ditt RFI-dokument. Den inbyggda AI-assistenten kan också hjälpa dig med att utforma innehållet i din RFI.

2. Leverantörer utarbetar och utfärdar sina svar på RFI

När leverantörerna har mottagit ditt dokument för informationsbegäran kommer de vanligtvis att utarbeta sitt svar. Detta bör ske inom din angivna tidsram för inlämning av svar, vanligtvis ungefär tre veckor.

Det är viktigt för dig att utfärda en mall för att vägleda svaren från dina skyddande leverantörer. Genom att anpassa deras svar kan du öka chanserna att få högst relevanta svar som ger dig den information du behöver.

Det säkerställer också att du får svar som är lätta att jämföra och utvärdera.

3. Kunden granskar svaren

När deadline för inlämning av RFI har passerat och du har sammanställt alla svar du har fått, är nästa steg att granska varje svar och avgöra om det uppfyller dina minimikrav. 

Nyckeln här är att se efter information som visar en leverantörs förmåga att uppfylla dina projektförväntningar. Detaljer som deras historia, erfarenhetsnivåer och erbjudna tjänster kan ge dig den insikt du behöver.

Du bör notera att projektspecifik information, som prissättning, budget och leveranstidslinjer, vanligtvis inte kommer att ingå i ett RFI-svar.

4. Kunden går vidare till nästa upphandlingsfas (RFP)

Baserat på de svar du får kan du sedan avgöra vilka leverantörer som uppfyller dina preliminära kvalifikationer för ditt projekt och korta ner dem. Sedan kan du gå vidare till nästa fas i upphandlingsprocessen, vilket är begäran om förslag.

Du bör notera att det är god praxis att informera leverantörerna som får RFI-dokumentet om ditt beslut, oavsett vad du beslutar.

RFI-exempel för att inspirera dig

Vill du ha inspiration till din nästa RFI? Här är två riktigt exempel som kan ge dig värdefull insikt när du utarbetar din nästa begäran om information:

Staden Phoenix CCMS RFI

Staden Phoenix ville ha ett brottshanteringssystem (CCMS). Så de skapade ett dokument för begäran om information för att identifiera potentiella leverantörer. Baserat på de unika krav som ställs på en sådan lösning, innehöll RFI strikta produkt specifikationer och utvärderingskriterier för potentiella leverantörer som planerade att skicka in ett svar.

U.S. Allmänna tjänster förvaltning (GSA) RFI

Den amerikanska GSA ville minska växthusgasutsläpp från kommersiella byggnader och behövde innovativa lösningar på problemet. Så, tillvägagångssättet var att utfärda en RFI som söker framväxande och hållbara teknologier för att förbättra energieffektivitet och avkarbonisering i kommersiella byggnader. The RFI also required prospective vendors to suggest measurable success criteria across several categories.

Över till dig!

Även om upphandlingsprocessen vanligtvis kommer med flera hinder och riskfaktorer, kan användningen av verktyg som dokumentet för begäran om information hjälpa till att göra processen så smidig som möjligt. Eftersom RFIs vanligtvis hjälper dig att få viktig information om dina potentiella leverantörer, kan du skapa en informerad lista över leverantörer och avsevärt öka dina chanser att välja den ideala partnern för ditt projekt.

Med Guru kan du ytterligare minska din felmarginal genom att skapa RFI-dokument som innehåller mycket relevant information om ditt företag och dina projektkrav.

Ännu mer kan plattformen hjälpa dig att minska den tid du behöver för att förbereda kortfattade och mycket riktade RFI-dokument, vilket säkerställer högre produktivitet och operationell effektivitet. 

Registrera dig för Guru idag och lås upp den fulla potentialen av informationshantering för din organisation.

‍