Hier is een gedetailleerde introductie van het Request for Information-document en zijn voordelen. Ontdek hoe RFIs werken, waarom bedrijven ze zouden moeten gebruiken en hoe je er één kunt maken.

‍

Niemand koopt een duur gadget zonder eerst te informeren wie deze producten op voorraad heeft en recensies van eerdere klanten te krijgen. In een inkoopproces staat deze actie bekend als de Request for Information (RFI) en het legt bedrijven de basis voor samenwerkingssucces.

De RFI is de eerste stap om ervoor te zorgen dat je alle details hebt die je nodig hebt om weloverwogen beslissingen te nemen tijdens het inkoopproces. 

Op veel manieren kan het de meest cruciale stap zijn, omdat het bepaalt welke bedrijven in jouw pool van potentiële verkopers worden opgenomen terwijl jouw project vordert.

Blijf lezen terwijl we alles verkennen wat je moet weten over Requests for Information, inclusief hoe ze werken, hun voordelen en gebruiksscenario's.

Wat is een RFI?

Een request for Information is een formeel document dat bedrijven gebruiken om informatie te verzamelen van potentiële leveranciers over specifieke producten of diensten.

Denk aan de RFI als de eerste stap in het evalueren van het vermogen van een leverancier om de producten of diensten te leveren die je nodig hebt.

Door RFIs naar potentiële verkopers te sturen, kun je beter begrijpen wat er op de markt beschikbaar is, inclusief expertise, mogelijkheden, ervaringsniveaus en meer.

Je moet opmerken dat de Request for Information slechts het eerste document is dat betrokken is bij het inkoopproces en doorgaans niet allesomvattend is. Dit komt omdat de Request for Proposal en Request for Quotation-documenten die volgen meestal de complexere details behandelen die je nodig hebt.

Echter, de antwoorden die je op een RFI ontvangt, zullen de bedrijven belichten waarmee je zou moeten samenwerken.

RFI vs. RFP: Wat is het verschil?

De Request for Proposal (RFP) is een ander document dat bedrijven doorgaans gebruiken tijdens het inkoopproces. Echter, het verschilt essentieel van de RFI in termen van inhoud, functie en verschillende andere fundamenten.

De RFP is doorgaans het meest intensieve van de drie informatieverzamelde documenten in het inkoopproces. Dit komt omdat het alle complexe details vraagt over hoe de leverancier van plan is het project of contract uit te voeren.

Met andere woorden, een Request for Proposal zal doorgaans vragen naar strategie, processen, potentiële problemen en probleemoplossingsmethoden. 

RFP's zijn zeer formeel en het opstellen ervan kost veel tijd. Ze worden doorgaans gebruikt voor grotere, complexere en duurdere projecten.

RFI vs. RFQ: Wat is het verschil?

Een ander document om te overwegen in het inkoopproces is de Request for Quotation (RFQ).

De RFQ wordt meestal gebruikt wanneer jouw aanvraag voornamelijk over kosten gaat. In dit geval heb je al een compleet beeld van jouw projectvereisten en hoe je jouw doelstellingen kunt behalen. Wat je nu nodig hebt zijn prijsopties.

Door een Request for Quotation naar je potentiële leveranciers te sturen, kun je prijzen verduidelijken en de beste optie kiezen die kosteneffectiviteit met jouw projectdoelstellingen combineert. 

In jouw RFQ-document moet je essentiële details opnemen, zoals projectkwaliteit, hoeveelheid, verzendkosten, tijdlijnen en meer.

Dat gezegd hebbende, laten we onderzoeken welke details je moet opnemen in jouw Request for Information.

Wat is de rol van een RFI in inkoop?

In eenvoudige bewoordingen is de functie van het Request for Information-document om algemene informatie te verkrijgen over het vermogen van potentiële leveranciers om specifieke producten of diensten te leveren.

Een RFI kan ook helpen om inzicht te krijgen in meer recente trends in de sector, nieuwe technologieën en algemene marktomstandigheden.

Daarom wordt het meestal gezien als de eerste stap in de inkoopplanning.

In veel gevallen zullen de antwoorden op een uitgestuurde RFI bepalen of een bedrijf doorgaat met een voorgesteld project of contract. Daarom moet je algemene projectdetails opnemen, zoals leveringsvereisten, verwachte tijdlijn en meer.

Maar herinner je, je moet niet in uitgebreide detail in jouw RFI ingaan, aangezien het slechts een voorlopig document is.

Waarom zou je dus een RFI voor jouw project uitgeven? Blijf lezen om erachter te komen.

Wat zijn de voordelen van een Request for Information?

Statistieken tonen aan dat 43% van de organisaties RFI-documenten gebruiken als onderdeel van hun inkoopproces. Hier zijn enkele redenen waarom deze bedrijven de Request for Information benutten:

• Verduidelijking: Een RFI kan jouw organisatie helpen om het vermogen van potentiële leveranciers om aan jouw projectvereisten te voldoen, te schatten. Dit helpt je om een shortlist van capabele product- of dienstverleners te creëren. 
• Marktinzicht: Het versturen van RFIs kan je ook een breder begrip geven van wat er op de markt beschikbaar is — inclusief leveranciers, populaire oplossingen en opkomende trends.
• Risicoreductie: Een ander voordeel van Request for Information-documenten is dat ze kunnen helpen risico's en kostbare fouten die gepaard gaan met het inkoopproces te verminderen. Bijvoorbeeld, je kunt snel inzicht krijgen in de ervaring en projectgeschiedenis van leveranciers.
• Verbeterde besluitvorming: De antwoorden die je krijgt op RFIs kunnen je waardevolle informatie bieden om betere beslissingen te nemen terwijl je de lijst met potentiële leveranciers verkleint.

Nu je weet waarom de RFI een waardevol hulpmiddel in inkoop is, hier zijn enkele van zijn populaire gebruiksscenario's in verschillende sectoren.

Wat zijn enkele veelvoorkomende RFI-gebruiksscenario's?

De meest voorkomende reden waarom bedrijven RFIs gebruiken, is wanneer ze meerdere leveranciers moeten evalueren en snel informatie nodig hebben om hun beslissingen te informeren. Dit is bijzonder gebruikelijk in aankoop situaties.

Hier zijn enkele veelvoorkomende gevallen waarin organisaties in verschillende sectoren een RFI kunnen uitgeven:

• IT-bedrijven: Als je op zoek bent naar nieuwe gadgets of nieuwe software aan boord wilt nemen, kan het uitgeven van een RFI aan potentiële leveranciers cruciaal zijn bij het vergelijken van variabelen zoals opstartkosten, integratie-opties en inbegrepen ondersteuning.
• Bouwsector: Requests for Information zijn ook zeer gebruikelijk in de bouwsector, waarbij klanten ze naar aannemers sturen en aannemers naar onderaannemers om informatie over projecten, materialen en tijdlijnen te krijgen.

• Gezondheidszorgsector: Zorgverleners moeten doorgaans nieuwe apparatuur en software kopen of hun bestaande set upgraden. In dit geval kan het versturen van RFIs je inzicht geven in beschikbare marktaanbiedingen, inclusief prijsstelling en ondersteuning na aankoop.

• Detailhandel: Retailbedrijven kunnen RFIs ook gebruiken om leveranciers van de artikelen of producten die ze doorverkopen te evalueren om verschillende details te bevestigen, zoals beschikbaarheid, productafmetingen, kwaliteit en meer.

• Financiële diensten: Op het financiële gebied gebruiken bedrijven soms RFIs om leveranciers te beoordelen die de platforms bieden die ze nodig hebben — bijvoorbeeld, transactievolgers, gegevensbeheer, schaalbaarheid en integratiemogelijkheden.

Dat gezegd hebbende, welke details moet je opnemen in jouw Request for Information?

Wat op te nemen in een RFI

Hoewel de algemene informatie in verschillende bedrijf RFIs doorgaans verschilt op basis van sector en project specificaties, bevat een effectieve Request for Information bepaalde sleutel elementen:

1. Verklaring van behoefte

De eerste stap om een RFI op te stellen die jouw vragen goed communiceert, is het schrijven van jouw verklaring van behoefte. Dit gedeelte biedt leveranciers een kort overzicht van het probleem dat zij moeten oplossen en de criteria waaraan ze moeten voldoen.

Het doel hier is om jouw potentiële leverancier voldoende informatie te bieden om het probleem te begrijpen dat je hebt, zelfs als ze geen eerdere kennis van jouw bedrijf hebben.

Bijvoorbeeld, als je RFIs naar marketingbedrijven zou versturen, moet je ze een overzicht geven van jouw merk en de producten of diensten die je aanbiedt. Vervolgens ga je door om de oplossingen te vermelden die je zoekt, bijvoorbeeld verbeterde merkbekendheid of verhoogde verkoop.

2. Bedrijfsinformatie

Afhankelijk van jouw sector of niche, kan het een goed idee zijn om aanvullende informatie over jouw bedrijf en zijn bedrijfsmodel op te nemen. Dit kan potentiële leveranciers helpen om definitief te bepalen of ze een goede match voor jouw project zijn en hun aanpak voor het bieden van mogelijke oplossingen te informeren.

Bovendien kan het delen van bedrijfsspecifieke details zoals jouw organisatorische waarden, doelgroepen en meer hen helpen om hun RFI-antwoorden beter af te stemmen.

3. Relevante projectdetails

Dit is een cruciaal gedeelte in jouw RFI. Ten slotte moeten potentiële leveranciers een diepgaand begrip van jouw probleem hebben om een oplossing te kunnen bieden. Daarom is het belangrijk om alle informatie op te nemen die jouw leverancier nodig heeft als zij een effectief actieplan moeten opstellen.

Hier is een snelle checklist om je hierbij te helpen:

• Projectdoelen: Geef gedetailleerde informatie over jouw projectdoelstellingen.
• Evaluatiecriteria: Je moet ook jouw selectievereisten delen met potentiële leveranciers om hen te helpen bepalen of zij kunnen voldoen aan jouw project.
• Antwoorddeadline: Geef aan hoe lang leveranciers of aanbieders de tijd hebben om hun oplossing te bedenken en de tijdlijn voor indienen.
• Indieningsdetails: Zorg ervoor dat je duidelijk aangeeft hoe en waar leveranciers hun antwoorden op jouw RFI moeten verzenden.

4. Antwoordsectie

Ten slotte moet je ook een sectie opnemen waarin de indeling van de antwoorden die je van de ontvanger van jouw Request for Information verwacht, wordt gedetailleerd. Dit zorgt ervoor dat je relevante en gestandaardiseerde antwoorden krijgt die jouw evaluatieproces zo eenvoudig mogelijk maken.

Daarnaast kun je respondenten ook vragen om je te vertellen waarom zij de beste kandidaat voor de opdracht zijn. Dit kan je helpen bepalen welke bedrijven op jouw shortlist komen voor de volgende fase van het proces; de Request for Proposals.

In jouw antwoordsectie zijn er twee specifieke velden waarvoor je specifieke ruimtes moet voorzien — een sectie voor de specifieke informatie die je vraagt en een sectie voor de kwalificaties van de leverancier. 

In de volgende paragrafen lichten we enkele andere beste praktijken voor jouw RFI toe.

Wat zijn enkele RFI beste praktijken?

Hoe beter jouw Request for Information is, hoe hoger de kwaliteit van de antwoorden die je ontvangt en hoe beter geïnformeerd jouw beslissing zal zijn. 

Hier zijn enkele branche beste praktijken om je te helpen effectieve RFIs te creëren:

• Geef altijd duidelijk aan welke informatie je nodig hebt. Het is belangrijk om je vragen zo duidelijk mogelijk te houden om te voorkomen dat je vage, onbruikbare antwoorden krijgt. Hoe duidelijker jouw vragen zijn, hoe waardevoller de antwoorden zullen zijn.
• Houd jouw RFI zo eenvoudig en beknopt mogelijk. Requests for Information zijn doorgaans niet bedoeld om lang of omvangrijk te zijn. Dus, je moet alleen informatie aanvragen die relevant is voor de specifieke oplossing die je nodig hebt.
• Geef leveranciers voldoende tijd om te reageren. Hoewel RFIs doorgaans niet zo uitgebreid zijn als RFP's of RFQ's, wil je ook dat jouw prospects voldoende details hebben om een reactie voor te bereiden. Twee tot vier weken is het typische tijdsbestek voor RFI-antwoorden.
• Gebruik dezelfde RFI-sjabloon voor elk project. Het gebruik van één sjabloon voor alle RFIs die je tijdens een project verzendt, maakt vergelijkingen en evaluatie gemakkelijker, omdat je gestandaardiseerde antwoorden ontvangt. 
• Overweeg om visuele hulpmiddelen in jouw RFI te gebruiken. Afhankelijk van jouw niche of projectcomplexiteit, kan het gebruik van visuele hulpmiddelen in jouw RFI potentiële leveranciers helpen om jouw project beter te begrijpen, wat leidt tot relevantere antwoorden. Dit is bijzonder gebruikelijk in de bouwsector.

Dat gezegd hebbende, laten we je snel door een typisch RFI-proces leiden.

Hoe werkt het RFI-proces?

De Request for Information-fase van inkoop vindt doorgaans plaats in vier fasen:

1. Klant maakt het RFI-document 

De stap is het maken van het RFI-document zelf. Tijdens deze fase zal de klant doorgaans essentiële details over hun bedrijf, het probleem dat ze proberen op te lossen, en hun projectvereisten in de RFI opnemen. Dit is om potentiële leveranciers de informatie te bieden die ze nodig hebben om weloverwogen antwoorden te maken. 

Tijdens deze fase kan Guru je helpen bij het proces van gegevensverzameling.

Met de AI-aangedreven intranet-wiki van Guru wordt het veel gemakkelijker om informatie uit waar dan ook in de database of geïntegreerde apps van jouw organisatie te halen. Dit betekent dat je geen tijd hoeft te verspillen met het zoeken naar de details die je nodig hebt.

Bovendien kan Guru ook informatie voorstellen op basis van context, wat ervoor zorgt dat je alle relevante details opneemt die leveranciers mogelijk nodig hebben in jouw RFI-document. De ingebouwde AI-assistent kan je ook helpen bij het opstellen van de inhoud van jouw RFI.

2. Leveranciers stellen hun RFI-antwoorden op en verstrekken deze

Zodra leveranciers uw document over het verzoek om informatie ontvangen, zullen ze doorgaans hun antwoord opstellen. Dit zou binnen uw vastgestelde termijn voor het indienen van antwoorden moeten gebeuren, meestal ongeveer drie weken.

Het is belangrijk dat u een sjabloon uitgeeft om de antwoorden van uw beschermde leveranciers te begeleiden. Door hun antwoorden te verfijnen, kunt u de kans vergroten om zeer relevante antwoorden te krijgen die de informatie bieden die u nodig heeft.

Het zorgt er ook voor dat u antwoorden krijgt die gemakkelijk te vergelijken en te evalueren zijn.

3. Klant beoordeelt antwoorden

Zodra de deadline voor het indienen van de RFI is verstreken en u alle antwoorden die u heeft ontvangen hebt samengevoegd, is de volgende stap om elk antwoord te beoordelen en te bepalen of het aan uw minimumvereisten voldoet. 

De sleutel is hier om te zoeken naar informatie die de mogelijkheid van een leverancier aangeeft om aan uw projectverwachtingen te voldoen. Details zoals hun geschiedenis, ervaringsniveaus en aangeboden diensten kunnen u de inzichten bieden die u nodig heeft.

U moet erop letten dat project specifieke informatie, zoals prijzen, budget en levertijd, meestal niet in een RFI-antwoord zal staan.

4. Klant gaat verder naar de volgende inkoopfase (de RFP)

Op basis van de antwoorden die u krijgt, kunt u bepalen welke leveranciers voldoen aan uw voorlopige kwalificaties voor uw project en ze op een shortlist zetten. Vervolgens kunt u verdergaan naar de volgende fase in het inkoopproces, namelijk de aanvraag voor voorstel.

U moet er nota van nemen dat het goed is om de leveranciers die het RFI-document ontvangen van uw beslissing op de hoogte te stellen, ongeacht wat u besluit.

RFI-voorbeelden ter inspiratie

Wilt u inspiratie voor uw volgende RFI? Hier zijn twee voorbeelden uit de praktijk om u waardevolle inzichten te geven bij het opstellen van uw volgende verzoek om informatie:

De RFI van de stad Phoenix CCMS

De stad Phoenix wilde een beheer systeem voor criminele zaken (CCMS). Dus creëerden ze een verzoek om informatie document om potentiële leveranciers te identificeren. Gebaseerd op de unieke vereisten voor zo'n oplossing, bevatte de RFI strikte productspecificaties en beoordelingscriteria voor potentiële leveranciers die van plan waren een antwoord in te dienen.

V.S. Algemene diensten administratie (GSA) RFI

De Verenigde Staten GSA wilde de uitstoot van broeikasgassen van commerciële gebouwen verminderen en had innovatieve oplossingen nodig voor het probleem. Dus was de aanpak om een RFI uit te geven met het doel opkomende en duurzame technologieën te zoeken om de energie-efficiëntie en decarbonisatie in commerciële gebouwen te verbeteren. De RFI vereiste ook dat potentiële leveranciers meetbare succescriteria in verschillende categorieën voorstelden.

Aan jou!

Hoewel het inkoopproces doorgaans gepaard gaat met verschillende obstakels en risicofactoren, kan het benutten van hulpmiddelen zoals het verzoek om informatie-document helpen om het proces zo soepel mogelijk te maken. Aangezien RFIs doorgaans helpen om essentiële informatie over uw potentiële leveranciers te verwerven, kunt u een geïnformeerde lijst van leveranciers opstellen en uw kansen om de ideale partner voor uw project te kiezen aanzienlijk verbeteren.

Met Guru kunt u uw foutmarge verder verkleinen door RFI-documenten te creëren die zeer relevante informatie over uw bedrijf en projectvereisten bevatten.

Bovendien kan het platform u helpen de tijd te verminderen die u nodig heeft om beknopte en zeer gerichte RFI-documenten voor te bereiden, wat zorgt voor grotere productiviteit en operationele efficiëntie. 

Registreer u vandaag voor Guru en ontgrendel het volledige potentieel van informatiemanagement voor uw organisatie.

‍