정보 요청서 문서와 그 이점에 대한 자세한 소개입니다. RFIs가 어떻게 작동하는지, 기업들이 왜 이들을 사용해야 하는지, 그리고 하나를 만드는 방법을 알아보세요.

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누군가 비싼 기기를 구매할 때, 먼저 누가 이러한 제품을 보유하고 있는지 물어보고 이전 고객들의 리뷰를 받지 않습니다. 조달 과정에서 이 행동은 정보 요청(RFI)으로 알려져 있으며, 기업이 협력적 성공을 이룰 수 있도록 합니다.

RFI는 소싱 및 조달 과정에서 정보에 입각한 결정을 내리는 데 필요한 모든 세부정보를 확보하기 위한 첫 단계입니다. 

여러 가지 면에서 가장 중요한 단계일 수 있으며, 이는 프로젝트가 진행됨에 따라 어느 회사가 잠재적인 판매자 풀에 포함될지를 결정합니다.

정보 요청서에 대해 알아야 할 모든 것을 탐구하며, 작동 방식, 이점 및 사용 사례를 포함하여 계속 읽어보세요.

RFI란 무엇인가요?

정보 요청서는 기업이 특정 제품 또는 서비스에 대한 잠재 공급업체로부터 정보를 수집하기 위해 사용하는 공식 문서입니다.

RFI를 공급자가 당신이 필요한 제품 또는 서비스를 제공할 수 있는 능력을 평가하는 첫 단계로 생각해 보세요.

잠재적 판매자에게 RFIs를 보내면, 전문성, 역량, 경험 수준 등 시장에서 이용 가능한 것들을 더 잘 이해할 수 있습니다.

정보 요청서는 조달 프로세스에서 관련된 첫 번째 문서일 뿐이며 일반적으로 포괄적이지 않다는 점을 주의해야 합니다. 이는 이후에 이어지는 제안 요청서 및 가격 요청서 문서가 일반적으로 필요한 더 복잡한 세부사항을 다루기 때문입니다.

그러나 RFI에 대한 응답은 당신이 파트너십을 맺어야 할 회사들을 강조할 것입니다.

RFI와 RFP: 차이점은 무엇인가요?

제안 요청서(RFP)는 기업이 일반적으로 조달 과정에서 활용하는 또 다른 문서입니다. 그러나 내용, 기능 및 몇 가지 기본 개념 측면에서 RFI와는 차별화된 차이가 있습니다.

RFP는 조달 과정에서 세 가지 정보 소싱 문서 중에서 일반적으로 가장 집약적인 문서입니다. 이는 공급자가 프로젝트 또는 계약을 이행하기 위해 어떻게 할 것인지에 대한 모든 복잡한 세부사항을 요청하기 때문입니다.

다시 말해, 제안 요청서는 일반적으로 전략, 프로세스, 잠재적 장애물 및 문제 해결 방법에 대해 질문합니다. 

RFP는 매우 공식적이며 작성하는 데 시간이 많이 소요됩니다. 일반적으로 더 크고 복잡하며 더 비싼 프로젝트에 활용됩니다.

RFI와 RFQ: 차이점은 무엇인가요?

조달 과정에서 고려해야 할 또 다른 문서는 견적 요청서(RFQ)입니다.

가격에 대한 문의가 주로 있을 때, RFQ가 일반적으로 사용됩니다. 이 경우, 당신은 프로젝트 요구 사항과 목표를 달성하는 방법에 대한 완전한 그림을 갖고 있습니다. 이제 필요한 것은 가격 옵션입니다.

잠재 공급업체에게 가격 요청서를 보내면, 가격을 명확히 하고 비용 효율성과 프로젝트 목표를 결합한 최상의 옵션을 선택할 수 있습니다. 

RFQ 문서에는 프로젝트 품질, 수량, 배송 비용, 일정 등 필수 세부 정보를 포함해야 합니다.

그렇다면 RFI가 조달 과정에서 중요한 이유를 살펴보겠습니다.

조달에서 RFI의 역할은 무엇인가요?

간단히 말해, 정보 요청서 문서의 기능은 특정 제품이나 서비스를 제공할 수 있는 잠재 공급업체의 능력에 대한 일반 정보를 얻는 것입니다.

RFI는 최신 산업 트렌드, 새로운 기술 및 전반적인 시장 상황에 대한 통찰력을 얻는 데도 도움이 될 수 있습니다.

이 때문에 일반적으로 조달 계획의 첫 단계로 간주됩니다.

많은 경우에, 발급된 RFI에 대한 응답은 기업이 제안된 프로젝트나 계약을 진행할지를 결정합니다. 따라서 배송 요구 사항, 예상 일정 등과 같은 일반 프로젝트 세부 정보를 포함해야 합니다.

그러나 RFI는 단지 예비 문서이므로, 지나치게 세부적인 내용을 포함하지 않아야 한다는 점을 기억하세요.

그렇다면 프로젝트에 RFI를 발급해야 하는 이유는 무엇인가요? 계속 읽어보세요.

정보 요청서의 이점은 무엇인가요?

통계에 따르면 43%의 조직이 RFI 문서를 사용합니다 조달 프로세스의 일부로. 이 회사들이 정보 요청서를 활용하는 몇 가지 이유는 다음과 같습니다:

• 명확화: RFI는 귀 조직이 잠재 공급업체가 프로젝트 요구 사항을 충족할 수 있는 능력을 추정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이를 통해 유능한 제품 또는 서비스 제공업체의 후보 목록을 만들 수 있습니다. 
• 시장 통찰력: RFIs를 발송하면 공급업체, 인기 솔루션, 신흥 트렌드를 포함하여 시장에서 이용 가능한 것에 대해 더 넓은 이해를 제공할 수 있습니다.
• 위험 감소: 정보 요청서 문서의 또 다른 이점은 조달 프로세스와 관련된 위험과 비용이 많이 드는 실수를 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 공급업체의 경험 및 프로젝트 이력에 대한 빠른 통찰을 얻을 수 있습니다.
• 개선된 의사 결정: RFIs에서 받은 응답은 잠재 공급업체 목록을 좁히는 데 도움이 되는 귀중한 정보를 제공할 수 있습니다.

이제 RFI가 조달에 있어 중요한 도구인 이유를 아셨으므로, 다양한 산업에서 RFI의 일반적인 사용 사례를 살펴보겠습니다.

일반적인 RFI 사용 사례는 무엇인가요?

기업들이 RFIs를 사용하는 가장 일반적인 이유는 여러 공급업체를 평가해야 하고, 결정을 알리기 위한 신속한 정보가 필요할 때입니다. 이는 구매 상황에서 특히 일반적입니다.

여러 산업의 조직들이 RFI를 발급할 수 있는 일반적인 사례는 다음과 같습니다:

• IT 기업: 새로운 기기를 구매하거나 신규 소프트웨어를 도입하려는 경우, 잠재 공급업체에 RFI를 발급하는 것은 설치 비용, 통합 옵션 및 포함된 지원과 같은 변수를 비교할 때 매우 중요할 수 있습니다.
• 건설 산업: 정보 요청서는 건설 산업에서도 매우 일반적이며, 고객이 계약자에게, 계약자가 하수인에게 프로젝트, 자재 및 일정에 대한 정보를 요청하는 것입니다.

• 의료 산업: 의료 제공자는 일반적으로 새로운 장비와 소프트웨어를 구매하거나 기존 장비를 업그레이드해야 합니다. 이 경우, RFIs를 발송하면 가격 및 구매 후 지원을 포함하여 시장에 있는 제품에 대한 통찰을 제공할 수 있습니다.

• 소매: 소매 회사는 또한 재판매하는 항목 또는 제품의 공급업체를 평가하기 위해 RFIs를 사용하여 가용성, 제품 크기, 품질 등 다양한 세부정보를 확인할 수 있습니다.

• 금융 서비스: 금융 업계에서는 회사가 필요한 플랫폼을 제공하는 공급업체를 검토하기 위해 RFIs를 사용하는 경우도 있습니다 — 예를 들어, 거래 추적기, 데이터 관리, 확장성 및 통합 기능을요구합니다.

그렇다면 정보 요청서에 어떤 세부정보를 포함해야 할까요?

RFI에 포함해야 할 내용

다양한 회사의 RFI에 있는 일반 정보는 산업 및 프로젝트 사양에 따라 다를 수 있지만, 효과적인 정보 요청서는 특정 핵심 요소를 포함해야 합니다:

1. 필요 성명

귀하의 문의 사항을 제대로 전달하는 RFI를 작성하는 첫 번째 단계는 필요 성명을 작성하는 것입니다. 이 섹션은 공급업체에게 그들이 해결해야 할 문제와 충족해야 할 기준에 대한 간략한 개요를 제공합니다.

여기의 목표는 잠재적인 공급업체가 귀사가 가진 문제를 이해할 수 있도록 충분한 정보를 제공하는 것입니다.

예를 들어, 마케팅 회사에 RFIs를 보내는 경우, 귀하의 브랜드와 귀하가 제공하는 제품 또는 서비스에 대한 개요를 제공해야 합니다. 그런 다음, 개선된 브랜드 인지도나 증가된 판매와 같은 원하는 솔루션을 명시해야 합니다.

2. 회사 정보

귀하의 산업 또는 틈새에 따라 회사 및 비즈니스 모델에 대한 추가 정보를 포함하는 것이 좋습니다. 이것은 잠재 공급업체가 귀하의 프로젝트에 적합한지 명확히 판단하는 데 도움이 되며, 잠재적 솔루션을 제공하는 접근 방식을 알리는 데 도움이 됩니다.

또한, 조직의 가치, 목표 청중 등의 회사 특정 세부정보를 공유하면 공급업체가 RFI 응답을 더 잘 조정하는 데 도움이 됩니다.

3. 관련 프로젝트 세부정보

이것은 귀하의 RFI에서 반드시 포함해야 할 섹션입니다. 결국, 잠재 공급업체는 문제를 깊이 이해해야만 해결책을 제공할 수 있습니다. 따라서 공급업체가 효과적인 행동 계획을 세우기 위해 필요한 모든 정보를 포함하는 것이 중요합니다.

여기 도움을 줄 수 있는 간단한 체크리스트입니다:

• 프로젝트 목표: 프로젝트 목표에 대한 자세한 정보를 제공하세요.
• 평가 기준: 잠재 공급업체가 귀하의 프로젝트를 이행할 수 있는지 판단할 수 있도록 선택 요구 사항을 공유해야 합니다.
• 응답 마감일: 공급업체 또는 공급자가 해결책을 제시할 수 있는 시간과 제출 기한을 명시합니다.
• 제출 세부정보: 공급업체가 RFI에 대한 응답을 어떻게 및 어디에 보내야 하는지 명확히 명시해야 합니다.

4. 응답 섹션

마지막으로, 정보 요청의 수신자로부터 기대하는 응답 형식을 상세히 설명하는 섹션을 포함해야 합니다. 이것은 평가는 가능한 한 간단하게 진행하도록 하는 관련 있고 표준화된 응답을 확보하게 합니다.

또한, 응답자에게 그들이 왜 이 일에 가장 적합한지를 알려달라고 요청할 수 있습니다. 이는 다음 단계인 제안 요청서에서 당신의 후보 목록에 어떤 회사가 올라가는지를 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

응답 섹션에는 요청하는 특정 정보에 대한 섹션과 공급자 자격에 대한 섹션, 두 가지 특정 필드를 위한 공간을 제공해야 합니다. 

다음 단락에서는 귀하의 RFI에 대한 몇 가지 다른 모범 사례를 강조하겠습니다.

RFI 모범 사례는 무엇인가요?

정보 요청서가 더 잘 작성될수록 더 높은 품질의 응답을 받게 되고, 더 정보에 기반한 결정을 내릴 수 있습니다. 

효과적인 RFIs를 생성하는 데 도움이 되는 산업별 모범 사례는 다음과 같습니다:

• 필요한 정보를 항상 명확하게 전달하세요. 당신의 질문이 모호하고 도움이 되지 않는 응답을 받지 않도록 가능한 한 명확하게 유지하는 것이 중요합니다. 문의가 더 명확할수록 응답의 가치가 높아집니다.
• RFI를 가능한 한 간단하고 짧게 유지하세요. 정보 요청서는 일반적으로 길거나 부피가 클 필요가 없습니다. 그러므로, 필요한 특정 해결책과 관련된 정보만 요청해야 합니다.
• 업체가 응답할 충분한 시간을 주세요. RFIs가 일반적으로 RFPs나 RFQ만큼 포괄적이지 않지만, 응답을 준비하는 데 필요한 충분한 세부정보를 제공하고 싶습니다. RFI 응답에 대한 일반적인 기간은 2주에서 4주입니다.
• 각 프로젝트에 대해 동일한 RFI 템플릿을 사용하세요. 프로젝트 동안 발송하는 모든 RFIs에 대해 동일한 템플릿을 사용하면 비교와 평가가 쉬워져 표준화된 응답을 받을 수 있습니다. 
• RFI에서 시각적 도움을 사용하는 것을 고려하세요. 귀하의 분야 또는 프로젝트 복잡성에 따라 RFI에서 시각적 도움을 사용하면 잠재 공급업체가 귀하의 프로젝트를 더 잘 이해하는 데 도움이 될 수 있으며, 이는 더 관련 있는 응답으로 이어질 수 있습니다. 이는 특히 건설 산업에서 일반적입니다.

그렇다면, 일반적인 RFI 프로세스를 간단히 설명하겠습니다.

RFI 프로세스는 어떻게 작동하나요?

조달의 정보 요청 단계는 일반적으로 네 단계로 진행됩니다:

1. 클라이언트가 RFI 문서를 작성합니다. 

이 단계는 RFI 문서 자체를 작성하는 것입니다. 이 단계에서 클라이언트는 일반적으로 RFI에 회사에 대한 필수 세부정보, 해결하고자 하는 문제 및 프로젝트 요구 사항을 추가합니다. 이는 잠재 공급업체가 정보에 기반한 응답을 작성하는 데 필요한 정보를 제공하기 위한 것입니다. 

이 단계에서는 Guru가 데이터 수집 프로세스를 도와줄 수 있습니다.

Guru의 AI 기반 인트라넷 위키를 활용하면 귀하의 조직 데이터베이스 또는 통합 앱의 어디에서나 정보를 끌어내는 것이 훨씬 쉬워집니다. 이는 필요한 세부정보를 검색하는 데 시간을 낭비할 필요가 없음을 의미합니다.

또한, Guru는 맥락에 따라 정보를 제안할 수 있어 귀하의 RFI 문서에 공급업체가 필요로 할 수 있는 모든 관련 세부정보를 포함하도록 보장합니다. 내장된 AI 어시스턴트가 귀하의 RFI 내용을 작성하는 데도 도움을 줄 수 있습니다.

2. 공급업체는 RFI 응답을 초안하고 발행합니다.

공급업체가 귀하의 정보 요청 문서를 받으면, 일반적으로 그들의 응답을 작성하기 시작합니다. 응답 제출을 위한 지정된 시간 내에 이를 수행해야 하며, 일반적으로 약 3주 정도 소요됩니다.

보호 공급업체의 답변을 안내하기 위해 템플릿을 발행하는 것이 중요합니다. 그들의 응답을 맞춤화함으로써, 귀하가 필요한 정보를 제공하는 매우 관련성 높은 답변을 받을 가능성을 높일 수 있습니다.

또한 쉽게 비교하고 평가할 수 있는 응답을 받을 수 있습니다.

3. 클라이언트는 응답을 검토합니다.

RFI 제출 마감일이 지나고 받은 모든 응답을 수집한 후, 다음 단계는 각 응답을 검토하고 최소 요구 사항을 충족하는지 확인하는 것입니다. 

여기서 중요한 것은 공급업체가 프로젝트 기대치를 충족할 수 있는지 나타내는 정보를 찾는 것입니다. 그들의 이력, 경험 수준 및 제공 서비스와 같은 세부 사항은 귀하가 필요한 통찰력을 제공할 수 있습니다.

가격, 예산 및 납기 일정과 같은 프로젝트별 정보는 일반적으로 RFI 응답에 포함되지 않음을 유의해야 합니다.

4. Client moves on to the next procurement phase (the RFP)

받은 응답을 기반으로 프로젝트를 위한 예비 자격을 충족하는 공급업체를 결정하고 그들을 최종 목록에 추가할 수 있습니다. 그런 다음 조달 프로세스의 다음 단계인 제안 요청으로 넘어갈 수 있습니다.

결정에 관계없이 RFI 문서를 받은 공급업체에게 귀하의 결정을 알리는 것이 좋은 관행입니다.

귀하에게 영감을 줄 RFI 예시

다음 RFI에 대한 영감을 원하십니까? 다음 정보 요청을 초안할 때 유용한 통찰력을 제공하는 두 가지 실제 예시입니다:

피닉스시 CCMS RFI

The City of Phoenix wanted a criminal-case management system (CCMS). 따라서 잠재적인 공급업체를 식별하기 위해 정보 요청 문서를 작성했습니다. 이러한 솔루션에 대한 고유한 요구 사항에 따라, RFI에는 응답을 제출할 계획인 공급업체를 위한 엄격한 제품 사양 및 평가 기준이 포함되었습니다.

미국. 일반 서비스 관리청(GSA) RFI

미국 GSA는 상업용 건물의 온실가스 배출을 줄이고 문제에 대한 혁신적인 솔루션이 필요했습니다. 따라서 RFI를 발행하여 상업용 건물의 에너지 효율성과 탈탄소화를 개선하기 위한 지속 가능한 기술을 찾았습니다. RFI는 또한 잠재적인 공급업체가 여러 범주에 걸친 측정 가능한 성공 기준을 제안하도록 요구했습니다.

당신에게 맡길게요!

조달 프로세스는 일반적으로 여러 장애물과 위험 요소를 동반하지만, 정보 요청 문서와 같은 도구를 활용하면 프로세스를 가능한 한 원활하게 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. RFI는 일반적으로 귀하가 잠재적인 공급업체에 대한 필수 정보를 수집하는 데 도움을 주므로, 공급업체 목록을 작성하고 프로젝트에 적합한 파트너를 선택할 수 있는 기회를 크게 향상시킬 수 있습니다.

Guru를 사용하면 회사 및 프로젝트 요구 사항에 대한 매우 관련성 높은 정보를 포함하는 RFI 문서를 작성하여 오류의 여지를 줄일 수 있습니다.

또한 이 플랫폼은 간결하고 목표 지향적인 RFI 문서를 준비하는 데 필요한 시간을 단축하여 생산성과 운영 효율성을 높이는 데 도움을 줄 수 있습니다. 

지금 Guru에 가입하여 귀하의 조직을 위한 정보 관리의 잠재력을 최대한 활용하세요.

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