If you want to say goodbye to tedious tasks that hamper your productivity, then you came to the right place. Here you’ll discover some of the best AI productivity tools that’ll take your business processes to the next level. 

Artificial intelligence (AI) has taken the world by storm, allowing many companies to automate tasks and streamline workflows. It’s no wonder that 41% of large organizations plan to invest in AI services, according to Adobe. 

But how do you know which tool is best suited for your needs?

This is where this guide comes in handy. In it, you’ll explore the top 10 best AI productivity tools, as well as discover tips for choosing the right one and the benefits of using such a platform. 

Let’s dive in! 

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What are AI Productivity Tools?

AI productivity tools are apps that use artificial intelligence to help you finish tasks quickly. Think of chatbots that your users can talk with or algorithms that predict new customer trends and patterns. 

In a nutshell, AI productivity tools make work more efficient, so you spend less time and effort on mundane tasks. 

AI productivity tools are used for different tasks, like organizing company information, writing new content, coming up with ideas, handling customer service requests, and making suggestions. 

The best part about these platforms is that they learn and grow the more you use them because of their machine learning (ML) and natural language processing (NLP) capabilities. 

Now that you know what an AI productivity tool is, let’s jump right into the 10 best solutions for 2024. 

What are the Best AI Productivity Tools?

Our search for the top AI productivity tools yielded the following results: 

1. Guru — Best AI enterprise search for organizing company knowledge. 
2. ChatGPT — Best AI chatbot for generating text. 
3. Grammarly — Best AI-powered writing assistant. 
4. Otter.ai — Best AI note-taking and transcription tool. 
5. Midjourney — Best AI text-to-image generator. 
6. Zapier — Best AI automation tool for streamlining workflows. 
7. Claude — Best AI assistant for simplifying your work. 
8. Fireflies.ai — Best AI tool for real-time transcribing and summarizing. 
9. Asana Intelligence — Best AI solution for automating project management. 
10. Mailbutler — Best suite of generative AI tools. 

All the solutions on this list have the power to change the way you operate your business. But let’s talk a little more about them before you make a decision. 

We’ll start with…

1. Guru

Guru is three things at the same time: an enterprise AI search, an intranet hub, and a company wiki, all in one platform. Which makes it a unique AI productivity tool that helps you find relevant info across any app. 

With Guru’s AI-enterprise search, you can connect all your docs and apps; in return, you get definitive answers to all your questions instead of searching through thousands of docs. 

Moreover, Guru effortlessly centralizes all collective knowledge into your very own customizable home base that your whole company can use. Paired with Guru’s AI-powered wiki, you can create a reliable source of truth that pushes relevant information to your people without them having to switch tabs. 

“Guru makes it easier for everyone in the company to access centralized knowledge. ...] _[The UX is simple and clear to the eyes which, in my opinion, is important especially when you need to read long documents._” 

Watch our on-demand demo video to learn more!

Top features

• AI-powered answers: Guru employs artificial intelligence to get your team trusted and accurate information across the board. 
• AI-powered content suggestions: Don’t know exactly what the next step in a project is? Through AI, Guru can offer recommendations based on what you’re working on. 
• AI content assist: Guru offers a writing assistant for your copywriting needs. It easily provides content creation from scratch or summarizes complex topics. 

Best for

Guru is best used by teams of any size in every industry due to its knowledge management capabilities. 

2. ChatGPT

ChatGPT is a popular chatbot developed by OpenAI, trained to interact with users in a human-like manner. In fact, ChatGPT reached 1 million users in the 5 days after it launched, a number that continues to grow today.  

Source: OpenAI

People use it to receive instant answers to all search queries, helping them learn something new or find inspiration for their social media posts, for example. 

It works through text prompts, meaning that you write a question and the chatbot goes through its vast knowledge base to give you the most relevant answer. 

But you can also speak with it through images or voice; the new GPT model can recognize accents or see what’s wrong with your fridge. 

“Whether it’s providing quick responses to customer queries or brainstorming creative content ideas, ChatGPT’s user-friendly design ensures that our team can leverage its capabilities with minimal training or learning curve.” 

Top features

• Image generation: ChatGPT works alongside DALL-E to create new images for your content needs. Simply describe your ideas to craft logos, landscapes, or characters. 
• Summarizing features: If you need to summarize long and complex docs, ChatGPT can do it for you. It can quickly pull insights from files, as well as analyze the data. 
• Privacy and safety capabilities: ChatGPT gives you control over your data and how you use it. 

Best for

ChatGPT is best for brainstorming ideas or learning something new. It’s ideal for both personal and professional use. 

3. Grammarly

Grammarly is your very own AI writing assistant that helps you find your words and improve your everyday writing.

Source: G2

Grammarly offers personalized suggestions based on who your audience is and the tone you’re writing in. Besides, it understands your own writing style or brand guidelines to help find the right tone of voice for your content. 

The best part of this tool is that you can work from anywhere, on both mobile and desktop, since it integrates with apps and websites you use like Slack, Microsoft Outlook, Gmail, etc.  

Grammarly also uses AI responsibly, meaning that it doesn’t compromise on security or sell your data. 

“I like Grammarly for its real-time grammar and spell-checking capabilities. It offers constructive suggestions, enhancing my writing’s clarity, coherence, and overall quality.” 

Top features

• Rewriting features: Grammarly’s generative AI rewrites sentences in a way that makes your writing truly shine.   
• Plagiarism detection: Make sure your content stays original with this tool’s plagiarism detection feature. 
• Correctness: This tool catches any spelling or grammar mistakes and typos, so you’ll only write error-free copy.  

Best for

Grammarly is suitable for personal use at school or in the workplace. In addition, it’s good for enterprises, organizations, and teams of all sizes. 

4. Otter.ai

Otter.ai is an AI meeting assistant that helps you automatically take meeting notes, but also record, transcribe, and summarize them. With this software, it’s super easy to recall key action items and insights when you need them. 

Source: G2

Otter integrates with popular video conferencing platforms, such as Zoom, Google Meet, and Microsoft Teams. It also has Otter AI Chat, a feature that lets you generate content like follow-up emails and get answers to questions about your meetings. 

“The app’s ability to generate concise summaries of meetings is truly impressive, saving me valuable time and ensuring I never miss crucial details.” 

Top features

• AI channels: Similar to Slack, Otter has channels where you can talk with your teammates, combining asynchronous updates with live chat. 
• Posts to Slack: Otter automatically shares its 30-second summaries via email or the team’s Slack channel. 
• Action items: Otter automatically assigns action items to your people to keep teams aware of the next steps. 

Best for

Otter.ai is best for sales, marketing, and recruiting teams, but also for business, media, and education. 

5. Midjourney

Midjourney is a text-to-image generator based on artificial intelligence and natural language processing. In short, it uses prompts to generate exactly what you had in mind. 

出所： Midjourney

始めるには、MidjourneyのDiscordサーバーにアクセスする必要があります。 そこで、あなたのプロンプトをチャットボットに詳細と共に入力すると、Midjourneyが選択肢を4つ生成してくれます。

気に入ったものがあれば、サイズを自由に選んで画像をダウンロードできます。アスペクト比を調整することも可能です。 

「私たちは 魅力的な画像を作成できます 手動デザイン作業やPhotoshopのような高価なツールなしで。 それは、私のような人々がプロジェクトに魅力的な画像を容易に追加するためのゲームチェンジャーです。」 

主な機能

• 高品質の画像： Midjourneyは詳細が豊富でリアルな画像を生成するので、品質に不足することはありません。 
• リミックス機能： 特定のアイデアを持っているが言葉で表現できない場合、Midjourneyは2つの画像をアップロードして組み合わせることができます。 
• 幅広いスタイル： Midjourneyはスチームパンクやカートゥーンスタイルなど、好みのスタイルで画像を生成できます。 

最適な用途

Midjourneyは、アーティスト、デザイナー、ゲーム開発者、デジタルエージェンシー、およびソーシャルメディアクリエイターに最適です。 

6. Zapier

Zapierは、リード管理、営業パイプライン、顧客サポート、データ分析などのビジネス課題を解決するAI駆動のワークフロー自動化ツールです。 

出典： G2

このアプリは、開発チームがアプリを整理するのを待つという面倒なプロセスを排除します。 Zapierを使えば、必要なワークフローを簡単に自動化し、より少ない労力でより多くの成果を上げることができます。 

Zapierは、Googleスプレッドシート、Slack、Mailchimpなど、6,000以上のアプリと接続できるため、すべてのプロセスを一箇所に集中させることができます。  

「Zapierは小規模ビジネスオーナーが 大規模に運営することを可能にします。 忙しい [仕事] の自動化、データを複数のプラットフォームで瞬時に有用にし、 [組織のバックエンド] が円滑に動作し続けるようにします。」 

主な機能

• トリガーとアクション： Zapierは、チームに新しいメンバーがジョインしたときにウェルカムメッセージを送るようにトリガーとアクションを設定することで、ワークフローを自動化します。 
• カスタマイズオプション： Zapierでは、遅延、フィルター、条件など、必要なだけ多くのカスタムオプションを追加できます。 
• ノーコードビルダー： このツールを使用するためにコーディングの知識は必要ありません。 Zapierは使いやすいインターフェースを持ち、簡単にZap（自動化されたワークフロー）を作成できます。 

最適な用途

Zapierは、IT、マーケティングなどの業界で、あらゆる規模のチームにとって、リード管理、マーケティングキャンペーン、プロジェクト管理に適しています。 

7. Claude

Claudeは、あなたのすべての作業を安全かつ正確に処理する高度なAIアシスタントです。 

出所： Claude.ai

Claudeは、Anthropicによってトレーニングされたツールで、憲法的AIを使用しており、あなたの仕事をケアするための良いアシスタントになります。どんな作業でも対応できます。 Claudeは、データの入力管理、アイデアブレインストーミング、大量の情報分析、テキストやコードの生成ができます。

あなたが必要とするものは何でも、Claudeが提供し、あなたの働きかけを簡素化し、他の生産的な作業に集中できるようにします。 

「Claudeの最も便利な点は、AIが より自然に流れることができるということです。 私は、応答がより人間同士の会話のように感じるのが好きです。」 

主な機能

• 自然な会話： Claudeはユーザーとの自然なチャットに従事でき、ユーモアや皮肉などの微妙なニュアンスを検出します。 
• 知識基盤： このツールは、より多くのテキストと出版物を処理して知識基盤を改善できます。 
• カスタマイズ可能なペルソナ： あなたが望むようにClaudeをカスタマイズでき、独自の声や話し方を与えることができます。 

最適な用途

Claudeはあらゆる種類のビジネスに最適です。 

8. Fireflies.ai

Fireflies.aiは、会議のメモを文字起こし、要約し、分析するAI駆動の音声アシスタントです。また、音声会話も扱います。 

出所： G2

人工知能の力により、Firefliesはライブコールを要約し、アウトライン、キーワード、アクションアイテムを提供できます。 さらに、短時間で会議全体をざっと確認できます。 

生産性をさらに向上させるために、Firefliesは、日付、メトリック、その他のキーワードに基づいたフィルターを使用して、必要な情報を検索できます。 

「Firefliesはすべての基盤をカバーします。 会議で何が起こったのかの簡単な要約 、会議の完全な文字起こし、または会議の録音が必要な場合でも[...]」 

主な機能

• 録音： このツールはZoom、Webexなどの人気のあるビデオ会議プラットフォームと統合されているため、会議を即座に自動的に録音できます。  
• コラボレーション： 通話中、コメントを追加したり、重要な詳細を強調表示したりして、簡単にレビューできます。 
• 分析： Firefliesはトピックのトレンド、感情などについての洞察を提供します。会議中に何がうまく機能するのかを見極められるので、最適化に役立ちます。 会議中に何がうまくいくのか、うまくいかないのかを把握し、最適化するのに役立ちます。 

最適な用途

Fireflies.aiは、営業、マーケティング、採用、エンジニアリングチームに適しています。 

9. Asana Intelligence

Asana Intelligenceは、このプロジェクト管理ツールの独自のAIアシスタントで、チームがよりスマートに作業できるようにします。 

出所： Asana

これにより、プロセスが明確になり、計画の推測を排除することで目的をより早く達成できます。 その結果、チーム、ツール、およびデータを統合することで、チームの生産性が向上し、ワークフローが改善され、自信を持ってスケーリングできます。 

主な機能

• スマート回答： タスクやプロジェクトに関する質問があれば、このAIはボトルネックを特定したり、次のステップを見極めたりするのに役立つタイムリーで関連性のある洞察を提供できます。 
• スマートレポート: プロジェクトがどのように進行しているかを確認したいですか？ Asana Intelligenceは、特定の時間枠内に何が起こったかの短い要約を提供できます。 
• スマートダイジェスト: Asana Intelligenceは、特定の時間枠での出来事の簡単な要約を提供できます。 

最適な用途

Asana Intelligenceは、プロジェクト管理ツールを使用している人々に最適です。 

10. Mailbutler

Mailbutlerは、あなたのApple Mail、Outlook、Gmailの受信トレイ用のメールプラグインです。 なぜこのリストに含めたのか？ Mailbutlerには、2023年にメールをより良く管理するためのスマートアシスタントがあります。 

出所： G2

Mailbutlerには、メール追跡、スマートなメールスケジューリング、自動化されたタスクなど、生産性を向上させる多くの機能があります。 ただし、AIメールアシスタントを使用すると、特に急いでいるときにメールを作成することもできます。 

AIにキーワードを提供するだけで、すぐに編集可能なコピーを生成します。 

「Mailbutlerは クライアントにメールが開封されたことを確認するための効果的なツールです 。開いていないか、迷惑メールに入ったのかを疑うことなく。」 

主な機能

• 自動応答を取得： 急いでいる場合や返信を書く時間がない場合、MailbutlerのAIが代わりに対応できます。 キーワードをいくつか入力するだけで、AIが完璧な応答を生成します。 
• 要約: 要約ボタンを押すことで、すべての詳細をメールで受け取ることができます。 
• 改善： このAIツールは、あなたが書いているメールのスペルと文法をボタンをクリックするだけで改善します。 改善する方法についての関連する提案が得られます。 

最適な用途

Mailbutlerは、あらゆるタイプのビジネスに適しています。 

AIツールを使用する利点は何ですか？

あなたは考えているかもしれません。「AI生産性ツールには、生産性の向上以外に何か利点がありますか？」 

このようなソリューションは、単調な作業に費やす時間を削減します。 — 彼らから何をもっと求めることができるのでしょうか？ この点を強調するために、AIは 生産性を40％向上させる可能性があります。 

しかし、前述の質問への答えは肯定的です：AI生産性ツールには、 他にも多くの利点があります。 それらを見ていきましょう： 

• タスク自動化： AI生産性ツールは、メールの分類の自動化、電話のスケジューリング、コンテンツ生成など、仕事をより扱いやすくすることを目指します。 チームが他のより戦略的なタスクに集中することで、効率と生産性が大幅に向上します。 
• より良い意思決定： ほとんどのAIソリューションは、データを扱い、分析を行うことを好みます。 新しいパターンやトレンドを発見でき、データに基づく推奨事項や洞察を受け取り、より情報に基づいた意思決定が可能になります。 
• スムーズなワークフロー： たくさんのAI生産性ツールには、フローをよりスムーズで効率的にする統合機能があります。 この機能を使用すると、アプリを切り替えることなく、作業中のツール内で必要なすべての情報を取得できます。  
• パーソナライズの向上： AI生産性ツールを使用するもう一つの利点は、ユーザーの好みや行動に基づいたユーザー体験のパーソナライズです。 AIがユーザーの必要に応じて関連情報を提供することで、彼らの生活が楽になり、検索に費やす時間を削減できます。 

さて、最高のツールや利点を見てきましたが…

残る唯一のことは、あなたの ビジネスニーズに最適なAI生産性ツールを選ぶための条件を確認することです。 

ニーズに最適なAI生産性ツールを選ぶ方法

生産性を向上させるためのAIツールを選ぶことは、それほど難しくありませんが、あなたの側で慎重な考慮が必要です。 ツールがあなたの目標、既存のフロー、要件に合致することを確認するために考慮すべき要素がいくつかあります。 

そのため、生産性を向上させるためにどのAIツールやアプリを選択するかを考える際、次のことを検討してください： 

• そのツールが必要なタスク： このツールで達成しようとしていることを真剣に考えてください。 顧客サポートを強化する必要がありますか？ 日々のコンテンツ生成のような反復作業を扱う必要がありますか？ それともアイデアをブレインストーミングする必要がありますか？ 
• 生産性を向上させる方法： 目標とニーズを分析した後、その特定の目的を達成するのに役立つツールを選択してください。 例えば、画像生成用のツールが必要な場合は、ノートテイキングを自動化するツールは選択しません。 
• ツールの機能： リサーチの際は、それぞれのツールの機能に注意を払ってください。 彼らのAI機能や機能を比較し、それらがあなたの目標、予算、要件に合致するかを確認してください。 
• 他のツールとの統合： とても重要です！選択したものは、あなたの既存のシステムと互換性がある必要があり、シームレスに流れるようにし、あなたの業務が中断されないようにする必要があります。 選ばれたツールは、既存のシステムと互換性がある必要があります。そうでないと、シームレスに動作せず、業務が中断されます。 
• ツールの価格: AIツールはそれほど安くはありません。 大企業にとっても大規模な投資となるため、そのようなツールから何が必要かを慎重に考えてください。 それに応じて予算を立ててください。

結論

AI生産性ツールは、その多くのユースケースにより、ビジネスの将来においてより重要な役割を果たすでしょう。 ますます多くの企業が、業務フローを強化し、作業効率やコラボレーションを向上させるためにそれらを使用するでしょう。 

しかし、群衆の中で際立っている唯一のツールがあります: Guru。 

Guruは、全ての答えを得ることができ、チーム全員を会社の目標に合わせるツールです。 AIの力を通じて、Guruは、ブラウザやSlackを離れることなく信頼できる情報を提供できます。

興味がありますか？ さて、残ることは1つだけです。それは Guruにサインアップすることです。 

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