If you want to say goodbye to tedious tasks that hamper your productivity, then you came to the right place. Here you’ll discover some of the best AI productivity tools that’ll take your business processes to the next level. 

Artificial intelligence (AI) has taken the world by storm, allowing many companies to automate tasks and streamline workflows. It’s no wonder that 41% of large organizations plan to invest in AI services, according to Adobe. 

But how do you know which tool is best suited for your needs?

This is where this guide comes in handy. In it, you’ll explore the top 10 best AI productivity tools, as well as discover tips for choosing the right one and the benefits of using such a platform. 

Let’s dive in! 

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What are AI Productivity Tools?

AI productivity tools are apps that use artificial intelligence to help you finish tasks quickly. Think of chatbots that your users can talk with or algorithms that predict new customer trends and patterns. 

In a nutshell, AI productivity tools make work more efficient, so you spend less time and effort on mundane tasks. 

AI productivity tools are used for different tasks, like organizing company information, writing new content, coming up with ideas, handling customer service requests, and making suggestions. 

The best part about these platforms is that they learn and grow the more you use them because of their machine learning (ML) and natural language processing (NLP) capabilities. 

Now that you know what an AI productivity tool is, let’s jump right into the 10 best solutions for 2024. 

What are the Best AI Productivity Tools?

Our search for the top AI productivity tools yielded the following results: 

1. Guru — Best AI enterprise search for organizing company knowledge. 
2. ChatGPT — Best AI chatbot for generating text. 
3. Grammarly — Best AI-powered writing assistant. 
4. Otter.ai — Best AI note-taking and transcription tool. 
5. Midjourney — Best AI text-to-image generator. 
6. Zapier — Best AI automation tool for streamlining workflows. 
7. Claude — Best AI assistant for simplifying your work. 
8. Fireflies.ai — Best AI tool for real-time transcribing and summarizing. 
9. Asana Intelligence — Best AI solution for automating project management. 
10. Mailbutler — Best suite of generative AI tools. 

All the solutions on this list have the power to change the way you operate your business. But let’s talk a little more about them before you make a decision. 

We’ll start with…

1. Guru

Guru is three things at the same time: an enterprise AI search, an intranet hub, and a company wiki, all in one platform. Which makes it a unique AI productivity tool that helps you find relevant info across any app. 

With Guru’s AI-enterprise search, you can connect all your docs and apps; in return, you get definitive answers to all your questions instead of searching through thousands of docs. 

Moreover, Guru effortlessly centralizes all collective knowledge into your very own customizable home base that your whole company can use. Paired with Guru’s AI-powered wiki, you can create a reliable source of truth that pushes relevant information to your people without them having to switch tabs. 

“Guru makes it easier for everyone in the company to access centralized knowledge. [...] The UX is simple and clear to the eyes which, in my opinion, is important especially when you need to read long documents.” 

Watch our on-demand demo video to learn more!

Top features

• AI-powered answers: Guru employs artificial intelligence to get your team trusted and accurate information across the board. 
• AI-powered content suggestions: Don’t know exactly what the next step in a project is? Through AI, Guru can offer recommendations based on what you’re working on. 
• AI content assist: Guru offers a writing assistant for your copywriting needs. It easily provides content creation from scratch or summarizes complex topics. 

Best for

Guru is best used by teams of any size in every industry due to its knowledge management capabilities. 

2. ChatGPT

ChatGPT is a popular chatbot developed by OpenAI, trained to interact with users in a human-like manner. In fact, ChatGPT reached 1 million users in the 5 days after it launched, a number that continues to grow today.  

People use it to receive instant answers to all search queries, helping them learn something new or find inspiration for their social media posts, for example. 

It works through text prompts, meaning that you write a question and the chatbot goes through its vast knowledge base to give you the most relevant answer. 

But you can also speak with it through images or voice; the new GPT model can recognize accents or see what’s wrong with your fridge. 

“Whether it’s providing quick responses to customer queries or brainstorming creative content ideas, ChatGPT’s user-friendly design ensures that our team can leverage its capabilities with minimal training or learning curve.” 

Top features

• Image generation: ChatGPT works alongside DALL-E to create new images for your content needs. Simply describe your ideas to craft logos, landscapes, or characters. 
• Summarizing features: If you need to summarize long and complex docs, ChatGPT can do it for you. It can quickly pull insights from files, as well as analyze the data. 
• Privacy and safety capabilities: ChatGPT gives you control over your data and how you use it. 

Best for

ChatGPT is best for brainstorming ideas or learning something new. It’s ideal for both personal and professional use. 

3. Grammarly

Grammarly is your very own AI writing assistant that helps you find your words and improve your everyday writing.

Grammarly offers personalized suggestions based on who your audience is and the tone you’re writing in. Besides, it understands your own writing style or brand guidelines to help find the right tone of voice for your content. 

The best part of this tool is that you can work from anywhere, on both mobile and desktop, since it integrates with apps and websites you use like Slack, Microsoft Outlook, Gmail, etc.  

Grammarly also uses AI responsibly, meaning that it doesn’t compromise on security or sell your data. 

“I like Grammarly for its real-time grammar and spell-checking capabilities. Il propose des suggestions constructives, améliorant la clarté, la cohérence et la qualité globale de mon écriture. »

Principales fonctionnalités

• Fonctionnalités de réécriture : L'IA générative de Grammarly réécrit les phrases de manière à ce que votre écriture soit vraiment brillante.
• Détection du plagiat : Assurez-vous que votre contenu reste original grâce à la fonction de détection de plagiat de cet outil.
• Exactitude : Cet outil détecte les fautes d'orthographe ou de grammaire et les fautes de frappe, de sorte que vous n'écrirez que des textes exempts d'erreurs.

Idéal pour

Grammarly convient à un usage personnel à l'école ou sur le lieu de travail. En outre, il convient aux entreprises, aux organisations et aux équipes de toutes tailles.

4. Otter.ai

Otter.ai est un assistant de réunion basé sur l'IA qui vous permet de prendre automatiquement des notes de réunion, mais également de les enregistrer, de les transcrire et de les résumer. Avec ce logiciel, il est très facile de se souvenir des actions clés et des informations lorsque vous en avez besoin.

Otter s'intègre aux plateformes de visioconférence les plus populaires, telles que Zoom, Google Meet et Microsoft Teams. Il dispose également d'Otter AI Chat, une fonctionnalité qui vous permet de générer du contenu tel que des e-mails de suivi et d'obtenir des réponses aux questions concernant vos réunions.

»La capacité de l'application à générer des résumés concis de réunions est vraiment impressionnant, car cela me permet de gagner un temps précieux et de ne jamais manquer des détails cruciaux.»

Principales fonctionnalités

• Canaux IA : À l'instar de Slack, Otter propose des chaînes sur lesquelles vous pouvez discuter avec vos coéquipiers, en combinant des mises à jour asynchrones avec un chat en direct.
• Publications sur Slack : Otter partage automatiquement ses résumés de 30 secondes par e-mail ou sur la chaîne Slack de l'équipe.
• Mesures à prendre : Otter attribue automatiquement des actions à vos collaborateurs afin de tenir les équipes informées des prochaines étapes.

Idéal pour

Otter.ai est idéal pour les équipes de vente, de marketing et de recrutement, mais également pour les entreprises, les médias et l'enseignement.

5. À mi-parcours

Midjourney est un générateur de texte-image basé sur l'intelligence artificielle et le traitement du langage naturel. En bref, il utilise des invites pour générer exactement ce que vous aviez en tête.

Pour commencer, vous devrez toutefois accéder au serveur Discord de Midjourney. Vous pouvez y transmettre votre invite à votre chatbot avec autant de détails que vous le souhaitez ; et Midjourney générera quatre options parmi lesquelles vous pourrez choisir.

Si vous trouvez quelque chose qui vous plaît, vous pouvez télécharger les images dans la taille de votre choix, car vous pouvez contrôler le rapport hauteur/largeur.

»Nous pouvons créez de superbes images sans les tracas du travail de conception manuel ou des outils coûteux tels que Photoshop. Cela change la donne pour les personnes comme moi qui cherchent à ajouter facilement des images visuellement captivantes à leurs projets.»

Principales fonctionnalités

• Images de haute qualité : Midjourney produit des images réalistes avec des tonnes de détails, de sorte que vous ne manquerez jamais de qualité.
• Fonction Remix : Si vous avez une idée en tête mais que vous n'arrivez pas à la mettre en mots, Midjourney vous permet de télécharger deux images et de les assembler.
• Large gamme stylistique : Midjourney peut générer des images dans le style de votre choix, que ce soit steampunk ou cartoon.

Idéal pour

Midjourney est idéal pour les artistes, les designers, les développeurs de jeux, les agences numériques et les créateurs de réseaux sociaux.

6. Zapier

Zapier est un outil d'automatisation des flux de travail piloté par l'IA qui permet de résoudre de nombreux défis commerciaux, tels que la gestion des prospects, le pipeline de ventes, le support client, l'analyse des données, etc.

Cette application supprime le processus fastidieux qui consiste à attendre que l'équipe de développement organise vos applications. Avec Zapier, il est facile d'automatiser tous les flux de travail dont vous avez besoin et d'en faire plus avec moins d'efforts.

Zapier se connecte à plus de 6 000 applications, dont Google Sheets, Slack et Mailchimp, afin que vous puissiez centraliser tous les processus en un seul endroit.

»Zapier permet à un propriétaire de petite entreprise de opérer à grande échelle. Automatiser les tâches [travail], en rendant vos données instantanément utiles sur un certain nombre de plateformes et en préservant votre [back-end de l'organisation] fonctionne en douceur. »

Principales fonctionnalités

• Déclencheurs et actions : Zapier automatise vos flux de travail en définissant des déclencheurs et des actions, comme l'envoi d'un message de bienvenue lorsqu'un nouvel employé rejoint l'équipe.
• Options de personnalisation : Zapier vous permet d'ajouter autant d'options personnalisées que vous le souhaitez, telles que les délais, les filtres et les conditions.
• Générateur sans code : Vous n'avez pas besoin de connaître le code pour utiliser cet outil. Zapier possède une interface conviviale qui vous permet de créer facilement des Zaps (flux de travail automatisés).

Idéal pour

Zapier est idéal pour la gestion des prospects, les campagnes marketing et la gestion de projet, pour les équipes de toutes tailles dans des secteurs tels que l'informatique, le marketing, etc.

7. Claude

Claude est un assistant IA avancé qui gère toutes vos tâches en toute sécurité et avec précision.

Claude est un outil formé par Anthropic à l'aide de l'IA constitutionnelle, ce qui en fait un bon assistant pour prendre soin de votre travail, quel qu'il soit. Claude peut gérer les entrées de données, réfléchir à des idées, analyser de grandes quantités d'informations ou générer du texte et du code.

Tout ce dont vous avez besoin, Claude peut vous fournir, vous simplifiant ainsi le travail et vous permettant de vous concentrer sur d'autres efforts plus productifs.

»Ce qui est le plus utile chez Claude, c'est la capacité de l'IA à s'écouler plus naturellement. J'aime le fait que les réponses ressemblent davantage à [conversations interhumaines]. »

Principales fonctionnalités

• Conversation naturelle : Claude peut engager des discussions naturelles avec les utilisateurs, ce qui signifie qu'il détecte des subtilités telles que l'humour, le sarcasme, etc.
• Base de connaissances : Cet outil peut traiter davantage de textes et de publications afin d'améliorer sa base de connaissances.
• Personnages personnalisables : Vous pouvez personnaliser Claude pour qu'il sonne comme vous le souhaitez, car vous pouvez lui donner une voix ou un style de parole unique.

Idéal pour

Claude convient à tous les types d'entreprises.

8. Fireflies.ai

Fireflies.ai est un autre assistant vocal alimenté par l'IA qui vous aide à transcrire, résumer et analyser les notes de réunion, mais également les conversations vocales.

Grâce à la puissance de l'intelligence artificielle, Fireflies peut résumer les appels en direct et vous fournir des plans, des mots clés et des actions. De plus, vous pouvez parcourir l'intégralité de la réunion en peu de temps.

Pour vous aider à améliorer encore votre productivité, Fireflies vous permet de rechercher les bonnes informations grâce à des filtres basés sur des dates, des indicateurs et d'autres mots clés.

»Les lucioles couvrent toutes les bases, que ce soit vous voulez un résumé rapide de ce qui s'est passé au cours de la réunion, une transcription complète de la réunion ou un enregistrement de la réunion[...] »

Principales fonctionnalités

• Enregistrement : Comme cet outil s'intègre aux plateformes de visioconférence les plus populaires, telles que Zoom, Webex, etc., il peut enregistrer instantanément et automatiquement les réunions.
• Collaboration : Pendant les appels, vous pouvez ajouter des commentaires ou mettre en évidence des détails clés pour faciliter la consultation.
• Analyse : Fireflies vous donne un aperçu des tendances thématiques, des sentiments, etc. Il vous aide à voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas pendant les réunions, afin que vous puissiez les optimiser.

Idéal pour

Fireflies.ai convient aux équipes de vente, de marketing, de recrutement et d'ingénierie.

9. Asana Intelligence

Asana Intelligence est le propre assistant IA de cet outil de gestion de projet qui aide les équipes à travailler plus intelligemment.

Vous disposerez ainsi d'un processus plus clair et serez en mesure d'atteindre vos objectifs plus rapidement en éliminant les conjectures lors de votre planification. Par conséquent, puisque vous unifiez toutes vos équipes, tous vos outils et toutes vos données, vous augmentez la productivité de votre équipe, améliorez vos flux de travail et évoluez en toute confiance.

Principales fonctionnalités

• Des réponses intelligentes : Si vous avez des questions concernant les tâches et les projets, cette IA peut vous fournir des informations pertinentes et opportunes qui vous aideront à identifier les goulots d'étranglement ou à déterminer les prochaines étapes.
• Rapports intelligents : Vous souhaitez suivre l'évolution de votre projet ? Asana Intelligence vous permet de visualiser les données que vous souhaitez au moyen de graphiques, afin que tout le monde puisse voir ce qui se passe.
• Digests intelligents : Asana Intelligence peut vous fournir un bref résumé de ce qui s'est passé au cours d'une période donnée.

Idéal pour

Asana Intelligence est la solution idéale pour ceux qui utilisent des outils de gestion de projet.

10. Mail Butler

Mailbutler est un plug-in de messagerie pour vos boîtes de réception Apple Mail, Outlook ou Gmail. Pourquoi l'avons-nous inclus dans cette liste ? Parce que Mailbutler dispose d'un assistant intelligent à partir de 2023 qui vous aidera à mieux gérer vos e-mails.

Mailbutler possède de nombreuses fonctionnalités qui améliorent la productivité, telles que le suivi des e-mails, la planification intelligente des e-mails et les tâches automatisées. Mais grâce à l'assistant de messagerie AI, vous pouvez également rédiger des e-mails, surtout si vous êtes pressé.

Fournissez simplement quelques mots clés à l'IA et elle générera instantanément une copie que vous pourrez modifier à la perfection.

»Mailbutler a été un outil efficace pour confirmer que mes e-mails ont été ouverts par des clients au lieu de se demander s'ils n'ont pas été ouverts ou s'ils ont été ajoutés à leur courrier indésirable. »

Principales fonctionnalités

• Obtenez des réponses automatisées : Si vous êtes pressé ou si vous n'avez pas le temps de rédiger une réponse, l'IA de Mailbutler peut le faire pour vous. Écrivez quelques mots clés et l'IA générera la réponse parfaite.
• Résumez : En cliquant sur Résumer bouton, vous pouvez recevoir un aperçu de tous les détails par e-mail.
• Améliorer : L'outil d'intelligence artificielle améliore l'orthographe et la grammaire des e-mails que vous rédigez en un clic. Vous recevrez des suggestions pertinentes pour les améliorer.

Idéal pour

Mailbutler convient à tout type d'entreprise.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'outils d'IA pour la productivité ?

Vous pensez peut-être : »Outre l'augmentation de la productivité, les outils de productivité basés sur l'IA ont-ils des avantages ?? »

De telles solutions permettent déjà de réduire le temps consacré à des tâches banales. Que leur demanderiez-vous de plus ? Pour souligner ce point, l'IA a le potentiel de augmenter la productivité de 40 %.

Mais la réponse à la question précédente est positive : les outils de productivité de l'IA ont de nombreux autres avantages. Jetons-y un coup d'œil :

• Automatisation des tâches : Les outils de productivité basés sur l'IA visent à faciliter la gestion de votre vie professionnelle, qu'il s'agisse d'automatiser le tri des e-mails, de planifier des appels ou de générer du contenu. Étant donné que votre équipe se concentre sur d'autres tâches plus stratégiques, vous augmenterez considérablement l'efficacité et la productivité.
• Meilleure prise de décisions : Presque toutes les solutions d'IA adorent jouer avec les données et les analyser pour vous. Il peut révéler de nouveaux modèles et tendances, mais vous pouvez également recevoir des recommandations et des informations basées sur des données qui vous aident à prendre des décisions plus éclairées.
• Flux de travail rationalisés : De nombreux outils de productivité basés sur l'IA sont dotés d'intégrations qui rendent vos flux plus fluides et plus efficaces. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez obtenir toutes les informations que vous recherchez directement dans l'outil dans lequel vous travaillez, sans changer d'application.
• Personnalisation renforcée : Un autre avantage de l'utilisation des outils de productivité de l'IA est de personnaliser les expériences des utilisateurs en fonction de leurs préférences et de leurs comportements. Comme l'IA fournit des informations pertinentes à vos utilisateurs au moment où ils en ont le plus besoin, vous leur simplifiez la vie et réduisez le temps passé à effectuer des recherches.

D'accord, nous avons passé en revue les meilleurs outils, les avantages...

Il ne reste plus qu'à voir les critères pour choisir le meilleur outil de productivité IA pour votre les besoins de l'entreprise.

Comment choisir les meilleurs outils de productivité basés sur l'IA pour répondre à vos besoins

Choisir des outils d'IA pour améliorer la productivité n'est pas un défi, mais cela nécessite une réflexion approfondie de votre part. Vous devez prendre en compte quelques facteurs pour vous assurer que l'outil correspond à vos objectifs, à vos flux existants et à vos exigences.

Ainsi, lorsque vous choisissez l'outil et l'application d'IA à utiliser pour augmenter la productivité, tenez compte des points suivants :

• Pour quelles tâches avez-vous besoin de l'outil : Réfléchissez bien à ce que vous essayez d'accomplir avec un tel outil. En avez-vous besoin pour améliorer votre service client ? Vous avez besoin de gérer des tâches répétitives telles que la génération quotidienne de contenu ? Ou en avez-vous besoin pour réfléchir à des idées ?
• Comment cet outil pourrait vous aider à améliorer votre productivité : Ainsi, après avoir analysé vos objectifs et vos besoins, choisissez un outil qui vous aide à atteindre cet objectif particulier. Par exemple, si vous avez besoin d'un outil pour générer des images, vous n'en choisirez pas un qui automatise la prise de notes.
• Caractéristiques de l'outil : Faites attention aux capacités de chaque outil lors de vos recherches. Comparez leurs caractéristiques et fonctionnalités d'IA et voyez si elles correspondent à vos objectifs, à votre budget et à vos exigences.
• Les intégrations de l'outil avec d'autres outils : C'est très important ! Le système choisi doit être compatible avec vos systèmes existants pour garantir une fluidité optimale et ne pas perturber vos opérations.
• Tarification de l'outil : Les outils d'IA ne sont pas si bon marché. C'est un investissement énorme, même pour les grandes entreprises, alors réfléchissez bien à ce que vous attendez d'un tel outil. Et planifiez votre budget en conséquence.

L'essentiel

Les outils de productivité basés sur l'IA joueront un rôle plus important dans l'avenir d'une entreprise en raison de leurs nombreux cas d'utilisation. De plus en plus d'entreprises les utiliseront pour améliorer leurs flux et accroître l'efficacité et la collaboration de leurs espaces de travail.

Cependant, il existe un outil qui sort du lot : gourou.

Guru est un outil qui vous fournit toutes les réponses et permet à tous les membres de votre équipe de s'aligner sur les objectifs de votre entreprise. Grâce à la puissance de l'IA, Guru peut fournir des informations fiables avec des sources, sans que vous quittiez votre navigateur ou Slack.

Intéressé ? Eh bien, il ne reste qu'une chose à faire, c'est inscrivez-vous à Guru.

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