If you want to say goodbye to tedious tasks that hamper your productivity, then you came to the right place. Here you’ll discover some of the best AI productivity tools that’ll take your business processes to the next level. 

Artificial intelligence (AI) has taken the world by storm, allowing many companies to automate tasks and streamline workflows. It’s no wonder that 41% of large organizations plan to invest in AI services, according to Adobe. 

But how do you know which tool is best suited for your needs?

This is where this guide comes in handy. In it, you’ll explore the top 10 best AI productivity tools, as well as discover tips for choosing the right one and the benefits of using such a platform. 

Let’s dive in! 

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What are AI Productivity Tools?

AI productivity tools are apps that use artificial intelligence to help you finish tasks quickly. Think of chatbots that your users can talk with or algorithms that predict new customer trends and patterns. 

In a nutshell, AI productivity tools make work more efficient, so you spend less time and effort on mundane tasks. 

AI productivity tools are used for different tasks, like organizing company information, writing new content, coming up with ideas, handling customer service requests, and making suggestions. 

The best part about these platforms is that they learn and grow the more you use them because of their machine learning (ML) and natural language processing (NLP) capabilities. 

Now that you know what an AI productivity tool is, let’s jump right into the 10 best solutions for 2024. 

What are the Best AI Productivity Tools?

Our search for the top AI productivity tools yielded the following results: 

1. Guru — Best AI enterprise search for organizing company knowledge. 
2. ChatGPT — Best AI chatbot for generating text. 
3. Grammarly — Best AI-powered writing assistant. 
4. Otter.ai — Best AI note-taking and transcription tool. 
5. Midjourney — Best AI text-to-image generator. 
6. Zapier — Best AI automation tool for streamlining workflows. 
7. Claude — Best AI assistant for simplifying your work. 
8. Fireflies.ai — Best AI tool for real-time transcribing and summarizing. 
9. Asana Intelligence — Best AI solution for automating project management. 
10. Mailbutler — Best suite of generative AI tools. 

All the solutions on this list have the power to change the way you operate your business. But let’s talk a little more about them before you make a decision. 

We’ll start with…

1. Guru

Guru is three things at the same time: an enterprise AI search, an intranet hub, and a company wiki, all in one platform. Which makes it a unique AI productivity tool that helps you find relevant info across any app. 

With Guru’s AI-enterprise search, you can connect all your docs and apps; in return, you get definitive answers to all your questions instead of searching through thousands of docs. 

Moreover, Guru effortlessly centralizes all collective knowledge into your very own customizable home base that your whole company can use. Paired with Guru’s AI-powered wiki, you can create a reliable source of truth that pushes relevant information to your people without them having to switch tabs. 

“Guru makes it easier for everyone in the company to access centralized knowledge. [...] The UX is simple and clear to the eyes which, in my opinion, is important especially when you need to read long documents.” 

Watch our on-demand demo video to learn more!

Top features

• AI-powered answers: Guru employs artificial intelligence to get your team trusted and accurate information across the board. 
• AI-powered content suggestions: Don’t know exactly what the next step in a project is? Through AI, Guru can offer recommendations based on what you’re working on. 
• AI content assist: Guru offers a writing assistant for your copywriting needs. It easily provides content creation from scratch or summarizes complex topics. 

Best for

Guru is best used by teams of any size in every industry due to its knowledge management capabilities. 

2. ChatGPT

ChatGPT is a popular chatbot developed by OpenAI, trained to interact with users in a human-like manner. In fact, ChatGPT reached 1 million users in the 5 days after it launched, a number that continues to grow today.  

People use it to receive instant answers to all search queries, helping them learn something new or find inspiration for their social media posts, for example. 

It works through text prompts, meaning that you write a question and the chatbot goes through its vast knowledge base to give you the most relevant answer. 

But you can also speak with it through images or voice; the new GPT model can recognize accents or see what’s wrong with your fridge. 

“Whether it’s providing quick responses to customer queries or brainstorming creative content ideas, ChatGPT’s user-friendly design ensures that our team can leverage its capabilities with minimal training or learning curve.” 

Top features

• Image generation: ChatGPT works alongside DALL-E to create new images for your content needs. Simply describe your ideas to craft logos, landscapes, or characters. 
• Summarizing features: If you need to summarize long and complex docs, ChatGPT can do it for you. It can quickly pull insights from files, as well as analyze the data. 
• Privacy and safety capabilities: ChatGPT gives you control over your data and how you use it. 

Best for

ChatGPT is best for brainstorming ideas or learning something new. It’s ideal for both personal and professional use. 

3. Grammarly

Grammarly is your very own AI writing assistant that helps you find your words and improve your everyday writing.

Grammarly offers personalized suggestions based on who your audience is and the tone you’re writing in. Besides, it understands your own writing style or brand guidelines to help find the right tone of voice for your content. 

The best part of this tool is that you can work from anywhere, on both mobile and desktop, since it integrates with apps and websites you use like Slack, Microsoft Outlook, Gmail, etc.  

Grammarly also uses AI responsibly, meaning that it doesn’t compromise on security or sell your data. 

“I like Grammarly for its real-time grammar and spell-checking capabilities. It offers constructive suggestions, enhancing my writing’s clarity, coherence, and overall quality.” 

Top features

• Rewriting features: Grammarly’s generative AI rewrites sentences in a way that makes your writing truly shine.   
• Plagiarism detection: Make sure your content stays original with this tool’s plagiarism detection feature. 
• Correctness: This tool catches any spelling or grammar mistakes and typos, so you’ll only write error-free copy.  

Best for

Grammarly is suitable for personal use at school or in the workplace. In addition, it’s good for enterprises, organizations, and teams of all sizes. 

4. Otter.ai

Otter.ai is an AI meeting assistant that helps you automatically take meeting notes, but also record, transcribe, and summarize them. With this software, it’s super easy to recall key action items and insights when you need them. 

Otter integrates with popular video conferencing platforms, such as Zoom, Google Meet, and Microsoft Teams. It also has Otter AI Chat, a feature that lets you generate content like follow-up emails and get answers to questions about your meetings. 

“The app’s ability to generate concise summaries of meetings is truly impressive, saving me valuable time and ensuring I never miss crucial details.” 

Top features

• AI channels: Similar to Slack, Otter has channels where you can talk with your teammates, combining asynchronous updates with live chat. 
• Posts to Slack: Otter automatically shares its 30-second summaries via email or the team’s Slack channel. 
• Action items: Otter automatically assigns action items to your people to keep teams aware of the next steps. 

Best for

Otter.ai is best for sales, marketing, and recruiting teams, but also for business, media, and education. 

5. Midjourney

Midjourney is a text-to-image generator based on artificial intelligence and natural language processing. In short, it uses prompts to generate exactly what you had in mind. 

To get started, however, you’ll need to access Midjourney’s Discord server. There, you can feed your prompt to your chatbot with as many details as you want; and Midjourney will generate four options you can choose from.

If you find something you like, you can download the images in any size you want, as you can control the aspect ratio. 

“We can create stunning images without the hassle of manual design work or expensive tools like Photoshop. It’s a game-changer for people like me looking to add visually captivating images to their projects with ease.” 

Top features

• High-quality images: Midjourney produces realistic images with tons of details, so you’ll never lack in quality. 
• Remix feature: If you have a certain idea in mind but can’t put it in words, Midjourney lets you upload two images and splash them together. 
• Broad stylistic range: Midjourney can generate images in whatever style you want, be it steampunk or cartoonish. 

Best for

Midjourney is great for artists, designers, game developers, digital agencies, and social media creators. 

6. Zapier

Zapier is an AI-driven workflow automation tool that solves plenty of business challenges, such as lead management, sales pipeline, customer support, data analysis, etc. 

This app removes the tedious process of waiting for the development team to organize your apps. With Zapier, it’s easy to automate any workflow you need and accomplish more with less effort. 

Zapier connects with over 6,000 apps, including Google Sheets, Slack, and Mailchimp, so you can centralize all processes in a single place.  

“Zapier allows a small business owner to operate on a large scale. Automating busy [work], making your data instantly useful on a number of platforms, and keeping your [organization’s back end] running smoothly.” 

Top features

• Triggers and actions: Zapier automates your workflows by setting triggers and actions, like sending a welcome message when a new employee joins the team. 
• Customization options: Zapier allows you to add as many custom options as you want, such as delays, filters, and conditions. 
• No-code builder: You don’t need to know code to use this tool. Zapier has a user-friendly interface that allows you to easily create Zaps (automated workflows). 

Best for

Zapier is good for lead management, marketing campaigns, and project management, for teams of all sizes in industries like IT, marketing, etc. 

7. Claude

Claude is an advanced AI assistant that handles all your tasks safely and accurately. 

Claude is a tool trained by Anthropic using Constitutional AI, which makes it a good assistant for taking care of your work, no matter what that is. Claude can manage data entries, brainstorm ideas, analyze large amounts of info, or generate text and code.

Whatever you need, Claude can provide, simplifying your work and letting you focus on other, more productive efforts. 

“What’s most useful about Claude is the AI’s ability to flow more naturally. I like that responses feel more like [human-to-human conversations].” 

Top features

• Natural conversation: Claude can engage in natural chats with the users, meaning that it detects subtleties like humor, sarcasm, etc. 
• Knowledge base: This tool can process more text and publications to improve its knowledge base. 
• Customizable personas: You can customize Claude to sound like you want, as you’re able to give it a unique voice or speaking style. 

Best for

Claude is best for all types of businesses. 

8. Fireflies.ai

Fireflies.ai is another AI-powered voice assistant that helps you transcribe, summarize, and analyze meeting notes, but also voice conversations. 

Through the power of artificial intelligence, Fireflies can summarize live calls and provide you with outlines, keywords, and action items. Moreover, you can skim through the entire meeting in a short amount of time. 

To help you boost your productivity even further, Fireflies lets you search for the right information through filters based on dates, metrics, and other keywords. 

“Glühwürmchen decken alle Bereiche ab, ob du willst eine kurze Zusammenfassung von dem, was in der Besprechung passiert ist, eine vollständige Niederschrift der Sitzung oder eine Aufzeichnung der Sitzung[...]“

Die besten Funktionen

• Aufnahme: Da dieses Tool in die beliebtesten Videokonferenzplattformen wie Zoom, Webex usw. integriert ist, können Besprechungen sofort und automatisch aufgezeichnet werden.
• Zusammenarbeit: Während eines Anrufs können Sie Kommentare hinzufügen oder wichtige Details zur einfachen Überprüfung hervorheben.
• Analyse: Fireflies gibt Ihnen Einblicke in Thementrends, Stimmungen usw. Es hilft Ihnen zu erkennen, was bei Besprechungen funktioniert und was nicht, sodass Sie sie optimieren können.

Am besten für

Fireflies.ai eignet sich für Vertriebs-, Marketing-, Rekrutierungs- und Entwicklungsteams.

9. Asana-Intelligenz

Asana Intelligence ist das Tool dieses Projektmanagement-Tools, ein eigener KI-Assistent, der Teams hilft, intelligenter zu arbeiten.

Damit haben Sie einen klareren Prozess und können Ihre Ziele schneller erreichen, da Sie das Rätselraten bei Ihrer Planung überflüssig machen. Dadurch, dass Sie all Ihre Teams, Tools und Daten zusammenführen, steigern Sie die Produktivität Ihres Teams, verbessern Ihre Arbeitsabläufe und skalieren mit Zuversicht.

Die besten Funktionen

• Intelligente Antworten: Wenn es Fragen zu Aufgaben und Projekten gibt, kann Ihnen diese KI zeitnahe und relevante Erkenntnisse liefern, die Ihnen helfen, Engpässe zu identifizieren oder die nächsten Schritte herauszufinden.
• Intelligente Berichterstattung: Möchten Sie sehen, wie Ihr Projekt voranschreitet? Asana Intelligence ermöglicht es Ihnen, die gewünschten Daten anhand von Diagrammen zu visualisieren, sodass jeder sehen kann, was passiert.
• Intelligente Verdauung: Asana Intelligence kann Ihnen eine kurze Zusammenfassung darüber geben, was in einem bestimmten Zeitraum passiert ist.

Am besten für

Asana Intelligence eignet sich am besten für diejenigen, die Projektmanagement-Tools verwenden.

10. Mailbutler

Mailbutler ist ein E-Mail-Plug-in für Ihre Apple Mail-, Outlook- oder Gmail-Postfächer. Warum haben wir es in diese Liste aufgenommen? Weil Mailbutler seit 2023 über einen intelligenten Assistenten verfügt, mit dem Sie Ihre E-Mails besser verwalten können.

Mailbutler bietet zahlreiche Funktionen, die die Produktivität verbessern, wie E-Mail-Tracking, intelligente E-Mail-Planung und automatisierte Aufgaben. Mit dem KI-E-Mail-Assistenten können Sie aber auch E-Mails verfassen, insbesondere wenn Sie es eilig haben.

Geben Sie der KI einfach einige Keywords und sie generiert sofort Texte, die Sie perfekt bearbeiten können.

“Mailbutler wurde ein effektives Tool zur Bestätigung dass meine E-Mails von Kunden geöffnet wurden, anstatt sich zu fragen, ob sie ungeöffnet oder in ihre Junk-Mail gelangt sind.“

Die besten Funktionen

• Erhalten Sie automatische Antworten: Wenn Sie es eilig haben oder keine Zeit haben, eine Antwort zu formulieren, kann die KI von Mailbutler das für Sie erledigen. Schreiben Sie ein paar Schlüsselwörter ein und die KI generiert die perfekte Antwort.
• Fassen Sie zusammen: Mit einem Klick auf den Fassen Sie zusammen Mit der Schaltfläche erhalten Sie eine Übersicht über alle Details in einer E-Mail.
• Verbessern: Das KI-Tool verbessert die Rechtschreibung und Grammatik der E-Mails, die Sie schreiben, mit einem Klick auf eine Schaltfläche. Sie erhalten relevante Vorschläge, wie Sie sie verbessern können.

Am besten für

Mailbutler ist für jede Art von Geschäft geeignet.

Was sind die Vorteile der Verwendung von KI-Tools für die Produktivität?

Du denkst vielleicht,“Haben KI-Produktivitätstools neben der Steigerung der Produktivität noch weitere Vorteile??“

Solche Lösungen reduzieren bereits den Zeitaufwand für alltägliche Aufgaben — was braucht man mehr von ihnen? Um diesen Punkt zu unterstreichen: KI hat das Potenzial Produktivität um 40% steigern.

Die Antwort auf die frühere Frage ist jedoch positiv: KI-Produktivitätstools haben viele weitere Vorteile. Schauen wir sie uns an:

• Automatisierung von Aufgaben: KI-Produktivitätstools zielen darauf ab, Ihnen das Arbeitsleben zu erleichtern, von der Automatisierung der E-Mail-Sortierung über die Planung von Anrufen bis hin zur Generierung von Inhalten. Da sich Ihr Team auf andere, strategischere Aufgaben konzentriert, werden Sie Ihre Effizienz und Produktivität erheblich steigern.
• Bessere Entscheidungsfindung: Fast jede KI-Lösung liebt es, mit Daten zu spielen und sie für Sie zu analysieren. Sie kann neue Muster und Trends aufdecken, aber Sie können auch datengestützte Empfehlungen und Erkenntnisse erhalten, die Ihnen helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen.
• Optimierte Arbeitsabläufe: Viele KI-Produktivitätstools verfügen über Integrationen, die Ihre Abläufe reibungsloser und effizienter machen. Mit dieser Funktion können Sie alle Informationen, die Sie suchen, direkt in dem Tool abrufen, in dem Sie gerade arbeiten, ohne die Apps wechseln zu müssen.
• Verstärkte Personalisierung: Ein weiterer Vorteil der Verwendung von KI-Produktivitätstools besteht darin, die Benutzererlebnisse auf der Grundlage ihrer Präferenzen und Verhaltensweisen zu personalisieren. Da die KI Ihren Benutzern relevante Informationen dann zur Verfügung stellt, wenn sie sie am dringendsten benötigen, erleichtern Sie ihnen das Leben und reduzieren den Zeitaufwand für die Suche.

Okay, wir haben die besten Tools durchgesehen, die Vorteile...

Jetzt müssen Sie sich nur noch die Kriterien für die Auswahl des besten KI-Produktivitätstools ansehen dein Geschäftsanforderungen.

So wählen Sie die besten KI-Produktivitätstools für Ihre Bedürfnisse aus

Die Auswahl von KI-Tools zur Steigerung der Produktivität ist nicht so schwierig, erfordert jedoch sorgfältige Überlegungen von Ihrer Seite. Es gibt einige Faktoren, die Sie berücksichtigen müssen, um sicherzustellen, dass das Tool Ihren Zielen, bestehenden Abläufen und Anforderungen entspricht.

Wenn Sie also auswählen, welches KI-Tool und welche App Sie zur Produktivitätssteigerung verwenden möchten, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Für welche Aufgaben benötigen Sie das Tool: Überlegen Sie genau, was Sie mit einem solchen Tool erreichen möchten. Benötigen Sie es, um Ihren Kundensupport zu verbessern? Müssen Sie sich wiederholende Aufgaben wie die tägliche Generierung von Inhalten erledigen? Oder benötigen Sie es für Brainstorming-Ideen?
• Wie das Tool Ihnen helfen könnte, Ihre Produktivität zu verbessern: Wählen Sie also nach der Analyse Ihrer Ziele und Bedürfnisse ein Tool aus, mit dem Sie dieses bestimmte Ziel erreichen können. Wenn Sie beispielsweise ein Tool zum Generieren von Bildern benötigen, wählen Sie keines aus, das das Erstellen von Notizen automatisiert.
• Die Funktionen des Tools: Achten Sie bei Ihrer Recherche auf die Fähigkeiten der einzelnen Tools. Vergleichen Sie ihre KI-Funktionen und prüfen Sie, ob sie Ihren Zielen, Ihrem Budget und Ihren Anforderungen entsprechen.
• Die Integrationen des Tools mit anderen Tools: Sehr wichtig! Das gewählte System sollte mit Ihren vorhandenen Systemen kompatibel sein, um sicherzustellen, dass es reibungslos funktioniert und Ihren Betrieb nicht stört.
• Die Preisgestaltung des Tools: KI-Tools sind nicht so billig. Selbst für große Unternehmen ist dies eine enorme Investition. Überlegen Sie sich also genau, was Sie von einem solchen Tool erwarten. Und planen Sie Ihr Budget entsprechend.

Die Quintessenz

KI-Produktivitätstools werden aufgrund ihrer vielen Anwendungsfälle eine größere Rolle in der Zukunft eines Unternehmens spielen. Immer mehr Unternehmen werden sie verwenden, um ihre Arbeitsabläufe zu verbessern und die Effizienz und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz zu steigern.

Es gibt jedoch ein Tool, das sich von der Masse abhebt: Guru.

Guru ist ein Tool, das Ihnen alle Antworten liefert und dafür sorgt, dass alle in Ihrem Team auf das Ziel Ihres Unternehmens ausgerichtet sind. Durch die Macht der KI kann Guru vertrauenswürdige Informationen mit Quellen bereitstellen, ohne dass du deinen Browser oder Slack verlassen musst.

Interessiert? Nun, es gibt nur noch eine Sache zu tun und das ist melde dich für Guru an.

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