SharePoint es una solución altamente flexible y escalable de Microsoft que ayuda a las personas a crear sitios web de intranet listos para usar. 

Desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones, puedes usar SharePoint para crear sitios de intranet que satisfagan diversas necesidades y sean altamente exitosos. Esa es la razón por la cual hoy te mostraremos ejemplos del mundo real de diferentes intranets, para que puedas inspirarte para tu propio sitio web de SharePoint. 

En resumen, vas a descubrir las funciones clave de la plataforma SharePoint y algunas buenas alternativas a la misma, así como explorar las diferentes posibilidades que tienes con esta herramienta. 

¿Qué es Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint es una herramienta con muchos usos. Puede ser una plataforma de intercambio de documentos o una herramienta de inteligencia empresarial (BI). Al mismo tiempo, puedes usarlo como tu sistema de gestión de contenido (CMS) o un sitio web colaborativo. 

La flexibilidad que ofrece Microsoft SharePoint lo hace valioso en un entorno empresarial y para una amplia gama de necesidades organizativas. 

Por ejemplo, puedes desarrollar una base de conocimiento donde los empleados pueden acceder a tutoriales, mejores prácticas, guías, etc. 

Y eso es solo el comienzo.

Pero antes de llegar a los ejemplos y explorar los usos de SharePoint en mayor profundidad, veamos qué es un sitio de SharePoint. 

¿Qué son los sitios de SharePoint?

En términos simples, los sitios de SharePoint son espacios de trabajo que contienen tu contenido, como documentos, enlaces, eventos, imágenes o videos. Su principal propósito es servir como un espacio colaborativo para que tu equipo trabaje juntos de manera eficiente, por ejemplo, compartiendo documentos y calendarios entre sí. 

Pero los sitios de SharePoint también pueden ser sitios web diseñados para un consumo más amplio, generalmente para compartir noticias e informes. 

Lo que esto significa es que puedes crear tantos sitios web de SharePoint como desees. Por ejemplo, puedes construir un sitio al que solo tu departamento de recursos humanos pueda acceder, mientras que también hay uno más general para toda tu organización. 

¿Qué son las páginas de SharePoint?  

Una página de SharePoint es parte de un sitio de SharePoint (no debe confundirse entre sí). Piensa en ellas como los bloques de construcción de tu sitio de SharePoint; un sitio web se compone de una o más páginas llenas de contenido. 

Una página es un lugar donde puedes mostrar tu contenido de manera estructurada, clara y visualmente atractiva. 

Por ejemplo, puedes tener páginas wiki que permiten la colaboración en tiempo real entre tus empleados. Con esta plataforma colaborativa, los usuarios pueden crear contenido y recibir actualizaciones más rápidamente. 

Una cosa más: no tienes que meter toda tu información en una sola página. Puedes dejar que el diseño del sitio web respire segmentando tu contenido en diferentes páginas. 

¿Qué son las partes de SharePoint?

Las partes web de SharePoint son componentes modulares que te permiten agregar características y funcionalidades a tu sitio de SharePoint. Piensa en ellas como elementos que hacen que la página de SharePoint sea visualmente atractiva e interactiva. 

El propósito de las partes web de SharePoint es incorporar contenido dinámico y elementos interactivos para estructurar y optimizar la página. 

Por ejemplo, puedes usar partes web para mostrar contenido de diversas fuentes, como artículos de noticias, anuncios o informes. Pero también puedes usar partes web para almacenar archivos y organizarlos en carpetas. 

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¿Cuáles son las características clave del sitio de SharePoint?

Podrías pensar que Microsoft SharePoint ha quedado en el pasado, pero te sorprenderías de cuántas funciones innovadoras tiene. Veamos qué capacidades hacen que SharePoint sea una potencia: 

• Gestión de contenido: Una cosa que Microsoft SharePoint hace bien es ayudar a los usuarios a crear y gestionar contenido. Puedes organizarlo en carpetas, subir documentos en diferentes formatos y almacenarlos en un lugar central. De esta manera, garantiza que todos trabajen con información actualizada. 
• Capacidades de colaboración: Usar SharePoint facilita que tu gente colabore y comparta información entre sí para que puedan trabajar juntos de manera más productiva. Además, puedes hacer un seguimiento de tus proyectos más fácilmente, organizar documentos y trabajar en la misma versión del documento. 
• Inteligencia empresarial: Con las herramientas de BI de SharePoint, puedes elaborar informes y paneles útiles y poderosos. Además de crear gráficos interactivos creativos y otras visualizaciones, también puedes tomar mejores decisiones basadas en datos.
• Automatización de flujos de trabajo: Otra gran cosa que hace Microsoft SharePoint es automatizar tareas mundanas y repetitivas y optimizar flujos de trabajo. Por ejemplo, puedes configurar un flujo para enviar notificaciones cada vez que alguien realice cambios en un documento. 
• Funcionalidad de búsqueda: A través de potentes capacidades de búsqueda, SharePoint te permite encontrar contenido relevante de manera muy fácil, ya sea un documento específico o un proyecto. 
• Características sociales: SharePoint pone énfasis en lo social. Es por eso que tiene características sociales que permiten a los usuarios conectarse con sus colegas y compartir conocimientos fácilmente. Además, SharePoint te permite crear entornos (similares a una comunidad) donde las personas pueden compartir ideas y trabajar juntas en proyectos. 

En conclusión, SharePoint es útil para mantener un espacio de trabajo colaborativo y optimizar tu flujo de trabajo para que satisfaga todas tus necesidades. 

Finalmente hemos llegado a la parte que tanto has deseado: los ejemplos. 

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10 ejemplos de sitios de SharePoint para inspirarte

Vamos a revisar 10 ejemplos de sitios de SharePoint de diferentes tipos que encenderán tu creatividad. 

1. Sitios de planificación de eventos

Este tipo de sitio de SharePoint es para presentar eventos corporativos, reuniones o conferencias. El propósito de esto es compartir información sobre el evento con personas interesadas, como lo que aprenderán, la fecha, dónde registrarse, etc. Incluso puede responder preguntas frecuentes. 

Dichos sitios de SharePoint suelen tener características como calendarios de eventos, listas de asistentes o una cuenta regresiva.

Aspectos destacados del ejemplo:

• Muestra el programa en su totalidad para que las personas puedan planear su día en consecuencia. 
• Tiene una sección de preguntas frecuentes, que es útil para aquellos que desean saber más sobre el evento. 
• Ofrece una descripción de las sesiones y quiénes son los oradores invitados. 

2. El centro 

Hay muchos tipos de centros, como centros de recursos, sociales o temáticos. Su objetivo es conectar sitios relacionados bajo un tema o proyecto común. Las características incluyen navegación unificada, branding consistente o agregación de contenido. 

Por ejemplo, el tema común de tu sitio de SharePoint es el comercio minorista. Puedes desglosar este amplio tema en múltiples sitios relacionados. Así, puedes tener una página dedicada al comercio electrónico y otra a la moda, todas conectadas bajo el mismo sitio. 

Puedes dedicar toda una página de SharePoint a una rama particular de tu negocio y solo las personas involucradas pueden acceder a los recursos sobre ese tema.

Aspectos destacados del ejemplo:

• Cuenta con un tablón de anuncios donde puedes ver contenido recientemente subido, así como los documentos más vistos y más queridos. 
• Una funcionalidad de búsqueda que permite a los usuarios encontrar lo que necesitan. 
• Un botón de “Haz un recorrido” que los nuevos usuarios pueden hacer clic para ser guiados por el sitio y aprender a usarlo. 

3. Sitios de aprendizaje y desarrollo (L&D)

Los sitios de L&D son buenos para albergar programas de capacitación y cursos, así como para mantener recursos educativos. Es un centro para las oportunidades de aprendizaje de tu organización, especialmente si quieres integrar a nuevos empleados o enseñarles una nueva habilidad.

Por lo general, los sitios de L&D tienen módulos de capacitación, catálogos de cursos y seguimiento de certificaciones para asegurar que se pone énfasis en el aprendizaje. 

Aspectos destacados del ejemplo:

• Cuenta con un carrusel con recursos importantes que podrían interesar al usuario. 
• Tiene una sección dedicada a promover próximos eventos. 
• Comparte la declaración de misión de la empresa y el objetivo del sitio. 

4. Sitios de wiki empresarial

Conocidos también como la base de conocimiento, los sitios de wiki empresarial de SharePoint son buenos para albergar información a nivel empresarial, como directrices de marca, preguntas frecuentes y muchos otros recursos útiles para tu negocio. 

Estos sitios también cuentan con funcionalidades de creación de contenido y colaboración, que permiten a los usuarios gestionar y organizar el contenido como deseen. Pero su característica más destacada es la búsqueda, que facilita que las personas encuentren la información que necesitan. 

Aspectos destacados del ejemplo:

• La barra de búsqueda es lo primero que las personas ven al entrar, así que conoces el verdadero propósito de este sitio de SharePoint. Además, tiene varias opciones de filtrado para refinar los resultados. 
• Hay una sección de noticias, pero no es el enfoque principal de este ejemplo. 
• Los documentos están categorizados en lo que se subió y archivos favoritos para que sea más fácil acceder a ellos cuando se necesiten. 

5. Sitios de recursos humanos

Este es un sitio de SharePoint dedicado al departamento de recursos humanos. Su propósito es gestionar los recursos de RRHH, como beneficios, compensaciones e incluso la integración de empleados. Como resultado, las principales características de este sitio incluyen manuales de empleados, listas de verificación de integración y información sobre beneficios. 

Aspectos destacados del ejemplo:

• Cuenta con una sección de preguntas frecuentes donde las personas pueden aprender cómo tomar una licencia, solicitar beneficios educativos y más. 
• Muestra eventos, como aniversarios laborales o promociones, así como días festivos, para que todos estén en la misma página. 
• Sección Pregunta a RRHH para preguntar si alguien necesita ayuda con algo. 

6. Sitios de blogs y noticias

De lo que se trata estos sitios de SharePoint es de compartir artículos, ideas y actualizaciones. Por lo general, presentan artículos sobre ciertos temas (como dar la bienvenida a un nuevo empleado), la capacidad de dejar comentarios e incluso fuentes RSS. 

Son altamente útiles para mantenerse al día con las tendencias de la industria, así como para ver lo que sucede en tu empresa. 

Aspectos destacados del ejemplo:

• El ejemplo cuenta con datos de participación, como vistas y gustos, para diferenciar entre artículos populares y no populares. 
• Cuenta con un feed separado con noticias basadas en la ubicación del usuario (en este caso, Londres) o preferencias, indicando que los usuarios pueden personalizar el sitio como deseen. 
• La mitad inferior del sitio presenta enlaces a recursos y aplicaciones que los usuarios podrían necesitar para completar sus tareas. 

7. Sitios de gestión de proyectos

Hay muchos sitios de SharePoint que puedes usar para varios proyectos. Lo que suelen hacer estos sitios es ayudar a los equipos a gestionar proyectos específicos a través de características como cronogramas, almacenamiento de documentos y asignación de tareas. 

Permiten que los miembros del equipo colaboren en el mismo proyecto, vean quién es responsable, los hitos del proyecto, el estado del proyecto, etc.

Aspectos destacados del ejemplo:

• Cuenta con una cuenta atrás para el lanzamiento del producto, así como una sección para hitos para facilitar el seguimiento del estado del proyecto. 
• Muestra documentos y actividades recientes con un resumen de  quién ha hecho qué y qué se ha cambiado. 
• Envíe recordatorios de fechas de vencimiento a través de las funciones de automatización de SharePoint. 

8. Sitios de centro de registros

Si desea una única fuente de verdad a la que la gente pueda acudir cuando quiera acceder al conocimiento completo de su empresa, entonces podría necesitar un sitio de centro de registros: un lugar que archiva y gestiona sus registros más importantes. 

Los sitios como estos suelen tener características como políticas de retención de registros, eDiscovery y retenciones de documentos. 

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Ejemplos destacados:

• Dispone de un cuadro de búsqueda que anima a los usuarios a buscar un archivo específico, así como a filtrar elementos para una búsqueda más avanzada. 
• El sitio se centra en la personalización, lo que significa que los usuarios pueden ver su colección e historial de búsqueda, así como recomendaciones populares o búsquedas anteriores. 
• Al final, se anima a los usuarios a dejar comentarios o incluso enviar su propio contenido. 

9. Sitios de ventas y marketing

Incluso las tiendas minoristas, de comercio electrónico o físicas pueden usar un sitio de SharePoint con fines de ventas y marketing. En esencia, estos sitios gestionan materiales de ventas, campañas y datos de clientes. 

También puede medir leads y compromiso, ver recursos y materiales valiosos, así como fomentar relaciones con su audiencia. 

Ejemplos destacados:

• Este ejemplo se centra en el equipo de gestión minorista y muestra los perfiles de los miembros del equipo. 
• Tiene una sección de noticias y anuncios y muestra eventos futuros. 
• Destaca recursos de uso frecuente y proporciona un acceso fácil a ellos. 

10. Sitios de innovación e ideación

Nuestro último ejemplo se centra en reunir y desarrollar nuevas ideas o proyectos. Es un lugar donde las personas pueden venir y dejar sus ideas a través de formularios de envío de ideas, por ejemplo. 

Pero estos sitios también pueden tener mecanismos de votación (para ver qué idea es más apreciada por los usuarios) y foros de discusión sobre diferentes temas. 

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Ejemplos destacados:

• Presenta un carrusel con recursos útiles para un nuevo empleado para ayudarlo a familiarizarse con la misión y la cultura de la empresa.
• Tiene una sección con noticias y eventos, así como una forma de participar en eventos programados. 
• Tiene un tablón de envío de ideas y una caja de sugerencias donde las personas pueden dejar sus pensamientos y preocupaciones. 

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¿Cuáles son algunas alternativas a SharePoint?

SharePoint es genial y tiene algunas características excelentes. 

Pero es bastante complicado de usar, especialmente para principiantes, y puede ser difícil de entender, mantener y configurar. Además, es bastante costoso en comparación con  otras alternativas.

En traducción, usar SharePoint no es muy amigable e intuitivo. Si desea ver alternativas, aquí hay algunas de las mejores opciones. 

Guru

Guru es una solución que ayuda a empresas de todos los tamaños a gestionar su conocimiento interno y buscar documentos e información relevantes en cualquier momento. 

Puedes pensar en Guru como tu base de operaciones para todas tus aplicaciones, chats y documentos. Dado que centraliza todo el conocimiento en una única biblioteca, siempre tendrás información relevante al alcance de tu mano. 

Además, Guru se integra con SharePoint para que puedas obtener lo mejor de ambos mundos. Con este poderoso dúo, puedes habilitar búsquedas potenciadas por IA y acceder fácilmente a la información dentro de SharePoint. 

Funciones clave:

• Sin cambios de contexto: Con Guru, no tienes que cambiar entre aplicaciones o chats. Debido a la integración de Guru con SharePoint, puedes recibir sugerencias contextuales y mejorar la productividad sin salir de tu flujo de trabajo. 
• Características de personalización: Puedes personalizar la base de operaciones como desees para dar a los usuarios una experiencia más personalizada. Los usuarios verán solo las cosas que quieren ver, lo que ayuda a mejorar el compromiso. 
• Búsqueda de IA empresarial: Obtén respuestas de cualquier lugar a través de la búsqueda de IA empresarial, cortesía de Guru. Como resultado, tus usuarios encontrarán respuestas a cada pregunta más rápido, mejorando la productividad. 

Confluence

Otra gran alternativa a SharePoint es Confluence, un espacio colaborativo compartido y amigable para el trabajo remoto que permite a los equipos colaborar y compartir ideas. Dado que el enfoque de Confluence está en la colaboración, es una solución ideal para crear y gestionar cualquier cosa, desde campañas de marketing hasta lanzamientos de productos. 

Lo que hace que Confluence sea increíble es que puedes poner a todos en la misma página a través de compartir y aprovechar el conocimiento. A través de su pizarra, los usuarios pueden capturar pensamientos en libre flujo y generar ideas fácilmente. 

Funciones clave:

• Edición en tiempo real: Puedes tomar notas fácilmente y perfeccionar ideas con esta herramienta, ya que puedes editar contenido junto con el equipo, incluso si están en diferentes zonas horarias. 
• Bases de datos dinámicas: Confluence ofrece un espacio colaborativo donde puedes organizar tu conocimiento y mantener a los equipos sincronizados con actualizaciones en tiempo real. 
• Comentarios: Optimiza tu proceso de retroalimentación con Confluence, ya que te permite comentar diseños. También puedes agregar elementos visuales como imágenes, emojis y GIFs. 

Igloo

Igloo es una herramienta de intranet diseñada para trabajadores de primera línea y del hogar, que les permite aumentar su productividad y mejorar la comunicación. Esta plataforma basada en la nube sirve como un sistema de gestión de contenido y una base de conocimiento, por lo que puedes capacitar, involucrar y retener a los trabajadores mientras reduces costos. 

Igloo es la casa perfecta para apoyar a tu fuerza laboral distribuida y mejorar la colaboración en toda tu empresa. 

Funciones clave:

• Características de asignación: Con Igloo, puedes asignar tareas o elementos pendientes a diferentes usuarios fácilmente y hacer un seguimiento de su progreso.
• Permisos: Igloo te permite cambiar permisos en cualquier momento. Así que, si no quieres que alguien vea y edite tu contenido, puedes cambiar los permisos según sea necesario. 
• Notificaciones: Igloo muestra solo los mensajes más importantes a los usuarios involucrados en el proyecto, por lo que es más fácil hacer un seguimiento de los cambios. 

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