SharePoint adalah solusi yang sangat fleksibel dan dapat diskalakan dari Microsoft yang membantu orang membuat situs intranet siap pakai. 

Dari bisnis kecil hingga perusahaan besar, Anda dapat menggunakan SharePoint untuk membuat situs intranet yang cocok untuk berbagai kebutuhan dan sangat sukses. Itulah sebabnya mengapa kami akan menunjukkan kepada Anda contoh nyata dari berbagai intranet hari ini, agar Anda dapat terinspirasi untuk situs SharePoint Anda sendiri. 

Secara ringkas, Anda akan menemukan fitur utama platform SharePoint dan beberapa alternatif yang baik, serta menjelajahi berbagai kemungkinan yang Anda miliki dengan alat ini. 

Apa Itu Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint adalah alat dengan banyak kegunaan. Ia bisa menjadi platform berbagi dokumen atau alat analisis bisnis (BI). Pada saat yang sama, Anda dapat menggunakannya sebagai sistem manajemen konten (CMS) atau situs kolaboratif. 

Fleksibilitas yang ditawarkan Microsoft SharePoint menjadikannya berharga dalam pengaturan bisnis dan untuk berbagai kebutuhan organisasi. 

Misalnya, Anda dapat mengembangkan basis pengetahuan di mana karyawan dapat mengakses tutorial, praktik terbaik, panduan, dan lain-lain. 

Dan itu baru permulaan.

Namun sebelum kita sampai pada contoh dan menjelajahi penggunaan SharePoint lebih dalam, mari kita lihat apa itu situs SharePoint. 

Apa Itu Situs SharePoint?

Dengan kata sederhana, situs SharePoint adalah ruang kerja yang berisi konten Anda, seperti dokumen, tautan, acara, gambar, atau video. Tujuan utama mereka adalah untuk berfungsi sebagai ruang kolaborasi bagi tim Anda untuk bekerja sama secara efisien - misalnya, berbagi dokumen dan kalender satu sama lain. 

Tetapi situs SharePoint juga bisa menjadi situs web yang dirancang untuk konsumsi yang lebih luas, biasanya untuk berbagi berita dan laporan. 

Apa yang berarti adalah Anda dapat membuat sebanyak mungkin situs SharePoint yang Anda inginkan. Misalnya, Anda dapat membangun situs yang hanya dapat diakses oleh departemen HR Anda, sementara ada juga yang lebih umum untuk seluruh organisasi Anda. 

Apa itu halaman SharePoint?  

Halaman SharePoint adalah bagian dari situs SharePoint (jangan bingung satu sama lain). Anggap saja mereka sebagai blok bangunan situs SharePoint Anda; sebuah situs web terdiri dari satu atau lebih halaman yang diisi dengan konten. 

Sebuah halaman adalah tempat di mana Anda dapat menampilkan konten Anda dengan cara yang terstruktur, jelas, dan menarik secara visual. 

Misalnya, Anda dapat memiliki halaman wiki yang memungkinkan kolaborasi real-time antara karyawan Anda. Dengan platform kolaboratif ini, pengguna dapat membuat konten dan mendapatkan pembaruan lebih cepat. 

Satu hal lagi: Anda tidak perlu memadatkan semua informasi Anda ke dalam satu halaman. Anda dapat membiarkan desain situs web bernapas dengan segmentasi konten Anda ke dalam halaman yang berbeda. 

Apa itu bagian SharePoint?

Bagian web SharePoint adalah komponen modular yang memungkinkan Anda menambahkan fitur dan fungsionalitas ke situs SharePoint Anda. Anggap saja mereka sebagai elemen yang membuat halaman SharePoint menarik secara visual dan interaktif. 

Tujuan bagian web SharePoint adalah menggabungkan konten dinamis dan elemen interaktif untuk menyusun dan mengoptimalkan halaman. 

Misalnya, Anda dapat menggunakan bagian web untuk menampilkan konten dari berbagai sumber, seperti artikel berita, pengumuman, atau laporan. Tetapi Anda juga dapat menggunakan bagian web untuk menyimpan file dan mengorganisasikannya ke dalam folder. 

‍

Apa Saja Fitur Utama Situs SharePoint?

Anda mungkin berpikir bahwa Microsoft SharePoint terjebak di masa lalu - tetapi Anda akan terkejut oleh seberapa banyak fitur inovatif yang dimilikinya. Mari kita lihat kemampuan apa yang membuat SharePoint menjadi alat yang sangat kuat: 

• Manajemen konten: Satu hal yang dilakukan Microsoft SharePoint dengan baik adalah membantu pengguna membuat dan mengelola konten. Anda dapat mengorganisirnya dalam folder, mengunggah dokumen dalam berbagai format, dan menyimpannya di satu lokasi pusat. Dengan cara ini, ia memastikan semua orang bekerja dengan informasi terbaru. 
• Kemampuan kolaborasi: Menggunakan SharePoint memudahkan orang-orang Anda untuk berkolaborasi dan berbagi informasi satu sama lain agar mereka dapat bekerja bersama lebih produktif. Ditambah, Anda dapat melacak proyek Anda lebih mudah, mengatur dokumen, dan bekerja pada versi dokumen yang sama. 
• Analisis bisnis: Dengan alat BI SharePoint, Anda dapat membuat laporan dan dasbor yang berguna dan kuat. Selain grafik interaktif yang kreatif dan visualisasi lainnya, Anda juga dapat membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data.
• Automasi alur kerja: Hal hebat lainnya yang dilakukan Microsoft SharePoint adalah mengotomatiskan tugas-tugas yang membosankan dan berulang serta menyederhanakan alur kerja. Misalnya, Anda dapat mengatur alur untuk mengirim pemberitahuan setiap kali seseorang membuat perubahan pada dokumen. 
• Fungsi pencarian: Melalui kemampuan pencarian yang kuat, SharePoint memungkinkan Anda menemukan konten relevan dengan sangat mudah, baik itu dokumen tertentu atau proyek. 
• Fitur sosial: SharePoint menekankan pada sosial. Itulah sebabnya ia memiliki fitur sosial yang memungkinkan pengguna terhubung dengan rekan-rekan mereka dan dengan mudah berbagi pengetahuan. Selain itu, SharePoint memungkinkan Anda membuat lingkungan (mirip dengan komunitas) di mana orang dapat berbagi ide dan bekerja sama dalam proyek. 

Sebagai kesimpulan, SharePoint berguna dalam mempertahankan ruang kerja kolaboratif dan menyederhanakan alur kerja Anda sehingga memenuhi semua kebutuhan Anda. 

Akhirnya kita tiba di bagian yang Anda nantikan: contoh-contoh. 

‍

10 Contoh Situs SharePoint untuk Menginspirasi Anda

Mari kita lihat 10 contoh situs SharePoint dari berbagai jenis yang akan memicu kreativitas Anda. 

1. Situs perencanaan acara

Jenis situs SharePoint ini digunakan untuk mempresentasikan acara, rapat, atau konferensi perusahaan. Tujuannya adalah untuk membagikan informasi acara kepada orang-orang yang tertarik, seperti apa yang akan mereka pelajari, tanggal, tempat pendaftaran, dll. Bahkan dapat menjawab pertanyaan yang sering diajukan. 

Situs SharePoint seperti ini biasanya memiliki fitur seperti kalender acara, daftar peserta, atau hitung mundur.

Sorotan contoh:

• Menampilkan jadwal secara keseluruhan sehingga orang dapat merencanakan hari mereka secara sesuai. 
• Memiliki bagian pertanyaan yang sering diajukan, yang berguna bagi mereka yang ingin mengetahui lebih lanjut tentang acara tersebut. 
• Memberikan deskripsi sesi dan siapa saja pembicara tamunya. 

2. Pusat 

Ada banyak jenis pusat, seperti pusat sumber daya, sosial, atau tema. Tujuan mereka adalah untuk menghubungkan situs terkait di bawah tema atau proyek yang sama. Fitur termasuk navigasi terpadu, branding konsisten, atau agregasi konten. 

Misalnya, tema umum dari situs SharePoint Anda adalah ritel. Anda dapat membagi topik umum ini menjadi beberapa situs terkait. Jadi, Anda dapat memiliki halaman yang didedikasikan untuk e-commerce dan yang lainnya untuk mode, semua terhubung di bawah situs yang sama. 

Anda dapat mendedikasikan seluruh halaman SharePoint untuk cabang tertentu dari bisnis Anda dan hanya orang-orang yang terlibat yang dapat mengakses sumber daya di subjek tersebut.

Sorotan contoh:

• Memiliki papan pengumuman di mana Anda dapat melihat konten baru yang diunggah, serta dokumen yang paling banyak dilihat dan disukai. 
• Fitur pencarian yang memungkinkan pengguna menemukan apa yang mereka butuhkan. 
• Tombol “Jelajahi” yang dapat diklik oleh pengguna baru untuk dibawa dalam perjalanan di seluruh situs dan belajar cara menggunakannya. 

3. Situs pembelajaran dan pengembangan (L&D)

Situs L&D baik untuk mengadakan program dan kursus pelatihan, serta menyelenggarakan sumber daya pendidikan. Ini adalah pusat untuk peluang belajar organisasi Anda, terutama jika Anda ingin memperkenalkan karyawan baru atau mengajarkan karyawan keterampilan baru.

Biasanya, situs L&D memiliki modul pelatihan, katalog kursus, dan pelacakan sertifikasi untuk memastikan penekanan pada pembelajaran. 

Sorotan contoh:

• Memiliki carousel dengan sumber daya penting yang mungkin menarik bagi pengguna. 
• Memiliki bagian yang didedikasikan untuk mempromosikan acara mendatang. 
• Membagikan pernyataan misi perusahaan dan tujuan situs tersebut. 

4. Situs wiki perusahaan

Juga dikenal sebagai basis pengetahuan, situs wiki perusahaan SharePoint baik untuk menyimpan informasi perusahaan secara luas, seperti panduan merek, FAQ, dan banyak sumber daya berguna lainnya untuk bisnis Anda. 

Situs-situs tersebut juga memiliki fungsionalitas pembuatan dan kolaborasi konten, yang memungkinkan pengguna untuk mengelola dan mengatur konten sesuai keinginan mereka. Tetapi fitur paling menonjolnya adalah pencarian, yang memudahkan orang untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan. 

Sorotan contoh:

• Bar alat pencarian adalah hal pertama yang orang lihat saat masuk, jadi Anda tahu tujuan sebenarnya dari situs SharePoint ini. Ditambah, ia memiliki berbagai opsi filter untuk menyaring hasil. 
• Ada bagian berita, tetapi bukan fokus utama dari contoh ini. 
• Dokumen-dokumen dikategorikan ke dalam apa yang diunggah dan file favorit sehingga lebih mudah diakses saat dibutuhkan. 

5. Situs sumber daya manusia

Ini adalah situs SharePoint yang didedikasikan untuk departemen sumber daya manusia. Tujuannya adalah untuk mengelola sumber daya HR, seperti manfaat, kompensasi, dan bahkan orientasi karyawan. Sebagai hasilnya, fitur utama situs ini termasuk buku pegangan karyawan, daftar periksa orientasi, dan informasi manfaat. 

Sorotan contoh:

• Memiliki bagian FAQ di mana orang dapat belajar cara mengambil cuti, mengajukan manfaat pendidikan, dan lainnya. 
• Menampilkan acara, seperti ulang tahun kerja atau promosi, serta hari libur sehingga semua orang berada di halaman yang sama. 
• Bagian Tanya HR untuk bertanya jika ada yang membutuhkan bantuan dengan sesuatu. 

6. Situs blog dan berita

Apa yang menjadi inti dari situs SharePoint ini adalah berbagi artikel, wawasan, dan pembaruan. Biasanya, mereka menampilkan artikel tentang topik tertentu (seperti menyambut karyawan baru), kemampuan untuk meninggalkan komentar, dan bahkan umpan RSS. 

Mereka sangat berguna untuk tetap up-to-date dengan tren industri, serta melihat apa yang terjadi di perusahaan Anda. 

Sorotan contoh:

• Contoh ini memiliki data keterlibatan, seperti tampilan dan suka, untuk membedakan antara artikel yang populer dan tidak populer. 
• Ia memiliki umpan terpisah dengan berita berdasarkan lokasi pengguna (dalam hal ini, London) atau preferensi, menunjukkan bahwa pengguna dapat mempersonalisasi situs sesuai keinginan mereka. 
• Bagian bawah situs menampilkan tautan ke sumber daya dan aplikasi yang mungkin dibutuhkan pengguna untuk menyelesaikan tugas mereka. 

7. Situs manajemen proyek

Ada banyak situs SharePoint yang dapat Anda gunakan untuk berbagai proyek. Apa yang biasanya dilakukan situs ini adalah membantu tim mengelola proyek tertentu melalui fitur seperti jadwal, penyimpanan dokumen, dan penugasan tugas. 

Mereka memungkinkan anggota tim berkolaborasi pada proyek yang sama, melihat siapa yang bertanggung jawab, tonggak proyek, status proyek, dll.

Sorotan contoh:

• Memiliki hitung mundur peluncuran produk, serta bagian untuk tonggak sejarah sehingga lebih mudah untuk melacak status proyek. 
• Menampilkan dokumen dan aktivitas terbaru dengan gambaran tentang  siapa yang melakukan apa dan apa yang telah diubah. 
• Kirim pengingat tanggal jatuh tempo melalui fitur otomatisasi SharePoint. 

8. Situs pusat catatan

Jika Anda menginginkan satu sumber kebenaran yang dapat diakses orang saat mereka ingin mengakses pengetahuan seluruh perusahaan Anda, maka Anda mungkin memerlukan situs pusat catatan – tempat yang mengarsipkan dan mengelola catatan terpenting Anda. 

Situs seperti ini biasanya memiliki fitur seperti kebijakan retensi catatan, eDiscovery, dan penahanan dokumen. 

‍

Contoh sorotan:

• Ini memiliki kotak pencarian yang mendorong pengguna untuk mencari file tertentu, serta menyaring item untuk pencarian lebih lanjut. 
• Situs ini berfokus pada personalisasi, yang berarti bahwa pengguna dapat melihat koleksi dan riwayat pencarian mereka, serta rekomendasi populer atau pencarian sebelumnya. 
• Di bagian bawah, pengguna didorong untuk memberikan umpan balik atau bahkan mengirimkan konten mereka sendiri. 

9. Situs penjualan dan pemasaran

Bahkan ritel, e-commerce, atau toko fisik dapat menggunakan situs SharePoint untuk tujuan penjualan dan pemasaran. Pada dasarnya, situs ini mengelola materi penjualan, kampanye, dan data pelanggan. 

Anda juga dapat mengukur prospek dan keterlibatan, melihat sumber daya dan materi yang berharga, serta memelihara hubungan dengan audiens Anda. 

Contoh sorotan:

• Contoh ini berfokus pada tim manajemen ritel dan menampilkan profil anggota tim. 
• Memiliki bagian berita dan pengumuman dan menampilkan acara yang akan datang. 
• Menyoroti sumber daya yang sering digunakan dan memberikan akses mudah kepada mereka. 

10. Situs inovasi dan ideasi

Contoh terakhir kami berfokus pada pengumpulan dan pengembangan ide atau proyek baru. Ini adalah tempat di mana orang dapat datang dan meninggalkan ide mereka melalui formulir pengajuan ide, misalnya. 

Tetapi situs ini juga dapat memiliki mekanisme pemungutan suara (untuk melihat ide mana yang paling dihargai oleh pengguna) dan forum diskusi untuk berbagai topik. 

‍

Contoh sorotan:

• Menampilkan carousel dengan sumber daya yang berguna bagi karyawan baru untuk membantu mereka mengenal misi dan budaya perusahaan.
• Ini memiliki bagian dengan berita dan acara, serta cara untuk berpartisipasi dalam acara yang dijadwalkan. 
• Memiliki papan pengajuan ide dan kotak saran di mana orang dapat meninggalkan pemikiran dan kekhawatiran mereka. 

‍

Apa Saja Alternatif SharePoint?

SharePoint sangat baik dan memiliki beberapa fitur hebat. 

Tetapi ini cukup rumit untuk digunakan, terutama bagi pemula, dan bisa sulit untuk dipahami, dipelihara, dan dikonfigurasi. Selain itu, ini cukup mahal dibandingkan dengan alternatif lain.

Dalam penerjemahan, menggunakan SharePoint tidak sangat ramah pengguna dan intuitif. Jika Anda ingin melihat alternatif, berikut adalah beberapa opsi terbaik. 

Guru

Guru adalah solusi yang membantu perusahaan dari semua ukuran mengelola pengetahuan internal mereka dan mencari dokumen serta informasi yang relevan kapan pun mereka mau. 

Anda dapat menganggap Guru sebagai basis rumah Anda untuk semua aplikasi, obrolan, dan dokumen Anda. Karena ini memusatkan semua pengetahuan dalam satu pustaka, Anda akan selalu memiliki informasi yang relevan di ujung jari Anda. 

Selain itu, Guru terintegrasi dengan SharePoint sehingga Anda bisa mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia. Dengan duo yang kuat ini, Anda dapat melakukan pencarian bertenaga AI dan mengakses informasi di dalam SharePoint dengan mudah. 

Fitur Utama:

• Tidak ada peralihan konteks: Dengan Guru, Anda tidak perlu beralih antara aplikasi atau obrolan. Karena integrasi Guru dengan SharePoint, Anda dapat mendapatkan saran kontekstual dan meningkatkan produktivitas tanpa meninggalkan alur kerja Anda. 
• Fitur kustomisasi: Anda dapat menyesuaikan basis rumah sesuai keinginan Anda untuk memberikan pengalaman yang lebih bermerk bagi pengguna. Pengguna hanya akan melihat hal-hal yang ingin mereka lihat, yang membantu meningkatkan keterlibatan. 
• Pencarian AI perusahaan: Dapatkan jawaban dari mana saja melalui pencarian AI perusahaan, berkat Guru. Sebagai hasilnya, pengguna Anda akan menemukan jawaban untuk setiap pertanyaan lebih cepat, meningkatkan produktivitas. 

Confluence

Alternatif hebat lainnya untuk SharePoint adalah Confluence, ruang kolaboratif yang ramah jarak jauh dan berbagi yang memungkinkan tim untuk berkolaborasi dan berbagi ide. Karena fokus Confluence pada kolaborasi, ini adalah solusi ideal untuk membuat dan mengelola apa pun, dari kampanye pemasaran hingga peluncuran produk. 

Apa yang membuat Confluence luar biasa adalah Anda dapat membuat semua orang berada di halaman yang sama melalui berbagi dan memanfaatkan pengetahuan. Melalui papan tulisnya, pengguna dapat menangkap pemikiran yang mengalir bebas dan membahas ide dengan mudah. 

Fitur Utama:

• Pengeditan waktu nyata: Anda dapat dengan mudah mencatat dan memperbaiki ide dengan alat ini, karena Anda dapat mengedit konten bersama tim, bahkan jika mereka berada di zona waktu yang berbeda. 
• Database dinamis: Confluence menawarkan ruang kolaboratif di mana Anda dapat mengorganisir pengetahuan Anda dan menjaga tim tetap sinkron dengan pembaruan waktu nyata. 
• Komentar: Permudah proses umpan balik Anda dengan Confluence karena ini memungkinkan Anda untuk memberi komentar pada desain. Anda juga dapat menambahkan elemen visual seperti gambar, emoji, dan GIF. 

Igloo

Igloo adalah alat intranet yang dibangun untuk pekerja di garis depan dan pekerja jarak jauh, memungkinkan mereka untuk meningkatkan produktivitas mereka dan meningkatkan komunikasi. Platform berbasis cloud ini berfungsi sebagai sistem manajemen konten dan basis pengetahuan, sehingga Anda dapat melatih, melibatkan, dan mempertahankan pekerja sambil mengurangi biaya. 

Igloo adalah rumah yang sempurna untuk mendukung tenaga kerja terdistribusi Anda dan meningkatkan kolaborasi di seluruh perusahaan Anda. 

Fitur Utama:

• Fitur penugasan: Dengan Igloo, Anda dapat dengan mudah memberikan tugas atau item yang perlu dilakukan kepada pengguna yang berbeda, dan melacaknya saat mereka berkembang.
• Izin: Igloo memungkinkan Anda untuk mengubah izin kapan saja. Jadi, jika Anda tidak ingin seseorang melihat dan mengedit konten Anda, Anda dapat mengubah izin sesuai kebutuhan. 
• Notifikasi: Igloo hanya menampilkan pesan paling penting kepada pengguna yang terlibat dalam proyek, sehingga lebih mudah untuk melacak perubahan. 

‍

Kini Terserah Anda!

Anda ingin tahu mengapa Guru adalah alternatif SharePoint yang hebat? Karena, dalam kata-kata salah satu pelanggan kami yang baik: 

“Guru membuatnya mudah ditemukan kartu pengetahuan berkualitas dengan cepat, sangat ramah pengguna, mudah memperbarui informasi yang ada, mengalir untuk membuat kartu baru, dan kemampuan SEO di dalam organisasi kami sangat baik.” 

Dan jika itu tidak cukup meyakinkan, lalu mengapa tidak mencobanya? Daftar untuk Guru hari ini dan alami sendiri. 

‍