¿Cómo pueden las organizaciones de gran escala automatizar sus flujos de trabajo y operaciones, y participar en una toma de decisiones más inteligente? Con una aplicación empresarial, por supuesto, de la que vamos a hablar en profundidad en este artículo. 

El mercado de aplicaciones empresariales está ganando popularidad entre las corporaciones y se proyecta que alcanzará $527.40 mil millones para 2030. Y está claro por qué: una herramienta así conecta tus departamentos y fomenta la colaboración para superar a tu competencia y hacer crecer tu negocio. 

Pero es posible que no estés convencido por las pequeñas cosas que has oído sobre las aplicaciones; por eso buscaste aprender más sobre ellas. Por suerte, has llegado al lugar correcto. 

Este artículo profundiza en los detalles y aprenderás: 

• Qué es una aplicación empresarial
• Los beneficios de usar una
• 10 tipos de aplicaciones empresariales
• Los desafíos de tales aplicaciones

¿Qué es una Aplicación Empresarial?

Una aplicación empresarial (EA) es un software diseñado para entornos corporativos como el gobierno, que a menudo alberga tareas complejas y grandes equipos. El objetivo de estas aplicaciones es automatizar diversas operaciones de la empresa y reducir la complejidad del proyecto.

Como resultado, una EA permite mejorar la productividad, la colaboración y la eficiencia en general, empoderando a las personas para compartir información de forma segura. 

El software de aplicación empresarial viene en diferentes formas y tamaños, tiene múltiples funciones y varía desde sistemas de gestión de contenido simples (CMS) hasta software de planificación de recursos empresariales (ERP) y programas que transforman el departamento de recursos humanos (HR). 

Una EA proporciona herramientas de software como servicio (SaaS) o herramientas locales. Algunos ejemplos comunes incluyen IBM, Microsoft, Funnel, SAP ERP — y más. Pero hablaremos más sobre ellos más tarde. 

La verdadera pregunta es ¿cuáles son los beneficios de una EA?? Encontraremos la respuesta en la siguiente sección. 

¿Cuáles son los Beneficios de las Plataformas de Aplicaciones Empresariales?

¿Vale la pena invertir en EAs? 

Si te has estado preguntando cuáles son las ventajas, ya no te lo preguntes. Aquí hay una breve lista: 

• Impulsar el crecimiento empresarial — El propósito de las EAs es mejorar las operaciones de tu negocio y promover un crecimiento sostenible que te acerque a tus objetivos. Como resultado, tus equipos tomarán mejores decisiones utilizando datos en tiempo real y asignando recursos de la empresa de manera efectiva. 
• Mejorar las relaciones con los clientes — ¿Alguna vez has soñado con que tus equipos trabajen juntos en armonía? Las EAs pueden hacer que tu deseo se haga realidad. Es una matemática sencilla, realmente: tus diferentes equipos son más productivos (y por lo tanto más felices) y pueden ofrecer un servicio más eficiente y interacciones significativas a tus clientes. ¡Gana-gana! 
• Aumentar la productividad de los empleados — Las EAs automatizan muchas funciones comerciales, es decir, las tareas mundanas que nadie quiere hacer, facilitando la colaboración. Además, ayudan con la gestión de datos: con toda la información en un solo lugar centralizado, reduces el tiempo que tus empleados pasan buscando lo que necesitan. 
• Disminuir costos — Puede ser costoso invertir en la EA correcta al principio, pero realmente vale la pena. Al automatizar tus operaciones y optimizarlas, obtendrás el valor de tu dinero y verás una reducción significativa de costos.
• Mejorar la comunicación — Tener toda la información a tu disposición es una gran ventaja de las EAs. No solo aumenta el trabajo en equipo, sino que también resulta en mayores tasas de satisfacción del cliente. 

Hay muchos otros beneficios que podríamos mencionar, como seguridad mejorada o procesos comerciales más eficientes. Las EAs también son flexibles, lo que significa que pueden escalar con tus necesidades empresariales. 

Pasando a otro tema, hablemos sobre los diferentes tipos de aplicaciones empresariales. 

¿Cuáles son los Tipos de Aplicaciones Empresariales?

¿Tienes curiosidad por saber cómo puedes usar las EAs? Vienen con muchas utilidades y funcionalidades y pueden respaldar tu negocio donde más lo necesites.

Aquí tienes una lista de los tipos más comunes: 

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Ahora, revisemos estos tipos de EAs y hablemos un poco sobre ellos (¡con ejemplos, por supuesto!). 

1. Búsqueda empresarial

Has oído hablar de las EAs e incluso de inteligencia artificial (IA) empresarial — pero, ¿has oído hablar de la búsqueda empresarial? ¿No? Bien, definámoslo.

En pocas palabras, la búsqueda empresarial es un tipo de software que los empleados utilizan para realizar búsquedas en bases de datos internas, documentos y aplicaciones. La principal atracción es que cualquiera puede encontrar la información que busca casi instantáneamente. 

Estas herramientas de búsqueda empresarial rompen silos y empoderan a los empleados para resolver problemas sin depender de un compañero, mejorando efectivamente la experiencia del cliente. 

Además, con todo el conocimiento de la empresa al alcance de la mano, los empleados pasan menos tiempo buscando y más tiempo haciendo el trabajo para el que fueron contratados, lo que lleva a una mayor eficiencia empresarial y colaboración entre equipos. 

Ejemplos: 

• Guru – Guru es una de las mejores herramientas de búsqueda empresarial con IA que existen. Con ella, puedes conectarte a las aplicaciones favoritas de tu empresa y obtener respuestas instantáneas directamente en tu flujo de trabajo. 

Mejor para: Guru es excelente para obtener información precisa siempre que más la necesites, simplemente escribiendo tu consulta. 

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2. Gestión de relaciones con los clientes (CRM)

El software CRM es una herramienta útil para manejar todo lo relacionado con el ciclo de vida del cliente, ya sea administrar y rastrear interacciones con posibles clientes o encontrar formas de retenerlos. 

Su propósito es automatizar procesos de ventas y mejorar las relaciones con los clientes, lo que lleva a una mayor satisfacción y mejor rentabilidad. 

Lo que principalmente hace una herramienta CRM es registrar información vital del cliente, como su dirección de correo electrónico, número de teléfono y preferencias personales sobre su canal de comunicación favorito. 

Además, almacena y organiza estos datos para que puedas tener una mejor comprensión de lo que quieren tus clientes de tus productos y servicios. 

¿Por qué deberías elegir una plataforma CRM? 

Porque mejora tus métricas de ventas, optimiza la gestión de contactos y permite la colaboración entre equipos, ayudando a todos a trabajar juntos para brindar una experiencia positiva a tus clientes. 

Ejemplos: 

• HubSpot – Una herramienta de cliente impulsada por IA que conecta a los equipos de ventas, marketing y atención al cliente en una sola plataforma. 

Mejor para: HubSpot es excelente para generar leads, construir embudos de ventas efectivos y ofrecer una mejor experiencia al usuario en cada etapa del embudo. 

• Salesforce – Una solución CRM integrada que utiliza IA para potenciar tus esfuerzos de marketing, ventas y atención al cliente para aumentar la productividad. 

Mejor para: Salesforce es adecuado para empresas de todos los tamaños y es estupendo para ayudar a tus clientes a tener éxito. 

3. Gestión de la cadena de suministro (SCM)

Las soluciones SCM se centran en optimizar y manejar los procesos de la cadena de suministro y el flujo de bienes de una empresa a otra. En general, las herramientas SCM deberían asegurar que la cadena de suministro sea lo más eficiente posible y no cause interrupciones, embotellamientos, llegadas tardías o situaciones riesgosas. 

Con una solución SCM, las empresas pueden controlar la producción y el envío del producto o servicio manteniendo un control más férreo sobre los inventarios, lo que a su vez reduce costos innecesarios. 

Hay más: un buen sistema SCM ofrece una conexión directa entre distribuidores, minoristas y fabricantes. Como resultado, mejora la visibilidad de la cadena de suministro, por lo que puedes anticipar retrasos potenciales y construir una sólida reputación de marca. 

Ejemplos: 

• Oracle SCM – Un básico en la industria de gestión de la cadena de suministro, ayudando a empresas de todos los tamaños a responder rápidamente a las demandas cambiantes. Con esta solución, puedes planificar mejor tus rutas para reducir interrupciones y minimizar costos. 

Mejor para: Oracle SCM es ideal para planificación de la cadena de suministro, fabricación, gestión de inventarios y logística. 

• SAP SCM – Un sistema SCM que conecta tus procesos y mejora el rendimiento empresarial, desde el diseño hasta la fabricación y entrega. Ofrece una visibilidad completa de tu rendimiento, ayudando a las empresas a contextualizar mejor las decisiones. 

Mejor para: SAP SCM es excelente para empresas que desean mitigar riesgos y fomentar un crecimiento empresarial más sostenible. 

4. Sistemas de contabilidad y facturación

¿No estás cansado de olvidar pagar a tus trabajadores a tiempo (porque tienes tanto trabajo) y de siempre escuchar quejas de ellos? Tienen razón al estar frustrados, pero puedes resolver fácilmente estos problemas con una herramienta de facturación. 

Los sistemas de contabilidad y facturación se refieren a software que rastrea los gastos, presupuestos y ganancias de una empresa. Piensa en cosas como el procesamiento de nómina, que asegura que pagues a los empleados a tiempo, o reportes financieros, que te muestran en qué has gastado. 

En resumen, estas herramientas de facturación monitorean y rastrean los gastos de tu empresa y automatizan el flujo de efectivo, como la emisión de facturas. Así que, eliminas la entrada manual de datos y obtienes visibilidad en tiempo real en tus pagos. 

Ejemplos: 

• Sage Intacct – Este sistema de contabilidad y nómina basado en la nube (también impulsado por IA) tiene un objetivo: automatizar las operaciones contables que llevan tiempo y fomentar el crecimiento empresarial. 

Mejor para: Sage Intacct es conocido por optimizar la contabilidad, HR y la gestión de nómina, pero también por ayudar a las empresas a presupuestar mejor sus iniciativas. 

• QuickBooks Enterprise – ¿Eres una gran empresa que necesita una buena y flexible solución contable? QuickBooks podría ser para ti, ya que te brinda las herramientas y el control sobre todo lo relacionado con tu flujo de efectivo. 

Mejor para: QuickBooks Enterprise optimiza tus procesos contables desde un solo panel intuitivo e incluso ofrece poderosas herramientas de informes para tus gastos. 

5. Gestión de contenido empresarial (ECM)

Cada empresa, sin importar su tamaño, tiene una enorme biblioteca de información, llena de documentos, imágenes y videos. Y mientras el 73% de las organizaciones tienen una estrategia de marketing de contenido en funcionamiento, ¿es realmente suficiente para manejar todo su contenido? 

En este caso, un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) es la solución ideal. Es básicamente una plataforma que puedes usar para gestionar y organizar los datos no estructurados de tu empresa, ya sean PDF, correos electrónicos, páginas web, etc. 

El propósito de la herramienta es automatizar el flujo de datos y eliminar la necesidad de documentos en papel. Solo los usuarios autorizados pueden acceder al repositorio para encontrar la información que buscan, ya que la mayoría de los ECM tienen características de autenticación que protegen tus datos de caer en manos equivocadas. 

Ejemplos: 

• DocuWare – Esta herramienta ECM facilita la recuperación y acceso a tus documentos empresariales cuando más los necesitas. DocuWare también enfatiza la seguridad de tu información y su protección contra los cibercriminales.  

Mejor para: DocuWare es una solución de gestión documental fácil de usar para grandes empresas (y pequeñas empresas) en múltiples industrias.

• Laserfiche – Una herramienta ECM basada en la nube que automatiza la gestión documental mientras se esfuerza por mantenerla segura y en cumplimiento con las normativas de la industria. 

Mejor para: Laserfiche es excelente para organizar tus datos en una única fuente de verdad y recuperar información mediante búsquedas rápidas. 

6. Inteligencia empresarial y análisis

Las aplicaciones de inteligencia empresarial (BI) están obsesionadas con todo lo relacionado con el análisis de datos, ya sea recopilación, análisis o reportes de datos. ¿Por qué lo necesitas, exactamente? Para ayudar a todos en tu negocio a tomar decisiones más informadas al convertir grandes volúmenes de datos en ideas prácticas. 

Las herramientas de BI presentan estos valiosos hallazgos a través de informes, paneles de control, gráficos y mapas que puedes compartir fácilmente con miembros del equipo y partes interesadas. 

¿Pero qué haces con estas ideas? Bueno, puedes identificar nuevas oportunidades de crecimiento y áreas donde puedes mejorar tus flujos de trabajo. O pronosticar tendencias y hacer predicciones sobre el comportamiento del cliente. 

Ejemplos: 

• Tableau – Software de inteligencia empresarial y análisis que ayuda a las empresas a entender sus datos y encontrar formas de actuar sobre ellos. A través de la última tecnología de inteligencia artificial, Tableau apoya a tu organización y lleva tu negocio hacia adelante. 

Mejor para: Tableau es para cualquier empresa que quiera ser más impulsada por los datos, ya sea en los servicios financieros, el sector público o las industrias de la salud. 

• SAS Business Intelligence – Lo que hace que esta herramienta sea única es que utiliza tanto inteligencia artificial como aprendizaje automático para analizar tus datos y proporcionar información valiosa a partir de ellos. Además, tiene capacidades de análisis aumentadas para un ciclo de análisis más rápido. 

Mejor para: SAS Business Intelligence permite a las empresas trabajar mejor y más inteligentemente a través de características avanzadas como inteligencia de ubicación y análisis aumentados. 

7. Gestión del capital humano (HCM)

Tu departamento de recursos humanos es una parte crítica de tu empresa, una que determina tu capacidad para retener empleados y proporcionar una gran experiencia a los empleados. 

En términos simples, una solución de gestión de capital humano es una plataforma que automatiza varias tareas de RRHH, como la incorporación de nuevos empleados, el reclutamiento de talento calificado o el seguimiento de tiempo y asistencia. 

Una solución de HCM libera el tiempo de tu departamento de recursos humanos, permitiendo al personal de RRHH centrarse en construir y fortalecer relaciones con tus empleados. Además, asegura que tus procesos sean más eficientes, que las personas que contratas estén cualificadas y que las capacites de manera efectiva para el puesto al que se postularon. 

Ejemplos: 

• Workday HCM – Una de las herramientas de HCM más populares, Workday HCM elimina las tareas manuales de RRHH y permite a las empresas impulsar la agilidad de la fuerza laboral a gran escala a través de una tecnología incomparable, incluyendo análisis aumentados y aprendizaje automático. 

Mejor para: Workday HCM es para aquellos que desean optimizar su fuerza laboral y mantener a los empleados felices con respecto a sus beneficios, compensación, nómina, etc. 

• BambooHR – Esta se trata de facilitar la vida a los gerentes de RRHH. Con bases de datos de empleados, nómina, contratación y funciones de incorporación, BambooHR simplifica las tareas de RRHH en una sola plataforma. 

Mejor para: Esta herramienta es ideal para cualquier gran empresa que sueñe con tener un departamento de RRHH que funcione como un reloj. 

8. Planificación de recursos empresariales (ERP)

Los sistemas ERP tienen un trabajo: gestionar, optimizar y automatizar las operaciones comerciales diarias como contabilidad, recursos humanos y fabricación. 

Ya sea in situ o en la nube, las soluciones de planificación de recursos empresariales conectan e integran diferentes departamentos en un solo sistema. Esta fusión ayuda a proporcionar transparencia y visibilidad en tus actividades comerciales. 

Como resultado, puedes tomar decisiones mejores y más informadas sobre tus procesos, así como recibir datos más precisos y consistentes. Además, eliminas silos de datos innecesarios y compartes información más fácilmente. 

Esta eficiencia se traduce en una colaboración mejorada entre los usuarios, menores costos operativos debido a procesos optimizados y un riesgo reducido en cuanto a la integridad de los datos. 

Ejemplos: 

• SAP ERP – SAP S/4HANA Cloud (más comúnmente conocido como SAP ERP) es una solución ERP que habilita la transformación de tu negocio a través de IA y análisis avanzados. 

Mejor para: Esta solución ERP es el comienzo perfecto para tu viaje de migración de ERP, capaz de impulsar la innovación y ayudarte a superar a tus rivales. 

• NetSuite – Si deseas optimizar tus procesos comerciales al máximo, NetSuite es la mejor solución en la nube para usar. Con NetSuite, obtienes visibilidad sobre tus procesos y tomas decisiones más inteligentes. 

Mejor para: Ten la seguridad de que NetSuite es una solución que proporciona todos los recursos que necesitas para impulsar la innovación y adaptarte rápidamente a cualquier cambio en las demandas del mercado. 

9. Sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) 

La mejor manera de capacitar a los nuevos empleados (e incluso a los veteranos en tu empresa) es a través de un sistema de gestión del aprendizaje. 

Generalmente, LMS se refiere a las aplicaciones de software utilizadas para la capacitación y las iniciativas de aprendizaje de una empresa. Por ejemplo, quieres implementar un nuevo creador de sitios web de IA en tu empresa, pero tus empleados no tienen idea de cómo usar uno. 

Aquí es donde un LMS resulta útil. El instructor crea y entrega el contenido necesario para sus estudiantes a través de una interfaz fácil de usar. La mayoría de los LMS ofrecen una forma de rastrear el progreso de cada estudiante, ver cómo les va y qué tan involucrados están (es decir, la participación de los estudiantes). 

Los beneficios de un LMS incluyen una mayor accesibilidad al aprendizaje electrónico, eliminando la necesidad de sentarse en clases físicas y una fácil distribución de materiales de aprendizaje. 

Ejemplos: 

• TalentLMS – TalentLMS viene con una interfaz intuitiva que facilita la creación de los materiales de capacitación necesarios. Es una herramienta accesible en cualquier dispositivo, por lo que los estudiantes pueden saltar a una sesión en cualquier momento que quieran aprender algo nuevo.  

Mejor para: Este LMS es ideal para crear materiales de capacitación con solo unos pocos clics. 

• 360Learning – 360Learning es una plataforma de aprendizaje colaborativo que ayuda a las empresas a construir una cultura de aprendizaje y colaboración a través de la creación de cursos impulsada por IA. 

Mejor para: Esta solución de automatización de LMS trabaja arduamente para agilizar el flujo de trabajo de aprendizaje conectando tus sistemas empresariales; además, crear integraciones personalizadas a través de la API de 360Learning es muy fácil.

10. Herramientas de gestión de proyectos

Nuestro último ejemplo de EA son las herramientas de gestión de proyectos, que son esencialmente plataformas construidas para ayudar a equipos o individuos a gestionar sus proyectos de manera productiva. 

Las soluciones de gestión de proyectos abarcan todo, desde la planificación y organización (asignación de roles, tareas y responsabilidades) hasta la gestión de los recursos asociados con el proyecto. 

Con una herramienta de este tipo en tu kit, podrás automatizar tareas tediosas, lo que a su vez incrementará tu eficiencia. Además, proporciona visibilidad completa sobre el progreso de tu proyecto. Habrá una mínima falta de comunicación y interrupciones a medida que los miembros del equipo verán lo que debe hacerse, quién está haciendo qué, etc. 

Lo que también significa que entregarás tus productos más rápido que nunca. 

Ejemplos: 

• Asana – Una herramienta de gestión de proyectos popular con muchas vistas de proyectos, tales como kanban, gráficos de Gantt, listas, etc. Atrae a los usuarios con una interfaz de usuario atractiva, pero también con características avanzadas como seguimiento de tiempo, gestión de recursos, y más. 

Mejor para: Asana es ideal para empresas en los departamentos de operaciones, marketing y TI, donde puede manejar todo tipo de proyectos y requisitos complejos. 

• Monday.com – Aunque tienes una buena razón para odiar los lunes, no odiarás esta herramienta de gestión de proyectos. Con muchas plantillas en su arsenal y una interfaz fácil de usar, aumentarás tus niveles de productividad y optimizarás las asignaciones de proyectos. 

Mejor para: Monday.com es excelente para negocios de todos los tamaños debido a su multitud de plantillas, paneles personalizables y automatizaciones. 

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Así como Yin siempre viene con Yang, los EAs vienen con sus dolores de cabeza ocasionales.

Veamos cuáles son. 

¿Cuáles son los desafíos de las aplicaciones empresariales?

El mercado de software de aplicaciones empresariales continuará siendo competitivo en los próximos años. Según la Encuesta SaaSPath de IDC 2023, el 46% de las organizaciones están planeando reemplazar sus sistemas actuales dentro de los próximos tres años. 

Aunque eso es una buena noticia y los EAs son geniales, también vienen con su parte de desafíos. Aquí están: 

• Integraciones de terceros: Algunas aplicaciones empresariales no se integran bien con tus sistemas existentes. El proceso de integrar la herramienta en tu organización puede ser lento y demasiado complejo. 

Solución: La solución a este dilema es simple. Para asegurarte de que la herramienta se integre bien con tus otras soluciones y facilite una fácil configuración, utiliza middleware y API. 

• Costos de implementación y mantenimiento: Si bien verás una reducción de costos a largo plazo (después de la implementación del EA), el costo de la implementación inicial y las tarifas de mantenimiento continuas desanimarán a muchas empresas. 

Solución: Al investigar tus opciones, busca herramientas basadas en la nube que tengan modelos de pago por uso, lo que significa que pagas tanto como consumes. Esto ayuda a las empresas a gestionar mejor los gastos y evitar pagar por lo que no necesitan realmente. 

• Seguridad y cumplimiento: Hay tantas regulaciones, como el GDPR y HIPAA, que es difícil mantenerse al día con todas ellas. Por eso asegurar la seguridad de los datos y el cumplimiento de las normas del sector es un desafío para la mayoría de las empresas. 

Solución: Algunas EAs vienen con medidas de seguridad robustas que aseguran que cumples con todas las regulaciones del sector. Además, busca herramientas con cifrado, control de acceso y auditorías regulares para mantener a salvo tus datos sensibles. 

• Escalabilidad y personalización: Es difícil encontrar una solución que se adapte a las necesidades de tu negocio al 100%. Más aún si es inflexible y no puedes personalizarla como desees. 

Solución: Encuentra un EA que tenga una arquitectura flexible y muchas opciones de personalización, como complementos. También debería ser lo suficientemente flexible como para escalar a medida que tu negocio crece. 

• Capacitación y adopción por parte del usuario: No todos los usuarios saben cómo usar una herramienta de gestión de proyectos, sin importar cuán intuitiva sea la interfaz de usuario. Puede ser un obstáculo significativo para las empresas, uno que lleva mucho tiempo superar. 

Solución: En este caso, deberías gastar tus recursos en programas de capacitación y materiales que enseñen a tus empleados cómo usar la herramienta. Además, antes de comprometerte, pon la herramienta a prueba para ver si satisface las necesidades de tu equipo. 

• Inactividad y soporte técnico: La inactividad afecta seriamente la continuidad del negocio; si no tienes a alguien que te ayude cuando surgen problemas, obstaculizará tus esfuerzos. 

Solución: Busca herramientas con soporte 24/7 y fuertes Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA). Puedes medir esto preguntando a los proveedores directamente o mirando las reseñas. El proveedor debería poder resolver tus problemas rápidamente, ya sea a través de llamadas o guías de solución de problemas. 

• Determinación del ROI: Si la herramienta no tiene capacidades de análisis e informes, es difícil rastrear su rendimiento y otros indicadores clave que te ayuden a mejorar tu negocio. 

Solución: Asegúrate de rastrear indicadores clave de rendimiento (KPI) claros y utiliza herramientas de análisis avanzadas para obtener una visión completa del uso y rendimiento del EA. 

En general, los EAs deberían cambiar la forma en que trabajas para mejor, a pesar de estos desafíos. 

La conclusión

Con tantos tipos de aplicaciones empresariales, elegir una que realmente tenga un impacto es un poco dolor de cabeza.

Podemos ayudar aún más al decirte que Guru, una herramienta líder en gestión del conocimiento y búsqueda de IA empresarial, es la que necesitas para agilizar tus flujos de trabajo y aumentar tu productividad. 

No tienes que creer nuestra palabra. Aquí está lo que las personas tienen que decir sobre ella: 

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