Compartir conocimiento entre departamentos es el alma de cualquier negocio exitoso. Después de todo, ¿cómo pueden los equipos colaborar de manera efectiva sin una forma de intercambiar información fácilmente? El software wiki ofrece una forma sencilla de crear, organizar y compartir conocimiento en toda la empresa. Pero, ¿cuál es el mejor software wiki? Eso es lo que vamos a cubrir en esta  guía.

¿Qué es el software wiki?

Un wiki es una plataforma centralizada basada en la web que permite a los empleados acceder y documentar información fácilmente. En resumen, es una única fuente de verdad para información de confianza. Idealmente, tu wiki se integrará en tus flujos de trabajo existentes a través de extensiones de navegador, permitiendo a los empleados acceder al contenido sin cambiar de pestaña. Aquí hay algunos ejemplos de contenido que puedes encontrar en un wiki interno de la empresa:

• Nuevas características de productos o actualizaciones de procesos
• Políticas de RRHH sobre tiempo libre
• Plantillas de gestión de proyectos
• Lugares locales para almuerzos de equipo

Los wikis orientados al exterior funcionan un poco diferente a los orientados al interior. Tienden a incluir manuales de productos para los usuarios finales. Mientras actúan como un centro de información autoritativo, los wikis públicos contienen contenido adaptado específicamente para los clientes, socios y otros interesados externos.

Tipos de software wiki

Alojado

Un wiki alojado incluye herramientas SaaS que no requieren tiempo de desarrollador interno. La seguridad y el mantenimiento del software de un wiki alojado son gestionados por la empresa de alojamiento. Por lo general, hay un poco menos de flexibilidad con el diseño del wiki, sin embargo, se requiere menos trabajo para gestionar el wiki en sí, para que puedas pasar más tiempo enfocándote en el contenido que vive dentro de él.

Autohospedado

El software wiki autohospedado (por ejemplo, MediaWiki) es de código abierto y requiere la participación continua del desarrollador para mantener la seguridad y la organización de la plataforma. Por lo general, el software wiki autohospedado es más personalizable para cada usuario único, siendo el inconveniente que suelen ser mucho más trabajo para mantener.

¿Por qué usar software wiki?

Centraliza la información de la empresa

Buscar entre innumerables fuentes para encontrar una sola pieza de información es un clásico desperdicio de tiempo para la mayoría de nosotros. Según McKinsey, los empleados pierden horas cada semana recopilando y buscando información. Este es un tiempo que podría gastarse mejor colaborando con compañeros y resolviendo problemas de manera creativa. El software wiki centraliza toda la información de la empresa en una única fuente de verdad–para que todos sepan exactamente dónde ir para encontrar información fiable y relevante. 

Terminar con la sobrecarga de información

Piezas de conocimiento en porciones pequeñas son la clave al comunicar información importante en toda una organización. Demasiadas piezas de contenido largo imponen una carga a los empleados para leer y recordar más de lo que pueden retener de manera realista. Cuando se proporciona a los empleados información en porciones pequeñas y pueden acceder a ella de nuevo cuando la necesitan, la sobrecarga de información se convierte en cosa del pasado. 

Brindar a todos la información que necesitan para destacar en su trabajo

Todos quieren sentir que están armados con la información que necesitan para hacer bien su trabajo. La falta de recursos que uno necesita para sentirse apoyado en su rol es uno de los principales catalizadores del agotamiento, el cual ha ido en aumento. El software wiki proporciona a todos la información que necesitan, siempre que necesiten acceder a ella. No tienen que presionar a los expertos en la materia para obtener respuestas a sus preguntas, más bien pueden encontrar todo el conocimiento que necesitan al alcance de su mano.

Proporcionar una única fuente de verdad que tu equipo realmente usa

Sin un wiki como única fuente de verdad, corres el riesgo de utilizar información duplicada y poco fiable para informar decisiones y procesos. Envía a todos a un solo lugar para información y asegúrate de mantener esa información actualizada. Es una solución simple que mantiene a todos en la misma página. 

Potenciar la colaboración sin esfuerzo

Una buena comunicación interna conduce a una colaboración fluida que a su vez lleva a operaciones de empresa suaves y exitosas. El software wiki permite a todos en la empresa crear y editar información, convirtiendo el wiki en una base para la colaboración sin esfuerzo. Cada experto en la materia está contribuyendo con su experiencia a una única fuente de información que es accesible para todos. ¡Adiós, silos de información! 

Mantener la información de la empresa actualizada sin esfuerzo

El mejor software wiki tiene un sistema de verificación de contenido incorporado. Esto permite al creador de la información establecer un temporizador para cuando necesita revisar y volver a verificar esa información. Esto asegura que la información de la empresa se mantenga actualizada y relevante, mientras se previene que alguien haga referencia sin saber a un conocimiento poco fiable. 

Asegúrate de que la información sobre productos verificada por expertos esté en manos de todos en soporte, ventas y marketing

A medida que se realizan actualizaciones a los productos, todos necesitan estar al tanto. Esto incluye soporte técnico, ventas, marketing, especialistas en productos y más. Según PwC, el 17% de los consumidores se alejarán de una marca después de una mala experiencia. Por lo tanto, es fundamental que los equipos tengan acceso a información fiable en sus interacciones con los clientes. Deja que los expertos en la materia documenten y verifiquen su información, para que los demás sepan que el conocimiento que están leyendo es preciso y fiable. 

Empoderar a los agentes de soporte para ofrecer un servicio al cliente de clase mundial

El fácil acceso a la información beneficia a los agentes de soporte de dos maneras. Primero, les permite mantenerse actualizados, proporcionando a los clientes la información que es más relevante para ellos. En segundo lugar, proporciona acceso rápido al conocimiento para que los agentes de soporte puedan responder preguntas en tiempo real–eliminando el tiempo de espera entre la pregunta de un cliente y la respuesta del soporte.

¿Qué ingredientes tiene el mejor software wiki?

No todos los wikis son iguales. Hay algunas características clave a tener en cuenta al elegir el mejor wiki para tu equipo. 

Fácil de usar

Agregar una nueva herramienta a cualquier flujo de trabajo es temido por la mayoría de los empleados–es solo otra cosa que aprender además de las tareas diarias. El software wiki debería resolver problemas, no crear dolores de cabeza adicionales. Debería tener un diseño intuitivo y una jerarquía de contenido que promueva la creación de contenido fácil.  

Buscabilidad

Nadie tiene tiempo para idear palabras clave precisas para encontrar la información correcta. Un wiki necesita tener funcionalidad de búsqueda inteligente que le permita proporcionar resultados relacionados con tu búsqueda y que no dependa de palabras clave exactas. Un buen software wiki no requerirá múltiples búsquedas para encontrar respuestas. 

Base de conocimiento 

Un excelente software wiki actúa como una base de conocimiento para toda la información importante. Puede ser interno o externo, transmitiendo información a esa audiencia. Debería actuar como una fuente fiable de conocimiento que los lectores pueden confiar en usar regularmente, y ser el primer lugar al que las personas piensan en visitar al buscar una respuesta. 

Integraciones 

Tu software wiki debería integrarse en tu flujo de trabajo existente a través de extensiones de navegador. Esto elimina la necesidad de navegar fuera de tu flujo de trabajo para buscar información, y en su lugar trae esa información a tu flujo de trabajo. Debería permitirte encontrar la información que necesitas sin dejar la aplicación en la que estás trabajando.

Características de aprendizaje

Debería ser capaz de adaptarse a su usuario. Según tu rol o información que has referido históricamente, un wiki debería sugerir contenido que sea relevante para tu rol. Para un apoyo adicional, el software wiki también debería tener un centro de ayuda o una serie de guías donde la documentación sea fácilmente accesible. 

Personalización 

Generalmente no hay un modelo único para el software wiki. Ya sea que almacenes conocimiento interno o construyas una base de conocimiento externa, necesitas poder personalizar la información de una manera que funcione bien para tu empresa. Comienza con el marco proporcionado, pero aprovecha la flexibilidad que el wiki debería ofrecer.

Analíticas 

Los mejores wikis tienen analíticas integradas, donde puedes ver qué contenido está teniendo más tracción o qué se está buscando regularmente. Esto puede ayudarte a identificar brechas en el conocimiento de tu empresa así como ver qué información ha demostrado ser la más útil para los empleados.

Las mejores herramientas y ejemplos de software wiki

 1. Guru

En Guru, practicamos lo que predicamos cuando se trata de un gran software wiki. Nuestro wiki moderno está potenciado por IA, lo que hace posible capturar información de manera fluida y encontrar respuestas de confianza al instante. Se integra con las aplicaciones más populares de tu empresa para que la información que necesitas esté siempre al alcance de tu mano. Puedes documentar conocimiento más rápido que nunca con el asistente de escritura de IA de Guru, mantenerlo actualizado con nuestro flujo de verificación, y encontrar información rápidamente sin importar dónde esté almacenada con nuestras video de demostración bajo demanda para aprender más!

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2. MediaWiki

Aquí está el software wiki de código abierto más popular que hay. Es ideal para cualquier persona que gestione grandes cantidades de contenido que necesita ser accedido por muchas personas. Sin embargo, requiere un poco más de conocimiento técnico para ponerlo en marcha. Aún así, MediaWiki es uno de los wikis más confiables y es completamente gratuito. 

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3. DokuWiki

DokuWiki es simple y efectiva. Es un diseño de wiki de código abierto que tiene miles de contribuyentes y sin límite al número de páginas que puedes guardar. La autenticación incorporada lo hace adecuado para grandes empresas que intentan proporcionar rápidamente a sus empleados o clientes mucha información importante, y es gratuito. 

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4. Confluence

Confluence es uno de los tipos más populares de software wiki utilizado en el espacio técnico. Se sincroniza con Jira, el software de gestión de proyectos, para que crear y actualizar contenido sea fácil. Confluence requiere búsquedas de palabras clave precisas para encontrar contenido y es gratuito para hasta 10 usuarios. 

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5. Tettra

Tettra funciona bien para equipos con poco o ningún conocimiento técnico. La configuración, el mantenimiento y el uso son intuitivos–también se integra con las herramientas en las que ya trabajas. Los equipos de toda la organización pueden organizar su conocimiento de una manera que tenga más sentido para ellos. 

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6. Notion

Notion es un software wiki altamente personalizable que permite a equipos remotos y presenciales colaborar de manera más efectiva. Debido a su diseño flexible, aprender a usar Notion bien puede ser un desafío y tiende a ser complicado para equipos grandes. Notion es gratuito para uso individual. 

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7. Slite

Slite está diseñado para equipos que trabajan de forma remota. Varias personas pueden editar documentos al mismo tiempo y cada documento puede incluir citas, gráficos, gráficos y más. Cada usuario comienza el día con una pantalla de “Actualización” que captura nueva información que podría ser relevante para su rol. Es gratuito para hasta 50 documentos. 

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8. Nuclino

Debido a su diseño fluido e intuitivo, Nuclino es un software wiki que es ideal para usuarios no técnicos. El diseño es fácil de aprender. Se puede usar únicamente como un wiki de la empresa, o para gestionar proyectos, compartir ideas y más. Nuclino es gratuito para hasta 50 elementos. 

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9. Slab

Slab es un software wiki intuitivo de gestión del conocimiento que es ideal para equipos que desean una fácil configuración. Viene con análisis de datos, por lo que los moderadores pueden ver fácilmente qué información es la más popular. Slab es gratuito para hasta 10 usuarios. 

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10. Document360

Document360 es un editor WYSIWYG intuitivo que invita a la colaboración y el intercambio de conocimientos. Se integra bien con la mayoría de las aplicaciones y ofrece análisis que permiten ver qué información es la más valorada. 

11. Wiki.js

Wiki.js es de código abierto y se puede usar en cualquier plataforma en un medio público, privado o ambos. Como otra opción gratuita, esta permite crear y almacenar información en un diseño de contenido totalmente personalizable. También hay disponibles análisis. Wiki.js es menos ideal para aquellos con poca o ninguna experiencia o conocimiento técnico. 

¿Cuál es el mejor software wiki para tu equipo?

Como puedes ver en esta lista, hay muchos wikis excelentes, cada uno con sus propias capacidades únicas y propuesta de valor.

Los requisitos de cada empresa serán diferentes, pero hay algunos ingredientes clave que debes tener en cuenta al evaluar las opciones en el mercado. El wiki que elijas debe ser fácil de usar, estar disponible en los flujos de trabajo de los empleados y ser capaz de integrarse con las aplicaciones más populares de tu empresa. También debe utilizar la tecnología de IA más reciente. Ten en cuenta estas capacidades clave mientras realizas tu investigación. Y no pierdas de vista el objetivo final: dar a tus equipos una única fuente de verdad para información confiable de la empresa para que puedan hacer su mejor trabajo.