Compartir el conocimiento entre los departamentos es el elemento vital de cualquier empresa exitosa. Después de todo, ¿cómo pueden los equipos colaborar de manera eficaz sin una forma de intercambiar información fácilmente? El software wiki ofrece una forma sencilla de crear, organizar y compartir conocimientos en toda la empresa. Pero, ¿cuál es el mejor software wiki? Eso es lo que vamos a tratar en esta guía.

¿Qué es el software wiki?

Una wiki es una plataforma centralizada basada en la web que permite a los empleados acceder fácilmente a la información y documentarla. En resumen, es una única fuente veraz de información confiable. Lo ideal es que tu wiki se integre en tus flujos de trabajo actuales mediante extensiones de navegador, lo que permitirá a los empleados acceder al contenido sin cambiar de pestaña. Estos son algunos ejemplos de contenido que puede encontrar en las wikis internas de la empresa:

• Nuevas funciones del producto o actualizaciones de procesos
• Políticas de recursos humanos en torno al tiempo libre
• Plantillas de gestión de proyectos
• Lugares de interés locales para almuerzos en equipo

Las wikis externas funcionan de forma un poco diferente a las wikis internas. Suelen incluir manuales de productos para los usuarios finales. Si bien siguen siendo un centro de información autorizado, las wikis públicas contienen contenido diseñado específicamente para clientes, socios y otras partes interesadas externas.

Tipos de software wiki

Alojado

Una wiki alojada incluye herramientas SaaS que no requieren tiempo de desarrollador interno. La empresa de alojamiento gestiona la seguridad y el mantenimiento del software de una wiki alojada. Por lo general, hay un poco menos de flexibilidad en el diseño de la wiki, sin embargo, se requiere menos trabajo para administrar la wiki en sí, por lo que puedes dedicar más tiempo a concentrarte en el contenido que contiene.

Autohospedado

El software wiki autohospedado (por ejemplo, MediaWiki) es de código abierto y requiere la participación continua del desarrollador para mantener la seguridad y la organización de la plataforma. Por lo general, el software wiki autohospedado es más personalizable para cada usuario único, con el inconveniente de que normalmente requiere mucho más trabajo de mantenimiento.

¿Por qué usar el software wiki?

Centralice la información de la empresa

Buscar en innumerables fuentes para encontrar una sola información es un momento familiar para la mayoría de nosotros. Según McKinsey, los empleados pierden horas cada semana recopilando y buscando información. Este es un tiempo que podría emplearse mejor colaborando con los compañeros y resolviendo problemas de forma creativa. El software wiki centraliza toda la información de la empresa en una única fuente confiable, de modo que todos sepan exactamente dónde ir para encontrar información confiable y relevante.

Poner fin a la sobrecarga de información

A la hora de comunicar información importante en toda la organización, lo fundamental son los pequeños conocimientos. Demasiados contenidos extensos suponen para los empleados la carga de leer y recordar más de lo que pueden retener de manera realista. Cuando los empleados reciben información pequeña y pueden volver a acceder a ella cuando la necesitan, la sobrecarga de información pasa a ser cosa del pasado.

Brinde a todos la información que necesitan para sobresalir en su trabajo

Todos quieren sentir que cuentan con la información que necesitan para hacer bien su trabajo. La falta de los recursos que uno necesita para sentirse respaldado en su papel es uno de los principales catalizadores del agotamiento, que ha ido en aumento. El software wiki proporciona a todos la información que necesitan, siempre que necesitan acceder a ella. No tienen que presionar a los expertos en la materia para que respondan a sus preguntas, sino que pueden encontrar todo el conocimiento que necesitan al alcance de la mano.

Ofrezca una única fuente de información veraz que su equipo realmente utilice

Sin una wiki como única fuente de información fiable, se corre el riesgo de utilizar información duplicada y poco fiable para fundamentar las decisiones y los procesos. Envía a todos a un solo lugar para obtener información y asegúrate de mantener esa información actualizada. Es una solución sencilla que mantiene a todos informados.

Impulse la colaboración sin esfuerzo

Una buena comunicación interna conduce a una colaboración fluida que, a su vez, conduce a operaciones empresariales fluidas y exitosas. El software wiki permite a todos los miembros de la empresa crear y editar información, lo que convierte a la wiki en una base desde la que colaborar sin esfuerzo. Cada experto en la materia está aportando su experiencia a una única fuente de información accesible para todos. ¡Adiós a los silos de información!

Mantenga actualizada sin problemas la información de la empresa

El mejor software wiki tiene un sistema de verificación de contenido incorporado. Esto permite al creador de la información establecer un temporizador para cuando necesite revisar y volver a verificar esa información. Esto garantiza que la información de la empresa se mantenga actualizada y relevante, al tiempo que evita que alguien haga referencia sin saberlo a conocimientos poco fiables.

Asegúrese de que la información del producto verificada por expertos esté en manos de todos los departamentos de soporte, ventas y marketing

A medida que se actualizan los productos, todo el mundo debe estar al tanto. Esto incluye soporte técnico, ventas, marketing, especialistas en productos y mucho más. De acuerdo con PwC, el 17% de los consumidores abandonará una marca después de una sola mala experiencia. Por lo tanto, es fundamental que los equipos tengan acceso a información confiable en sus interacciones con los clientes. Deje que los expertos en la materia documenten y verifiquen su información, para que todos los demás sepan que la información que están leyendo es precisa y fiable.

Capacite a los agentes de soporte para ofrecer un servicio al cliente de primera clase

El fácil acceso a la información beneficia a los agentes de soporte de dos maneras. En primer lugar, les permite mantenerse actualizados, proporcionando a los clientes la información que es más relevante para ellos. En segundo lugar, proporciona un acceso rápido a los conocimientos para que los agentes de soporte puedan responder a las preguntas en tiempo real, lo que elimina el tiempo que transcurre entre la pregunta del cliente y la respuesta del servicio de asistencia.

¿Qué ingredientes tiene el mejor software wiki?

No todas las wikis están hechas de la misma manera. Hay algunas características clave que debes tener en cuenta a la hora de elegir la mejor wiki para tu equipo.

Fácil de usar

La mayoría de los empleados temen añadir una nueva herramienta a cualquier flujo de trabajo; es solo otra cosa que hay que aprender además de las tareas diarias. El software wiki debería resolver los problemas, no crear dolores de cabeza adicionales. Debe tener un diseño intuitivo y una jerarquía de contenido que promueva la creación fácil de contenido.

Capacidad de búsqueda

Nadie tiene tiempo para encontrar palabras clave precisas para encontrar la información correcta. Una wiki debe tener una funcionalidad de búsqueda inteligente que le permita proporcionar resultados relacionados con su búsqueda y no depender de palabras clave exactas. Un buen software wiki no requerirá múltiples búsquedas para encontrar respuestas.

Base de conocimientos

Un excelente software wiki actúa como una base de conocimiento para toda la información importante. Puede ser interno o externo y transmitir información a esa audiencia. Debe actuar como una fuente confiable de conocimiento que los lectores puedan usar con regularidad y ser el primer lugar al que la gente piense visitar cuando busca una respuesta.

Integraciones

El software wiki debe integrarse en su flujo de trabajo actual a través de extensiones de navegador. Esto elimina la necesidad de navegar fuera de tu flujo de trabajo para buscar información y, en su lugar, incorpora esa información a tu flujo de trabajo. Debería permitirte encontrar la información que necesitas sin salir de la aplicación en la que estás trabajando.

Funciones de aprendizaje

Debería poder atender a sus usuarios. En función de tu función o de la información a la que hayas hecho referencia históricamente, una wiki debería sugerir contenido que sea relevante para tu función. Para obtener más ayuda, el software wiki también debe tener un centro de ayuda o una serie de guías donde se pueda acceder fácilmente a la documentación.

Personalización

Por lo general, no existe un modelo único para el software wiki. Ya sea que esté almacenando conocimiento interno o creando una base de conocimiento externa, debe poder personalizar la información de manera que funcione bien para su empresa. Comience con el marco proporcionado, pero aproveche la flexibilidad que la wiki debería ofrecer.

Analítica

Las mejores wikis tienen análisis integrados, donde puedes ver qué contenido está teniendo más éxito o qué es lo que se busca con regularidad. Esto puede ayudarte a detectar lagunas en el conocimiento de tu empresa, así como a ver qué información ha demostrado ser la más útil para los empleados.

Las mejores herramientas y ejemplos de software wiki

1. Gurú

En Guru, practicamos lo que predicamos cuando se trata de un excelente software wiki. Nuestra wiki moderna funciona con inteligencia artificial, lo que permite capturar información sin problemas y encontrar respuestas confiables al instante. Se integra con las aplicaciones más populares de su empresa para que la información que necesita esté siempre al alcance de su mano. Puede documentar sus conocimientos más rápido que nunca con El asistente de escritura con IA de Guru, manténgalo actualizado con nuestro flujo de trabajo de verificación y encuentre rápidamente la información sin importar dónde esté almacenada con nuestro Capacidades de búsqueda empresarial de IA. Mira nuestro vídeo de demostración bajo demanda ¡para obtener más información!

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2. MediaWiki

Este es el software wiki de código abierto más popular que existe. Es ideal para cualquier persona que administre grandes cantidades de contenido al que deba acceder mucha gente. Sin embargo, requiere un poco más de conocimiento técnico para ponerlo en marcha. Aun así, MediaWiki es una de las wikis más confiables y es completamente gratuita.

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3. DokuWiki

DokuWiki es simple y eficaz. Es un diseño wiki de código abierto que tiene miles de colaboradores y no hay límite en el número de páginas que puedes guardar. La autenticación integrada hace que sea adecuada para las grandes empresas que quieren hacer llegar rápidamente gran cantidad de información importante a sus empleados o clientes. Además, es gratuita.

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4. Confluencia

Confluence es uno de los tipos de software wiki más populares que se utilizan en el ámbito técnico. Se sincroniza con Jira, el software de gestión de proyectos, para facilitar la creación y actualización de contenido. Confluence requiere búsquedas precisas de palabras clave para encontrar contenido y es gratuito para un máximo de 10 usuarios.

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5. Tettra

Tettra funciona bien para equipos con pocos o ningún conocimiento técnico. La configuración, el mantenimiento y el uso son intuitivos; además, se integra con las herramientas con las que ya trabaja. Los equipos de toda la organización pueden organizar sus conocimientos de la forma que más les convenga.

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6. Noción

Notion es un software wiki altamente personalizable que permite a los equipos remotos y presenciales colaborar de manera más eficaz. Gracias a su diseño flexible, aprender a usar bien Notion puede ser una curva de aprendizaje empinada y suele ser difícil de usar para equipos grandes. Notion es gratuito para uso individual.

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7. Elite

Slite está diseñado para equipos que trabajan de forma remota. Varias personas pueden editar documentos al mismo tiempo y cada documento puede incluir citas, tablas, gráficos y más. Cada usuario comienza el día con una pantalla de puesta al día que captura nueva información que podría ser relevante para su función. Es gratis para un máximo de 50 documentos.

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8. Nuclino

Debido a su diseño fluido e intuitivo, Nuclino es un software wiki ideal para usuarios sin conocimientos técnicos. El diseño es fácil de aprender. Se puede usar únicamente como una wiki de la empresa o para gestionar proyectos, compartir ideas y más. Nuclino es gratuito para un máximo de 50 artículos.

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9. Losa

Slab es un software wiki de gestión del conocimiento intuitivo que es ideal para los equipos que desean una configuración sencilla. Viene con análisis de datos, por lo que los moderadores pueden ver fácilmente qué información es la más popular. Slab es gratuito para un máximo de 10 usuarios.

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10. Documento 360

Document360 es un editor WYSIWYG intuitivo que invita a la colaboración y el intercambio de conocimientos. Se integra bien con la mayoría de las aplicaciones y ofrece análisis que permiten ver qué información es la más valiosa.

11. Wiki.js

Wiki.js es de código abierto y se puede usar en cualquier plataforma en un medio público, privado o ambos. Como otra opción gratuita, esta te permite crear y almacenar información en un diseño de contenido totalmente personalizable. Los análisis también están disponibles. Wiki.js es menos ideal para quienes tienen poca o ninguna experiencia o conocimiento técnico.

¿Cuál es el mejor software wiki para tu equipo?

Como puedes ver en esta lista, hay muchos wikis excelentes, cada uno con sus propias capacidades y propuestas de valor únicas.

Los requisitos de cada empresa serán diferentes, pero hay algunos ingredientes clave a tener en cuenta al evaluar las opciones del mercado. La wiki que elijas debe ser fácil de usar, estar disponible en los flujos de trabajo de los empleados y poder integrarse con las aplicaciones más populares de tu empresa. También debe utilizar lo último en tecnología de inteligencia artificial. Tenga en cuenta estas capacidades principales al realizar su investigación. Y no pierda de vista el objetivo final: ofrecer a sus equipos una única fuente fiable de información empresarial fiable para que puedan hacer su trabajo al máximo.