Sharing knowledge across departments is the lifeblood of any successful business. After all, how can teams collaborate effectively without a way to easily exchange information? Wiki software offers a straightforward way to create, organize and share knowledge company-wide. Mas qual é o melhor software wiki? É isso que vamos abordar neste guia.

What is wiki software?

A wiki is a centralized, web-based platform that allows employees to easily access and document information. Em resumo, é uma única fonte de verdade para informações confiáveis. Ideally, your wiki will integrate into your existing workflows through browser extensions, allowing employees to pull up content without switching tabs. Here are some examples of content you may find internal company wiki:

• New product features or process updates
• HR policies around time-off
• Project management templates
• Local hotspots for team lunches

External-facing wikis function a bit differently to internal-facing ones. They tend to include product manuals for end-users. While still acting as an authoritative information hub, public wikis contain content tailored specifically for customers, partners, and other external stakeholders.

Types of wiki software

Hosted

Um wiki hospedado inclui ferramentas SaaS que não requerem tempo de desenvolvedor interno. Security and software maintenance of a hosted wiki are managed by the hosting company. There is usually a little less flexibility with the layout of the wiki, however, less work is required to manage the wiki itself, so you can spend more time focusing on the content that lives within it.

Self-hosted

Self-hosted wiki software (e.g. MediaWiki) is open-source and requires ongoing developer involvement to maintain the security and organization of the platform. Usually, self-hosted wiki software is more customizable for each unique user, with the catch being they are usually much more work to maintain.

Why use wiki software?

Centralize company information

Searching through countless sources to find a single piece of information is a familiar time suck for most of us. According to McKinsey, employees lose hours every week gathering and searching for information. This is time that could be better spent collaborating with colleagues and creatively solving problems. O software wiki centraliza todas as informações da empresa em uma única fonte de verdade – então todos sabem exatamente onde ir para encontrar informações confiáveis e relevantes. 

End information overload

Bite-sized pieces of knowledge are the name of the game when communicating important information across an entire organization. Too many pieces of long-form content put a burden on employees to read and remember more than they can realistically retain. When employees are provided with bite-sized information and they can access it again whenever they need it, information overload becomes a thing of the past. 

Bring everyone the information they need to excel in their job

Todos querem sentir que estão armados com as informações necessárias para fazer bem o seu trabalho. Lacking the resources one needs to feel supported in their role is one of the main catalysts of burnout, which has been on the rise. Wiki software provides everyone with the information they need, whenever they need to access it. Eles não precisam incomodar especialistas em assuntos para obter respostas às suas perguntas; em vez disso, podem encontrar todo o conhecimento que precisam ao alcance das mãos.

Deliver a single source of truth your team actually uses

Without a wiki as a single source of truth, you run the risk of using duplicate and unreliable information to inform decisions and processes. Send everyone to one place for information and make sure to keep that information up to date. É uma solução simples que mantém todos na mesma página.

Power effortless collaboration

Good internal communication leads to seamless collaboration that in turn leads to smooth and successful company operations. Wiki software allows everyone at the company to create and edit information, turning the wiki into a homebase for effortless collaboration. Every subject matter expert is contributing their expertise to a single source of information that is accessible to everyone. Goodbye, information silos! 

Seamlessly keep company information up to date

The best wiki software has a content verification system built in. This allows the creator of the information to set a timer for when they need to review and re-verify that information. This ensures that company information stays up to date and relevant, while preventing someone from unknowingly referencing unreliable knowledge. 

Ensure expert-verified product information is in the hands of everyone in support, sales, and marketing

As updates are made to products, everyone needs to be in the loop. This includes technical support, sales, marketing, product specialists, and more. According to PwC, 17% of consumers will walk away from a brand after just one bad experience. Portanto, é fundamental que as equipes tenham acesso a informações confiáveis em suas interações com os clientes. Deixe os especialistas em assuntos documentarem e verificarem suas informações, para que todos saibam que o conhecimento que estão lendo é preciso e confiável. 

Empower support agents to deliver world-class customer service

Easy access to information benefits support agents in two ways. First, it allows them to be kept up to date, providing customers with the information that is the most relevant to them. Em segundo lugar, fornece acesso rápido ao conhecimento, para que os agentes de suporte possam responder perguntas em tempo real – eliminando o tempo de espera entre a pergunta de um cliente e a resposta do suporte.

What ingredients does the best wiki software have?

Not all wikis are made the same. There are few key characteristics to keep in mind when choosing the best wiki for your team. 

Easy to use

Adicionar uma nova ferramenta a qualquer fluxo de trabalho é temido pela maioria dos funcionários – é apenas mais uma coisa para aprender além das tarefas diárias. Wiki software should solve problems, not create additional headaches. It should have an intuitive design and content hierarchy that promotes easy content creation.  

Searchability

No one has time to come up with precise keywords in order to find the right information. Um wiki precisa ter uma funcionalidade de busca inteligente que permita fornecer resultados relacionados à sua busca, sem depender de palavras-chave exatas. Good wiki software will not require multiple searches to find answers. 

Knowledge base 

Excellent wiki software acts as a knowledge base for all important information. It can be internal or external facing, relaying information to that audience. It should act as a reliable source for knowledge that readers can trust to use regularly, and be the first place people think to visit when searching for an answer. 

Integrations 

Your wiki software should integrate into your existing workflow through browser extensions. This removes the need to navigate away from your workflow to search for information, and instead brings that information into your workflow. Deve permitir que você encontre as informações que precisa sem sair do aplicativo em que está trabalhando.

Learning features

It should be able to cater to its user. Com base em seu papel ou nas informações que você referenciou historicamente, um wiki deve sugerir conteúdos relevantes para o seu papel. For further support, wiki software should also have a help center or guides series where documentation is easily accessible. 

Customization 

There is generally no one-size-fits-all model for wiki software. Whether you are storing internal knowledge or building an external knowledge base, you need to be able to customize information in a way that works well for your company. Start with the provided framework, but take advantage of flexibility the wiki should offer.

Analytics 

The best wikis have analytics built in, where you can see which content is finding the most traction or what is being searched for regularly. This can help you spot gaps in your company knowledge as well as see what information has proven to be the most useful to employees.

As melhores ferramentas e exemplos de software wiki

 1. Guru

At Guru, we practice what we preach when it comes to great wiki software. Our modern wiki is AI-powered, making it possible to capture information seamlessly and find trusted answers instantly. Ele se integra com os aplicativos mais populares da sua empresa, para que as informações que você precisa estejam sempre ao seu alcance. Você pode documentar o conhecimento mais rápido do que nunca com o assistente de escrita AI do Guru, mantê-lo atualizado com nosso fluxo de trabalho de verificação, e encontrar informações rapidamente, não importa onde estejam armazenadas, com nossas on-demand demo video to learn more!

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2. MediaWiki

Here is the most popular open-source wiki software out there. É ideal para anyone que gerencia grandes quantidades de conteúdo que precisa ser acessado por muitas pessoas. It does, however, require slightly more technical knowledge to get up and running. Ainda assim, o MediaWiki é um dos wikis mais confiáveis e é completamente gratuito.

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3. DokuWiki

DokuWiki is simple and effective. É um layout de wiki de código aberto que tem milhares de colaboradores e sem limite para o número de páginas que você pode salvar. A autenticação incorporada torna-o adequado para grandes empresas que tentam divulgar muitas informações importantes para seus funcionários ou clientes rapidamente, e é gratuito.

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4. Confluence

Confluence is one of the most popular kinds of wiki software used in the technical space. It syncs with Jira, the project management software, to make creating and updating content easy. Confluence requires precise keyword searches to find content and is free for up to 10 users. 

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5. Tettra

Tettra works well for teams with little or no technical knowledge. A configuração, manutenção e uso são intuitivos – também se integra com as ferramentas que você já utiliza. Teams across an entire organization are able to organize their knowledge in a way that makes the most sense for them. 

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6. Notion

Notion is a highly-customizable wiki software that allows both remote and in-person teams to collaborate more effectively. Due to its flexible design, learning how to use Notion well can be a steep learning curve and tends to be challenging for large teams to use. Notion is free for individual use. 

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7. Slite

Slite is designed for teams that work remotely. Multiple people can edit documents at the same time and each document can include quotes, charts, graphics, and more. Cada usuário inicia o dia com uma tela “Atualização” que captura novas informações que podem ser relevantes para o seu papel. É grátis para até 50 documentos. 

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8. Nuclino

Devido ao seu design suave e intuitivo, o Nuclino é um software wiki ideal para usuários não técnicos. O layout é fácil de aprender. Pode ser usado apenas como uma wiki da empresa, ou para gerenciar projetos, compartilhar ideias e mais. O Nuclino é gratuito para até 50 itens. 

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9. Slab

Slab é um software wiki intuitivo de gerenciamento de conhecimento que é ideal para equipes que querem uma configuração fácil. Ele vem com análises de dados, para que os moderadores possam ver facilmente quais informações são as mais populares. O Slab é gratuito para até 10 usuários. 

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10. Document360

O Document360 é um editor WYSIWYG intuitivo que convida à colaboração e compartilhamento de conhecimento. Ele se integra bem com a maioria dos aplicativos e oferece análises que permitem ver quais informações são mais valorizadas. 

11. Wiki.js

Wiki.js é open-source e pode ser usado em qualquer plataforma em um meio público, privado ou ambos. Como mais uma opção gratuita, esta permite criar e armazenar informações em um layout de conteúdo totalmente personalizável. Análises também estão disponíveis. Wiki.js é menos ideal para aqueles com pouca ou nenhuma experiência ou conhecimento técnico. 

Qual é o melhor software wiki para sua equipe?

Como você pode ver por esta lista, existem muitas wikis excelentes por aí, cada uma com suas próprias capacidades únicas e proposta de valor.

Os requisitos de cada empresa serão diferentes, mas há alguns ingredientes principais a serem observados ao avaliar as opções disponíveis no mercado. O wiki que você escolher deve ser fácil de usar, estar disponível nos fluxos de trabalho dos funcionários e ser capaz de integrar-se com os aplicativos mais populares da sua empresa. Ela também deve utilizar a mais recente tecnologia em IA. Mantenha essas capacidades centrais em mente enquanto realiza sua pesquisa. E não perca de vista o objetivo final: dar às suas equipes uma única fonte de verdade para informações confiáveis da empresa, para que possam fazer o melhor trabalho.