Sharing knowledge across departments is the lifeblood of any successful business. After all, how can teams collaborate effectively without a way to easily exchange information? Wiki software offers a straightforward way to create, organize and share knowledge company-wide. แต่นี่คือซอฟต์แวร์วิกิที่ดีที่สุดหรือไม่? นี่คือสิ่งที่เราจะพูดถึงในคู่มือ  นี้

What is wiki software?

A wiki is a centralized, web-based platform that allows employees to easily access and document information. โดยสรุปมันคือแหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้สำหรับข้อมูลที่น่าเชื่อถือ Ideally, your wiki will integrate into your existing workflows through browser extensions, allowing employees to pull up content without switching tabs. Here are some examples of content you may find internal company wiki:

• New product features or process updates
• HR policies around time-off
• Project management templates
• Local hotspots for team lunches

External-facing wikis function a bit differently to internal-facing ones. They tend to include product manuals for end-users. While still acting as an authoritative information hub, public wikis contain content tailored specifically for customers, partners, and other external stakeholders.

Types of wiki software

Hosted

ซอฟต์แวร์วิกิแบบโฮสต์รวมเครื่องมือ SaaS ที่ไม่ต้องการเวลาในการพัฒนาภายใน Security and software maintenance of a hosted wiki are managed by the hosting company. There is usually a little less flexibility with the layout of the wiki, however, less work is required to manage the wiki itself, so you can spend more time focusing on the content that lives within it.

Self-hosted

Self-hosted wiki software (e.g. MediaWiki) is open-source and requires ongoing developer involvement to maintain the security and organization of the platform. Usually, self-hosted wiki software is more customizable for each unique user, with the catch being they are usually much more work to maintain.

Why use wiki software?

Centralize company information

Searching through countless sources to find a single piece of information is a familiar time suck for most of us. According to McKinsey, employees lose hours every week gathering and searching for information. This is time that could be better spent collaborating with colleagues and creatively solving problems. ซอฟต์แวร์วิกิทำให้ข้อมูลทั้งหมดของบริษัทอยู่ในแหล่งข้อมูลเดียว ที่ทุกคนรู้ว่าควรไปที่ไหนเพื่อค้นหาข้อมูลที่เชื่อถือได้และเกี่ยวข้อง 

End information overload

Bite-sized pieces of knowledge are the name of the game when communicating important information across an entire organization. Too many pieces of long-form content put a burden on employees to read and remember more than they can realistically retain. When employees are provided with bite-sized information and they can access it again whenever they need it, information overload becomes a thing of the past. 

Bring everyone the information they need to excel in their job

ทุกคนต้องการรู้สึกว่าพวกเขามีข้อมูลที่จำเป็นในการทำงานให้ดี Lacking the resources one needs to feel supported in their role is one of the main catalysts of burnout, which has been on the rise. Wiki software provides everyone with the information they need, whenever they need to access it. พวกเขาไม่ต้องไปกระตุ้นผู้เชี่ยวชาญในแต่ละด้านเพื่อขอคำตอบสำหรับคำถามของพวกเขา แต่พวกเขาสามารถหาความรู้ทั้งหมดที่ต้องการได้ในมือของพวกเขา

Deliver a single source of truth your team actually uses

Without a wiki as a single source of truth, you run the risk of using duplicate and unreliable information to inform decisions and processes. Send everyone to one place for information and make sure to keep that information up to date. มันเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ง่ายที่ทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน 

Power effortless collaboration

Good internal communication leads to seamless collaboration that in turn leads to smooth and successful company operations. Wiki software allows everyone at the company to create and edit information, turning the wiki into a homebase for effortless collaboration. Every subject matter expert is contributing their expertise to a single source of information that is accessible to everyone. Goodbye, information silos! 

Seamlessly keep company information up to date

The best wiki software has a content verification system built in. This allows the creator of the information to set a timer for when they need to review and re-verify that information. This ensures that company information stays up to date and relevant, while preventing someone from unknowingly referencing unreliable knowledge. 

Ensure expert-verified product information is in the hands of everyone in support, sales, and marketing

As updates are made to products, everyone needs to be in the loop. This includes technical support, sales, marketing, product specialists, and more. According to PwC, 17% of consumers will walk away from a brand after just one bad experience. ดังนั้นการที่ทีมต่างๆ เข้าถึงข้อมูลที่เชื่อถือได้ในปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าจึงเป็นสิ่งสำคัญ ให้ผู้เชี่ยวชาญประเด็นเป็นผู้บันทึกและตรวจสอบข้อมูลของพวกเขา เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าความรู้ที่พวกเขากำลังอ่านนั้นถูกต้องและเชื่อถือได้ 

Empower support agents to deliver world-class customer service

Easy access to information benefits support agents in two ways. First, it allows them to be kept up to date, providing customers with the information that is the most relevant to them. ประการที่สอง คือลดเวลาในการตอบคำถามของผู้สนับสนุน ลูกค้าสามารถได้รับคำตอบในขณะนั้น โดยไม่ต้องมีความล่าช้าระหว่างคำถามของลูกค้าและคำตอบจากการสนับสนุน

What ingredients does the best wiki software have?

Not all wikis are made the same. There are few key characteristics to keep in mind when choosing the best wiki for your team. 

Easy to use

การเพิ่มเครื่องมือใหม่เข้าไปในทุกกระบวนการทำงานยังเป็นเรื่องที่น่ากลัวสำหรับพนักงานส่วนใหญ่ โดยเฉพาะมันเป็นสิ่งที่ต้องเรียนรู้เพิ่มเติมในการทำงานประจำ Wiki software should solve problems, not create additional headaches. It should have an intuitive design and content hierarchy that promotes easy content creation.  

Searchability

No one has time to come up with precise keywords in order to find the right information. วิกิต้องมีฟังก์ชันการค้นหาที่ชาญฉลาดเพื่อให้สามารถส่งคืนผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องกับการค้นหาของคุณ และไม่ต้องพึ่งพาคำหลักที่แน่นอน Good wiki software will not require multiple searches to find answers. 

Knowledge base 

Excellent wiki software acts as a knowledge base for all important information. It can be internal or external facing, relaying information to that audience. It should act as a reliable source for knowledge that readers can trust to use regularly, and be the first place people think to visit when searching for an answer. 

Integrations 

Your wiki software should integrate into your existing workflow through browser extensions. This removes the need to navigate away from your workflow to search for information, and instead brings that information into your workflow. มันควรให้คุณค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการโดยไม่ต้องออกจากแอปที่คุณกำลังใช้งาน

Learning features

It should be able to cater to its user. ขึ้นอยู่กับบทบาทหรือข้อมูลที่คุณได้อ้างอิงในอดีต วิกิควรแนะนำเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับบทบาทของคุณ For further support, wiki software should also have a help center or guides series where documentation is easily accessible. 

Customization 

There is generally no one-size-fits-all model for wiki software. Whether you are storing internal knowledge or building an external knowledge base, you need to be able to customize information in a way that works well for your company. Start with the provided framework, but take advantage of flexibility the wiki should offer.

Analytics 

The best wikis have analytics built in, where you can see which content is finding the most traction or what is being searched for regularly. This can help you spot gaps in your company knowledge as well as see what information has proven to be the most useful to employees.

The best wiki software tools & examples

 1. Guru

At Guru, we practice what we preach when it comes to great wiki software. Our modern wiki is AI-powered, making it possible to capture information seamlessly and find trusted answers instantly. มันรวมเข้ากับแอปที่เป็นที่นิยมที่สุดของบริษัทของคุณ ดังนั้นข้อมูลที่คุณต้องการจะอยู่ที่ปลายนิ้วของคุณเสมอ คุณสามารถบันทึกความรู้ได้เร็วขึ้นกว่าเคยด้วย ผู้ช่วยการเขียน AI ของ Guru เก็บมันให้อัปเดตด้วยเวิร์กโฟลว์การตรวจสอบของเรา และค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วไม่ว่ามันจะถูกเก็บไว้ที่ไหนด้วย on-demand demo video to learn more!

‍

2. MediaWiki

Here is the most popular open-source wiki software out there. มันเหมาะสำหรับใครก็ตามที่จัดการกับเนื้อหาจำนวนมากที่ต้องเข้าถึงโดยคนจำนวนมาก It does, however, require slightly more technical knowledge to get up and running. ยังคง MediaWiki เป็นหนึ่งในวิกิที่เชื่อถือได้มากที่สุดและมันฟรีโดยสิ้นเชิง 

‍

3. DokuWiki

DokuWiki is simple and effective. มันเป็นรูปแบบวิกิแบบเปิดที่มีผู้ร่วมสนับสนุนหลายพันคนและไม่มีขีดจำกัดในจำนวนหน้าที่คุณสามารถบันทึกได้ การตรวจสอบความถูกต้องในตัวทำให้มันเหมาะสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ที่พยายามที่จะส่งข้อมูลสำคัญให้กับพนักงานหรือบริษัทลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว และมันฟรี 

‍

4. Confluence

Confluence is one of the most popular kinds of wiki software used in the technical space. It syncs with Jira, the project management software, to make creating and updating content easy. Confluence requires precise keyword searches to find content and is free for up to 10 users. 

‍

5. Tettra

Tettra works well for teams with little or no technical knowledge. การติดตั้ง การดูแลรักษา และการใช้งานเป็นมิตรกับผู้ใช้  นอกจากนี้ยังรวมเข้ากับเครื่องมือที่คุณทำงานอยู่แล้ว Teams across an entire organization are able to organize their knowledge in a way that makes the most sense for them. 

‍

6. Notion

Notion is a highly-customizable wiki software that allows both remote and in-person teams to collaborate more effectively. Due to its flexible design, learning how to use Notion well can be a steep learning curve and tends to be challenging for large teams to use. Notion is free for individual use. 

‍

7. Slite

Slite is designed for teams that work remotely. Multiple people can edit documents at the same time and each document can include quotes, charts, graphics, and more. ผู้ใช้แต่ละคนเปิดวันด้วยหน้าจอ “Catch-up” ที่รวบรวมข้อมูลใหม่ที่อาจเกี่ยวข้องกับบทบาทของพวกเขา。 ใช้ฟรีสำหรับเอกสารสูงสุด 50 ฉบับ. 

‍

8. นูคลิโน

เนื่องจากการออกแบบที่ราบรื่นและใช้งานง่าย นูคลิโนจึงเป็นซอฟต์แวร์วิกิที่เหมาะสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค。 การจัดเรียงนั้นเรียนรู้ง่าย。 สามารถใช้เป็นวิกิบริษัทเท่านั้น หรือใช้ในการจัดการโปรเจกต์ แบ่งปันความคิด และอื่นๆ นูคลิโนฟรีสำหรับสูงสุด 50 รายการ. 

‍

9. สแลบ

สแลบเป็นซอฟต์แวร์วิกิการจัดการความรู้ที่ใช้งานง่ายซึ่งเหมาะสำหรับทีมที่ต้องการการตั้งค่าที่ง่ายดาย。 มันมาพร้อมกับการวิเคราะห์ข้อมูล ดังนั้นผู้ดูแลสามารถเห็นได้ง่ายว่าข้อมูลใดเป็นที่นิยมที่สุด。 สแลบฟรีสำหรับผู้ใช้สูงสุด 10 คน. 

‍

10. Document360

Document360 เป็นตัวแก้ไข WYSIWYG ที่เข้าใจง่ายซึ่งชักชวนให้เกิดการทำงานร่วมกันและการแบ่งปันความรู้。 มันผสานรวมได้ดีด้วยแอปเกือบทั้งหมดและนำเสนอบทวิเคราะห์ที่อนุญาตให้คุณเห็นว่าข้อมูลใดมีค่าสูงสุด. 

11. Wiki.js

Wiki.js เป็นซอฟต์แวร์โอเพนซอร์สและสามารถใช้บนแพลตฟอร์มใดก็ได้ในสื่อสาธารณะ เป็นส่วนตัว หรือทั้งสองอย่าง。 ในฐานะที่เป็นตัวเลือกฟรีอีกตัวหนึ่ง ตัวนี้จะอนุญาตให้คุณสร้างและจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบเนื้อหาที่กำหนดเองได้อย่างเต็มที่。 การวิเคราะห์ยังมีให้บริการ. Wiki.js ไม่เหมาะสำหรับผู้ที่มีประสบการณ์หรือความรู้ทางเทคนิคเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย. 

ซอฟต์แวร์วิกิที่ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณคืออะไร?

ดังที่คุณเห็นจากรายชื่อนี้ มีวิกิที่ยอดเยี่ยมมากมายที่มีความสามารถและข้อเสนอที่เป็นเอกลักษณ์ในตัวเอง。

ความต้องการของแต่ละบริษัทจะแตกต่างกัน แต่มีไม่กี่ส่วนประกอบที่สำคัญที่ควรพิจารณาเมื่อประเมินตัวเลือกในตลาด. วิกิที่คุณเลือกควรใช้งานง่าย มีให้บริการในกระบวนการทำงานของพนักงาน และสามารถรวมเข้ากับแอพพลิเคชั่นยอดนิยมของบริษัทของคุณได้. มันควรใช้เทคโนโลยี AI ที่ทันสมัยที่สุดด้วย。 อย่าลืมคุณสมบัติหลักเหล่านี้เมื่อทำการวิจัยของคุณ。 และอย่าลืมเป้าหมายสูงสุด: เพื่อให้ทีมของคุณมีแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้สำหรับข้อมูลบริษัท เพื่อที่พวกเขาจะสามารถทำงานได้ดีที่สุด.