Sharing knowledge across departments is the lifeblood of any successful business. After all, how can teams collaborate effectively without a way to easily exchange information? Wiki software offers a straightforward way to create, organize and share knowledge company-wide. Men hva er den beste wiki-programvaren? Det er det vi skal dekke i denne guiden.

What is wiki software?

A wiki is a centralized, web-based platform that allows employees to easily access and document information. Kort sagt, det er en enkelt kilde til sannhet for pålitelig informasjon. Ideally, your wiki will integrate into your existing workflows through browser extensions, allowing employees to pull up content without switching tabs. Here are some examples of content you may find internal company wiki:

• New product features or process updates
• HR policies around time-off
• Project management templates
• Local hotspots for team lunches

External-facing wikis function a bit differently to internal-facing ones. They tend to include product manuals for end-users. While still acting as an authoritative information hub, public wikis contain content tailored specifically for customers, partners, and other external stakeholders.

Types of wiki software

Hosted

En hostet wiki inkluderer SaaS-verktøy som ikke krever intern utviklingstid. Security and software maintenance of a hosted wiki are managed by the hosting company. There is usually a little less flexibility with the layout of the wiki, however, less work is required to manage the wiki itself, so you can spend more time focusing on the content that lives within it.

Self-hosted

Self-hosted wiki software (e.g. MediaWiki) is open-source and requires ongoing developer involvement to maintain the security and organization of the platform. Usually, self-hosted wiki software is more customizable for each unique user, with the catch being they are usually much more work to maintain.

Why use wiki software?

Centralize company information

Searching through countless sources to find a single piece of information is a familiar time suck for most of us. According to McKinsey, employees lose hours every week gathering and searching for information. This is time that could be better spent collaborating with colleagues and creatively solving problems. Wiki-programvare sentraliserer all bedriftsinformasjon i en enkelt kilde til sannhet – slik at alle vet nøyaktig hvor de skal gå for å finne pålitelig og relevant informasjon. 

End information overload

Bite-sized pieces of knowledge are the name of the game when communicating important information across an entire organization. Too many pieces of long-form content put a burden on employees to read and remember more than they can realistically retain. When employees are provided with bite-sized information and they can access it again whenever they need it, information overload becomes a thing of the past. 

Bring everyone the information they need to excel in their job

Alle ønsker å føle at de er utstyrt med informasjonen de trenger for å gjøre jobben sin godt. Lacking the resources one needs to feel supported in their role is one of the main catalysts of burnout, which has been on the rise. Wiki software provides everyone with the information they need, whenever they need to access it. De trenger ikke å dytte fagpersoner for svar på spørsmålene sine, snarere kan de finne all kunnskapen de trenger på fingertuppene.

Deliver a single source of truth your team actually uses

Without a wiki as a single source of truth, you run the risk of using duplicate and unreliable information to inform decisions and processes. Send everyone to one place for information and make sure to keep that information up to date. Det er en enkel løsning som holder alle på samme side.

Power effortless collaboration

Good internal communication leads to seamless collaboration that in turn leads to smooth and successful company operations. Wiki software allows everyone at the company to create and edit information, turning the wiki into a homebase for effortless collaboration. Every subject matter expert is contributing their expertise to a single source of information that is accessible to everyone. Goodbye, information silos! 

Seamlessly keep company information up to date

The best wiki software has a content verification system built in. This allows the creator of the information to set a timer for when they need to review and re-verify that information. This ensures that company information stays up to date and relevant, while preventing someone from unknowingly referencing unreliable knowledge. 

Ensure expert-verified product information is in the hands of everyone in support, sales, and marketing

As updates are made to products, everyone needs to be in the loop. This includes technical support, sales, marketing, product specialists, and more. According to PwC, 17% of consumers will walk away from a brand after just one bad experience. Så det er kritisk at lagene har tilgang til pålitelig informasjon i samhandlingen med kundene. La fagpersonene dokumentere og verifisere informasjonen sin, så vet alle andre at kunnskapen de leser er nøyaktig og pålitelig. 

Empower support agents to deliver world-class customer service

Easy access to information benefits support agents in two ways. First, it allows them to be kept up to date, providing customers with the information that is the most relevant to them. For det andre, det gir rask tilgang til kunnskap slik at supportagenter kan svare på spørsmål i sanntid – og fjerner tidsforsinkelsen mellom et kundespørsmål og supportsvar.

What ingredients does the best wiki software have?

Not all wikis are made the same. There are few key characteristics to keep in mind when choosing the best wiki for your team. 

Easy to use

Å legge til et nytt verktøy i enhver arbeidsflyt er fryktet av de fleste ansatte – det er bare enda en ting å lære i tillegg til daglige oppgaver. Wiki software should solve problems, not create additional headaches. It should have an intuitive design and content hierarchy that promotes easy content creation.  

Searchability

No one has time to come up with precise keywords in order to find the right information. En wiki må ha smart søkefunksjonalitet som gjør at den kan gi resultater relatert til søket ditt og ikke er avhengig av nøyaktige søkeord. Good wiki software will not require multiple searches to find answers. 

Knowledge base 

Excellent wiki software acts as a knowledge base for all important information. It can be internal or external facing, relaying information to that audience. It should act as a reliable source for knowledge that readers can trust to use regularly, and be the first place people think to visit when searching for an answer. 

Integrations 

Your wiki software should integrate into your existing workflow through browser extensions. This removes the need to navigate away from your workflow to search for information, and instead brings that information into your workflow. Den skal la deg finne informasjonen du trenger uten å forlate appen du jobber i.

Learning features

It should be able to cater to its user. Basert på din rolle eller informasjon du har referert til historisk, bør en wiki foreslå innhold som er relevant for din rolle. For further support, wiki software should also have a help center or guides series where documentation is easily accessible. 

Customization 

There is generally no one-size-fits-all model for wiki software. Whether you are storing internal knowledge or building an external knowledge base, you need to be able to customize information in a way that works well for your company. Start with the provided framework, but take advantage of flexibility the wiki should offer.

Analytics 

The best wikis have analytics built in, where you can see which content is finding the most traction or what is being searched for regularly. This can help you spot gaps in your company knowledge as well as see what information has proven to be the most useful to employees.

De beste wiki-programvareverktøyene & eksempler

 1. Guru

At Guru, we practice what we preach when it comes to great wiki software. Our modern wiki is AI-powered, making it possible to capture information seamlessly and find trusted answers instantly. Det integreres med selskapets mest populære apper, slik at informasjonen du trenger alltid er tilgjengelig. Du kan dokumentere kunnskap raskere enn noen gang med  Gurus AI skriveassistent, holde den oppdatert med vår verifiseringsarbeidsflyt, og raskt finne informasjon uansett hvor den er lagret med våre  on-demand demo video to learn more!

‍

2. MediaWiki

Here is the most popular open-source wiki software out there. Det er ideelt for alle som administrerer store mengder innhold som må være tilgjengelig for mange personer. It does, however, require slightly more technical knowledge to get up and running. Likevel er MediaWiki en av de mest pålitelige wikis, og den er helt gratis.

‍

3. DokuWiki

DokuWiki is simple and effective. Det er et open-source wiki-layout som har tusenvis av bidragsytere og ingen begrensning på antall sider du kan lagre. Innebygd autentisering gjør det egnet for store selskaper som prøver å formidle mye viktig informasjon til ansatte eller kunder raskt, og den er gratis.

‍

4. Confluence

Confluence is one of the most popular kinds of wiki software used in the technical space. It syncs with Jira, the project management software, to make creating and updating content easy. Confluence requires precise keyword searches to find content and is free for up to 10 users. 

‍

5. Tettra

Tettra works well for teams with little or no technical knowledge. Oppsett, vedlikehold og bruk er intuitivt – det integreres også med verktøyene du allerede jobber med. Teams across an entire organization are able to organize their knowledge in a way that makes the most sense for them. 

‍

6. Notion

Notion is a highly-customizable wiki software that allows both remote and in-person teams to collaborate more effectively. Due to its flexible design, learning how to use Notion well can be a steep learning curve and tends to be challenging for large teams to use. Notion is free for individual use. 

‍

7. Slite

Slite is designed for teams that work remotely. Multiple people can edit documents at the same time and each document can include quotes, charts, graphics, and more. Hver bruker åpner dagen med en “Catch-up”-skjerm som fanger ny informasjon som kan være relevant for deres rolle. Det er gratis for opptil 50 dokumenter. 

‍

8. Nuclino

På grunn av sitt glatte og intuitive design er Nuclino en wiki-programvare som er ideell for ikke-tekniske brukere. Oppsettet er enkelt å lære. Det kan brukes utelukkende som en bedrifts-wiki, eller brukes til å administrere prosjekter, dele ideer, og mer. Nuclino er gratis for opptil 50 elementer. 

‍

9. Slab

Slab er en intuitiv kunnskapshåndterings-wiki-programvare som er ideell for team som ønsker en enkel oppsett. Den kommer med dataanalyse, slik at moderatorer enkelt kan se hvilken informasjon som er mest populær. Slab er gratis for opptil 10 brukere. 

‍

10. Document360

Document360 er en intuitiv WYSIWYG-editor som inviterer til samarbeid og kunnskapsdeling. Den integreres godt med de fleste apper og tilbyr analyser som lar deg se hvilken informasjon som er mest verdsatt. 

11. Wiki.js

Wiki.js er åpen kildekode og kan brukes på enhver plattform i et offentlig, privat, eller begge medier. Som et annet gratisalternativ, lar dette deg lage og lagre informasjon i et fullt tilpassbart innholdoppsett. Analyser er også tilgjengelige. Wiki.js er mindre ideell for de med liten eller ingen teknisk erfaring eller kunnskap. 

Hva er den beste wiki-programvaren for teamet ditt?

Som du kan se fra denne listen, finnes det mange utmerkede wiki-er der ute, hver med sine unike muligheter og verdiforslag.

Hver bedrifts krav vil være forskjellige, men det er noen nøkkelingredienser å se etter når du vurderer alternativene på markedet. Wikien du velger bør være enkel å bruke, tilgjengelig i ansattes arbeidsflyter, og i stand til å integrere med selskapets mest populære apper. Den bør også utnytte den nyeste AI-teknologien. Hold disse kjernekapabilitetene i tankene mens du utfører din forskning. Og ikke mist målet av syne: å gi teamene dine en enkelt kilde til sannhet for pålitelig bedriftsinformasjon slik at de kan gjøre sitt beste arbeid.