Wymiana wiedzy między działami to podstawowy element każdej udanej firmy. W końcu jak zespoły mogą efektywnie współpracować bez prostego sposobu wymiany informacji? Oprogramowanie wiki oferuje prosty sposób na tworzenie, organizowanie i dzielenie się wiedzą w całej firmie. Ale jakie jest najlepsze oprogramowanie wiki? To właśnie omówimy w tym  przewodniku.

Czym jest oprogramowanie wiki?

Wiki to zcentralizowana, internetowa platforma, która umożliwia pracownikom łatwy dostęp do dokumentacji informacji. Krótko mówiąc, to pojedyncze źródło prawdy dla zaufanych informacji. Idealnie, Twoje wiki powinno integrować się z istniejącymi przepływami pracy za pomocą rozszerzeń przeglądarki, co pozwala pracownikom na błyskawiczne wywindykowanie treści bez przełączania kart. Oto kilka przykładów treści, które mogą się znaleźć w wewnętrznej wiki firmy:

• Nowe funkcje produktu lub aktualizacje procesów
• Polityki kadrowe dotyczące urlopów
• Szablony zarządzania projektami
• Lokalne miejsca na lunche zespołowe

Wikis zewnętrzne działają trochę inaczej niż wewnętrzne. Zwykle zawierają podręczniki dla użytkowników końcowych. Mimo, że spełniają funkcję autorytatywnego centrum informacji, publiczne wikis zawierają treści dostosowane specjalnie dla klientów, partnerów oraz innych zainteresowanych stron.

Rodzaje oprogramowania wiki

Współ-hostowane

Hostowane wiki obejmuje narzędzia SaaS, które nie wymagają czasu dewelopera wewnętrznego. Bezpieczeństwo i konserwacja oprogramowania współ-hostowanego wiki są zarządzane przez firmę hostingową. Zwykle jest mniej elastyczności co do układu wiki, jednak wymaga się mniej pracy do zarządzania samym wiki, co pozwala poświęcić więcej czasu na treści, które w nim żyją.

Własnoręcznie hostowane

Własnoręcznie hostowane oprogramowanie wiki (np. MediaWiki) jest open-source i wymaga ciągłej pracy programistycznej, aby utrzymać bezpieczeństwo i zorganizowanie platformy. Zwykle, własnoręcznie hostowane oprogramowanie wiki jest bardziej dostosowywalne dla każdego unikalnego użytkownika, z pułapką, że zazwyczaj wymaga znacznie więcej pracy do utrzymania.

Dlaczego warto używać oprogramowania wiki?

Centralizacja informacji firmy

Przeszukiwanie niezliczonych źródeł, aby znaleźć pojedynczy kawałek informacji, jest znanym marnotrawstwem czasu dla większości z nas. Według McKinsey, pracownicy tracą godziny co tydzień na zbieranie i przeszukiwanie informacji. To czas, który można by lepiej wykorzystać na współpracę z kolegami i kreatywne rozwiązywanie problemów. Oprogramowanie wiki centralizuje wszystkie informacje o firmie w jednym źródle prawdy – dzięki czemu każdy wie dokładnie, gdzie szukać wiarygodnych i istotnych informacji. 

Zakończ przeciążenie informacyjne

Podawanie treści w kawałkach to kluczowa zasada, kiedy przekazujesz ważne informacje w całej organizacji. Zbyt wiele długich treści obciąża pracowników, zmuszając ich do czytania i zapamiętywania więcej, niż mogą realistycznie zapamiętać. Kiedy pracownicy dostają informacje w kawałkach i mogą do nich wracać, gdy tylko ich potrzebują, przeciążenie informacyjne staje się przeszłością. 

Dostarcz wszystkim informacje, których potrzebują, aby wspaniale wywiązywać się z pracy

Każdy chce czuć, że ma dostęp do informacji, których potrzebuje, aby dobrze wykonać swoją pracę. Brak zasobów, które są potrzebne, aby czuć się wspieranym w swojej roli, jest jednym z głównych katalizatorów wypalenia zawodowego, które rośnie. Oprogramowanie wiki dostarcza wszystkim informację, które są im potrzebne, kiedykolwiek potrzebują do nich dostępu. Nie muszą dopytywać ekspertów przedmiotowych o odpowiedzi na swoje pytania, mogą po prostu znaleźć całą wiedzę, której potrzebują, na wyciągnięcie ręki.

Dostarcz jedno źródło prawdy, z którego rzeczywiście korzysta Twój zespół

Bez wiki jako jedynego źródła prawdy, ryzykujesz korzystanie z dublowanych i niewiarygodnych informacji przy podejmowaniu decyzji i procesów. Kieruj wszystkich w jedno miejsce dla informacji i upewnij się, że ta informacja jest aktualna. To proste rozwiązanie, które utrzymuje wszystkich na tej samej stronie. 

Wzmocnij bezwysiłkową współpracę

Dobra komunikacja wewnętrzna prowadzi do płynnej współpracy, a ta z kolei prowadzi do płynnego i udanego działania firmy. Oprogramowanie wiki pozwala każdemu w firmie tworzyć i edytować informacje, przekształcając wiki w centralny punkt do bezwysiłkowej współpracy. Każdy ekspert w danej dziedzinie wnosi swoją wiedzę do jednego źródła informacji, które jest dostępne dla wszystkich. Do widzenia, silosy informacyjne! 

Bezproblemowo utrzymuj informacje o firmie na bieżąco

Najlepsze oprogramowanie wiki ma wbudowany system weryfikacji treści. To umożliwia twórcy informacji ustawienie timera na moment, gdy będą musieli przejrzeć i ponownie zweryfikować tę informację. To zapewnia, że informacje o firmie pozostają aktualne i istotne, zapobiegając przypadkowemu odwoływaniu się do niewiarygodnej wiedzy. 

Upewnij się, że zweryfikowane przez ekspertów informacje o produktach są w rękach wszystkich w wsparciu, sprzedaży i marketingu

Gdy aktualizacje są dokonywane w produktach, wszyscy muszą być na bieżąco. Obejmuje to wsparcie techniczne, sprzedaż, marketing, specjalistów ds. produktów i inne. Według PwC, 17% konsumentów odejdzie od marki po zaledwie jednym złym doświadczeniu. Dlatego kluczowe jest, aby zespoły miały dostęp do zaufanych informacji w kontaktach z klientami. Niech eksperci przedmiotowi dokumentują i weryfikują swoje informacje, aby każdy inny wiedział, że wiedza, którą czytają, jest dokładna i wiarygodna. 

Upoważnij agentów wsparcia do dostarczania światowej klasy obsługi klienta

Łatwy dostęp do informacji przynosi korzyści agentom wsparcia na dwa sposoby. Po pierwsze, umożliwia im bycie na bieżąco, dostarczając klientom informacje najbardziej dla nich istotne. Po drugie, zapewnia szybki dostęp do wiedzy, dzięki czemu agenci wsparcia mogą odpowiadać na pytania w czasie rzeczywistym – eliminując czas oczekiwania między pytaniem klienta a odpowiedzią wsparcia.

Jakie składniki ma najlepsze oprogramowanie wiki?

Nie wszystkie wikis są takie same. Jest kilka kluczowych cech, które warto mieć na uwadze podczas wyboru najlepszego wiki dla Twojego zespołu. 

Łatwość użycia

Dodanie nowego narzędzia do jakiegoś workflow jest dla większości pracowników przerażające – to po prostu kolejna rzecz, której trzeba się nauczyć oprócz codziennych zadań. Oprogramowanie wiki powinno rozwiązywać problemy, a nie tworzyć dodatkowe bóle głowy. Powinno mieć intuicyjny projekt i hierarchię treści, które promują łatwe tworzenie treści.  

Wyszukiwalność

Nikt nie ma czasu na wymyślanie precyzyjnych słów kluczowych, aby znaleźć odpowiednie informacje. Wiki musi mieć inteligentną funkcjonalność wyszukiwania, która pozwala na dostarczanie wyników związanych z twoim wyszukiwaniem i nie opiera się na dokładnych słowach kluczowych. Dobre oprogramowanie wiki nie będzie wymagało wielu wyszukiwań, aby znaleźć odpowiedzi. 

Baza wiedzy 

Doskonale oprogramowanie wiki działa jako baza wiedzy dla wszystkich ważnych informacji. Może być skierowane do wewnątrz lub na zewnątrz, przekazując informacje do tej publiczności. Powinno działać jako wiarygodne źródło wiedzy, które czytelnicy mogą regularnie ufać, a także być pierwszym miejscem, które ludzie myślą o odwiedzeniu, gdy szukają odpowiedzi. 

Integracje 

Twoje oprogramowanie wiki powinno integrować się z Twoim istniejącym przepływem pracy za pomocą rozszerzeń przeglądarki. To eliminuje potrzebę odchodzenia od swojego przepływu pracy, aby szukać informacji, a zamiast tego przynosi te informacje do twojego przepływu pracy. Powinno pozwalać na znalezienie potrzebnych informacji bez opuszczania aplikacji, w której pracujesz.

Funkcje nauki

Powinno być w stanie zaspokoić potrzeby użytkowników. Na podstawie twojej roli lub informacji, które wcześniej odnosiłeś, wiki powinno sugerować treści, które są istotne dla twojej roli. Dla dalszego wsparcia, oprogramowanie wiki powinno również mieć centrum pomocy lub serię przewodników, gdzie dokumentacja jest łatwo dostępna. 

Dostosowanie 

Zazwyczaj nie ma uniwersalnego rozwiązania dla oprogramowania wiki. Niezależnie od tego, czy przechowujesz wewnętrzną wiedzę, czy budujesz zewnętrzną bazę wiedzy, musisz być w stanie dostosować informacje w sposób, który pasuje do Twojej firmy. Zacznij od dostarczonej struktury, ale wykorzystaj elastyczność, którą wiki powinno oferować.

Analizy 

Najlepsze wikis mają wbudowane analizy, gdzie możesz zobaczyć, która treść cieszy się największym zainteresowaniem lub co jest regularnie przeszukiwane. To może pomóc w zidentyfikowaniu luk w wiedzy Twojej firmy oraz sprawdzeniu, jakie informacje okazały się najbardziej użyteczne dla pracowników.

Najlepsze narzędzia oprogramowania wiki & przykłady

 1. Guru

W Guru, praktykujemy to, co głosimy, gdy chodzi o doskonałe oprogramowanie wiki. Nasze nowoczesne wiki jest zasilane przez AI, co umożliwia płynne rejestrowanie informacji i błyskawiczne znajdowanie zaufanych odpowiedzi. Integruje się z najpopularniejszymi aplikacjami w twojej firmie, więc informacje, których potrzebujesz, są zawsze na wyciągnięcie ręki. Możesz dokumentować wiedzę szybciej niż kiedykolwiek wcześniej z asystentem pisania AI Guru’a, aktualizować ją dzięki naszemu workflow weryfikacyjnemu i szybko znajdować informacje, niezależnie od tego, gdzie są przechowywane, dzięki naszym film demo na żądanie by dowiedzieć się więcej!

‍

2. MediaWiki

Oto najpopularniejsze oprogramowanie wiki typu open-source, które istnieje. To idealne rozwiązanie dla każdego, kto zarządza dużymi ilościami treści, które muszą być dostępne dla wielu ludzi. Jednak wymaga nieco większej wiedzy technicznej, aby rozpocząć działanie. Niemniej jednak MediaWiki jest jednym z najbardziej zaufanych wikis i jest całkowicie darmowe. 

‍

3. DokuWiki

DokuWiki jest proste i efektywne. To otwarto-źródłowy układ wiki, który ma tysiące współtwórców i brak limitu co do liczby stron, które możesz zapisać. Wbudowana autoryzacja sprawia, że jest odpowiednie dla dużych firm, które próbują szybko przekazać dużą ilość ważnych informacji swoim pracownikom lub klientom i jest to darmowe. 

‍

4. Confluence

Confluence jest jednym z najpopularniejszych rodzajów oprogramowania wiki używanego w przestrzeni technicznej. Synchronizuje się z Jira, oprogramowaniem do zarządzania projektami, aby ułatwić tworzenie i aktualizację treści. Confluence wymaga precyzyjnych wyszukiwań słów kluczowych, aby znaleźć treści i jest darmowe dla maksymalnie 10 użytkowników. 

‍

5. Tettra

Tettra dobrze sprawdza się w zespołach z ograniczoną lub zerową wiedzą techniczną. Ustawienie, konserwacja i użycie jest intuicyjne – integruje się również z narzędziami, z których już korzystasz. Zespoły w całej organizacji są w stanie zorganizować swoją wiedzę w sposób, który ma dla nich największy sens. 

‍

6. Notion

Notion to wysoko dostosowywalne oprogramowanie wiki, które pozwala zarówno zespołom zdalnym, jak i na miejscu współpracować bardziej efektywnie. Z powodu jego elastycznego projektu, nauka korzystania z Notion może być stroma i dla dużych zespołów bywa trudna w użyciu. Notion jest darmowy do użytku indywidualnego. 

‍

7. Slite

Slite jest zaprojektowane dla zespołów pracujących zdalnie. Wielu ludzi może edytować dokumenty jednocześnie, a każdy dokument może zawierać cytaty, wykresy, grafiki i wiele więcej. Każdy użytkownik otwiera dzień na ekranie “Podsumowanie”, który przechwytuje nowe informacje, które mogą być istotne dla jego roli. Jest bezpłatne dla maksymalnie 50 dokumentów. 

‍

8. Nuclino

Dzięki swojemu płynnemu i intuicyjnemu designowi, Nuclino to oprogramowanie wiki, które jest idealne dla użytkowników nietechnicznych. Układ jest łatwy do nauczenia. Może być używany wyłącznie jako wiki firmy lub do zarządzania projektami, dzielenia się pomysłami i nie tylko. Nuclino jest darmowe dla maksymalnie 50 elementów. 

‍

9. Slab

Slab to intuicyjne oprogramowanie do zarządzania wiedzą, które jest idealne dla zespołów, które chcą łatwego uruchomienia. Posiada analitykę danych, dzięki czemu moderatorzy mogą łatwo zobaczyć, które informacje są najpopularniejsze. Slab jest darmowy dla maksymalnie 10 użytkowników. 

‍

10. Document360

Document360 to intuicyjny edytor WYSIWYG, który zachęca do współpracy i dzielenia się wiedzą. Dobrze integruje się z większością aplikacji i oferuje analitykę, która pozwala zobaczyć, które informacje są najbardziej cenione. 

11. Wiki.js

Wiki.js jest oprogramowaniem open-source, które może być używane na każdej platformie w medium publicznym, prywatnym lub obu. Jako kolejna darmowa opcja, to umożliwia tworzenie i przechowywanie informacji w całkowicie dostosowanym układzie treści. Analityka jest również dostępna. Wiki.js jest mniej idealne dla osób z niewielkim lub żadnym doświadczeniem technicznym lub wiedzą. 

Jakie jest najlepsze oprogramowanie wiki dla twojego zespołu?

Jak widać na tej liście, istnieje wiele doskonałych wiki, z których każde ma swoje unikalne możliwości i propozycję wartości.

Wymagania każdej firmy będą się różnić, ale jest kilka kluczowych składników, na które warto zwrócić uwagę przy ocenie opcji dostępnych na rynku. Wiki, które wybierzesz, powinno być łatwe w użyciu, dostępne w przepływach pracy pracowników i w stanie integrować się z najpopularniejszymi aplikacjami twojej firmy. Powinno również wykorzystywać najnowszą technologię AI. Pamiętaj o tych podstawowych możliwościach podczas prowadzenia badań. I nie zapomnij o końcowym celu: dostarczyć swoim zespołom jedno źródło prawdy dla zaufanych informacji firmowych, aby mogli wykonywać swoją najlepszą pracę.