Sharing knowledge across departments is the lifeblood of any successful business. After all, how can teams collaborate effectively without a way to easily exchange information? Wiki software offers a straightforward way to create, organize and share knowledge company-wide. Ma qual è il miglior software wiki? Ecco cosa tratteremo in questa  guida.

What is wiki software?

A wiki is a centralized, web-based platform that allows employees to easily access and document information. In breve, è un'unica fonte di verità per informazioni affidabili. Ideally, your wiki will integrate into your existing workflows through browser extensions, allowing employees to pull up content without switching tabs. Here are some examples of content you may find internal company wiki:

• New product features or process updates
• HR policies around time-off
• Project management templates
• Local hotspots for team lunches

External-facing wikis function a bit differently to internal-facing ones. They tend to include product manuals for end-users. While still acting as an authoritative information hub, public wikis contain content tailored specifically for customers, partners, and other external stakeholders.

Types of wiki software

Hosted

Un wiki ospitato include strumenti SaaS che non richiedono tempo di sviluppo interno. Security and software maintenance of a hosted wiki are managed by the hosting company. There is usually a little less flexibility with the layout of the wiki, however, less work is required to manage the wiki itself, so you can spend more time focusing on the content that lives within it.

Self-hosted

Self-hosted wiki software (e.g. MediaWiki) is open-source and requires ongoing developer involvement to maintain the security and organization of the platform. Usually, self-hosted wiki software is more customizable for each unique user, with the catch being they are usually much more work to maintain.

Why use wiki software?

Centralize company information

Cercare tra innumerevoli fonti per trovare un singolo pezzo di informazione è un'apparecchiatura di tempo familiare per la maggior parte di noi. Secondo McKinsey, i dipendenti perdono ore ogni settimana a raccogliere e cercare informazioni. This is time that could be better spent collaborating with colleagues and creatively solving problems. Il software wiki centralizza tutte le informazioni aziendali in un'unica fonte di verità – così tutti sanno esattamente dove andare per trovare informazioni affidabili e pertinenti. 

End information overload

Bite-sized pieces of knowledge are the name of the game when communicating important information across an entire organization. Too many pieces of long-form content put a burden on employees to read and remember more than they can realistically retain. Quando ai dipendenti vengono fornite informazioni in piccole porzioni e possono accedervi di nuovo ogni volta che ne hanno bisogno, il sovraccarico d'informazioni diventa un ricordo del passato. 

Bring everyone the information they need to excel in their job

Tutti vogliono sentirsi armati delle informazioni di cui hanno bisogno per fare bene il loro lavoro. La mancanza delle risorse necessarie per sentirsi supportati nel loro ruolo è uno dei principali catalizzatori del burnout, che è in aumento. Wiki software provides everyone with the information they need, whenever they need to access it. Non devono sollecitare esperti di materia per ottenere risposte alle loro domande, ma possono trovare tutta la conoscenza di cui hanno bisogno a portata di mano.

Deliver a single source of truth your team actually uses

Without a wiki as a single source of truth, you run the risk of using duplicate and unreliable information to inform decisions and processes. Send everyone to one place for information and make sure to keep that information up to date. È una soluzione semplice che mantiene tutti sulla stessa lunghezza d'onda. 

Power effortless collaboration

Good internal communication leads to seamless collaboration that in turn leads to smooth and successful company operations. Wiki software allows everyone at the company to create and edit information, turning the wiki into a homebase for effortless collaboration. Ogni esperto di materia contribuisce con la propria esperienza a un'unica fonte di informazioni che è accessibile a tutti. Goodbye, information silos! 

Seamlessly keep company information up to date

The best wiki software has a content verification system built in. This allows the creator of the information to set a timer for when they need to review and re-verify that information. Questo assicura che le informazioni aziendali rimangano aggiornate e pertinenti, evitando che qualcuno faccia riferimento involontariamente a conoscenze inaffidabili. 

Ensure expert-verified product information is in the hands of everyone in support, sales, and marketing

As updates are made to products, everyone needs to be in the loop. This includes technical support, sales, marketing, product specialists, and more. Secondo PwC, il 17% dei consumatori abbandonerà un marchio dopo solo una brutta esperienza. Quindi è fondamentale che i team abbiano accesso a informazioni affidabili nelle loro interazioni con i clienti. Consenti agli esperti di materia di documentare e verificare le loro informazioni, in modo che tutti sappiano che le conoscenze che stanno leggendo sono accurate e affidabili. 

Empower support agents to deliver world-class customer service

Easy access to information benefits support agents in two ways. First, it allows them to be kept up to date, providing customers with the information that is the most relevant to them. In secondo luogo, fornisce un accesso rapido alle conoscenze, in modo che gli agenti di supporto possano rispondere alle domande in tempo reale – rimuovendo il ritardo tra la domanda di un cliente e la risposta del supporto.

What ingredients does the best wiki software have?

Not all wikis are made the same. Ci sono alcune caratteristiche chiave da tenere a mente quando si sceglie il miglior wiki per il tuo team. 

Easy to use

Aggiungere un nuovo strumento a qualsiasi flusso di lavoro è temuto dalla maggior parte dei dipendenti – è solo un'altra cosa da imparare oltre ai compiti quotidiani. Wiki software should solve problems, not create additional headaches. Deve avere un design intuitivo e una gerarchia dei contenuti che promuove una facile creazione di contenuti.  

Searchability

No one has time to come up with precise keywords in order to find the right information. Un wiki deve avere una funzionalità di ricerca intelligente che consenta di fornire risultati correlati alla ricerca e non dipenda da parole chiave esatte. Un buon software wiki non richiederà ricerche multiple per trovare risposte. 

Knowledge base 

Excellent wiki software acts as a knowledge base for all important information. It can be internal or external facing, relaying information to that audience. Deve fungere da fonte affidabile di conoscenza che i lettori possono fidarsi di utilizzare regolarmente e essere il primo luogo a cui le persone pensano di rivolgersi quando cercano una risposta. 

Integrations 

Your wiki software should integrate into your existing workflow through browser extensions. This removes the need to navigate away from your workflow to search for information, and instead brings that information into your workflow. Deve permetterti di trovare le informazioni di cui hai bisogno senza lasciare l'app in cui stai lavorando.

Learning features

It should be able to cater to its user. Basato sul tuo ruolo o sulle informazioni che hai storicamente fatto riferimento, un wiki dovrebbe suggerire contenuti pertinenti al tuo ruolo. Per ulteriore supporto, il software wiki dovrebbe avere anche un centro assistenza o una serie di guide dove la documentazione è facilmente accessibile. 

Customization 

There is generally no one-size-fits-all model for wiki software. Whether you are storing internal knowledge or building an external knowledge base, you need to be able to customize information in a way that works well for your company. Start with the provided framework, but take advantage of flexibility the wiki should offer.

Analytics 

The best wikis have analytics built in, where you can see which content is finding the most traction or what is being searched for regularly. This can help you spot gaps in your company knowledge as well as see what information has proven to be the most useful to employees.

I migliori strumenti e esempi di software wiki

 1. Guru

At Guru, we practice what we preach when it comes to great wiki software. Our modern wiki is AI-powered, making it possible to capture information seamlessly and find trusted answers instantly. Si integra con le app più popolari della tua azienda, quindi le informazioni di cui hai bisogno sono sempre a portata di mano. Puoi documentare la conoscenza più velocemente che mai con l'assistente di scrittura AI di Guru, mantenerla aggiornata con il nostro flusso di lavoro di verifica e trovare rapidamente informazioni indipendentemente da dove siano memorizzate con le nostre video dimostrativo on-demand per saperne di più!

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2. MediaWiki

Here is the most popular open-source wiki software out there. È ideale per chi gestisce grandi quantità di contenuti che devono essere accessibili da molte persone. It does, however, require slightly more technical knowledge to get up and running. Tuttavia, MediaWiki è uno dei wiki più affidabili ed è completamente gratuito. 

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3. DokuWiki

DokuWiki is simple and effective. È un layout wiki open-source che ha migliaia di contribuenti e nessun limite al numero di pagine che puoi salvare. L'autenticazione integrata lo rende adatto per le grandi aziende che cercano di fornire molte informazioni importanti ai propri dipendenti o clienti rapidamente, ed è gratuito. 

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4. Confluence

Confluence is one of the most popular kinds of wiki software used in the technical space. It syncs with Jira, the project management software, to make creating and updating content easy. Confluence richiede ricerche di parole chiave precise per trovare contenuti ed è gratuito fino a 10 utenti. 

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5. Tettra

Tettra works well for teams with little or no technical knowledge. Installazione, manutenzione e utilizzo sono intuitivi – si integra anche con gli strumenti che già utilizzi. I team di tutta l'organizzazione sono in grado di organizzare la propria conoscenza in un modo che ha più senso per loro. 

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6. Notion

Notion is a highly-customizable wiki software that allows both remote and in-person teams to collaborate more effectively. Due to its flexible design, learning how to use Notion well can be a steep learning curve and tends to be challenging for large teams to use. Notion è gratuito per uso individuale. 

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7. Slite

Slite is designed for teams that work remotely. Multiple people can edit documents at the same time and each document can include quotes, charts, graphics, and more. Ogni utente apre la giornata con uno schermo “Catch-up” che cattura nuove informazioni che potrebbero essere rilevanti per il loro ruolo. È gratuito per un massimo di 50 documenti. 

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8. Nuclino

A causa del suo design fluido e intuitivo, Nuclino è un software wiki ideale per utenti non tecnici. Il layout è facile da apprendere. Può essere utilizzato esclusivamente come wiki aziendale, o per gestire progetti, condividere idee e altro. Nuclino è gratuito fino a 50 articoli. 

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9. Slab

Slab è un software wiki intuitivo per la gestione della conoscenza, ideale per i team che desiderano una configurazione facile. Viene fornito con analisi dei dati, così i moderatori possono facilmente vedere quali informazioni sono le più popolari. Slab è gratuito per un massimo di 10 utenti. 

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10. Document360

Document360 è un editor WYSIWYG intuitivo che invita alla collaborazione e alla condivisione della conoscenza. Si integra bene con la maggior parte delle app e offre analisi che ti consentono di vedere quali informazioni sono le più apprezzate. 

11. Wiki.js

Wiki.js è open-source e può essere utilizzato su qualsiasi piattaforma in un ambiente pubblico, privato o entrambi. Come altra opzione gratuita, questa consente di creare e memorizzare informazioni in un layout di contenuto completamente personalizzabile. Sono disponibili anche analisi. Wiki.js è meno ideale per coloro che hanno poca o nessuna esperienza o conoscenza tecnica. 

Qual è il miglior software wiki per il tuo team?

Come puoi vedere da questo elenco, ci sono molti wiki eccellenti là fuori, ognuno con le proprie capacità uniche e proposta di valore.

I requisiti di ogni azienda saranno diversi, ma ci sono alcuni ingredienti chiave da tenere d'occhio quando si valutano le opzioni sul mercato. Il wiki che scegli dovrebbe essere facile da usare, disponibile nei flussi di lavoro dei dipendenti e in grado di integrarsi con le app più popolari della tua azienda. Dovrebbe anche utilizzare le ultime tecnologie di intelligenza artificiale. Tieni a mente queste capacità fondamentali mentre conduci la tua ricerca. E non perdere di vista l'obiettivo finale: dare ai tuoi team un'unica fonte di verità per le informazioni aziendali affidabili in modo che possano fare al meglio il loro lavoro.