Att dela kunskap mellan avdelningar är livsnerven i alla framgångsrika företag. För hur kan team samarbeta effektivt utan ett enkelt sätt att utbyta information? Wiki-program erbjuder ett enkelt sätt att skapa, organisera och dela kunskap över hela företaget. Men vad är den bästa wiki-programvaran? Det är vad vi kommer att täcka i denna  guide.

Vad är wiki-program?

En wiki är en centraliserad, webbaserad plattform som gör det möjligt för anställda att enkelt få tillgång till och dokumentera information. Kort sagt, det är en enda källa till sanning för pålitlig information. Idealiskt kommer din wiki att integreras i dina befintliga arbetsflöden genom webbläsartillägg, så att anställda kan hämta innehåll utan att byta flik. Här är några exempel på innehåll du kan hitta på ett internt företagswiki:

• Nya produktfunktioner eller processuppdateringar
• HR-policyer kring ledighet
• Mallar för projektledning
• Lokala favoriter för teamluncher

Externinriktade wikis fungerar lite annorlunda än interninriktade. De tenderar att inkludera produktmanualer för slutanvändare. Även om de fortfarande fungerar som en auktoritativ informationshub, innehåller offentliga wikis innehåll som är skräddarsytt speciellt för kunder, partners och andra externa intressenter.

Typer av wiki-program

Hostat

En hostad wiki inkluderar SaaS-verktyg som inte kräver intern utvecklartid. Säkerhet och programunderhåll av ett hostat wiki hanteras av värdföretaget. Det finns vanligtvis lite mindre flexibilitet med utformningen av wikin, men mindre arbete krävs för att hantera wikin själv, så du kan spendera mer tid på att fokusera på det innehåll som finns inom den.

Självhostat

Självhostat wiki-program (t.ex. MediaWiki) är öppen källkod och kräver kontinuerligt utvecklarengagemang för att upprätthålla säkerheten och organisationen av plattformen. Vanligtvis är självhostade wiki-program mer anpassningsbara för varje unik användare, med fällan att de oftast kräver mycket mer arbete för att underhålla.

Varför använda wiki-program?

Centralisera företagsinformation

Att söka genom otaliga källor för att hitta en enda informationsbit är en bekant tidsåtgång för de flesta av oss. Enligt McKinsey, förlorar anställda timmar varje vecka på att samla in och söka efter information. Denna tid skulle kunna användas bättre till att samarbeta med kollegor och kreativt lösa problem. Wiki-programvara centraliserar all företagsinformation i en enda källa till sanning så att alla vet exakt var de ska gå för att hitta pålitlig och relevant information. 

Avsluta informationsöverbelastning

Korta bitar av kunskap är namnet på spelet när man kommunicerar viktig information över hela en organisation. För mycket långformat innehåll lägger en börda på anställda att läsa och komma ihåg mer än de realistiskt kan behålla. När anställda får kortfattad information och kan komma åt den igen när de behöver, blir informationsöverbelastning ett minne blott. 

Ge alla den information de behöver för att utmärka sig i sitt arbete

Alla vill känna att de har den information de behöver för att göra sitt jobb bra. Att sakna de resurser man behöver för att känna sig stödd i sin roll är en av de främsta orsakerna till utbrändhet, som har ökat. Wiki-program erbjuder alla den information de behöver, när de behöver komma åt den. De behöver inte knuffa ämnesexperter för svar på sina frågor, utan kan istället hitta all kunskap de behöver i sina händer.

Leverera en enda källa till sanning som ditt team faktiskt använder

Utan en wiki som en enda källa till sanning, riskerar du att använda duplicerad och opålitlig information för att informera beslut och processer. Skicka alla till en plats för information och se till att hålla den informationen uppdaterad. Det är en enkel lösning som håller alla på samma sida. 

Styr enkel samarbeten

Bra internkommunikation leder till sömlösa samarbeten som i sin tur leder till smidiga och framgångsrika företagverksamheter. Wiki-program gör det möjligt för alla på företaget att skapa och redigera information, vilket gör wikin till en bas för enkel samarbeten. Varje expertämne bidrar med sin expertis till en enda informationskälla som är tillgänglig för alla. Adjö, informationssilos! 

Sömlöst håll företagsinformation uppdaterad

Det bästa wiki-programmet har ett system för innehållsverifiering inbyggt. Detta gör att skaparen av informationen kan ställa in en timer för när de behöver granska och återverifiera den informationen. Detta säkerställer att företagsinformation förblir aktuell och relevant, samtidigt som det hindrar någon från att omedvetet referera till opålitlig kunskap. 

Säkerställ att expertverifierad produktinformation finns i händerna på alla inom support, försäljning och marknadsföring

När uppdateringar görs av produkter, behöver alla vara informerade. Detta inkluderar teknisk support, försäljning, marknadsföring, produktspecialister och mer. Enligt PwC, 17% av konsumenterna kommer att avstå från ett varumärke efter bara en dålig erfarenhet. Så det är avgörande att team har tillgång till pålitlig information i deras interaktioner med kunder. Låt ämnesexperterna dokumentera och verifiera sin information, så att alla andra vet att den kunskap de läser är korrekt och pålitlig. 

Bemyndiga supportagenter att leverera kundservice i världsklass

Enkel åtkomst till information gynnar supportagenter på två sätt. För det första gör det att de kan hållas uppdaterade, och ger kunderna den information som är mest relevant för dem. För det andra ger det snabb åtkomst till kunskap så att supportagenter kan svara på frågor i realtid vilket tar bort fördröjningstiden mellan en kunds fråga och supports svar.

Vilka ingredienser har det bästa wiki-programmet?

Inte alla wikis är skapade lika. Det finns några viktiga egenskaper att hålla i åtanke när man väljer det bästa wikit för ditt team. 

Lättanvänd

Att lägga till ett nytt verktyg i arbetsflödet är något de flesta anställda fruktar – det är bara ytterligare en sak att lära på toppen av dagliga uppgifter. Wiki-program bör lösa problem, inte skapa ytterligare huvudvärk. Det bör ha en intuitiv design och innehållshierarki som främjar enkel innehållsskapande.  

Sökbarhet

Ingen har tid att komma på exakta sökord för att hitta rätt information. En wiki behöver ha smart sökfunktionalitet som gör att den kan ge resultat relaterade till din sökning och inte förlitar sig på exakta nyckelord. Bra wiki-program kräver inte flera sökningar för att hitta svar. 

Kunskapsbas 

Utmärkt wiki-program fungerar som en kunskapsbas för all viktig information. Det kan vara internt eller externt, och vidarebefordrar information till den publiken. Det bör fungera som en pålitlig källa för kunskap som läsarna kan lita på att använda regelbundet, och vara den första platsen folk tänker på när de söker efter ett svar. 

Integrationer 

Ditt wiki-program bör integreras i ditt befintliga arbetsflöde genom webbläsartillägg. Detta tar bort behovet av att navigera bort från ditt arbetsflöde för att söka efter information, istället för att ta in den informationen i ditt arbetsflöde. Det ska tillåta dig att hitta den information du behöver utan att lämna appen du arbetar i.

Inlärningsfunktioner

Det bör kunna tillgodose sina användare. Baserat på din roll eller information som du historiskt har refererat till, ska en wiki föreslå innehåll som är relevant för din roll. För ytterligare stöd bör wiki-program även ha ett hjälpcenter eller en guide där dokumentationen är lättillgänglig. 

Anpassning 

Det finns vanligtvis ingen universell modell för wiki-program. Oavsett om du lagrar intern kunskap eller bygger en extern kunskapsbas, måste du kunna anpassa information på ett sätt som fungerar bra för ditt företag. Börja med den tillhandahållna ramen, men ta tillvara på den flexibilitet som wikin bör erbjuda.

Analys 

De bästa wikis har inbyggd analys där du kan se vilket innehåll som får mest dragningskraft eller vad som söks efter regelbundet. Detta kan hjälpa dig att se luckor i din företagskunskap såväl som att se vilken information som har visat sig vara den mest användbara för anställda.

De bästa wiki-programverktygen & exempel

 1. Guru

På Guru praktiserar vi vad vi predikar när det gäller fantastiskt wiki-program. Vår moderna wiki är AI-driven, vilket gör det möjligt att fånga information sömlöst och hitta pålitliga svar omedelbart. Den integreras med företagets mest populära appar så att informationen du behöver alltid finns vid dina fingertoppar. Du kan dokumentera kunskap snabbare än någonsin med Gurus AI-skrivassistent, hålla den uppdaterad med vår verifieringsarbetsflöde, och snabbt hitta information oavsett var den är lagrad med våra on-demand demovideo för att lära dig mer!

‍

2. MediaWiki

Här är den mest populära open-source wiki-programmet. Det är idealiskt för alla som hanterar stora mängder innehåll som behöver nås av många människor. Det kräver dock något mer teknisk kunskap för att komma igång. Ändå är MediaWiki en av de mest pålitliga wikisarna och den är helt gratis. 

‍

3. DokuWiki

DokuWiki är enkel och effektiv. Det är en öppen källkod wiki-layout som har tusentals bidragsgivare och ingen begränsning av antalet sidor som du kan spara. Inbyggd autentisering gör det lämpligt för stora företag som försöker få ut mycket viktig information till sina anställda eller kunder snabbt, och den är gratis. 

‍

4. Confluence

Confluence är en av de mest populära typerna av wiki-program som används inom teknikområdet. Det synkroniserar med Jira, projektledningsprogrammet, för att göra det enkelt att skapa och uppdatera innehåll. Confluence kräver exakta nyckelordsökningar för att hitta innehåll och är gratis för upp till 10 användare. 

‍

5. Tettra

Tettra fungerar bra för team med liten eller ingen teknisk kunskap. Inställning, underhåll och användning är intuitivt – det integreras också med de verktyg du redan arbetar med. Team över hela organisationen kan organisera sin kunskap på ett sätt som är meningsfullt för dem. 

‍

6. Notion

Notion är en mycket anpassningsbar wiki-programvara som gör det möjligt för både distans- och fysiska team att samarbeta mer effektivt. På grund av dess flexibla design kan det vara en brant inlärningskurva för att lära sig att använda Notion väl och tenderar att vara utmanande för stora team att använda. Notion är gratis för individuellt bruk. 

‍

7. Slite

Slite är utformad för team som arbetar på distans. Flera personer kan redigera dokument samtidigt och varje dokument kan innehålla citat, diagram, grafik och mer. Varje användare börjar dagen med en “Catch-up”-skärm som fångar ny information som kan vara relevant för deras roll. Det är gratis för upp till 50 dokument. 

‍

8. Nuclino

På grund av sin smidiga och intuitiva design är Nuclino en wiki-programvara som är idealisk för icke-tekniska användare. Layouten är lätt att lära sig. Det kan användas enbart som en företagswiki, eller användas för att hantera projekt, dela idéer och mer. Nuclino är gratis för upp till 50 objekt. 

‍

9. Slab

Slab är en intuitiv programvara för kunskapshantering som är idealisk för team som vill ha en enkel installation. Den har dataanalys, så att moderatorer enkelt kan se vilken information som är mest populär. Slab är gratis för upp till 10 användare. 

‍

10. Document360

Document360 är en intuitiv WYSIWYG-redigerare som inbjuder till samarbete och kunskapsdelning. Den integreras bra med de flesta appar och erbjuder analys som gör att du kan se vilken information som är mest värdefull. 

11. Wiki.js

Wiki.js är öppen källkod och kan användas på vilken plattform som helst i ett offentligt, privat eller båda medier. Som ett annat gratisalternativ tillåter denna dig att skapa och lagra information i en helt anpassningsbar innehållslayout. Analys är också tillgänglig. Wiki.js är mindre idealisk för dem med lite eller ingen teknisk erfarenhet eller kunskap. 

Vad är den bästa wiki-programvaran för ditt team?

Som du kan se från denna lista finns det många utmärkta wikis där ute, var och en med sina egna unika kapabiliteter och värdeproposition.

Varje företags krav kommer att vara olika, men det finns några viktiga komponenter att se upp för när man utvärderar alternativ på marknaden. Wikin du väljer bör vara lättanvänd, tillgänglig i anställdas arbetsflöden och kapabel till integration med företagets mest populära appar. Den bör också använda den allra senaste AI-tekniken. Håll dessa kärnkapabiliteter i åtanke medan du genomför din forskning. Och glöm inte det slutliga målet: att ge dina team en enda sanningskälla för tillförlitlig företagsinformation så att de kan göra sitt bästa arbete.