Sharing knowledge across departments is the lifeblood of any successful business. After all, how can teams collaborate effectively without a way to easily exchange information? Wiki software offers a straightforward way to create, organize and share knowledge company-wide. Tapi apa software wiki terbaik? Itulah yang akan kita bahas dalam panduan ini.

What is wiki software?

A wiki is a centralized, web-based platform that allows employees to easily access and document information. Singkatnya, itu adalah sumber kebenaran tunggal untuk informasi terpercaya. Ideally, your wiki will integrate into your existing workflows through browser extensions, allowing employees to pull up content without switching tabs. Here are some examples of content you may find internal company wiki:

• New product features or process updates
• HR policies around time-off
• Project management templates
• Local hotspots for team lunches

External-facing wikis function a bit differently to internal-facing ones. They tend to include product manuals for end-users. While still acting as an authoritative information hub, public wikis contain content tailored specifically for customers, partners, and other external stakeholders.

Types of wiki software

Hosted

Wiki yang dihosting mencakup alat SaaS yang tidak memerlukan waktu pengembang internal. Security and software maintenance of a hosted wiki are managed by the hosting company. There is usually a little less flexibility with the layout of the wiki, however, less work is required to manage the wiki itself, so you can spend more time focusing on the content that lives within it.

Self-hosted

Self-hosted wiki software (e.g. MediaWiki) is open-source and requires ongoing developer involvement to maintain the security and organization of the platform. Usually, self-hosted wiki software is more customizable for each unique user, with the catch being they are usually much more work to maintain.

Why use wiki software?

Centralize company information

Searching through countless sources to find a single piece of information is a familiar time suck for most of us. According to McKinsey, employees lose hours every week gathering and searching for information. This is time that could be better spent collaborating with colleagues and creatively solving problems. Software wiki memusatkan semua informasi perusahaan menjadi sumber kebenaran tunggal - sehingga semua orang tahu persis ke mana harus mencari informasi yang dapat diandalkan dan relevan. 

End information overload

Bite-sized pieces of knowledge are the name of the game when communicating important information across an entire organization. Too many pieces of long-form content put a burden on employees to read and remember more than they can realistically retain. When employees are provided with bite-sized information and they can access it again whenever they need it, information overload becomes a thing of the past. 

Bring everyone the information they need to excel in their job

Semua orang ingin merasa bahwa mereka dilengkapi dengan informasi yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka dengan baik. Lacking the resources one needs to feel supported in their role is one of the main catalysts of burnout, which has been on the rise. Wiki software provides everyone with the information they need, whenever they need to access it. Mereka tidak perlu mendorong ahli materi pelajaran untuk menjawab pertanyaan mereka, melainkan mereka dapat menemukan semua pengetahuan yang mereka butuhkan di ujung jari mereka.

Deliver a single source of truth your team actually uses

Without a wiki as a single source of truth, you run the risk of using duplicate and unreliable information to inform decisions and processes. Send everyone to one place for information and make sure to keep that information up to date. Ini adalah solusi sederhana yang membuat semua orang berada pada halaman yang sama.

Power effortless collaboration

Good internal communication leads to seamless collaboration that in turn leads to smooth and successful company operations. Wiki software allows everyone at the company to create and edit information, turning the wiki into a homebase for effortless collaboration. Every subject matter expert is contributing their expertise to a single source of information that is accessible to everyone. Goodbye, information silos! 

Seamlessly keep company information up to date

The best wiki software has a content verification system built in. This allows the creator of the information to set a timer for when they need to review and re-verify that information. This ensures that company information stays up to date and relevant, while preventing someone from unknowingly referencing unreliable knowledge. 

Ensure expert-verified product information is in the hands of everyone in support, sales, and marketing

As updates are made to products, everyone needs to be in the loop. This includes technical support, sales, marketing, product specialists, and more. According to PwC, 17% of consumers will walk away from a brand after just one bad experience. Jadi sangat penting bahwa tim memiliki akses ke informasi terpercaya dalam interaksi mereka dengan pelanggan. Biarkan ahli materi pelajaran mendokumentasikan dan memverifikasi informasi mereka, sehingga semua orang tahu bahwa pengetahuan yang mereka baca akurat dan dapat diandalkan. 

Empower support agents to deliver world-class customer service

Easy access to information benefits support agents in two ways. First, it allows them to be kept up to date, providing customers with the information that is the most relevant to them. Kedua, ini menyediakan akses cepat ke pengetahuan sehingga agen dukungan dapat menjawab pertanyaan secara real-time - menghilangkan waktu jeda antara pertanyaan pelanggan dan jawaban dukungan.

What ingredients does the best wiki software have?

Not all wikis are made the same. There are few key characteristics to keep in mind when choosing the best wiki for your team. 

Easy to use

Menambahkan alat baru ke dalam alur kerja apa pun ditakuti oleh sebagian besar karyawan - itu hanya satu hal lagi yang harus dipelajari di luar tugas sehari-hari. Wiki software should solve problems, not create additional headaches. It should have an intuitive design and content hierarchy that promotes easy content creation.  

Searchability

No one has time to come up with precise keywords in order to find the right information. Sebuah wiki perlu memiliki fungsi pencarian cerdas yang memungkinkan untuk memberikan hasil terkait pencarian Anda dan tidak bergantung pada kata kunci yang tepat. Good wiki software will not require multiple searches to find answers. 

Knowledge base 

Excellent wiki software acts as a knowledge base for all important information. It can be internal or external facing, relaying information to that audience. It should act as a reliable source for knowledge that readers can trust to use regularly, and be the first place people think to visit when searching for an answer. 

Integrations 

Your wiki software should integrate into your existing workflow through browser extensions. This removes the need to navigate away from your workflow to search for information, and instead brings that information into your workflow. Ini harus memungkinkan Anda untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan tanpa meninggalkan aplikasi yang sedang Anda kerjakan.

Learning features

It should be able to cater to its user. Berdasarkan peran Anda atau informasi yang Anda rujuk secara historis, sebuah wiki harus menyarankan konten yang relevan dengan peran Anda. For further support, wiki software should also have a help center or guides series where documentation is easily accessible. 

Customization 

There is generally no one-size-fits-all model for wiki software. Whether you are storing internal knowledge or building an external knowledge base, you need to be able to customize information in a way that works well for your company. Start with the provided framework, but take advantage of flexibility the wiki should offer.

Analytics 

The best wikis have analytics built in, where you can see which content is finding the most traction or what is being searched for regularly. This can help you spot gaps in your company knowledge as well as see what information has proven to be the most useful to employees.

The best wiki software tools & examples

 1. Guru

At Guru, we practice what we preach when it comes to great wiki software. Our modern wiki is AI-powered, making it possible to capture information seamlessly and find trusted answers instantly. Ini terintegrasi dengan aplikasi paling populer di perusahaan Anda sehingga informasi yang Anda butuhkan selalu di ujung jari Anda. Anda dapat mendokumentasikan pengetahuan lebih cepat dari sebelumnya dengan asisten penulisan AI Guru, menjaga tetap terkini dengan alur kerja verifikasi kami, dan dengan cepat menemukan informasi tidak peduli di mana ia disimpan dengan kemampuan on-demand demo video to learn more!

‍

2. MediaWiki

Here is the most popular open-source wiki software out there. Ini sangat ideal untuk siapa saja yang mengelola sejumlah besar konten yang perlu diakses oleh banyak orang. It does, however, require slightly more technical knowledge to get up and running. Namun, MediaWiki adalah salah satu wiki yang paling terpercaya dan sepenuhnya gratis.

‍

3. DokuWiki

DokuWiki is simple and effective. Ini adalah tata letak wiki sumber terbuka yang memiliki ribuan kontributor dan tidak ada batasan pada jumlah halaman yang bisa Anda simpan. Otentikasi yang terintegrasi membuatnya cocok untuk perusahaan besar yang berusaha menyebarkan banyak informasi penting kepada karyawan atau pelanggan mereka dengan cepat, dan ini gratis.

‍

4. Confluence

Confluence is one of the most popular kinds of wiki software used in the technical space. It syncs with Jira, the project management software, to make creating and updating content easy. Confluence requires precise keyword searches to find content and is free for up to 10 users. 

‍

5. Tettra

Tettra works well for teams with little or no technical knowledge. Pengaturan, pemeliharaan, dan penggunaan sangat intuitif - ini juga terintegrasi dengan alat yang sudah Anda gunakan. Teams across an entire organization are able to organize their knowledge in a way that makes the most sense for them. 

‍

6. Notion

Notion is a highly-customizable wiki software that allows both remote and in-person teams to collaborate more effectively. Due to its flexible design, learning how to use Notion well can be a steep learning curve and tends to be challenging for large teams to use. Notion is free for individual use. 

‍

7. Slite

Slite is designed for teams that work remotely. Multiple people can edit documents at the same time and each document can include quotes, charts, graphics, and more. Setiap pengguna memulai hari dengan layar “Catch-up” yang menangkap informasi baru yang mungkin relevan dengan perannya. Gratis untuk hingga 50 dokumen. 

‍

8. Nuclino

Karena desainnya yang halus dan intuitif, Nuclino adalah perangkat lunak wiki yang ideal bagi pengguna non-teknis. Tata letaknya mudah dipelajari. Ini dapat digunakan sepenuhnya sebagai wiki perusahaan, atau digunakan untuk mengelola proyek, berbagi ide, dan lainnya. Nuclino gratis untuk hingga 50 item. 

‍

9. Slab

Slab adalah perangkat lunak wiki manajemen pengetahuan yang intuitif yang ideal untuk tim yang menginginkan pengaturan yang mudah. Ini dilengkapi dengan analitik data, sehingga moderator dapat dengan mudah melihat informasi mana yang paling populer. Slab gratis untuk hingga 10 pengguna. 

‍

10. Document360

Document360 adalah editor WYSIWYG yang intuitif yang mengundang kolaborasi dan berbagi pengetahuan. Ini terintegrasi dengan baik dengan sebagian besar aplikasi dan menawarkan analitik yang memungkinkan Anda melihat informasi mana yang paling dihargai. 

11. Wiki.js

Wiki.js adalah sumber terbuka dan dapat digunakan di platform mana pun dalam media publik, privat, atau keduanya. Sebagai opsi gratis lainnya, ini memungkinkan Anda untuk membuat dan menyimpan informasi dalam tata letak konten yang sepenuhnya dapat disesuaikan. Analitik juga tersedia. Wiki.js kurang ideal bagi mereka yang memiliki sedikit atau tanpa pengalaman atau pengetahuan teknis. 

Apa perangkat lunak wiki terbaik untuk tim Anda?

Seperti yang Anda lihat dari daftar ini, ada banyak wiki luar biasa di luar sana, masing-masing dengan kemampuan unik dan proposisi nilai sendiri.

Kebutuhan setiap perusahaan akan berbeda, tetapi ada beberapa bahan kunci yang perlu diperhatikan saat mengevaluasi opsi di pasar. Wiki yang Anda pilih harus mudah digunakan, tersedia dalam alur kerja karyawan, dan mampu berintegrasi dengan aplikasi paling populer di perusahaan Anda. Ini juga harus memanfaatkan teknologi AI terbaru. Ingatlah kemampuan inti ini saat melakukan penelitian Anda. Dan jangan kehilangan fokus pada tujuan akhir: memberikan tim Anda satu sumber kebenaran untuk informasi perusahaan yang terpercaya sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan terbaik mereka.