Kennis delen tussen afdelingen is de levensader van elk succesvol bedrijf. Want hoe kunnen teams effectief samenwerken zonder een manier om informatie gemakkelijk uit te wisselen? Wiki-software biedt een eenvoudige manier om kennis in het hele bedrijf te creëren, organiseren en delen. Maar wat is de beste wiki-software? Dat is wat we in deze gids gaan behandelen.

Wat is wiki-software?

Een wiki is een gecentraliseerd, webgebaseerd platform dat medewerkers in staat stelt om gemakkelijk toegang te krijgen tot en informatie te documenteren. Kortom, het is een enkele bron van waarheid voor betrouwbare informatie. Bij voorkeur zal uw wiki integreren in uw bestaande workflows via browserextensies, zodat medewerkers inhoud kunnen ophalen zonder tabbladen te wisselen. Hier zijn enkele voorbeelden van inhoud die u misschien vindt op een interne bedrijfswiki:

• Nieuwe productkenmerken of procesupdates
• HR-beleid met betrekking tot verlof
• Projectmanagement-sjablonen
• Lokale hotspots voor teamlunches

Extern gerichte wiki's functioneren een beetje anders dan intern gerichte. Ze bevatten vaak producthandleidingen voor eindgebruikers. Hoewel ze nog steeds fungeren als een gezaghebbend informatiecentrum, bevatten openbare wiki's inhoud die specifiek is afgestemd op klanten, partners en andere externe belanghebbenden.

Soorten wiki-software

Gehost

Een gehoste wiki omvat SaaS-tools die geen interne ontwikkeltijd vereisen. Beveiliging en softwareonderhoud van een gehoste wiki worden beheerd door het hostingbedrijf. Er is meestal iets minder flexibiliteit met de lay-out van de wiki, maar er is minder werk nodig om de wiki zelf te beheren, zodat u meer tijd kunt besteden aan de inhoud die erin staat.

Zelf-gehost

Zelf-gehoste wiki-software (bijv. MediaWiki) is open-source en vereist continue betrokkenheid van ontwikkelaars om de beveiliging en organisatie van het platform te onderhouden. Gewoonlijk is zelf-gehoste wiki-software meer aanpasbaar voor elke unieke gebruiker, met als nadeel dat ze meestal veel meer werk vereist om te onderhouden.

Waarom wiki-software gebruiken?

Centraliseer bedrijfsinformatie

Door talloze bronnen te doorzoeken om een enkel stuk informatie te vinden is voor de meesten van ons een bekende tijdverspilling. Volgens McKinsey verliezen medewerkers elke week uren met het verzamelen en zoeken naar informatie. Deze tijd kan beter besteed worden aan samenwerken met collega's en creatief problemen oplossen. Wiki-software centraliseert alle bedrijfsinformatie in een enkele bron van waarheid – zodat iedereen precies weet waar hij terecht kan voor betrouwbare en relevante informatie. 

Beëindig informatie-overload

Korte stukjes kennis zijn de naam van het spel als het gaat om het communiceren van belangrijke informatie binnen een hele organisatie. Te veel stukken lange content leggen een belasting op medewerkers om meer te lezen en te onthouden dan zij realistisch kunnen onthouden. Wanneer medewerkers korte informatie krijgen en deze weer kunnen raadplegen wanneer ze die nodig hebben, wordt informatie-overload verleden tijd. 

Breng iedereen de informatie die ze nodig hebben om uit te blinken in hun werk

Iedereen wil het gevoel hebben dat ze de informatie hebben die ze nodig hebben om hun werk goed te doen. Het gebrek aan middelen die nodig zijn om zich ondersteund te voelen in hun rol is een van de belangrijkste oorzaken van burn-out, die in opkomst is. Wiki-software biedt iedereen de informatie die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben. Ze hoeven geen vakexperts meer te vragen om antwoorden op hun vragen; in plaats daarvan kunnen ze alle kennis die ze nodig hebben binnen handbereik vinden.

Lever een enkele bron van waarheid die uw team daadwerkelijk gebruikt

Zonder een wiki als enkele bron van waarheid loopt u het risico om dubbelzinnige en onbetrouwbare informatie te gebruiken om beslissingen en processen te informeren. Stuur iedereen naar één plek voor informatie en zorg ervoor dat die informatie up-to-date blijft. Het is een eenvoudige oplossing die ervoor zorgt dat iedereen op dezelfde pagina zit.

Krachtig moeiteloze samenwerking

Goede interne communicatie leidt tot naadloze samenwerking die op zijn beurt leidt tot soepele en succesvolle bedrijfsvoering. Wiki-software stelt iedereen binnen het bedrijf in staat om informatie te creëren en te bewerken, waardoor de wiki een basis wordt voor moeiteloze samenwerking. Elke onderwerp deskundige bijdraagt hun expertise aan een enkele bron van informatie die toegankelijk is voor iedereen. Vaarwel, informatie-silo's! 

Houd bedrijfsinformatie moeiteloos up-to-date

De beste wiki-software heeft een ingebouwd systeem voor inhoudsverificatie. Daardoor kan de maker van de informatie een timer instellen voor wanneer ze die informatie moeten beoordelen en opnieuw verifiëren. Dit zorgt ervoor dat bedrijfsinformatie actueel en relevant blijft, terwijl iemand wordt verhinderd om onbewust onbetrouwbare kennis te verwijzen. 

Zorg ervoor dat expert-geverifieerde productinformatie in handen is van iedereen in ondersteuning, verkoop en marketing

Naarmate er updates aan producten worden gedaan, moet iedereen op de hoogte zijn. Dit omvat technische ondersteuning, verkoop, marketing, productspecialisten en meer. Volgens PwC, 17% van de consumenten zal een merk verlaten na slechts één slechte ervaring. Het is cruciaal dat teams toegang hebben tot betrouwbare informatie in hun interacties met klanten. Laat vakexperts hun informatie documenteren en verifiëren, zodat iedereen weet dat de kennis die ze lezen accuraat en betrouwbaar is. 

Geef ondersteuningsagenten de bevoegdheid om wereldklasse klantenservice te leveren

Gemakkelijke toegang tot informatie komt ondersteuningsagenten op twee manieren ten goede. Ten eerste, het stelt hen in staat om op de hoogte te blijven en klanten de meest relevante informatie te bieden. Ten tweede biedt het snelle toegang tot kennis zodat supportmedewerkers vragen in real-time kunnen beantwoorden – waardoor de wachttijd tussen een klantvraag en het antwoord van de support wordt verminderd.

Welke ingrediënten heeft de beste wiki-software?

Niet alle wiki's zijn hetzelfde. Er zijn enkele belangrijke kenmerken om in gedachten te houden bij het kiezen van de beste wiki voor uw team. 

Gebruiksvriendelijk

Het toevoegen van een nieuwe tool aan een workflow wordt door de meeste medewerkers gevreesd – het is gewoon weer iets dat ze bovenop hun dagelijkse taken moeten leren. Wiki-software zou problemen moeten oplossen, niet extra hoofdpijn creëren. Het moet een intuïtief ontwerp en contenthiërarchie hebben die het creëren van inhoud vergemakkelijkt.  

Zoekbaarheid

Niemand heeft tijd om precieze zoekwoorden te bedenken om de juiste informatie te vinden. Een wiki moet slimme zoekfunctionaliteit hebben die het mogelijk maakt om resultaten gerelateerd aan je zoekopdracht te bieden en niet afhankelijk te zijn van exacte zoekwoorden. Goede wiki-software vereist geen meerdere zoekopdrachten om antwoorden te vinden. 

Kennisbasis 

Uitstekende wiki-software fungeert als een kennisbasis voor alle belangrijke informatie. Het kan intern of extern gericht zijn, waarbij het informatie aan dat publiek doorgeeft. Het moet fungeren als een betrouwbare bron van kennis waar lezers op kunnen vertrouwen en de eerste plaats zijn waar mensen aan denken wanneer ze naar een antwoord zoeken. 

Integraties 

Uw wiki-software moet integreren in uw bestaande workflow via browserextensies. Dit verwijdert de noodzaak om de workflow te verlaten om informatie te zoeken en brengt in plaats daarvan die informatie in uw workflow. Het zou je moeten toestaan om de informatie die je nodig hebt te vinden zonder de app te verlaten waar je mee werkt.

Lernfeatures

Het moet in staat zijn om aan zijn gebruiker te voldoen. Gebaseerd op jouw rol of informatie die je historisch hebt geraadpleegd, zou een wiki inhoud moeten voorstellen die relevant is voor jouw rol. Voor verdere ondersteuning moet wiki-software ook een helpcentrum of gidsenserie hebben waar documentatie gemakkelijk toegankelijk is. 

Aanpassingen 

Er is meestal geen model dat voor iedereen geschikt is voor wiki-software. Of u nu interne kennis opslaat of een externe kennisbasis opbouwt, u moet in staat zijn om informatie aan te passen op een manier die goed werkt voor uw bedrijf. Begin met het verstrekte kader, maar maak gebruik van de flexibiliteit die de wiki moet bieden.

Analytics 

De beste wiki's hebben ingebouwde analytics, waarbij u kunt zien welke inhoud de meeste traction krijgt of wat regelmatig wordt gezocht. Dit kan u helpen om hiaten in uw bedrijfskennis te signaleren, evenals te zien welke informatie de meest bruikbare is voor medewerkers.

De beste wiki-software tools & voorbeelden

 1. Guru

Bij Guru passen we toe wat we prediken als het gaat om geweldige wiki-software. Onze moderne wiki is AI-gedreven, waardoor het mogelijk is om informatie naadloos vast te leggen en betrouwbaarde antwoorden onmiddellijk te vinden. Het integreert met de populairste apps van jouw bedrijf zodat de informatie die je nodig hebt altijd binnen handbereik is. Je kunt kennis sneller dan ooit documenteren met Guru’s AI schrijfassistent, het up-to-date houden met onze verificatieworkflow en snel informatie vinden, ongeacht waar het is opgeslagen met onze on-demand demo video om meer te leren!

‍

2. MediaWiki

Hier is de populairste open-source wiki-software. Het is ideaal voor iedereen die grote hoeveelheden inhoud beheert die door veel mensen moet worden geraadpleegd. Het vereist echter iets meer technische kennis om op te starten. Toch is MediaWiki een van de meest vertrouwde wikis en het is volledig gratis.

‍

3. DokuWiki

DokuWiki is eenvoudig en effectief. Het is een open-source wiki-indeling die duizenden bijdragers heeft en geen limiet heeft aan het aantal pagina's dat je kunt opslaan. Ingebouwde authenticatie maakt het geschikt voor grote bedrijven die snel veel belangrijke informatie naar hun medewerkers of klanten willen brengen, en het is gratis.

‍

4. Confluence

Confluence is een van de meest populaire soorten wiki-software die in de technische ruimte wordt gebruikt. Het synchroniseert met Jira, de projectmanagementsoftware, om het creëren en bijwerken van inhoud eenvoudig te maken. Confluence vereist precieze zoekopdrachten om inhoud te vinden en is gratis voor maximaal 10 gebruikers. 

‍

5. Tettra

Tettra werkt goed voor teams met weinig of geen technische kennis. Instelling, onderhoud en gebruik zijn intuïtief – het integreert ook met de tools waar je al mee werkt. Teams in de hele organisatie kunnen hun kennis op een manier organiseren die voor hen het meest logisch is. 

‍

6. Notion

Notion is een zeer aanpasbare wiki-software die zowel op afstand als persoonlijk teams effectiever laat samenwerken. Vanwege het flexibele ontwerp kan het leren om Notion goed te gebruiken een steile leercurve zijn en kan het uitdagend zijn voor grote teams om te gebruiken. Notion is gratis voor individueel gebruik. 

‍

7. Slite

Slite is ontworpen voor teams die op afstand werken. Meerdere mensen kunnen documenten tegelijkertijd bewerken en elk document kan citaten, grafieken, afbeeldingen en meer bevatten. Elke gebruiker opent de dag met een “Catch-up”-scherm dat nieuwe informatie vastlegt die relevant kan zijn voor hun rol. Het is gratis voor maximaal 50 documenten. 

‍

8. Nuclino

Vanwege het soepele en intuïtieve ontwerp is Nuclino een wiki-software die ideaal is voor niet-technische gebruikers. De lay-out is eenvoudig te leren. Het kan uitsluitend als een bedrijfswiki worden gebruikt, of om projecten te beheren, ideeën te delen, en meer. Nuclino is gratis voor maximaal 50 items. 

‍

9. Slab

Slab is een intuïtieve kennisbeheerwiki-software die ideaal is voor teams die een eenvoudige opzet willen. Het biedt data-analyse, zodat moderators gemakkelijk kunnen zien welke informatie het meest populair is. Slab is gratis voor maximaal 10 gebruikers. 

‍

10. Document360

Document360 is een intuïtieve WYSIWYG-editor die samenwerking en kennisdeling bevordert. Het integreert goed met de meeste apps en biedt analyses waarmee je kunt zien welke informatie het meest waardevol is. 

11. Wiki.js

Wiki.js is open-source en kan op elk platform in een openbaar, privé, of beide media worden gebruikt. Als een andere gratis optie stelt deze je in staat om informatie te creëren en op te slaan in een volledig aanpasbare indeling. Analyses zijn ook beschikbaar. Wiki.js is minder ideaal voor degenen met weinig tot geen technische ervaring of kennis. 

Wat is de beste wiki-software voor jouw team?

Zoals je kunt zien in deze lijst, zijn er veel uitstekende wikis beschikbaar, elk met zijn unieke mogelijkheden en waardepropositie.

De vereisten van elk bedrijf zullen anders zijn, maar er zijn een paar belangrijke ingrediënten waar je op moet letten bij het evalueren van de opties op de markt. De wiki die je kiest, moet eenvoudig te gebruiken zijn, beschikbaar zijn in de workflows van werknemers en in staat zijn om te integreren met de populairste apps van je bedrijf. Het moet ook gebruik maken van de nieuwste AI-technologie. Houd deze kerncapaciteiten in gedachten tijdens je onderzoek. Verlies het uiteindelijke doel niet uit het oog: je teams een enkele waarheid te bieden voor betrouwbare bedrijfsinformatie, zodat ze hun beste werk kunnen doen.