Als ik je zou vragen om de bekendste wiki ter wereld te noemen, zou je waarschijnlijk 'Wikipedia' zeggen. En je zou gelijk hebben!

Maar als ik je zou vragen om een definitie van 'wiki' te geven, of waarom bedrijven een bedrijfwiki zouden kopen, zou je misschien moeite hebben.

After all, there are a lot of different types of wikis out there. Er is een interne wiki, een externe wiki, een bedrijfwiki, wat betekent dit allemaal? Some are accessible to everyone, others are tightly restricted to specific groups of people. Sommige worden aangedreven door AI, anderen niet.

In dit artikel zullen we definiëren wat een wiki is, de verschillende soorten wikis bespreken, uitleggen hoe je een wiki maakt, je een overzicht geven van de voordelen en gebruiksscenario's, samen met enkele voorbeelden.

Laten we beginnen!

Wiki definition

What is a wiki?

A wiki is a web-based application that lets users easily publish, edit, manage, access, and share information. Companies use wikis to allow their employees to access the information they need to do their jobs and to document their own knowledge with ease.

Het woord 'wiki' komt van het Hawaïaanse woord 'wiki wiki', dat 'snel' betekent. Het is een passende naam omdat een van de belangrijkste voordelen van een wiki de snelheid is waarmee het teams in staat stelt om informatie te documenteren en met elkaar te delen.

Nu we hebben gedefinieerd wat een wiki is, laten we eens kijken naar enkele van de verschillende soorten wikis die vandaag de dag beschikbaar zijn.

Internal wiki vs external wiki

An internal wiki is a type of software that companies use to store, organize, and share sensitive information. Het zijn beveiligde interne websites die alleen toegankelijk zijn voor mensen met specifieke rechten - meestal de werknemers van een bedrijf. A company wiki is used to give teams a single source of truth for useful information and to ultimately improve efficiency.

An external wiki is a software application that members of the public can use to view, publish, and edit information. They are public-facing websites that can be accessed by anyone. Some external wikis provide different permissions to different people. For example, in some cases you might need to have an account to be able to edit content on an external wiki. Companies use external wikis to share content like product specifications and company updates with the public. Both business and non-business communities use external wikis to make relevant information widely available.

To summarize, the key difference between an internal wiki and an external wiki comes down to who has access. Internal wikis are specifically designed to limit access to specific groups of people, while external wikis are widely accessible to the public.

What is a company wiki?

A company wiki, also known as a corporate wiki enterprise wiki, is a private website used by internal teams to capture, find, and share knowledge. It acts as a central repository where employees can collaboratively create, edit, and remove information. Most company wikis have strict permission controls and privacy features that ensure only employees can access and adjust content. The primary purpose of a company wiki is to enable knowledge sharing between teams, improve alignment, and increase employee productivity.

Laten we nu eens kijken naar enkele voorbeelden van populaire wikis.

Wiki examples

The first ever wiki was developed in the mid 90s by Ward Cunningham, an American computer programmer who co-wrote the Manifesto for Agile Software Development. The wiki he developed was called WikiWikiWeb and it set the standard for all the wiki software that would follow. 

Here are some examples of wikis that are widely used today:

• Wikipedia: an free online encyclopedia where members of the public add, edit, and organize information on a vast variety of topics.
• WikiHow: een online handleiding vol informatie over hoe je verschillende taken kunt voltooien, verschillende situaties kunt afhandelen en oplossingen kunt vinden voor veel uitdagingen in het leven.
• Wiktionary: a free digital dictionary that contains definitions of words in a wide range of languages, alongside a thesaurus, quotations, and details of the etymology of different words.
• iFixit: a wiki of repair guides for consumer electronics and appliances that users can edit and contribute to.
• Wikivoyage: a free web-based travel guide assembled through collaborative editing, providing destination guides and travel information.
• SharePoint: sometimes referred to as SharePoint Wiki, this is a cloud-based content management platform used by companies across the globe to help their employees share information with ease.

Read on to learn about the key benefits of a company wiki, and how to make a wiki.

What are the benefits of a wiki?

Company wikis are fast becoming a standard part of the tech stack for most organizations, from small startups to large enterprises. After all, they can solve many universal business problems and offers a range of benefits. Laten we nu eens naar enkele daarvan kijken.

Find information easily

A wiki makes it easy for employees to find information. Simply put, wikis give every member of a team one place to find the information they need to do their jobs. Of ze nu op zoek zijn naar een productrelease-datum, een goedgekeurd bedrijfslogo of een HR-beleid, ze kunnen het vinden in hun bedrijfwiki. Daarnaast voegen steeds meer moderne wikis integraties toe die het mogelijk maken voor werknemers om informatie rechtstreeks binnen de app te zoeken waar ze op dat moment mee werken.

Share knowledge quickly 

A wiki gives employees a way to share information quickly. With a company wiki, employees have a single location to document the information they want their colleagues to be able to access. Of het nu gaat om een projectstatusupdate, een memo met de go-to-marketstrategie of een standaard operationele procedure, medewerkers kunnen waardevolle informatie in hun wiki publiceren met de zekerheid dat het gevonden zal worden door teamgenoten die het nodig hebben.

Reduced app overload

The number of apps the average company uses has grown dramatically over the past decade. While each app has a role to play, having a large number of software tools can create information silos, decrease productivity, and reduce operational efficiency. Een nieuwe soort AI-aangedreven wikis helpt bedrijven dit probleem op te lossen door het mogelijk te maken om over meerdere bronnen te zoeken vanuit één gebruikersinterface - een workflow die soms wordt aangeduid als enterprise search. Some AI-powered wikis also allow users to create, edit, and adjust content to make it relevant to specific groups of employees. With features like these, wikis allow companies to consolidate tools, such as an intranet. 

Increase employee efficiency 

A study by McKinsey found that employees spend 20% of their time on average searching for the information they need to do their jobs. Dat is het equivalent van elke week één dag te verliezen aan een taak die zowel inefficiënt is ... en diep frustrerend! With a company wiki, employees have a single source of truth for information. This drastically reduces the time each employee has to spend searching for information and helps to significantly increase efficiency company-wide. 

Improve company culture

Onderzoek van Gallup heeft aangetoond dat de betrokkenheid van werknemers in de afgelopen jaren is gestagneerd, aangezien werknemers melden zich ontkoppeld te voelen van hun teamgenoten en de missie van hun bedrijf. Dit heeft een domino-effect op de cultuur, productiviteit en algehele prestaties van een team. Met een wiki kunnen bedrijfsleiders echter belangrijke updates gemakkelijker met hun teams delen en kunnen werknemers dagelijks met elkaars inhoud omgaan. This can go a long way to helping workers feel more connected to their company and engaged with their work.

As you can see, wikis offer an array of benefits to teams across an organization. But what type of information is most commonly documented in a wiki? We zullen dat verkennen in de volgende sectie, waar we kijken naar veelvoorkomende wiki-gebruiksscenario's.

Top wiki use cases

Companies typically use wikis across a range of use cases. After all, a wiki is at its most effective when used across multiple teams and home to various types of content. Here are some of the top wiki use cases.

• Employee onboarding materials: a company wiki is a great place to store the documents, tasks, and handbooks that are needed by new hires during onboarding.
• Standard operating procedures: for many companies, the most common type of content found in a wiki is standard operating procedures that outline how best to complete certain tasks like filing a ticket with IT, filling out an expense report, or referring someone for an open role.
• HR-beleid: of het nu gaat om informatie over voordelen, PTO-beleid of trainingsmateriaal, wikis worden vaak gebruikt door HR-teams om materialen op te slaan die relevant zijn voor alle werknemers in een bedrijf.
• Product FAQs: een wiki geeft klantgerichte teams een enkele bron van waarheid voor productinformatie, waardoor ze sneller en nauwkeuriger de vragen van klanten kunnen beantwoorden.
• Brand assets: company logos, employee headshots, and product images are often stored in company wikis, making it easy for employees to find the latest versions of key brand assets.

How to make a wiki

Tegen deze tijd vraag je je misschien af: 'hoe kan ik een wiki maken?' Of je nu op zoek bent naar het maken van een bedrijfwiki, een externe wiki voor een online gemeenschap, of een ander type wiki, hier zijn de belangrijkste stappen die je moet volgen.

Choose a wiki platform

The first step is to select a wiki tool that suits your goals. If you want to make a personal wiki, a free open-source solution like DokuWiki might be a good fit. Als je van plan bent een bedrijfwiki te implementeren, moet je rekening houden met factoren zoals kosten, gebruiksvriendelijkheid, toegangscontrole, integraties en AI-aangedreven mogelijkheden. You might find it helpful to read about the best wiki software tools.

Set up your wiki

Once you choose a platform, the next step is to set it up. This might involve creating an account, assigning roles to different team members, customizing a homepage, and configuring permission settings. Many wiki tools provide templates to help you get started quickly.

Add and organize content

The next step is a fun one: adding content. Het is belangrijk om de structuur en lay-out van je wiki-pagina's te overwegen om ervoor te zorgen dat het zo gemakkelijk mogelijk is voor gebruikers om te navigeren. Create pages for high-level subject areas, and add detailed subpages underneath. Het is ook belangrijk om interne links tussen verwante wiki-pagina's toe te voegen.

Customize appearance

Voordat je je nieuwe wiki breed deelt, is het belangrijk om deze aan te passen - vooral als het een bedrijfwiki is die door een groot aantal werknemers zal worden gebruikt. Veel wikis stellen je in staat om kleuren, lettertypen, lay-outs en andere ontwerpelementen aan te passen om aan de stijl van je merk te voldoen. This can go a long way to ensuring employees have familiar and engaging experience every time they use the wiki.

Establish processes to keep content fresh

The final step is to create guidelines and processes that ensure the wiki is widely adopted and well maintained in the long run. Historically, a lot of the work in maintaining a wiki was done manually, but with the advent of AI technology, the task is a lot easier nowadays. Wat voor wiki-software je ook gebruikt, het is belangrijk dat oude inhoud wordt gearchiveerd, populaire inhoud altijd up-to-date is en analytics voortdurend worden gebruikt om adoptie te bevorderen.

Best wiki software

The world of wikis has changed dramatically since Ward Cunningham launched WikiWikiWeb in the 1990s. Tegenwoordig zijn enkele van de meest populaire websites op het internet externe wikis, terwijl bedrijven over de hele wereld interne wikis beschouwen als een cruciaal onderdeel van hun techstack.

In this article, we explained what a wiki is, shared examples of popular wikis, discussed the many benefits of a company wiki, and outlined how to make a wiki. Now you might be wondering what the best wiki software is for your business. The good news is there are a lot of options available today, many of which are adopting the latest AI technology to make it easier than ever for employees to find the information they need to do their best work. Om meer te leren, lees over de beste wiki-softwaretools.