Jos pyytäisin sinua nimeämään maailman tunnetuimman wikin, sanoisit luultavasti 'Wikipedia.' Ja olisit oikeassa!

Mutta jos pyytäisin sinua määrittelemään 'wiki', tai miksi yritykset saattaisivat ostaa yrityksen wikin, saatat kamppailla.

After all, there are a lot of different types of wikis out there. On olemassa sisäinen wiki, ulkoinen wiki, yrityksen wiki, mitä se kaikki tarkoittaa? Some are accessible to everyone, others are tightly restricted to specific groups of people. Jotkut ovat AI:n avulla toimivia, toiset eivät ole.

Tässä artikkelissa määrittelemme, mitä wiki on, keskustelemme eri tyyppisistä wikeistä, selitämme, kuinka wiki tehdään, annamme yleiskatsauksen eduista ja käyttötapauksista sekä joitakin esimerkkejä.

Kaivetaan syvemmälle!

Wiki definition

What is a wiki?

A wiki is a web-based application that lets users easily publish, edit, manage, access, and share information. Companies use wikis to allow their employees to access the information they need to do their jobs and to document their own knowledge with ease.

Sana 'wiki' tulee havaijinkielisestä sanasta 'wiki wiki', joka tarkoittaa 'nopea.' Se on sopiva nimi, koska yksi wikin avaineduista on nopeus, jolla se sallii tiimikavereiden dokumentoida ja jakaa tietoa keskenään.

Nyt kun olemme määrittäneet, mitä wiki on, tarkastellaan joitakin erilaisia wikejä, joita on saatavilla tänään.

Internal wiki vs external wiki

An internal wiki is a type of software that companies use to store, organize, and share sensitive information. Ne ovat turvallisia sisäisiä verkkosivustoja, joihin pääsevät vain henkilöt, joilla on erityiset oikeudet – yleensä yrityksen työntekijät. A company wiki is used to give teams a single source of truth for useful information and to ultimately improve efficiency.

An external wiki is a software application that members of the public can use to view, publish, and edit information. They are public-facing websites that can be accessed by anyone. Some external wikis provide different permissions to different people. For example, in some cases you might need to have an account to be able to edit content on an external wiki. Companies use external wikis to share content like product specifications and company updates with the public. Both business and non-business communities use external wikis to make relevant information widely available.

To summarize, the key difference between an internal wiki and an external wiki comes down to who has access. Internal wikis are specifically designed to limit access to specific groups of people, while external wikis are widely accessible to the public.

What is a company wiki?

A company wiki, also known as a corporate wiki enterprise wiki, is a private website used by internal teams to capture, find, and share knowledge. It acts as a central repository where employees can collaboratively create, edit, and remove information. Most company wikis have strict permission controls and privacy features that ensure only employees can access and adjust content. The primary purpose of a company wiki is to enable knowledge sharing between teams, improve alignment, and increase employee productivity.

Nyt tarkastellaan joitakin esimerkkejä suosituista wikeistä.

Wiki examples

The first ever wiki was developed in the mid 90s by Ward Cunningham, an American computer programmer who co-wrote the Manifesto for Agile Software Development. The wiki he developed was called WikiWikiWeb and it set the standard for all the wiki software that would follow. 

Here are some examples of wikis that are widely used today:

• Wikipedia: a free online encyclopedia where members of the public add, edit, and organize information on a vast variety of topics.
• WikiHow: verkkokäsikirja, joka on täynnä tietoa siitä, miten suorittaa erilaisia tehtäviä, käsitellä erilaisia tilanteita ja löytää ratkaisuja moniin elämän haasteisiin.
• Wiktionary: a free digital dictionary that contains definitions of words in a wide range of languages, alongside a thesaurus, quotations, and details of the etymology of different words.
• iFixit: a wiki of repair guides for consumer electronics and appliances that users can edit and contribute to.
• Wikivoyage: a free web-based travel guide assembled through collaborative editing, providing destination guides and travel information.
• SharePoint: sometimes referred to as SharePoint Wiki, this is a cloud-based content management platform used by companies across the globe to help their employees share information with ease.

Read on to learn about the key benefits of a company wiki, and how to make a wiki.

What are the benefits of a wiki?

Company wikis are fast becoming a standard part of the tech stack for most organizations, from small startups to large enterprises. After all, they can solve many universal business problems and offers a range of benefits. Katsotaanpa joitakin niistä nyt.

Find information easily

A wiki makes it easy for employees to find information. Simply put, wikis give every member of a team one place to find the information they need to do their jobs. Olipa kyseessä tuotteen julkaisupäivämäärä, hyväksytty yrityksen logo tai HR-politiikka, he voivat löytää sen yrityksen wikistä. Ja yhä useammin jotkut nykyaikaisista wikeistä lisäävät integraatioita, jotka mahdollistavat työntekijöiden etsiä tietoja suoraan mistä tahansa sovelluksesta, jota he käyttävät sillä hetkellä.

Share knowledge quickly 

A wiki gives employees a way to share information quickly. With a company wiki, employees have a single location to document the information they want their colleagues to be able to access. Olipa kyseessä projektin tilapäivitys, muistio, joka hahmottaa markkinoille menemisen strategian, tai standardi toimintamenettely, työntekijät voivat julkaista arvokasta tietoa wikissään luottamuksella siihen, että tiimikaverit löytävät sen, kun he tarvitsevat sitä.

Reduced app overload

The number of apps the average company uses has grown dramatically over the past decade. While each app has a role to play, having a large number of software tools can create information silos, decrease productivity, and reduce operational efficiency. Uudenlainen AI-voimainen wiki auttaa yrityksiä ratkaisemaan tämän ongelman tekemällä mahdolliseksi etsiä useista lähteistä yhdestä käyttöliittymästä – työnkulku, jota kutsutaan joskus yrityshauksi. Some AI-powered wikis also allow users to create, edit, and adjust content to make it relevant to specific groups of employees. With features like these, wikis allow companies to consolidate tools, such as an intranet. 

Increase employee efficiency 

A study by McKinsey found that employees spend 20% of their time on average searching for the information they need to do their jobs. Se on verrattavissa yhden päivän menettämiseen joka viikko tehtävään, joka on sekä tehoton... että syvästi turhauttava! With a company wiki, employees have a single source of truth for information. This drastically reduces the time each employee has to spend searching for information and helps to significantly increase efficiency company-wide. 

Improve company culture

Tutkimus Gallupilta havaitsi, että työntekijöiden sitoutuminen on pysähtynyt viime vuosina, sillä työntekijät raportoivat tuntevansa itsensä eristyneiksi tiimikavereistaan ja yrityksen missiosta. Tällä on vaikutus tiimin kulttuuriin, tuottavuuteen ja yleiseen suorituskykyyn. Kuitenkin wikin avulla yritysjohtajat voivat jakaa tärkeitä päivityksiä tiimeilleen helpommin, ja työntekijät voivat sitoutua toistensa sisältöön päivittäin. This can go a long way to helping workers feel more connected to their company and engaged with their work.

As you can see, wikis offer an array of benefits to teams across an organization. But what type of information is most commonly documented in a wiki? Tutustumme siihen seuraavassa osassa, jossa tarkastelemme tavallisia wikin käyttötapoja.

Top wiki use cases

Companies typically use wikis across a range of use cases. After all, a wiki is at its most effective when used across multiple teams and home to various types of content. Here are some of the top wiki use cases.

• Employee onboarding materials: a company wiki is a great place to store the documents, tasks, and handbooks that are needed by new hires during onboarding.
• Standard operating procedures: for many companies, the most common type of content found in a wiki is standard operating procedures that outline how best to complete certain tasks like filing a ticket with IT, filling out an expense report, or referring someone for an open role.
• HR-politiikat: olipa kyseessä etuustieto, PTO-politiikat tai koulutusmateriaalit, wikejä käyttävät usein HR-tiimit tallentaakseen materiaaleja, jotka ovat merkityksellisiä kaikille työntekijöille yrityksessä.
• Tuote-FAQ:t: wiki antaa asiakasrajapintaan työskenteleville tiimeille yhden totuuden lähteen tuote-informaatiosta, mikä helpottaa heidän asiakaskysymysten nopeaa ja tarkkaa vastaamista.
• Brand assets: company logos, employee headshots, and product images are often stored in company wikis, making it easy for employees to find the latest versions of key brand assets.

How to make a wiki

Tässä vaiheessa saatat miettiä: 'kuinka voin tehdä wikin?' Olipa tavoitteena luoda yrityksen wiki, ulkoinen wiki verkkoyhteisölle tai jokin muu wikityyppi, tässä ovat keskeiset vaiheet.

Choose a wiki platform

The first step is to select a wiki tool that suits your goals. If you want to make a personal wiki, a free open-source solution like DokuWiki might be a good fit. Jos aiot ottaa käyttöön yrityksen wikin, sinun on otettava huomioon tekijöitä, kuten kustannukset, käytön helppous, käyttöoikeusasetukset, integraatiot ja AI-voimaiset ominaisuudet. You might find it helpful to read about the best wiki software tools.

Set up your wiki

Once you choose a platform, the next step is to set it up. This might involve creating an account, assigning roles to different team members, customizing a homepage, and configuring permission settings. Many wiki tools provide templates to help you get started quickly.

Add and organize content

The next step is a fun one: adding content. On tärkeää ottaa huomioon wikisivujen rakenne ja ulkoasu varmistaaksesi, että niiden navigointi on mahdollisimman helppoa käyttäjille. Create pages for high-level subject areas, and add detailed subpages underneath. On myös tärkeää lisätä sisäisiä linkkejä liittyvien wikisivujen välille.

Customize appearance

Ennen kuin jaat uuden wikisi laajalti, on tärkeää mukauttaa se – erityisesti, jos se on yrityksen wiki, jota suuri määrä työntekijöitä käyttää. Monet wikit antavat sinun säätää värejä, fontteja, asetteluja ja muita suunnittelutoimintoja vastaamaan brändisi tyyliä. This can go a long way to ensuring employees have familiar and engaging experience every time they use the wiki.

Establish processes to keep content fresh

The final step is to create guidelines and processes that ensure the wiki is widely adopted and well maintained in the long run. Historically, a lot of the work in maintaining a wiki was done manually, but with the advent of AI technology, the task is a lot easier nowadays. Mikä tahansa wiki-ohjelmisto, jota käytät, on tärkeää, että vanha sisältö arkistoidaan, suositut sisällöt ovat aina ajan tasalla ja analytiikkaa hyödynnetään jatkuvasti käytön edistämiseksi.

Best wiki software

The world of wikis has changed dramatically since Ward Cunningham launched WikiWikiWeb in the 1990s. Tänä päivänä jotkut internetin suosituimmista verkkosivustoista ovat ulkoisia wikejä, kun taas yritykset ympäri maailmaa pitävät sisäisiä wikejä kriittisenä osana teknologiapinoa.

In this article, we explained what a wiki is, shared examples of popular wikis, discussed the many benefits of a company wiki, and outlined how to make a wiki. Now you might be wondering what the best wiki software is for your business. The good news is there are a lot of options available today, many of which are adopting the latest AI technology to make it easier than ever for employees to find the information they need to do their best work. Oppiaksesi lisää, lue parhaista wikisovellusvälineistä.