Si te pidiera que nombraras el wiki más famoso del mundo, probablemente dirías 'Wikipedia.' ¡Y tendrías razón!

Pero si te preguntara por una definición de 'wiki,' o por qué las empresas podrían comprar un wiki empresarial, podrías tener dificultades. 

Después de todo, hay muchos tipos diferentes de wikis. Hay un wiki interno, un wiki externo, un wiki empresarial, ¿qué significa todo esto? Algunos son accesibles para todos, otros están estrictamente restringidos a grupos específicos de personas. Algunos son impulsados por IA, otros no. 

En este artículo, definiremos qué es un wiki, discutiremos los diferentes tipos de wikis, explicaremos cómo hacer un wiki, te daremos una visión general de los beneficios y casos de uso, junto con algunos ejemplos.

¡Vamos a profundizar!

Definición de wiki

¿Qué es un wiki?

Un wiki es una aplicación web que permite a los usuarios publicar, editar, gestionar, acceder y compartir información fácilmente. Las empresas utilizan wikis para permitir que sus empleados accedan a la información que necesitan para hacer su trabajo y documentar su propio conocimiento con facilidad.

La palabra 'wiki' proviene de la palabra hawaiana 'wiki wiki', que significa 'rápido.' Es un nombre apropiado porque uno de los beneficios clave de un wiki es la velocidad a la que permite a los compañeros documentar y compartir información entre ellos.

Ahora que hemos definido qué es un wiki, veamos algunos de los diferentes tipos de wikis disponibles hoy en día.

Wiki interno vs wiki externo

Un wiki interno wiki es un tipo de software que las empresas utilizan para almacenar, organizar y compartir información sensible. Son sitios web internos seguros que solo son accesibles por personas que tienen permisos específicos; generalmente los empleados de una empresa. Un wiki empresarial se utiliza para dar a los equipos una única fuente de verdad para información útil y para, en última instancia, mejorar la eficiencia.

Un wiki externo es una aplicación de software que los miembros del público pueden usar para ver, publicar y editar información. Son sitios web de acceso público que pueden ser visitados por cualquier persona. Algunos wikis externos proporcionan diferentes permisos a diferentes personas. Por ejemplo, en algunos casos, podrías necesitar tener una cuenta para poder editar contenido en un wiki externo. Las empresas utilizan wikis externos para compartir contenido como especificaciones de productos y actualizaciones de la empresa con el público. Tanto comunidades empresariales como no empresariales utilizan wikis externos para hacer información relevante ampliamente disponible.

Para resumir, la clave diferencia entre un wiki interno y un wiki externo radica en quién tiene acceso. Los wikis internos están diseñados específicamente para limitar el acceso a grupos específicos de personas, mientras que los wikis externos son ampliamente accesibles al público.

¿Qué es un wiki empresarial?

Un wiki empresarial, también conocido como un wiki corporativo o wiki empresarial, es un sitio web privado utilizado por equipos internos para capturar, encontrar y compartir conocimiento. Actúa como un repositorio central donde los empleados pueden crear, editar y eliminar información de manera colaborativa. La mayoría de los wikis empresariales tienen controles de permisos estrictos y características de privacidad que aseguran que solo los empleados puedan acceder y ajustar el contenido. El propósito principal de un wiki empresarial es permitir el intercambio de conocimiento entre equipos, mejorar la alineación e incrementar la productividad de los empleados.

Ahora echemos un vistazo a algunos ejemplos de wikis populares.

Ejemplos de wikis

El primer wiki fue desarrollado a mediados de los 90 por Ward Cunningham, un programador de computadoras estadounidense que coescribió el Manifiesto para el Desarrollo Ágil de Software. El wiki que desarrolló se llamó WikiWikiWeb y estableció el estándar para todo el software de wiki que seguiría. 

Aquí hay algunos ejemplos de wikis que se utilizan ampliamente hoy en día:

• Wikipedia: una enciclopedia en línea gratuita donde los miembros del público añaden, editan y organizan información sobre una vasta variedad de temas.
• WikiHow: un manual en línea lleno de información sobre cómo completar diversas tareas, manejar diferentes situaciones y encontrar soluciones a muchos de los desafíos de la vida.
• Wiktionary: un diccionario digital gratuito que contiene definiciones de palabras en una amplia gama de idiomas, junto con un tesauro, citas y detalles de la etimología de diferentes palabras.
• iFixit: un wiki de guías de reparación para electrónica de consumo y electrodomésticos que los usuarios pueden editar y contribuir.
• Wikivoyage: una guía de viaje en línea gratuita, ensamblada a través de edición colaborativa, que proporciona guías de destino e información de viaje.
• SharePoint: a veces referido como Wiki de SharePoint, esta es una plataforma de gestión de contenido en la nube utilizada por empresas de todo el mundo para ayudar a sus empleados a compartir información con facilidad.

Continúa leyendo para aprender sobre los beneficios clave de un wiki empresarial y cómo hacer un wiki.

¿Cuáles son los beneficios de un wiki?

Los wikis empresariales están convirtiéndose rápidamente en una parte estándar del conjunto tecnológico de la mayoría de las organizaciones, desde pequeñas startups hasta grandes empresas. Después de todo, pueden resolver muchos problemas comerciales universales y ofrecen una variedad de beneficios. Veamos algunos de esos ahora.

Encuentra información fácilmente

Un wiki facilita que los empleados encuentren información. En pocas palabras, los wikis dan a cada miembro de un equipo un lugar para encontrar la información que necesita para hacer su trabajo. Ya sea que estén buscando la fecha de lanzamiento de un producto, un logotipo aprobado de la empresa o una política de recursos humanos, pueden encontrarlo en su wiki empresarial. Y cada vez más, algunos wikis modernos están añadiendo integraciones que permiten a los empleados buscar información directamente dentro de cualquier aplicación de la que estén trabajando en un momento dado.

Comparte conocimiento rápidamente 

Un wiki le da a los empleados una forma de compartir información rápidamente. Con un wiki empresarial, los empleados tienen una ubicación única para documentar la información que desean que sus colegas puedan acceder. Ya sea una actualización del estado del proyecto, un memorando que describe la estrategia de comercialización, o un procedimiento operativo estándar, los empleados pueden publicar información valiosa en su wiki con confianza de que será encontrada por los compañeros que la necesiten.

Reducción de sobrecarga de aplicaciones

El número de aplicaciones que utiliza la empresa promedio ha crecido drásticamente en la última década. Mientras que cada aplicación tiene un papel que desempeñar, tener un gran número de herramientas de software puede crear silos de información, disminuir la productividad y reducir la eficiencia operativa. Una nueva generación de wikis impulsados por IA está ayudando a las empresas a resolver este problema al hacer posible buscar en múltiples fuentes desde una única interfaz de usuario - un flujo de trabajo a veces referido como búsqueda empresarial. Algunos wikis impulsados por IA también permiten a los usuarios crear, editar y ajustar contenido para que sea relevante para grupos específicos de empleados. Con características como estas, los wikis permiten a las empresas consolidar herramientas, como un intranet. 

Aumentar la eficiencia de los empleados 

Un estudio de McKinsey encontró que, en promedio, los empleados pasan el 20% de su tiempo buscando la información que necesitan para hacer su trabajo. ¡Eso es equivalente a perder un día cada semana en una tarea que es a la vez ineficiente ... y profundamente frustrante! Con un wiki empresarial, los empleados tienen una única fuente de verdad para la información. Esto reduce drásticamente el tiempo que cada empleado tiene que pasar buscando información y ayuda a aumentar significativamente la eficiencia en toda la empresa. 

Mejorar la cultura empresarial

La investigación de Gallup encontró que el compromiso de los empleados se ha estancado en los últimos años, ya que los trabajadores informan sentirse desconectados de sus compañeros de equipo y de la misión de la empresa. Esto tiene un efecto secundario en la cultura de un equipo, productividad y rendimiento general. Sin embargo, con un wiki, los líderes de la empresa pueden compartir actualizaciones importantes con sus equipos más fácilmente y los empleados pueden interactuar con el contenido de sus compañeros a diario. Esto puede ayudar en gran medida a que los trabajadores se sientan más conectados a su empresa y comprometidos con su trabajo.

Como puedes ver, los wikis ofrecen una gama de beneficios a los equipos a través de toda una organización. Pero, ¿qué tipo de información se documenta más comúnmente en un wiki? Exploraremos eso en la siguiente sección, donde veremos los casos de uso comunes de wikis.

Principales casos de uso de wikis

Las empresas utilizan wikis típicamente en una variedad de casos de uso. Después de todo, un wiki es más efectivo cuando se utiliza entre múltiples equipos y alberga varios tipos de contenido. Aquí hay algunos de los principales casos de uso de wikis.

• Materiales de incorporación de empleados: un wiki empresarial es un excelente lugar para almacenar los documentos, tareas y manuales que necesitan los nuevos empleados durante su incorporación.
• Procedimientos operativos estándar: para muchas empresas, el tipo más común de contenido encontrado en un wiki son los procedimientos operativos estándar que describen cómo completar mejor ciertas tareas, como presentar un ticket a TI, llenar un informe de gastos o referir a alguien para un puesto abierto.
• Políticas de recursos humanos: ya sea información sobre beneficios, políticas de PTO o materiales de capacitación, los wikis son utilizados a menudo por equipos de recursos humanos para almacenar materiales que son relevantes para todos los empleados de una empresa.
• Preguntas frecuentes sobre productos: un wiki proporciona a los equipos que interactúan con los clientes una única fuente de verdad para la información del producto, facilitando que respondan rápidamente y con precisión a las preguntas de los clientes.
• Activos de marca: los logotipos de la empresa, fotos de empleados y imágenes de productos suelen ser almacenados en wikis empresariales, facilitando que los empleados encuentren las versiones más recientes de activos clave de marca.

Cómo hacer un wiki

A estas alturas, podrías estar preguntándote: '¿cómo puedo hacer un wiki?' Ya sea que estés buscando crear un wiki empresarial, un wiki externo para una comunidad en línea, o un tipo diferente de wiki, aquí están los pasos clave a seguir.

Elige una plataforma de wiki

El primer paso es seleccionar una herramienta de wiki que se ajuste a tus objetivos. Si deseas hacer un wiki personal, una solución gratuita y de código abierto como DokuWiki podría ser una buena opción. Si estás buscando implementar un wiki empresarial, necesitarás considerar factores como costo, facilidad de uso, controles de permisos, integraciones y capacidades impulsadas por IA. Podrías encontrar útil leer sobre las mejores herramientas de software de wiki.

Configura tu wiki

Una vez que elijas una plataforma, el siguiente paso es configurar. Esto podría implicar crear una cuenta, asignar roles a diferentes miembros del equipo, personalizar una página de inicio y configurar los ajustes de permisos. Muchas herramientas de wiki proporcionan plantillas para ayudarte a comenzar rápidamente.

Agrega y organiza contenido

El siguiente paso es uno divertido: agregar contenido. Es importante considerar la estructura y el diseño de las páginas de tu wiki para asegurarte de que sea lo más fácil posible para los usuarios navegar. Crea páginas para áreas temáticas de alto nivel y agrega subpáginas detalladas debajo. También es importante agregar enlaces internos entre páginas de wiki relacionadas.

Personaliza la apariencia

Antes de compartir tu nuevo wiki ampliamente, es importante personalizarlo, especialmente si es un wiki empresarial que será utilizado por un gran número de empleados. Muchos wikis permiten ajustar colores, fuentes, diseños y otras características de diseño para coincidir con el estilo de tu marca. Esto puede ayudar en gran medida a garantizar que los empleados tengan una experiencia familiar y atractiva cada vez que utilicen el wiki.

Establece procesos para mantener el contenido fresco

El paso final es crear pautas y procesos que aseguren que el wiki sea ampliamente adoptado y bien mantenido a largo plazo. Históricamente, gran parte del trabajo para mantener un wiki se hacía manualmente, pero con la llegada de la tecnología de IA, la tarea es mucho más fácil hoy en día. Cualquiera que sea el software de wiki que utilices, es importante que el contenido antiguo sea archivado, el contenido popular esté siempre actualizado y que se aprovechen continuamente los análisis para impulsar la adopción.

Mejores software de wiki

El mundo de los wikis ha cambiado drásticamente desde que Ward Cunningham lanzó WikiWikiWeb en los años 90. Hoy en día, algunos de los sitios web más populares de internet son wikis externos, mientras que las empresas de todo el mundo ven los wikis internos como una parte crítica de su conjunto tecnológico.

En este artículo, explicamos qué es un wiki, compartimos ejemplos de wikis populares, discutimos los muchos beneficios de un wiki empresarial y describimos cómo hacer un wiki. Ahora podrías preguntarte cuál es el mejor software de wiki para tu negocio. La buena noticia es que hay muchas opciones disponibles hoy en día, muchas de las cuales están adoptando la última tecnología de IA para facilitar más que nunca que los empleados encuentren la información que necesitan para hacer su mejor trabajo. Para aprender más, lea sobre los mejores herramientas de software wiki.