Czym jest wiki? Definicja, przykłady i korzyści
Jeśli poprosiłbym cię o wymienienie najsłynniejszego wiki na świecie, prawdopodobnie powiedziałbyś ‘Wikipedia.’ I miałbyś rację!
Ale jeśli poprosiłbym cię o definicję ‘wiki,’ lub dlaczego firmy mogłyby kupić wiki firmowe, mogłbyś mieć trudności.
W końcu istnieje wiele różnych typów wiki. Jest w wiki wewnętrzne, wiki zewnętrzne, wiki firmowe, co to wszystko oznacza? Niektóre są dostępne dla wszystkich, inne są ściśle ograniczone do określonych grup ludzi. Niektóre są wspierane przez AI, inne nie są.
W tym artykule zdefiniujemy, czym jest wiki, omówimy różne typy wikis, wyjaśnimy, jak stworzyć wiki, przedstawimy przegląd korzyści i przypadków użycia oraz kilka przykładów.
Zacznijmy!
Definicja wiki
Czym jest wiki?
Wiki to aplikacja internetowa, która pozwala użytkownikom łatwo publikować, edytować, zarządzać, uzyskiwać dostęp i dzielić się informacjami. Firmy używają wiki, aby umożliwić swoim pracownikom dostęp do informacji, których potrzebują do wykonywania swojej pracy i dokumentowania swojej wiedzy z łatwością.
Słowo ‘wiki’ pochodzi z hawajskiego słowa ‘wiki wiki’, które oznacza ‘szybko.’ To odpowiednia nazwa, ponieważ jedną z kluczowych korzyści wiki jest prędkość, z jaką pozwala zespołom dokumentować i dzielić się informacjami ze sobą.
Teraz, gdy zdefiniowaliśmy, czym jest wiki, przyjrzyjmy się kilku różnym typom dostępnych dzisiaj wiki.
Wiki wewnętrzne vs wiki zewnętrzne
Wiki wewnętrzne wiki to rodzaj oprogramowania, którego firmy używają do przechowywania, organizowania i dzielenia się wrażliwymi informacjami. To bezpieczne strony internetowe, które są dostępne tylko dla osób, które mają konkretne uprawnienia – zwykle pracowników firmy. Wiki zewnętrzne to aplikacja oprogramowania, której członkowie publiczności mogą używać do przeglądania, publikowania i edytowania informacji.
Są to strony internetowe skierowane do publiczności, które mogą być dostępne dla każdego. Niektóre wiki zewnętrzne udostępniają różne uprawnienia różnym osobom. Na przykład w niektórych przypadkach możesz potrzebować konta, aby móc edytować treści na wiki zewnętrznym. Na przykład, w niektórych przypadkach może być konieczne posiadanie konta, aby móc edytować treści na zewnętrznej wiki. Firmy korzystają z wiki zewnętrznych, aby dzielić się treściami, takimi jak specyfikacje produktów i aktualizacje firmy z publicznością. Zarówno społeczności biznesowe, jak i nie-biznesowe wykorzystują wiki zewnętrzne, aby udostępnić istotne informacje szerokiemu gronu odbiorców.
Podsumowując, kluczowa różnica między wiki wewnętrznym a wiki zewnętrznym sprowadza się do tego, kto ma dostęp. Wiki wewnętrzne są zaprojektowane, aby ograniczyć dostęp do określonych grup ludzi, podczas gdy wiki zewnętrzne są ogólnie dostępne dla publiczności.
Czym jest wiki firmowe?
Wiki firmowe, znane również jako korporacyjne wiki, to prywatna strona internetowa używana przez zespoły wewnętrzne do gromadzenia, znajdowania i dzielenia się wiedzą. Służy jako centralne repozytorium, w którym pracownicy mogą wspólnie tworzyć, edytować i usuwać informacje. Większość wiki firmowych ma surowe zasady dotyczące uprawnień i funkcje prywatności, które zapewniają, że tylko pracownicy mogą uzyskiwać dostęp i dostosowywać treści. Podstawowym celem wiki firmowego jest umożliwienie dzielenia się wiedzą między zespołami, poprawa współpracy oraz zwiększenie produktywności pracowników.
Teraz przyjrzyjmy się kilku przykładom popularnych wikis.
Przykłady wiki
Pierwsze wiki zostało opracowane w połowie lat 90. przez Warda Cunninghama, amerykańskiego programistę komputerowego, który współtworzył Manifest dla Agile Software Development. Wiki, które opracował, nosiło nazwę WikiWikiWeb i ustaliło standard dla wszystkich przyszłych oprogramowań wiki.
Oto niektóre przykłady wiki, które są szeroko używane dzisiaj:
- Wikipedia: darmowa encyklopedia online, w której członkowie publiczności dodają, edytują i organizują informacje na wiele tematów.
- WikiHow: internetowy poradnik pełen informacji na temat tego, jak wykonać różne zadania, radzić sobie w różnych sytuacjach i znajdować rozwiązania wielu wyzwań życiowych.
- Wiktionary: darmowy cyfrowy słownik zawierający definicje słów w szerokim zakresie języków, obok tezaurusa, cytatów i szczegółów etymologii różnych słów.
- iFixit: wiki z przewodnikami naprawy sprzętu elektronicznego i urządzeń, które użytkownicy mogą edytować i do których mogą wnosić wkład.
- Wikivoyage: darmowy internetowy przewodnik turystyczny stworzony przez kolektywną edycję, zapewniający przewodniki po miejscach docelowych i informacje turystyczne.
- SharePoint: czasami określane jako SharePoint Wiki, to oparta na chmurze platforma do zarządzania treścią używana przez firmy na całym świecie, aby pomóc swoim pracownikom łatwo dzielić się informacjami.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o kluczowych korzyściach płynących z wiki firmowego i jak stworzyć wiki.
Jakie są korzyści płynące z wiki?
Wiki firmowe szybko stają się standardowym elementem stosu technologicznego dla większości organizacji, od małych startupów po duże przedsiębiorstwa. W końcu mogą rozwiązać wiele uniwersalnych problemów biznesowych i oferować szereg korzyści. Przyjrzyjmy się niektórym z nich teraz.
Łatwe znajdowanie informacji
Wiki ułatwia pracownikom znajdowanie informacji. Mówiąc prosto, wiki daje każdemu członkowi zespołu jedno miejsce na znalezienie informacji, których potrzebują do wykonywania swojej pracy. Niezależnie od tego, czy szukają daty wydania produktu, zatwierdzonego logo firmy, czy polityki HR, mogą to znaleźć w swoim wiki firmowym. A coraz więcej nowoczesnych wikis dodaje integracje które pozwalają pracownikom wyszukiwać informacje bezpośrednio w aplikacji, z której w danym momencie korzystają.
Szybkie dzielenie się wiedzą
Wiki daje pracownikom możliwość szybkiego dzielenia się informacjami. Dzięki wiki firmowemu, pracownicy mają jedną lokalizację do udokumentowania informacji, które chcą, aby ich koledzy mogli mieć dostęp. Niezależnie od tego, czy jest to aktualizacja statusu projektu, notatka określająca strategię wprowadzenia na rynek, czy standardowa procedura operacyjna, pracownicy mogą publikować cenne informacje w swoim wiki z pewnością, że będą one znajdowane przez kolegów, którzy ich potrzebują.
Zmniejszone obciążenie aplikacjami
Liczba aplikacji używanych przez przeciętną firmę wzrosła dramatycznie w ciągu ostatniej dekady. Chociaż każda aplikacja ma swoją rolę do odegrania, posiadanie dużej liczby narzędzi oprogramowania może tworzyć silosy informacyjne, obniżać produktywność i zmniejszać efektywność operacyjną. Nowy rodzaj wikis wspieranych przez AI pomaga firmom rozwiązać ten problem, umożliwiając wyszukiwanie z wielu źródeł z jednego interfejsu użytkownika – przepływ pracy, który czasami określa się jako wysoka efektywność. Niektóre wiki zasilane przez AI również pozwalają użytkownikom tworzyć, edytować i dostosowywać treści, aby były one istotne dla konkretnych grup pracowników. Dzięki takim funkcjom, wiki pozwala firmom na konsolidację narzędzi, takich jak intranet.
Zwiększenie wydajności pracowników
Badanie przeprowadzone przez McKinsey wykazało, że pracownicy spędzają średnio 20% swojego czasu na wyszukiwanie informacji potrzebnych do wykonywania swojej pracy. To równoważne z utratą jednego dnia w każdym tygodniu na zadanie, które jest zarówno nieefektywne, jak i frustrujące! Dzięki wiki firmowemu, pracownicy mają jedno źródło prawdy dla informacji. To znacząco zmniejsza czas, jaki każdy pracownik musi spędzać na szukaniu informacji i w znacznym stopniu zwiększa efektywność w całej firmie.
Poprawa kultury firmy
Badania z Gallup pokazały, że zaangażowanie pracowników w ostatnich latach stagnuje, ponieważ pracownicy zgłaszają uczucie odłączenia od swoich kolegów i misji firmy. Ma to efekt domina na kulturę zespołu, wydajność i ogólne wyniki. Jednak dzięki wiki, liderzy firm mogą łatwiej dzielić się istotnymi aktualizacjami z zespołami, a pracownicy mogą codziennie angażować się w treści innych. Może to w dużym stopniu pomóc pracownikom poczuć się bardziej związanymi z firmą i zaangażowanymi w swoją pracę.
Jak widzisz, wiki oferują szereg korzyści dla zespołów w całej organizacji. Ale jakie informacje najczęściej są dokumentowane w wiki? To zbadamy w następnej sekcji, gdzie przyjrzymy się wspólnym przypadkom użycia wiki.
Najważniejsze przypadki użycia wiki
Firmy zazwyczaj korzystają z wiki w różnych przypadkach użycia. W końcu wiki jest najbardziej efektywne, gdy jest używane przez wiele zespołów i jest miejscem dla różnych typów treści. Oto niektóre z najważniejszych zastosowań wiki.
- Materiał szkoleniowy dla nowych pracowników: wiki firmowe to doskonałe miejsce do przechowywania dokumentów, zadań i podręczników potrzebnych nowym pracownikom podczas procesu adaptacji.
- Standardowe procedury operacyjne: dla wielu firm najczęściej znajdowane w wiki treści to standardowe procedury operacyjne, które określają, jak najlepiej wykonać określone zadania, takie jak zgłaszanie problemu do IT, wypełnianie kosztorysu lub polecanie kogoś na wolne stanowisko.
- Polityki HR: niezależnie od tego, czy chodzi o informacje o benefitach, polityki urlopowe, czy materiały szkoleniowe, wikis są często używane przez zespoły HR do przechowywania materiałów istotnych dla wszystkich pracowników w firmie.
- FAQ o produktach: wiki daje zespołom zewnętrznym pojedyncze źródło prawdy na temat informacji o produktach, co ułatwia im szybkie i dokładne odpowiadanie na pytania klientów.
- Materiały dotyczące marki: logotypy firmowe, zdjęcia pracowników i zdjęcia produktów są często przechowywane w wiki firmowych, co ułatwia pracownikom znalezienie najnowszych wersji kluczowych zasobów marki.
Jak stworzyć wiki
Na tym etapie możesz się zastanawiać: ‘jak mogę stworzyć wiki?’ Niezależnie od tego, czy chcesz stworzyć wiki firmowe, zewnętrzne wiki dla społeczności online, czy całkowicie inny rodzaj wiki, oto kluczowe kroki, które należy podjąć.
Wybierz platformę wiki
Pierwszym krokiem jest wybranie narzędzia wiki, które odpowiada twoim celom. Jeśli chcesz stworzyć osobiste wiki, darmowe rozwiązanie open source, takie jak DokuWiki, może być dobrym wyborem. Jeśli chcesz wdrożyć wiki firmowe, musisz wziąć pod uwagę takie czynniki jak koszt, łatwość użycia, kontrola uprawnień, integracje i funkcje wspierane przez AI. Możesz uznać za pomocne przeczytanie o najlepszych narzędziach oprogramowania wiki.
Skonfiguruj swoje wiki
Po wybraniu platformy, następny krok to skonfigurowanie jej. Może to obejmować tworzenie konta, przypisywanie ról różnym członkom zespołu, dostosowywanie strony głównej i konfigurowanie ustawień uprawnień. Wiele narzędzi wiki oferuje szablony, które pomagają szybko zacząć.
Dodaj i zorganizuj treści
Następnym krokiem jest przyjemna część: dodawanie treści. Ważne jest rozważenie struktury i układu stron wiki, aby zapewnić jak najłatwiejszą nawigację dla użytkowników. Twórz strony dla ogólnych obszarów tematycznych i dodawaj szczegółowe podstrony. Ważne jest również dodanie linków wewnętrznych między powiązanymi stronami wiki.
Dostosuj wygląd
Zanim szeroko podzielisz się swoją nową wiki, ważne jest, aby ją dostosować – szczególnie jeśli to wiki firmowe, które będzie używane przez dużą liczbę pracowników. Wiele wiki pozwala dostosować kolory, czcionki, układy i inne cechy projektowe, aby dopasować je do stylu twojej marki. To może znacząco pomóc w zapewnieniu, że pracownicy będą mieli znajome i angażujące doświadczenie za każdym razem, gdy korzystają z wiki.
Ustal procesy, aby utrzymać świeżość treści
Ostatnim krokiem jest stworzenie wytycznych i procesów, które zapewnią, że wiki będzie szeroko stosowane i dobrze zarządzane w dłuższej perspektywie. Historycznie, wiele pracy związanej z utrzymaniem wiki wykonywano ręcznie, ale dzięki rozwojowi technologii AI, zadanie to stało się znacznie łatwiejsze w dzisiejszych czasach. Niezależnie od tego, jakiego oprogramowania wiki używasz, ważne jest, aby stare treści były archiwizowane, popularne treści zawsze były aktualne, a analizy były ciągle wykorzystywane do zwiększenia adopcji.
Najlepsze oprogramowanie wiki
Świat wiki zmienił się drastycznie od czasu, gdy Ward Cunningham uruchomił WikiWikiWeb w latach 90. Dziś niektóre z najpopularniejszych witryn internetowych to zewnętrzne wikis, podczas gdy firmy na całym świecie postrzegają wikis wewnętrzne jako kluczowy element swojej technologicznej struktury.
W tym artykule wyjaśniliśmy, czym jest wiki, podzieliliśmy się przykładami popularnych wiki, omówiliśmy wiele korzyści płynących z wiki firmowego i przedstawiliśmy, jak stworzyć wiki. Teraz możesz się zastanawiać, jakie oprogramowanie wiki będzie najlepsze dla twojej firmy. Dobrą wiadomością jest to, że dostępnych jest wiele opcji, z których wiele przyjmuje najnowsze technologie AI, aby ułatwić pracownikom znajdowanie informacji, których potrzebują, aby wykonywać swoją najlepszą pracę. Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj o najlepszych narzędziach oprogramowania wiki.
Key takeaways 🔑🥡🍕
Jakie są kluczowe cechy wiki?
Wiki charakteryzują się kilkoma kluczowymi funkcjami, które odróżniają je od innych typów stron internetowych. Pozwalają wielu użytkownikom wspólnie tworzyć, edytować i organizować treści, przy czym zmiany są śledzone i łatwo widoczne dla wszystkich uczestników. Wiki charakteryzują się także wewnętrznym linkowaniem między stronami, umożliwiając użytkownikom łatwe poruszanie się i odkrywanie pokrewnych tematów.
Jak wikipedie ułatwiają współpracę?
Wiki są zaprojektowane z myślą o wspieraniu współpracy, oferując wspólną przestrzeń, w której wielu użytkowników może wnosić wkład i edytować treści. Zazwyczaj oferują kontrolę wersji, pozwalając użytkownikom na przeglądanie historii zmian dokonanych na stronie i przywracanie poprzednich wersji, jeśli to konieczne. Wiki często zawierają także strony dyskusyjne lub sekcje komentarzy, umożliwiając użytkownikom komunikację i koordynowanie działań na rzecz poprawy treści.
Jakie są korzyści z używania wiki do zarządzania wiedzą?
Wiki oferują kilka korzyści dla zarządzania wiedzą w organizacjach. Zapewniają scentralizowany zbiór informacji, ułatwiając pracownikom dostęp do wiedzy i jej dzielenie się w różnych działach i lokalizacjach. Wiki promują też kulturę współpracy i ciągłego doskonalenia, ponieważ użytkownicy są zachęcani do zgłębiania swojej wiedzy i doskonalenia istniejących treści. Dodatkowo, wiki mogą pomóc w redukcji powielania działań i zapewnieniu, że informacje pozostają aktualne i dokładne.