Co to jest wiki korporacyjne?

Jeśli znasz zasady działania Wikipedii (otwartej dla nowej treści i edytowania przez wszystkich), rozumiesz podstawy tego, czym jest wiki korporacyjne  — z tą różnicą, że zamiast pozwalać każdemu na dostęp i edytowanie, tylko osoby z firmy mogą to robić. Znane również jako wiki wewnętrzne lub wiki firmowe, jest to centralna baza danych, w której społeczność pracowników może przyczyniać się do tworzenia lub edytowania treści związanych z procesami firmowymi, projektami, produktami i usługami. Idea stojąca za wykorzystaniem przez firmę [oprogramowania wiki]() polega na zapewnieniu miejsca dla ekspertów w różnych dziedzinach – od informacji o klientach, po konkretne procesy szkoleniowe, po przeszłe i obecne modele cenowe – aby regularnie dodawali i aktualizowali informacje, aby były one łatwo dostępne dla innych pracowników. Redukuje to czas, jaki członkowie zespołu spędzają na poszukiwaniach lub pytaniach, aby znaleźć odpowiedzi na swoje pytania.

{{cta}}

Korzyści z wiki korporacyjnych

Wiki korporacyjne pozwala pracownikom na szybkie i łatwe dzielenie się, aktualizowanie i wyszukiwanie informacji dla dobra całej firmy. Gdy osoby wnoszą swoją wiedzę na konkretny temat, ta wiedza jest dostępna dla kolejnej osoby, która jej potrzebuje, bez czasochłonnego wyszukiwania. Inne korzyści to:

• Zachowana wiedza — Im więcej wiedzy mają twoi pracownicy, tym skuteczniej mogą służyć klientom i wykonywać swoje obowiązki. Posiadanie punktu odniesienia w wiki firmy dla konkretnego problemu klienta, pytania o proces lub szczegóły cenowe może zaoszczędzić pracownikom mnóstwo czasu i frustracji. 
• Centrala wyszukiwania — Ważne informacje firmowe są naturalnie rozproszone w różnych podręcznikach, witrynach, instrukcjach, e-mailach, nagranych rozmowach, a nawet w umysłach pracowników. Wiki korporacyjne mogą zgromadzić całą tę wiedzę w jednym miejscu, które można przeszukiwać.
• Oszczędność czasu — Uproszczenie informacji i posiadanie jednego źródła prawdy może nie tylko umożliwić pracownikom działanie autonomiczne, ale także pomóc im zaoszczędzić czas. Zamiast przechodzić przez różne kanały i pytać wielu pracowników o to, jaka jest oficjalna polityka firmy, gdy pojawia się ogólny lub konkretny problem, wiki firmowe może zbierać odpowiedzi na często zadawane pytania i pozwalać twojemu zespołowi szybko działać z pewnością.
• Eliminacja zamieszania — W miarę jak twoja firma ewoluuje, dobrze utrzymywana wiki korporacyjna pomaga eliminować zamieszanie związane z starszymi wersjami dokumentów, które mogą być przestarzałe. Rosnące przedsiębiorstwa często zmieniają sposób działania lub gromadzą więcej wiedzy w określonych obszarach. Wykorzystanie wiki korporacyjnej jako jednego źródła prawdy może pomóc zapewnić, że twój zespół ma dostęp do najbardziej dokładnych, aktualnych informacji na dany temat w dowolnym momencie.
• Zwiększona współpraca — Wiki korporacyjne zachęcają członków zespołu do dzielenia się tym, czego się nauczyli w celu ulepszania twojego biznesu. Pracownicy mogą być inspirowani do przyczyniania się do tego wspólnego sukcesu, a osoby wnoszące potencjalnie powiązane treści mogą stać się współpracownikami w przyszłych projektach.
• Powiązane zasoby — Możliwość łączenia treści generowanej przez użytkowników w wiki korporacyjnej zapewnia dodatkową głębokość dla poszukiwacza. Mogą dowiedzieć się więcej na temat konkretnego tematu lub zweryfikować informacje omawiane w więcej niż jednym obszarze.

Wyzwania tradycyjnych wiki korporacyjnych

Aby stworzyć efektywne wiki korporacyjne, konieczne jest zaangażowanie zespołu. Dlaczego? Ponieważ potrzebujesz regularnych współpracowników, aby dodać wystarczającą ilość użytecznych informacji do scentralizowanego repozytorium oraz osób do aktualizowania i edytowania treści, gdy potrzebuje to odświeżenia. Niektóre wyzwania, przed którymi mogą stanąć firmy w związku z tym zaangażowaniem w tradycyjne wiki to:

• To dodatkowe obciążenie — Oczekuje się, że pracownicy wniosą wiedzę do wiki, nawet jeśli nie jest to część ich podstawowych obowiązków. Tworzenie lub edytowanie treści dla wiki zajmuje czas, więc pracownik może być niechętny do poświęcania swojego cennego czasu na ten cel. Komunikowanie od początku, że silne i funkcjonujące wiki korporacyjne ostatecznie zaoszczędzi wszystkim czas, a że niewielka praca teraz zredukować ilość pracy potrzebnej później, jest kluczowe. ‍
• Zbyt duża kontrola — Chociaż liderzy powinni zwracać uwagę na ogólną jakość wiki korporacyjnej, pomysł polega na tym, że powinna być ona współpraca. Jeśli lider dokładnie mówi pracownikom, co mogą lub nie mogą wnosić lub edytować, cel wewnętrznego wiki zostaje utracony.
• Problemy z nawigacją — Niektóre wiki korporacyjne, szczególnie te, które opierają się na starszym oprogramowaniu, są zbyt skomplikowane i nieintuicyjne dla użytkowników. Nowe oprogramowanie oraz współpraca w strategii organizacyjnej mogą pomóc.
• Poza przepływem pracy — Tradycyjne wiki zazwyczaj istnieją poza codziennym przepływem pracy. Oznacza to dodanie kolejnej aplikacji internetowej, która wyprowadza cię z miejsca, w którym pracujesz. Systemy zarządzania treścią, które nie mają integracji z istniejącymi aplikacjami, będą szkodzić wydajności twojego zespołu. Dostęp do wiedzy w czasie rzeczywistym jest niezbędny, zwłaszcza dla nowoczesnych zespołów wsparcia klienta i sprzedaży. 
• Brak analityki — Tradycyjne wiki korporacyjne zazwyczaj nie oferują wiele wglądu w to, jak pracownicy konsumują treści. Skutkuje to lukami w treści. Baza wiedzy z wbudowanym narzędziem analitycznym pozwala zrozumieć, czego twoi członkowie zespołu często szukają. Poprzez odkrywanie tych nieodpowiedzianych pytań możesz wzmocnić dzielenie się wiedzą wewnętrzną i zakryć te luki w treści.

Jak stworzyć wewnętrzne wiki korporacyjne

Utworzenie wewnętrznego wiki dla twojej firmy może być stosunkowo proste, jeśli użyjesz odpowiedniego narzędzia. Tradycyjne wiki mają liczne ograniczenia: mogą być zbyt skomplikowane, nieintuicyjne lub wymagać zbyt dużo czasu na wyszukiwanie przez użytkownika. Na szczęście dostępne są lepsze opcje.

Dzięki przyjaznemu narzędziu do tworzenia wiki wewnętrznego, możesz zbudować wiki firmowe, które jest łatwe do przeszukiwania, edytowania i nawigowania z sensowną hierarchią treści. Twoje wewnętrzne wiki powinno umożliwiać linkowanie między twoimi stronami, integrować z innymi narzędziami do zarządzania wiedzą i zapewniać zarządzanie uprawnieniami oraz dostępem.

Oto kilka prostych kroków do wdrożenia idealnego wewnętrznego wiki:

1. Wybierz swoje oprogramowanie 

Chcesz narzędzie, które oferuje wszystkie wymienione powyżej funkcje. W większości przypadków szukasz również oprogramowania, które jest bardzo łatwe do zainstalowania lub skonfigurowania, lub pomija te kroki i działa od razu z przeglądarki. Integracja z innymi narzędziami twojej firmy jest kluczem do utrzymania twojego wewnętrznego wiki aktualnym i zapewnienia wartości dla twojego zespołu. Dowiedz się więcej o wyborze oprogramowania do zarządzania wiedzą.

2. Importuj treść lub zacznij tworzyć

Dzięki oprogramowaniu, które wspiera integracje, możesz łatwo zaimportować istniejącą treść twojej firmy do nowego wewnętrznego wiki. Odpowiednie narzędzie sprawia, że tworzenie i edytowanie nowej treści jest prostym w zrozumieniu, przyjaznym dla użytkownika procesem.

3. Wdróż linki wewnętrzne

Dodawanie linków wewnętrznych do powiązanych, podobnych lub komplementarnych treści na stronach wiki wewnętrznego może sprawić, że członkowie zespołu będą mogli łatwiej znaleźć to, czego potrzebują. Dodawanie linków wewnętrznych do dodatkowych treści w wiki pozwala twoim użytkownikom na lepsze zrozumienie konkretnego tematu lub procesu. 

4. Zdecyduj o uprawnieniach i prawach dostępu

Będziesz musiał skonfigurować uprawnienia i prawa dostępu swojego wewnętrznego wiki w oparciu o to, jaka treść powinna być udostępniana wszystkim w twojej firmie, a jaka powinna być prywatna lub dostępna tylko dla wybranych zespołów. Uprawnienia mogą być ustawione w celu określenia, kto ma prawo edytować twoje treści, a także którzy pracownicy powinni mieć dostęp do ustawień konta i informacji o fakturowaniu. 

5. Powitaj swój zespół w wiki i zachęć do współpracy 

Dobrze zaprojektowana strona powitalna wiki może wyjaśnić jej zamierzone korzyści dla pracowników oraz zapewnić wskazówki dotyczące jej używania. Może również odpowiadać na pytania dotyczące wyszukiwania, uprawnień do edytowania i kluczowych kontaktów. Aby zapewnić firmie maksymalne korzyści z wewnętrznego wiki, zachęć członków zespołu do regularnego wnoszenia treści, zwracając uwagę na ich obszary wiedzy i oferując zachęty za dodawanie i edytowanie treści, gdy to odpowiednie.

‍

Co to jest baza wiedzy?

A baza wiedzy to internetowy zbiór informacji, do którego twój zespół może mieć dostęp w dowolnym momencie, aby dowiedzieć się więcej o ofertach, politykach, usługach i nie tylko, twojej firmy. Zwykle znajdująca się w Internecie, baza wiedzy pomaga firmie efektywnie zbierać, organizować i odzyskiwać informacje do użytku wewnętrznego – lub do użytku przez klientów lub ogół społeczeństwa. Oprogramowanie bazy wiedzy pomaga firmom w samodzielnej obsłudze klienta, dzięki czemu pracownicy mogą spędzać mniej czasu na odpowiadaniu na standardowe pytania i więcej czasu na skomplikowane problemy. 

Istnieje kilka rodzajów baz wiedzy. Wewnętrzna baza wiedzy pozwala pracownikom uchwycić i dzielić się kluczowymi informacjami dla misji, ważnymi szkoleniami, szczegółowymi pytaniami i odpowiedziami dotyczącymi produktów, procedurami wdrażania dla nowych pracowników i nie tylko. Dowiedz się więcej o bazach wiedzy w naszym przewodniku referencyjnym.

‍

‍Korzyści z baz wiedzy

Nowoczesne oprogramowanie baz wiedzy oferuje znaczące korzyści dla pracowników — i dla ogólnej działalności — w porównaniu z wiki firmowym. 

• Szybka i niezawodna funkcja wyszukiwania — Oprogramowanie bazy wiedzy często oferuje bardziej zaawansowane możliwości wyszukiwania dokumentów i łączenia niż wiki korporacyjne.
• Przyjazne dla użytkownika narzędzia do edycji — Oprogramowanie bazy wiedzy pozwala użytkownikom aktualizować treści bez użycia specjalnego języka znaczników. Zespół nadzoru treści zyska na tym rodzaju kuracji i kontroli dostosowywania. Dodatkowo, gdy członkowie twojego zespołu mogą edytować treści, będą mieli możliwość uczynienia ich bardziej czytelnymi i przyjaznymi dla użytkownika. 
• Możliwość definiowania ról i uprawnień — W przypadku bazy wiedzy możesz ustawić uprawnienia, aby zezwolić konkretnym osobom na tworzenie i edytowanie określonych typów i tematów treści. To poprawia jakość treści i ułatwia weryfikację. Umożliwia to również użytkownikom ufanie treści, które znajdują, że są aktualne i dokładne. 
• Integracja analityki — Uzyskaj lepszy pogląd na najpopularniejsze i najbardziej pomocne treści oraz widoczność, dokąd użytkownicy nawigują następnie. Analityka wbudowana w bazę wiedzy może dać ci wskazówki na temat tego, gdzie potrzebujesz więcej treści i intuicyjnych linków. ‍
• Integracja z przepływami pracy — Tradycyjne wiki zazwyczaj istnieją poza codziennym przepływem pracy. Systemy zarządzania treścią, które nie mają integracji z istniejącymi aplikacjami, będą szkodzić wydajności twojego zespołu. Dostęp do wiedzy w czasie rzeczywistym jest niezbędny, zwłaszcza dla nowoczesnych zespołów wsparcia klienta i sprzedaży. Silna baza wiedzy powinna przynieść ci informacje, których potrzebujesz tam, gdzie już jesteś.
• Przeglądanie i weryfikacja treści — Funkcjonalność oprogramowania bazy wiedzy wspiera automatyczne identyfikowanie zduplikowanych, przestarzałych lub sprzecznych treści, dzięki czemu użytkownicy mogą łatwiej usuwać lub poprawiać te treści i zapewniać zoptymalizowane doświadczenie wyszukiwania. 

Wyzwania baz wiedzy

Chociaż istnieje wiele korzyści płynących z korzystania z bazy wiedzy, w porównaniu do wiki korporacyjnych, wdrażanie bazy wiedzy wiąże się z wyzwaniami, które można rozwiązać poprzez przemyślane planowanie wdrożenia:

• Zaangażowanie pracowników – Czy pracownicy postrzegają twoją nową bazę wiedzy jako tylko ostatni nowy protokół w długiej linii inicjatyw, które szybko się zmieniają? Czy będą mieli dość zastępowania swoich własnych sposobów odnajdywania i dzielenia się informacjami? Twój plan wdrożenia bazy wiedzy powinien obejmować sposoby ustalania oczekiwań w zakresie korzystania z bazy wiedzy, szkolenie wszystkich pracowników w jej użytkowaniu oraz nagradzanie pozytywnego zachowania.
• Bezpieczeństwo platformy – Twoja baza wiedzy to tylko ta – twoja. Muszą zostać ustalone odpowiednie uprawnienia, aby wiedza była dzielona z odpowiednimi pracownikami, a nie z twoją konkurencją.‍
• Dokładność wiedzy – Upewnij się, że twoja baza wiedzy ma wbudowane zasady do moderowania i weryfikacji wszystkich treści oraz oznaczania treści do aktualizacji.