Что такое корпоративная вики?

Если вы знакомы с тем, как работает Википедия (открыта для нового контента и редактирования от всех), вы понимаете основы того, что такое корпоративная вики — за исключением того, что вместо того, чтобы позволить кому-то получить доступ и редактировать ее, это могут делать только люди из компании. Также известна как внутренняя вики или вики компании, это центральная база данных, куда сообщество сотрудников может вносить или редактировать контент, связанный с процессами компании, проектами, продуктами и услугами. Идея компании, использующей [вики-программное обеспечение]() заключается в том, чтобы обеспечить пространство для экспертов по различным предметам – от информации о клиентах до конкретных процессов обучения, до прошлых и текущих ценовых моделей – чтобы регулярно добавлять и обновлять информацию, чтобы другие сотрудники могли легко ее найти. Это уменьшает время, которое члены команды тратят на поиск или обращение к другим, чтобы найти ответы на свои вопросы.

{{cta}}

Преимущества корпоративных вики

Корпоративная вики позволяет сотрудникам быстро и легко делиться, обновлять и искать информацию на благо всего бизнеса. Когда отдельные люди вносят свой опыт по конкретной теме, эти знания становятся доступны следующему человеку, которому они нужны, без затратного времени на поиск. Другими преимуществами являются:

• Сохраненные знания — Чем больше знаний у ваших сотрудников, тем более эффективно они могут обслуживать клиентов и выполнять свои должностные обязанности. Наличие точки отсчета в корпоративной вики для конкретной проблемы с клиентом, вопроса процесса или детали о ценах может сэкономить сотрудникам много времени и избежать разочарования. 
• Централизованная точка поиска — Важная информация компании, как правило, разведена по руководствам, веб-сайтам, справочникам, электронным письмам, записанным разговорам и даже в голове ваших сотрудников. Корпоративная вики может объединить все эти знания в одном поисковом месте.
• Экономия времени — Упрощение информации и наличие единого источника правды может не только наделить сотрудников полномочиями действовать самостоятельно, но и помочь им сэкономить время. Вместо того, чтобы проходить через различные каналы и спрашивать нескольких сотрудников о том, какая официальная политика вашей компании, когда возникает общая или конкретная проблема, корпоративная вики может собрать ответы на часто задаваемые вопросы и позволить вашей команде быстро и уверенно продолжить работу.
• Устранение путаницы — По мере развития вашей компании хорошо поддерживаемая корпоративная вики помогает устранить путаницу относительно более старых версий документов, которые могут быть устаревшими. Развивающиеся предприятия часто меняют свои процессы или накапливают больше знаний в определенных областях. Использование корпоративной вики как единого источника правды может помочь гарантировать, что ваша команда имеет доступ к самой точной и актуальной информации по заданной теме в любой момент времени.
• Повышение сотрудничества — Корпоративная вики побуждает членов команды делиться тем, что они узнали, с целью улучшения бизнеса. Сотрудники могут быть вдохновлены вносить свой вклад в этот общий успех, и отдельные лица, вносящие потенциально связанные материалы, могут стать соавторами будущих проектов.
• Связанные ресурсы — Возможность связывать контент, создаваемый пользователями, внутри корпоративной вики, предоставляет дополнительную глубину для искателя. Они могут узнать больше о конкретном предмете или проверить информацию, обсуждающуюся в нескольких областях.

Проблемы традиционных корпоративных вики

Чтобы создать эффективную корпоративную вики, необходимо согласие команды. Почему? Потому что вам нужны регулярные участники, чтобы добавить достаточно полезной информации в централизованное хранилище и люди, чтобы обновлять и редактировать контент, когда он нуждается в обновлении. Некоторые проблемы, с которыми компании могут столкнуться при этом согласии с традиционными вики, включают:

• Фактор дополнительной работы — Сотрудники ожидаются внести знания в вики, даже если это не является частью их основной трудовой функции. Создание или редактирование контента для вики требует времени, поэтому сотрудник может не захотеть тратить свое драгоценное время на эту цель. С самого начала сообщить, что сильная работающая корпоративная вики в конечном счете сэкономит время всем, а небольшая работа сейчас уменьшит количество работы, необходимой позже, является ключевым моментом. ‍
• Слишком много контроля — Хотя руководители должны следить за общим качеством корпоративной вики, идея в том, что она должна быть совместной. Если руководитель говорит сотрудникам, что именно они могут или не могут вносить или редактировать, цель внутренней вики теряется.
• Проблемы навигации — Некоторые корпоративные вики, особенно те, которые зависят от старого программного обеспечения, слишком сложны и не интуитивно понятны для поиска пользователями. Новое программное обеспечение и совместный ввод в вашу стратегию организации могут помочь.
• Вне рабочих процессов — Традиционные вики обычно существуют вне вашего повседневного рабочего процесса. Это значит, что нужно добавить еще одно веб-приложение, которое выведет вас за рамки вашей текущей работы. Системы управления контентом, которые не имеют интеграций с вашими существующими приложениями, могут снизить производительность ваших команд. Доступ к знаниям в реальном времени «на ходу» является необходимым, особенно для современных команд поддержки клиентов и продаж. 
• Отсутствие аналитики — Традиционные корпоративные вики, как правило, не предлагают много информации о том, как сотрудники потребляют контент. Это приводит к пробелам в контенте. База знаний с встроенным инструментом аналитики позволяет вам понять, что именно ваши члены команды чаще всего ищут. Раскрыв эти безответные вопросы, вы можете усилить внутреннее обмен знаниями и закрыть эти пробелы в контенте.

Как создать внутреннюю корпоративную вики

Настройка внутренней вики для вашего бизнеса может быть относительно простой, если вы используете правильный инструмент. Традиционные вики имеют множество ограничений: они могут быть чрезмерно сложными, неинтуитивными или требовать слишком много времени на поиск информации пользователями. К счастью, существуют лучшие варианты.

С помощью удобного инструмента внутренней вики вы можете создать корпоративную вики, которая легко ищется, редактируется и навигируется с разумной иерархией контента. Ваша внутренняя вики должна позволять связывать ваши страницы, интегрироваться с другими вашими инструментами управления знаниями и обеспечивать управление правами доступа и разрешениями.

Вот несколько простых шагов, которые можно сделать, чтобы реализовать вашу идеальную внутреннюю вики:

1. Выберите программное обеспечение 

Вы хотите инструмент, который предлагает все вышеупомянутые функции. В большинстве случаев вы также ищете программное обеспечение, которое либо очень легко установить или настроить, либо пропускает эти шаги и работает прямо из вашего браузера. Интеграция с другими инструментами вашей компании является ключом к поддержанию вашей внутренней вики в актуальном состоянии и предоставлению ценности вашей команде. Узнайте больше о выборе программного обеспечения для управления знаниями.

2. Импортируйте контент или начните создавать

С программным обеспечением, поддерживающим интеграцию, вы можете легко импортировать существующий контент вашей компании в вашу новую внутреннюю вики. Правильный инструмент также делает создание и редактирование нового контента простым и удобным процессом.

3. Реализуйте внутренние ссылки

Добавление внутренних ссылок на связанный, похожий или дополнительный контент на страницах внутренней вики может сделать процесс поиска информации более эффективным для участников команды. Добавление внутренних ссылок на дополнительный контент в вики позволяет вашим пользователям углубить свое понимание конкретной темы или процесса. 

4. Определите разрешения и права доступа

Вам нужно будет настроить права доступа и разрешения вашей внутренней вики в зависимости от того, какой контент должен быть общим для всех в вашей компании, а какой должен быть частным или доступным только для определенных команд. Разрешения могут быть установлены для определения того, кто может редактировать ваш контент, а также какие сотрудники должны иметь доступ к настройкам вашей учетной записи и информации о выставлении счетов. 

5. Приветствуйте вашу команду в вики и запрашивайте участие 

Хорошо спроектированная страница приветствия вики может объяснить её предполагаемые преимущества для сотрудников и предоставить общие рекомендации по её использованию. Она также может ответить на вопросы о поиске, разрешениях на редактирование и ключевых контактах. Чтобы убедиться, что ваша компания получает максимальную выгоду от внутренней вики, поощряйте членов команды регулярно вносить свой вклад, обращая внимание на их области экспертизы и предлагая вознаграждения за добавление и редактирование контента, когда это уместно.

‍

Что такое база знаний?

А база знаний — это онлайн-хранилище информации, к которому ваша команда может получить доступ в любое время, чтобы узнать больше о предложениях вашей компании, политиках, услугах и многом другом. Обычно расположенная онлайн, база знаний помогает компании эффективно собирать, организовывать и извлекать информацию для внутреннего использования – или для использования клиентами или широкой публикой. Программное обеспечение для базы знаний помогает компаниям с самообслуживанием клиентов, позволяя сотрудникам тратить меньше времени на ответы на стандартные вопросы и больше времени на сложные задачи. 

Существуют несколько типов баз знаний. Внутренняя база знаний позволяет сотрудникам фиксировать и делиться критически важной информацией, важными курсами обучения, подробными часто задаваемыми вопросами о продуктах, процедурами адаптации для новых сотрудников и многим другим. Узнайте больше о базах знаний с нашим справочным руководством.

‍

‍Преимущества баз знаний

Современное программное обеспечение для баз знаний предлагает значительные преимущества для сотрудников — и для вашего бизнеса в целом — по сравнению с корпоративной вики. 

• Быстрая и надежная функция поиска — Программное обеспечение для баз знаний часто предлагает более продвинутые возможности поиска документов и связывания по сравнению с корпоративной вики.
• Удобные инструменты редактирования — Программное обеспечение для баз знаний позволяет пользователю обновлять контент без использования специального языка разметки. Ваша команда по контролю контента извлечет выгоду из этого типа кураторства и управления настройками. Кроме того, когда члены вашей команды могут редактировать контент, они смогут сделать его более доступным и удобным для пользователя. 
• Возможность определения ролей и разрешений — С помощью базы знаний вы можете установить разрешения, чтобы позволить определенным людям создавать и редактировать определенные типы и темы контента. Это повышает качество контента и упрощает проверку. Это также позволяет пользователям доверять информации, которую они находят, как актуальной и точной. 
• Интеграция аналитики — Получите лучшее представление о вашем наиболее популярном и полезном контенте и о том, куда пользователи переходят дальше. Аналитика, встроенная в базу знаний, может дать вам представление о том, где вам нужно больше контента и интуитивных ссылок. ‍
• Интеграция с рабочими процессами — Традиционные вики обычно существуют вне вашего повседневного рабочего процесса. Системы управления контентом, которые не имеют интеграций с вашими существующими приложениями, могут снизить производительность ваших команд. Доступ к знаниям в реальном времени «на ходу» является необходимым, особенно для современных команд поддержки клиентов и продаж. Сильная база знаний должна предоставлять вам информацию, которую вы ищете где вы уже находитесь.
• Проверка и верификация контента — Функциональность программного обеспечения для баз знаний поддерживает автоматическое выявление дублирующего, устаревшего или противоречивого контента, чтобы пользователям было легче удалять или изменять этот контент и обеспечивать оптимизированный поиск. 

Проблемы баз знаний

Хотя у баз знаний есть много преимуществ по сравнению с корпоративной вики, создание базы знаний будет иметь свои проблемы, которые можно решить с помощью продуманного плана внедрения:

• Согласие сотрудников – Будут ли сотрудники воспринимать вашу новую базу знаний как просто следующий новый протокол в длинной цепочке инициатив, которые сегодня актуальны, а завтра устарели? Будут ли они возмущаться заменой своих собственных способов поиска и обмена информацией? Ваш план внедрения базы знаний должен включать способы, которыми вы установите ожидания по использованию базы знаний, обучение всех сотрудников её использованию и вознаграждение за положительное поведение.
• Безопасность платформы – Ваша база знаний именно такая – ваша. Необходимо установить безопасные разрешения, чтобы информация делилась только с подходящими сотрудниками и не с вашей конкуренцией.‍
• Точность знаний – Убедитесь, что ваша база знаний имеет встроенные правила для модерации и проверки всего контента, а также для пометки контента для обновления.