Was ist ein Corporate-Wiki?

Wenn Sie mit der Funktionsweise von Wikipedia vertraut sind (offen für neue Inhalte und Bearbeitungen von jedem), verstehen Sie die Grundlagen dessen, was ein Unternehmenswiki ist — mit dem Unterschied, dass nur Personen aus dem Unternehmen darauf zugreifen und es bearbeiten können. Auch bekannt als internes Wiki oder Unternehmenswiki, ist es eine zentrale Datenbank, in der eine Gemeinschaft von Mitarbeitern Inhalte zu Unternehmensprozessen, Projekten, Produkten und Dienstleistungen beitragen oder bearbeiten kann. Die Idee hinter der Nutzung von [Wiki-Software]() durch ein Unternehmen besteht darin, einen Raum für Experten zu schaffen – von Kundeninformationen über spezifische Schulungsprozesse bis hin zu früheren und aktuellen Preismodellen –, um regelmäßig Informationen hinzuzufügen und zu aktualisieren, sodass diese von anderen Mitarbeitern leicht durchsuchbar sind. Dies reduziert die Zeit, die Teammitglieder mit der Suche oder dem Fragen verbringen, um Antworten auf ihre Fragen zu finden.

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Vorteile von Corporate-Wikis

Ein Corporate-Wiki ermöglicht es den Mitarbeitern, Informationen schnell und einfach zu teilen, zu aktualisieren und zu suchen, zum Nutzen des gesamten Unternehmens. Wenn Einzelpersonen ihr Fachwissen zu einem bestimmten Thema beitragen, sind diese Kenntnisse für die nächste Person verfügbar, die sie benötigt, ohne eine zeitaufwändige Suche. Weitere Vorteile sind:

• Bewahrtes Wissen — Je mehr Wissen Ihre Mitarbeiter haben, desto effektiver können sie Kunden bedienen und ihre Aufgaben erfüllen. Ein Bezugspunkt in einem Unternehmenswiki für ein bestimmtes Kundenproblem, eine Prozessfrage oder ein Preisdetail kann den Mitarbeitern viel Zeit und Frustration ersparen. 
• Ein zentraler Suchpunkt — Wichtige Unternehmensinformationen sind von Natur aus über Handbücher, Websites, Handbücher, E-Mails, aufgezeichnete Gespräche und sogar die Köpfe Ihrer Mitarbeiter verstreut. Ein Unternehmenswiki kann all dieses Wissen an einem durchsuchbaren Ort zusammenbringen.
• Ein Zeitersparer — Die Informationen zu straffen und einen einzigen Wahrheitsquelle zu haben, kann nicht nur die Mitarbeiter ermächtigen, autonom zu handeln, sondern kann ihnen auch helfen, Zeit zu sparen. Anstatt durch verschiedene Kanäle gehen und mehrere Mitarbeiter fragen zu müssen, was die offizielle Politik Ihres Unternehmens ist, wenn ein allgemeines oder spezifisches Problem auftritt, kann ein Unternehmenswiki die Antworten auf häufige Fragen sammeln und Ihrem Team ermöglichen, zügig und mit Zuversicht weiterzumachen.
• Verwirrung beseitigen — Mit der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens hilft ein gut gepflegtes Unternehmenswiki Verwirrungen über ältere Versionen von Dokumenten zu beseitigen, die möglicherweise veraltet sind. Wachsende Unternehmen ändern oft die Art und Weise, wie sie Dinge tun, oder sammeln mehr Wissen in bestimmten Bereichen. Ein Unternehmenswiki als einzige Wahrheitsquelle zu verwenden, kann helfen sicherzustellen, dass Ihr Team zu jeder Zeit Zugriff auf die genauesten, aktuellsten Informationen zu einem bestimmten Thema hat.
• Erhöhte Zusammenarbeit — Ein Unternehmenswiki ermutigt Teammitglieder, das, was sie gelernt haben, zu teilen, mit der Absicht, Ihr Geschäft zu verbessern. Mitarbeiter können inspiriert werden, zu diesem gemeinsamen Erfolg beizutragen, und Einzelpersonen, die potenziell verknüpfte Inhalte beitragen, können zu Mitarbeitern bei zukünftigen Projekten werden.
• Verknüpfte Ressourcen — Die Möglichkeit, nutzergenerierte Inhalte innerhalb des Unternehmenswikis zu verlinken, bietet zusätzliche Tiefe für den Suchenden. Sie können mehr über ein bestimmtes Thema lernen oder Informationen verifizieren, die in mehr als einem Bereich besprochen wurden.

Herausforderungen traditioneller Unternehmenswikis

Um ein effektives Unternehmenswiki zu erstellen, ist die Zustimmung des Teams erforderlich. Warum? Weil Sie regelmäßige Mitwirkende benötigen, um genügend nützliche Informationen in das zentrale Repository hinzuzufügen und Personen, die den Inhalt aktualisieren und bearbeiten, wenn er aufgefrischt werden muss. Einige Herausforderungen, denen Unternehmen bei dieser Zustimmung mit traditionellen Wikis gegenüberstehen, sind:

• Der zusätzliche Arbeitsfaktor — Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie Wissen in das Wiki einbringen, obwohl dies nicht zu ihrem Kernaufgabenbereich gehört. Inhalte für ein Wiki zu erstellen oder zu bearbeiten, benötigt Zeit, daher könnte ein Mitarbeiter zögern, seine wertvolle Zeit für diesen Zweck zu verwenden. Von Anfang an zu kommunizieren, dass ein starkes, funktionierendes Unternehmenswiki letztendlich allen Zeit sparen wird und dass ein wenig Arbeit jetzt die Menge der später benötigten Arbeit reduzieren wird, ist der Schlüssel. ‍
• Zu viel Aufsicht — Während Führungskräfte die gesamte Qualität des Unternehmenswikis im Auge behalten sollten, ist die Idee, dass es kollaborativ sein sollte. Wenn eine Führungskraft den Mitarbeitern genau sagt, was sie beitragen oder bearbeiten dürfen oder nicht, geht der Zweck eines internen Wikis verloren.
• Navigationsprobleme — Einige Unternehmenswikis, insbesondere solche, die auf älterer Software basieren, sind zu komplex und für Benutzersuchen nicht intuitiv. Neuere Software und kollaborative Eingaben in Ihre Organisationsstrategie können helfen.
• Außerhalb der Arbeitsabläufe — Traditionelle Wikis existieren in der Regel außerhalb Ihres täglichen Arbeitsablaufs. Das bedeutet, eine weitere Webanwendung hinzuzufügen, die Sie außerhalb des Bereichs bringt, in dem Sie arbeiten. Inhaltsverwaltungssysteme, die keine Integrationen mit Ihren vorhandenen Apps haben, schädigen die Produktivität Ihrer Teams. Der Zugriff auf Echtzeitwissen unterwegs ist unerlässlich, insbesondere für moderne Kundenserviceteams und Vertriebsteams. 
• Fehlende Analytik — Traditionelle Unternehmenswikis bieten typischerweise nicht viel Einblick, wie Mitarbeiter Inhalte konsumieren. Das führt zu Inhaltslücken. Eine Wissensdatenbank mit einem integrierten Analysetool ermöglicht es Ihnen zu verstehen, wonach Ihre Teammitglieder häufig suchen. Indem Sie diese unbeantworteten Fragen aufdecken, können Sie das interne Wissensaustausch stärken und diese Inhaltslücken schließen.

Wie man ein internes Unternehmenswiki erstellt

Ein internes Wiki für Ihr Unternehmen einzurichten, kann relativ einfach sein, wenn Sie das richtige Tool verwenden. Traditionelle Wikis haben zahlreiche Einschränkungen: sie können übermäßig komplex, unintuitiv oder erfordern zu viel Zeit, um vom Benutzer nach Inhalten zu suchen. Glücklicherweise sind bessere Optionen verfügbar.

Mit einem benutzerfreundlichen internen Wiki-Tool können Sie ein Unternehmenswiki erstellen, das einfach zu durchsuchen, zu bearbeiten und mit einer sinnvollen Inhaltsstruktur zu navigieren ist. Ihr internes Wiki sollte das Verlinken zwischen Ihren Seiten ermöglichen, sich mit Ihren anderen Wissensmanagement Tools integrieren und Berechtigungs- und Zugriffsrechte verwalten.

Hier sind einige einfache Schritte, die Sie befolgen sollten, um Ihr ideales internes Wiki umzusetzen:

1. Wählen Sie Ihre Software 

Sie möchten ein Tool, das alle oben genannten Funktionen bietet. In den meisten Fällen suchen Sie auch nach Software, die sehr einfach zu installieren oder zu konfigurieren ist oder diese Schritte überspringt und direkt von Ihrem Browser aus funktioniert. Die Integration mit den anderen Tools Ihres Unternehmens ist entscheidend, um Ihr internes Wiki aktuell zu halten und Ihrem Team einen Mehrwert zu bieten. Erfahren Sie mehr über die Auswahl einer Wissensmanagementsoftware.

2. Importieren Sie Inhalte oder beginnen Sie mit der Erstellung

Mit Software, die die Integration unterstützt, können Sie die bestehenden Inhalte Ihres Unternehmens einfach in Ihr neues internes Wiki importieren. Das richtige Tool macht auch die Erstellung und Bearbeitung neuer Inhalte zu einem leicht verständlichen, benutzerfreundlichen Prozess.

3. Implementieren Sie interne Links

Das Hinzufügen interner Links zu verwandten, ähnlichen oder ergänzenden Inhalten auf internen Wiki-Seiten kann es den Teammitgliedern erleichtern, das zu finden, was sie benötigen. Das Hinzufügen interner Links zu zusätzlichen Inhalten im Wiki ermöglicht es Ihren Benutzern, ihr Verständnis eines bestimmten Themas oder Prozesses zu vertiefen. 

4. Entscheiden Sie über Berechtigungen und Zugriffsrechte

Sie müssen die Berechtigungen und Zugriffsrechte Ihres internen Wikis basierend darauf konfigurieren, welche Inhalte mit allen in Ihrem Unternehmen geteilt werden sollen und welche privat oder nur bestimmten Teams zur Verfügung stehen sollen. Berechtigungen können festgelegt werden, um zu bestimmen, wer berechtigt ist, Ihren Inhalt zu bearbeiten, sowie welche Mitarbeiter auf Ihre Kontoeinstellungen und Rechnungsinformationen zugreifen sollten. 

5. Begrüßen Sie Ihr Team im Wiki und bitten Sie um Mitwirkung 

Eine gut gestaltete Willkommensseite für das Wiki kann ihre beabsichtigten Vorteile für die Mitarbeiter erklären und Hinweise zur Nutzung geben. Sie kann auch Fragen zu Suchen, Bearbeitungsberechtigungen und wichtigen Kontakten beantworten. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen den größten Nutzen aus einem internen Wiki zieht, ermutigen Sie die Teammitglieder, regelmäßig beizutragen, indem Sie auf ihre Fachgebiete aufmerksam machen und Anreize für das Hinzufügen und Bearbeiten von Inhalten anbieten, wenn dies angebracht ist.

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Was ist eine Wissensdatenbank?

Eine Wissensdatenbank ist ein Online-Repository von Informationen, auf das Ihr Team nach Belieben zugreifen kann, um mehr über die Angebote, Richtlinien, Dienstleistungen und mehr Ihres Unternehmens zu erfahren. In der Regel online verfügbar, hilft eine Wissensdatenbank einem Unternehmen, Informationen für interne Zwecke – oder für Kunden oder die Allgemeinheit – effektiv zu sammeln, zu organisieren und abzurufen. Die Software für Unternehmenswissensdatenbanken hilft Unternehmen beim Self-Service für Kunden, sodass Mitarbeiter weniger Zeit mit der Beantwortung standardisierter Fragen verbringen und mehr Zeit mit komplexen Fragen. 

Es gibt mehrere Arten von Wissensdatenbanken. Eine interne Wissensdatenbank ermöglicht es Mitarbeitern, kritische Informationen zu erfassen und zu teilen, wichtige Schulungen, detaillierte FAQs zu Produkten, Eingewöhnungsverfahren für neue Mitarbeiter und mehr. Erfahren Sie mehr über Wissensdatenbanken mit unserem Leitfaden.

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‍Vorteile von Wissensdatenbanken

Moderne Wissensdatenbanksoftware bietet erhebliche Vorteile für Mitarbeiter und Ihr gesamtes Unternehmen im Vergleich zu einem Unternehmenswiki. 

• Eine schnelle und zuverlässige Suchfunktion — Wissensdatenbanksoftware bietet oft fortschrittlichere Dokumentensuchmaschinen- und Verlinkungsfunktionen im Vergleich zu einem Unternehmenswiki.
• Benutzerfreundliche Bearbeitungstools — Wissensdatenbanksoftware ermöglicht es Benutzern, Inhalte ohne die Verwendung einer speziellen Auszeichnungssprache zu aktualisieren. Ihr Team für Inhaltsaufsicht wird von dieser Art der Kuratierung und Anpassungskontrolle profitieren. Darüber hinaus haben Ihre Teammitglieder, wenn sie Inhalte bearbeiten können, die Möglichkeit, diese mehr aufschlussreich und benutzerfreundlich zu gestalten. 
• Die Möglichkeit, Rollen und Berechtigungen zu definieren — Mit einer Wissensdatenbank können Sie Berechtigungen festlegen, um bestimmten Personen zu erlauben, bestimmte Typen und Themen von Inhalten zu erstellen und zu bearbeiten. Dies verbessert die Inhaltsqualität und vereinfacht die Verifizierung. Es erlaubt Benutzern auch, zu vertrauen , dass die Informationen, die sie finden, auf dem neuesten Stand und genau sind. 
• Analytische Integration — Erhalten Sie einen besseren Einblick in Ihre beliebtesten und hilfreichsten Inhalte und sehen Sie, wohin die Benutzer als Nächstes navigieren. Die in die Wissensdatenbank integrierten Analysen können Ihnen Einblicke geben, wo Sie mehr Inhalte und intuitive Links benötigen. ‍
• Integration in Arbeitsabläufe — Traditionelle Wikis existieren typischerweise außerhalb Ihres täglichen Arbeitsablaufs. Inhaltsverwaltungssysteme, die keine Integrationen mit Ihren vorhandenen Apps haben, schädigen die Produktivität Ihrer Teams. Der Zugriff auf Echtzeitwissen unterwegs ist unerlässlich, insbesondere für moderne Kundenserviceteams und Vertriebsteams. Eine starke Wissensdatenbank sollte Ihnen die Informationen bringen, die Sie benötigen wo Sie bereits sind.
• Inhaltsprüfung und -verifizierung — Die Funktionalität der Wissensdatenbanksoftware unterstützt die automatisierte Identifizierung von doppelten, veralteten oder widersprüchlichen Inhalten, sodass Benutzer diese Inhalte leichter löschen oder ändern und eine optimierte Suche ermöglichen können. 

Herausforderungen von Wissensdatenbanken

Obwohl es viele Vorteile gibt, eine Wissensdatenbank im Vergleich zu einem Unternehmenswiki zu etablieren, wird die Einrichtung einer Wissensdatenbank Herausforderungen mit sich bringen, die durch durchdachte Implementierungsplanung gelöst werden können:

• Mitarbeiterakzeptanz – Werden die Mitarbeiter Ihre neue Wissensdatenbank nur als das nächste neue Protokoll in einer langen Reihe von hier-heute-weg-morgen-Initiativen wahrnehmen? Werden sie den Ersatz für ihre eigenen Möglichkeiten, Wissen zu finden und zu teilen, missbilligen? Ihr Implementierungsplan für die Wissensdatenbank sollte Möglichkeiten beinhalten, wie Sie Erwartungen an die Nutzung der Wissensdatenbank festlegen, alle Mitarbeiter im Umgang damit schulen und positives Verhalten belohnen.
• Plattform-Sicherheit – Ihre Wissensdatenbank gehört nur Ihnen. Sichere Berechtigungen müssen festgelegt werden, damit Wissen mit den entsprechenden Mitarbeitern geteilt wird und nicht mit Ihrer Konkurrenz.‍
• Wissen Genauigkeit – Stellen Sie sicher, dass Ihre Wissensdatenbank über integrierte Regeln verfügt, um alle Inhalte zu moderieren und zu validieren sowie Inhalte zur Aktualisierung zu kennzeichnen.