什麼是企業維基？

如果您熟悉維基百科的運作方式（對所有人開放新內容和編輯），那麼您就了解企業維基的基本概念 —— 不同之處在於，它不允許任何人訪問和編輯，而是僅限於公司的成員。 也被稱為內部維基或公司維基，這是一個中央數據庫，員工社群可以在此貢獻或編輯與公司流程、項目、產品和服務相關的內容。 公司使用[維基軟體]()背後的理念是提供一個空間，讓各領域的專家能夠——從客戶資訊到特定的培訓流程，再到過去及當前的定價模型——定期添加和更新資訊，以便其他員工能夠輕鬆搜尋。 這減少了團隊成員花在搜尋或肩膀拍打以找到問題答案上的時間。

{{cta}}

企業維基的好處

企業維基使員工能夠迅速且輕鬆地分享、更新和搜尋信息，造福整個企業。 當個人對特定主題做出貢獻時，該知識對於下一個需要它的人來說是可用的，而無需進行耗時的搜尋。 其他好處包括：

• 保留的知識 — 員工擁有的知識越多，越能有效地服務客戶並履行其工作職責。 在企業維基中擁有關於特定客戶問題、流程問題或定價細節的參考點，可以為員工節省大量時間和挫折。 
• 集中搜尋點 — 重要的公司信息固有地分散在手冊、網站、手冊、電子郵件、錄音對話中，甚至在員工的腦海中。 企業維基可以將所有這些知識整合到一個可搜尋的位置。
• 節省時間 — 整理信息和擁有一個 真實的單一來源 不僅可以使員工自主行動，還能幫助他們節省時間。 與其透過各種渠道詢問多位員工關於在面對一般或特定問題時公司的官方政策，不如使用公司維基來收集常見問題的答案，讓您的團隊能夠迅速且有信心地進行。
• 消除困惑 — 隨著貴公司的發展，良好維護的 企業維基 有助於消除關於可能過時的文檔舊版本的困惑。 成長中的企業經常改變其做事的方式或在特定領域累積更多的知識。 將企業維基用作單一的真實來源有助於確保您的團隊隨時可以獲得某一主題上最新、最準確的信息。
• 增強協作 — 企業維基鼓勵團隊成員共享他們所學到的知識，旨在提升企業的運作。 員工可能會受到啟發，為這一共同的成功做出貢獻，並且可能貢獻互相關聯內容的個體可能成為未來項目的合作夥伴。
• 鏈接資源 — 在企業維基中鏈接用戶生成的內容的能力為搜尋者提供了額外深度。 他們可以更深入了解特定主題或驗證在多個領域中討論的信息。

傳統企業維基的挑戰

要創建一個有效的企業維基，團隊的支持是必要的。 為什麼？ 因為您需要定期貢獻者為集中庫中添加足夠有用的信息，並且需要人們在需要時更新和編輯內容。 公司在與傳統維基進行這種支持時可能會遇到的一些挑戰包括：

• 額外的工作因素 — 員工預期要為維基貢獻知識，儘管這並不是他們的核心工作職責的一部分。 為維基創建或編輯內容需要時間，因此員工可能不情願將寶貴的時間用於此目的。 從一開始就清楚地傳達，強壯而運作良好的企業維基最終會為每個人節省時間，並且現在花費的少量工作將減少以後所需工作的量，這非常關鍵。 ‍
• 過多的監管 — 雖然領導者應該保持對公司維基整體質量的關注，但其目的應該是協作的。 如果領導者告訴員工他們可以或不能貢獻或編輯的內容，內部維基的目的則會喪失。
• 導航問題 — 一些公司維基，特別是那些依賴較舊軟件的公司，對用戶搜尋而言過於複雜且不直觀。 更新的軟件和對您的組織策略的協作輸入可以提供幫助。
• 脫離工作流程 — 傳統維基通常存在於您日常工作流程之外。 這意味著要添加另一個網頁應用程序，讓您偏離工作場所。 缺乏與您現有應用程序集成的內容管理系統會降低您的團隊生產力。 隨時隨地獲取即時知識至關重要，尤其是對於現代客戶支持和銷售團隊來說。 
• 缺乏分析 — 傳統的公司維基通常不會提供員工如何使用內容的深入見解。 這導致了內容的空白。 擁有內建分析工具的知識庫可以幫助您了解團隊成員經常搜尋的內容。 通過揭露這些未解決的問題，您可以增強內部知識共享並填補這些內容空白。

如何創建內部企業維基

如果您使用合適的工具，設置內部維基相對簡單。 傳統維基有許多限制：它們可能過於複雜、不直觀，或需要用戶花費過多時間進行搜尋。 幸運的是，還有更好的選擇。

使用友好的內部維基工具，您可以構建一個易於搜尋、編輯和導航的公司維基，並具備合理的內容層級結構。 您的內部維基應該允許您的頁面之間的鏈接，與您其他的 知識管理 工具集成，並提供權限和訪問權限管理。

以下是實施理想內部維基的一些簡單步驟：

1. 選擇您的軟件 

您需要一個提供上述所有功能的工具。 在大多數情況下，您也在尋找那些非常易於安裝或配置，或跳過這些步驟並直接在瀏覽器中工作的軟件。 與您公司的其他工具整合對保持內部維基的更新及為您的團隊提供價值至關重要。 了解有關選擇一個 知識管理軟件 的更多信息。

2. 導入內容或開始創建

使用支持整合的軟體，您可以輕鬆將公司現有的內容導入新內部維基中。 合適的工具還能使創建和編輯新內容成為簡單易懂且用戶友好的過程。

3. 實施內部連結

在內部維基頁面添加相關的、相似的或互補的內容的內部鏈接可以使團隊成員更有效地找到他們所需的內容。 在維基中添加指向額外內容的內部鏈接使您的用戶能夠增強對特定主題或過程的理解。 

4. 決定權限和訪問權限

您需要根據哪些內容應該與公司中的每個人共享，以及哪些內容應該是私密的或僅限於某些團隊，來配置內部維基的權限和訪問權限。 可以設置權限以確定誰被允許編輯您的內容，以及哪些員工應訪問您的帳戶設置和賬單信息。 

5. 歡迎您的團隊進入維基並徵求參與 

設計良好的維基歡迎頁面可以解釋其對員工的預期好處並提供指導如何使用它。 它還可以回答有關搜索、編輯權限和聯繫人的問題。 為了確保您的公司從內部維基中獲得最大的好處，鼓勵團隊成員定期貢獻，強調他們的專長領域，並在合適的情況下提供添加和編輯內容的獎勵。

‍

什麼是知識庫？

一個 知識庫 是您團隊可以隨時訪問的在線信息庫，以便了解更多關於公司提供的服務、政策及其他內容。 通常在線上，知識庫幫助公司有效地收集、整理和檢索內部使用的信息 —— 或供客戶或公眾使用。 公司知識庫軟件幫助公司進行客戶自助服務，這樣員工可以在回答標準問題上花更少的時間，而在複雜的問題上花更多的時間。 

知識庫有幾種類型可供選擇。 知識庫 可以讓員工捕捉和共享任務關鍵的信息、重要培訓、詳細的產品 FAQ、 新員工入職流程 等等。 有關知識庫的更多信息，請參見我們的 參考指南.

‍

‍知識庫的好處

與公司維基相比，現代知識庫軟體為員工和整體業務提供了一些重要的好處。

• 快速可靠的搜尋功能 — 知識庫軟件通常提供比企業維基更先進的文檔搜尋引擎和鏈接能力。
• 用戶友好的編輯工具 — 知識庫軟件讓用戶在不使用特殊標記語言的情況下更新內容。 您的內容監管團隊將受益於這種治理和自定義控制。 此外，當您的團隊成員能夠編輯內容時，他們可以使其更具 可讀性 和用戶友好性。 
• 定義角色和權限的能力 — 通過知識庫，您可以設置權限來允許特定人員創建和編輯指定類型和主題的內容。 這提高了內容質量並使驗證變得容易。 它還使用戶能夠 信任 他們找到的信息是最新的和準確的。 
• 分析集成 — 了解您最受歡迎和有用的內容以及用戶接下來的導航情況。 內建於知識庫中的分析可以為您提供在哪裡需要更多內容和直觀鏈接的洞察。 ‍
• 與工作流程集成 — 傳統維基通常存在於您的日常工作流程之外。 缺乏與您現有應用程序集成的內容管理系統會降低您的團隊生產力。 隨時隨地獲取即時知識至關重要，尤其是對於現代客戶支持和銷售團隊來說。 一個強大的知識庫應該為您提供信息，讓您能夠 在您已經的位置找到信息。
• 內容審查和驗證 — 知識庫軟件的功能支持自動識別重複、過時或矛盾的內容，以便用戶更輕鬆地刪除或修正該內容，並提供優化的搜尋體驗。 

知識庫的挑戰

雖然知識庫相對於企業維基有許多好處，但建立知識庫將面臨挑戰，這些挑戰可以通過明智的實施規劃來解決：

• 員工支持 – 員工會將您的新知識庫視為在這一系列短暫的、來來去去的計劃中又一個新的協議嗎？ 他們會對自己尋找和共享信息的方式的替代品感到不滿嗎？ 您的知識庫實施計劃應包括您將如何設置對知識庫使用的期望、對所有員工進行使用培訓以及獎勵積極行為的方式。
• 平台安全 – 您的知識庫正是如此 – 這是您的知識庫。 必須建立安全權限，以便知識與適當的員工共享，而不是與競爭對手共享。‍
• 知識準確性 – 確保您的知識庫具備內建的規則來審核和驗證所有內容，以及標記內容以進行更新。