What is a corporate wiki?

Se sei familiare con il funzionamento di Wikipedia (aperta a nuovi contenuti e modifiche da parte di tutti), conosci le basi di cosa sia un wiki aziendale — tranne per il fatto che invece di permettere a chiunque di accedervi e modificarlo, solo le persone dell'azienda possono farlo. Conosciuto anche come wiki interno o wiki aziendale, è un database centrale in cui una comunità di dipendenti può contribuire o modificare contenuti relativi a processi aziendali, progetti, prodotti e servizi. L'idea di un'azienda che utilizza [software wiki]() è fornire uno spazio per esperti su vari argomenti – dall'informazione sul cliente, a specifici processi di formazione, ai modelli di prezzo passati e attuali – per aggiungere e aggiornare regolarmente informazioni in modo che sia facilmente ricercabile da altri dipendenti. Questo riduce il tempo che i membri del team trascorrono a cercare o a chiedere aiuto per trovare le risposte alle loro domande.

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Benefici dei wiki aziendali

Un wiki aziendale consente ai dipendenti di condividere, aggiornare e cercare informazioni rapidamente e facilmente a beneficio dell'intera azienda. Quando le persone contribuiscono con la loro expertise su un argomento specifico, quel sapere è disponibile per la prossima persona che lo necessita, senza una ricerca dispendiosa in termini di tempo. Altri benefici includono:

• Conoscenza preservata — Più conoscenze hanno i tuoi dipendenti, più efficacemente possono servire i clienti e svolgere i loro ruoli lavorativi. Avere un punto di riferimento in un wiki aziendale per un particolare problema del cliente, domanda di processo o dettaglio di prezzo può far risparmiare molto tempo e frustrazione ai dipendenti. 
• Un punto di ricerca centralizzato — Informazioni aziendali importanti sono intrinsecamente disperse in manuali, siti web, guide, email, conversazioni registrate e persino nelle menti dei tuoi dipendenti. Un wiki aziendale può raccogliere tutte queste conoscenze in un'unica posizione ricercabile.
• Un risparmio di tempo — Ottimizzare le informazioni e avere un un'unica fonte di verità può non solo consentire ai dipendenti di agire autonomamente, ma può aiutarli a risparmiare tempo. Invece di dover attraversare vari canali e chiedere a più dipendenti qual è la politica ufficiale della tua azienda quando sorge un problema generale o specifico, un wiki aziendale può raccogliere le risposte a domande comuni e consentire al tuo team di procedere rapidamente con fiducia.
• Eliminare la confusione — Man mano che la tua azienda evolve, un wiki aziendale ben mantenuto aiuta a eliminare la confusione riguardo alle versioni più vecchie di documenti che potrebbero essere obsolete. Le aziende in crescita cambiano spesso il modo in cui fanno le cose o accumulano più conoscenze in aree specifiche. Utilizzare un wiki aziendale come unica fonte di verità può aiutare a garantire che il tuo team abbia accesso alle informazioni più accurate e aggiornate su un dato argomento in qualsiasi momento.
• Aumentare la collaborazione — Un wiki aziendale incoraggia i membri del team a condividere ciò che hanno appreso con l'intenzione di migliorare la tua azienda. I dipendenti possono essere ispirati a contribuire a questo successo condiviso, e le persone che contribuiscono contenuti potenzialmente collegati possono diventare collaboratori in progetti futuri.
• Risorse collegate — La possibilità di collegare contenuti generati dagli utenti all'interno del wiki aziendale fornisce ulteriori approfondimenti per chi cerca informazioni. Possono apprendere di più su un argomento specifico o verificare informazioni discusse in più di un'area.

Sfide dei wiki aziendali tradizionali

Per creare un wiki aziendale efficace, è necessaria la partecipazione del team. Perché? Perché hai bisogno di contributori regolari per aggiungere informazioni utili al repository centralizzato e di persone per aggiornare e modificare il contenuto quando necessita un aggiornamento. Alcune sfide che le aziende possono incontrare per ottenere questa partecipazione nei wiki tradizionali sono:

• Il fattore di lavoro extra — Ci si aspetta che i dipendenti contribuiscano conoscenze al wiki, anche se non fa parte del loro ruolo lavorativo principale. Creare o modificare contenuti per un wiki richiede tempo, quindi un dipendente può essere riluttante a utilizzare il proprio tempo prezioso per questo scopo. Comunicare fin dall'inizio che un wiki aziendale forte e funzionante alla fine farà risparmiare tempo a tutti, e che un piccolo lavoro ora ridurrà la quantità di lavoro necessaria in seguito, è fondamentale. ‍
• Troppa supervisione — Sebbene i leader debbano tenere d'occhio la qualità generale del wiki aziendale, l'idea è che dovrebbe essere collaborativo. Se un leader sta dicendo ai dipendenti esattamente cosa possono o non possono contribuire o modificare, lo scopo di un wiki interno è perso.
• Problemi di navigazione — Alcuni wiki aziendali, specialmente quelli che si basano su software più vecchi, sono troppo complessi e non intuitivi per le ricerche degli utenti. Software più recenti e input collaborativi nella tua strategia organizzativa possono aiutare.
• Fuori dai flussi di lavoro — I wiki tradizionali esistono tipicamente al di fuori del tuo flusso di lavoro quotidiano. Ciò significa aggiungere un'altra applicazione web che ti porta fuori da dove stai lavorando. I sistemi di gestione dei contenuti che non hanno integrazioni con le tue app esistenti danneggeranno la produttività dei tuoi team. L'accesso a conoscenze in tempo reale al volo è essenziale, specialmente per i moderni team di supporto clienti e vendite. 
• Mancanza di analisi — I wiki aziendali tradizionali di solito non offrono molte informazioni su come i dipendenti stanno consumando contenuti. Questo porta a lacune nei contenuti. Una base di conoscenza con uno strumento di analisi integrato ti consente di capire cosa cercano frequentemente i membri del tuo team. Scoprendo queste domande senza risposta, puoi rafforzare la tua condivisione di conoscenze interne e coprire quelle lacune nei contenuti.

Come creare un wiki aziendale interno

Impostare un wiki interno per la tua azienda può essere relativamente facile se utilizzi lo strumento giusto. I wiki tradizionali hanno numerose limitazioni: possono essere troppo complessi, poco intuitivi o richiedere troppo tempo per la ricerca da parte dell'utente. Fortunatamente, sono disponibili opzioni migliori.

Con uno strumento wiki interno user-friendly, puoi costruire un wiki aziendale che sia facile da cercare, modificare e navigare con una gerarchia di contenuti sensata. Il tuo wiki interno dovrebbe consentire il collegamento tra le tue pagine, integrarsi con i tuoi altri strumenti di gestione della conoscenza e fornire gestione dei permessi e diritti di accesso.

Ecco alcuni semplici passaggi da seguire per implementare il tuo wiki interno ideale:

1. Seleziona il tuo software 

Vuoi uno strumento che offra tutte le funzionalità menzionate sopra. Nella maggior parte dei casi, stai cercando anche software che sia molto facile da installare o configurare o che salti questi passaggi e funzioni direttamente dal tuo browser. L'integrazione con gli altri strumenti della tua azienda è fondamentale per mantenere il tuo wiki interno aggiornato e fornire valore al tuo team. Scopri di più su come scegliere un software di gestione della conoscenza.

2. Importa contenuti o inizia a creare

Con un software che supporta l'integrazione, puoi facilmente importare i contenuti esistenti della tua azienda nel tuo nuovo wiki interno. Lo strumento giusto rende anche la creazione e la modifica di nuovi contenuti un processo facile da comprendere e accessibile.

3. Implementa collegamenti interni

Aggiungere collegamenti interni a contenuti correlati, simili o complementari sulle pagine del wiki interno può rendere più efficiente per i membri del team trovare ciò di cui hanno bisogno. Aggiungere collegamenti interni a contenuti aggiuntivi nel wiki consente agli utenti di ampliare la propria comprensione di un argomento o processo specifico. 

4. Decidi su permessi e diritti di accesso

Dovrai configurare le autorizzazioni e i diritti di accesso del tuo wiki interno in base a quali contenuti dovrebbero essere condivisi con tutti nella tua azienda rispetto a quelli che dovrebbero essere privati o disponibili solo per alcuni team. I permessi possono essere impostati per determinare chi è autorizzato a modificare i tuoi contenuti, così come quali dipendenti dovrebbero accedere alle impostazioni del tuo account e alle informazioni di fatturazione. 

5. Dai il benvenuto al tuo team nel wiki e sollecita il coinvolgimento 

Una pagina di benvenuto ben progettata per il wiki può spiegare i suoi benefici intesi per i dipendenti e fornire indicazioni su come usarlo. Può anche rispondere a domande su ricerche, permessi di modifica e contatti chiave. Per garantire che la tua azienda ottenga il massimo beneficio da un wiki interno, incoraggia i membri del team a contribuire regolarmente, richiamando l'attenzione sulle loro aree di competenza e offrendo incentivi per l'aggiunta e la modifica dei contenuti, quando appropriato.

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Che cos'è una base di conoscenze?

Una base di conoscenza è un repository online di informazioni a cui il tuo team può accedere a piacimento per saperne di più sulle offerte, politiche, servizi e altro ancora della tua azienda. Di solito situata online, una base di conoscenza aiuta un'azienda a raccogliere, organizzare e recuperare efficacemente informazioni per un uso interno – o per l'uso da parte di clienti o del pubblico. Il software per la base di conoscenze aiuta le aziende con l'autoassistenza dei clienti, in modo che i dipendenti possano trascorrere meno tempo a rispondere a domande standard e più tempo su questioni complesse. 

Esistono diversi tipi di basi di conoscenze. Una base di conoscenze interna consente ai dipendenti di catturare e condividere informazioni fondamentali per la missione, formazioni importanti, FAQ dettagliate sui prodotti, procedure di onboarding per i nuovi dipendenti e molto altro. Scopri di più sulle basi di conoscenze con la nostra guida di riferimento.

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‍Benefici delle basi di conoscenze

Il software moderno per le basi di conoscenze offre alcuni vantaggi significativi per i dipendenti — e per l'intero business — rispetto a un wiki aziendale. 

• Una funzione di ricerca veloce e affidabile — Il software per la base di conoscenze offre spesso capacità di ricerca documentale e collegamento più avanzate rispetto a un wiki aziendale.
• Strumenti di modifica user-friendly — Il software per la base di conoscenze consente agli utenti di aggiornare contenuti senza utilizzare linguaggi di markup particolari. Il tuo team di supervisione dei contenuti trarrà vantaggio da questo tipo di curatela e controllo della personalizzazione. Inoltre, quando i membri del tuo team possono modificare i contenuti, avranno la possibilità di renderli più facili da comprendere e user-friendly. 
• La possibilità di definire ruoli e permessi — Con una base di conoscenze, puoi impostare i permessi per consentire a specifiche persone di creare e modificare tipi e argomenti di contenuto specificati. Questo migliora la qualità dei contenuti e rende più semplice la verifica. Consente inoltre agli utenti di fidarsi del fatto che le informazioni che trovano siano aggiornate e accurate. 
• Integrazione delle analisi — Ottieni una migliore idea dei tuoi contenuti più popolari e utili e della visibilità su dove gli utenti navigano successivamente. Le analisi integrate nella base di conoscenze possono fornirti spunti su dove hai bisogno di più contenuti e collegamenti intuitivi. ‍
• Integrazione con i flussi di lavoro — I wiki tradizionali di solito esistono al di fuori del tuo flusso di lavoro quotidiano. I sistemi di gestione dei contenuti che non hanno integrazioni con le tue app esistenti danneggeranno la produttività dei tuoi team. L'accesso a conoscenze in tempo reale al volo è essenziale, specialmente per i moderni team di supporto clienti e vendite. Una solida base di conoscenze dovrebbe fornirti le informazioni di cui hai bisogno dove sei già.
• Revisione e verifica dei contenuti — La funzionalità del software per la base di conoscenze supporta l'identificazione automatica di contenuti duplicati, obsoleti o contraddittori, in modo che gli utenti possano più facilmente eliminare o modificare tali contenuti e fornire un'esperienza di ricerca ottimizzata. 

Sfide delle basi di conoscenze

Sebbene ci siano molti vantaggi in una base di conoscenze rispetto a un wiki aziendale, l'implementazione di una base di conoscenze avrà sfide che possono essere risolte con una pianificazione attenta dell'implementazione:

• Coinvolgimento dei dipendenti – I dipendenti percepiranno la tua nuova base di conoscenze come solo un altro nuovo protocollo in una lunga serie di iniziative di cui è passato il tempo? Resentiranno la sostituzione dei loro metodi di trovare e condividere informazioni? Il tuo piano di implementazione della base di conoscenze dovrebbe includere modi in cui stabilirai aspettative per l'uso della base di conoscenze, formando tutti i dipendenti al suo utilizzo e premiando comportamenti positivi.
• sicurezza della piattaforma – La tua base di conoscenze è proprio questo – tua. Permessi sicuri devono essere stabiliti affinché la conoscenza sia condivisa con i dipendenti appropriati e non con la tua concorrenza.‍
• Precisione delle conoscenze – Assicurati che la tua base di conoscenze abbia regole integrate per moderare e convalidare tutti i contenuti e contrassegnare il contenuto per l'aggiornamento.