What is a corporate wiki?

Hvis du er bekendt med, hvordan Wikipedia fungerer (åben for nyt indhold og redigering fra alle), så forstår du det grundlæggende i, hvad et corporate wiki er — bortset fra at i stedet for at tillade alle at få adgang til og redigere det, kan kun folk fra virksomheden. Også kendt som et internt wiki eller firma wiki, det er en central database, hvor et fællesskab af medarbejdere kan bidrage til eller redigere indhold relateret til virksomhedens processer, projekter, produkter og tjenester. Ideen bag en virksomhed, der bruger [wiki-software]() er at give et rum for eksperter på forskellige emner – fra kundeinformation til specifikke træningsprocesser og tidligere og nuværende prismodeller – til regelmæssigt at tilføje og opdatere information, så den nemt kan findes af andre medarbejdere. Dette mindsker den tid, teammedlemmer bruger på at søge eller spørge hinanden for at finde svarene på deres spørgsmål.

{{cta}}

Fordele ved corporate wikis

En corporate wiki giver ansatte mulighed for hurtigt og nemt at dele, opdatere og søge information til gavn for hele virksomheden. Når individer bidrager med deres ekspertise om et specifikt emne, er den viden tilgængelig for den næste, der har brug for den, uden en tidskrævende søgning. Andre fordele inkluderer:

• Bevarede viden — Jo mere viden dine ansatte har, jo mere effektivt kan de betjene kunder og udføre deres jobfunktioner. At have et referencepunkt i en virksomhedens wiki for et bestemt kundeproblem, proces spørgsmål, eller prisdetalje kan spare medarbejdere for meget tid og frustration. 
• Et centraliseret søgepunkt — Vigtig information i virksomheden er i sagens natur spredt over manualer, hjemmesider, håndbøger, e-mails, optagede samtaler og endda i medarbejdernes sind. En virksomhedens wiki kan samle al den viden i én søgbar placering.
• En tidsbesparer — At strømline information og have en enkel kilde til sandhed kan ikke kun give medarbejdere mulighed for at handle autonomt, men kan også hjælpe dem med at spare tid. I stedet for at skulle gå gennem forskellige kanaler og spørge flere medarbejdere om, hvad der er virksomhedens officielle politik, når der opstår et generelt eller specifikt problem, kan et firma wiki samle svarene på almindelige spørgsmål og give dit team mulighed for hurtigt at handle med selvtillid.
• Eliminere forvirring — Som din virksomhed udvikler sig, hjælper en velholdt virksomhedens wiki med at eliminere forvirring omkring ældre versioner af dokumenter, der kan være forældede. Voksende virksomheder ændrer ofte, hvordan de gør ting eller opsamler mere viden på specifikke områder. At bruge en virksomhedens wiki som en enkelt kilde til sandhed kan hjælpe med at sikre, at dit team har adgang til de mest præcise, opdaterede oplysninger om et givet emne når som helst.
• Øget samarbejde — En virksomhedens wiki opfordrer teammedlemmer til at dele, hvad de har lært med henblik på at gøre din virksomhed bedre. Medarbejdere kan blive inspireret til at bidrage til denne fælles succes, og individer, der bidrager med potentielt relateret indhold, kan blive samarbejdspartnere i fremtidige projekter.
• Linked ressourcer — Muligheden for at linke bruger-genereret indhold inden for virksomhedens wiki giver yderligere dybde for søgningen. De kan lære mere om et specifikt emne eller verificere oplysninger, der diskuteres på mere end et område.

Udfordringer ved traditionelle corporate wikis

For at oprette en effektiv virksomhedens wiki er teamets opbakning nødvendig. Hvorfor? Fordi du har brug for regelmæssige bidragsydere til at tilføje tilstrækkelige nyttige oplysninger til det centrale register og personer til at opdatere og redigere indholdet, når det har brug for en opdatering. Nogle udfordringer, virksomheder kan støde på, i forhold til denne opbakning med traditionelle wikis er:

• Det ekstra arbejdsfaktor — Medarbejdere forventes at bidrage med viden til wikis, selvom det ikke er en del af deres kernejobfunktion. At oprette eller redigere indhold til en wiki tager tid, så en medarbejder kan være tilbageholdende med at bruge deres værdifulde tid til dette formål. At kommunikere fra starten, at en stærk, fungerende virksomhedens wiki i sidste ende vil spare alle tid, og at lidt arbejde nu vil reducere den mængde arbejde, der er nødvendig senere, er nøglen. ‍
• For meget overvågning — Mens ledere bør holde øje med den overordnede kvalitet af virksomhedens wiki, er ideen, at det skal være samarbejdende. Hvis en leder fortæller medarbejdere præcist, hvad de kan eller ikke kan bidrage til eller redigere, går formålet med en intern wiki tabt.
• Navigationsproblemer — Nogle virksomhedens wikis, især dem, der er afhængige af ældre software, er for komplekse og ikke intuitive for brugerens søgninger. Nyere software og samarbejdsindflydelse i din organisationsstrategi kan hjælpe.
• Uden for arbejdsprocesser — Traditionelle wikis findes typisk uden for din daglige arbejdsproces. Det betyder at tilføje en anden webapplikation, som tager dig ud af, hvor du arbejder. Indholdsstyringssystemer, der mangler integrationer med dine eksisterende apps, vil skade dit teams produktivitet. Adgang til realtidsviden på farten er væsentlig, især for moderne kundesupport- og salgsteams. 
• Mangel på analyser — Traditionelle virksomhed wikis tilbyder typisk ikke meget indsigt i, hvordan medarbejdere forbruger indhold. Dette resulterer i indholdshuller. En vidensbase med et indbygget analyseværktøj giver dig mulighed for at forstå, hvad det er, dine teammedlemmer ofte søger efter. Ved at afdække disse ubesvarede spørgsmål kan du styrke din interne vidensdeling og dække over de indholdshuller.

Hvordan man opretter en intern virksomhedens wiki

At opsætte en intern wiki for din virksomhed kan være relativt nemt, hvis du bruger det rigtige værktøj. Traditionelle wikis har adskillige begrænsninger: de kan være for komplekse, ikke intuitive, eller kræve for meget tid brugt på at søge af brugeren. Heldigvis er bedre muligheder tilgængelige.

Med et brugervenligt internt wiki-værktøj kan du opbygge et firma wiki, der er let at søge i, redigere og navigere med en fornuftig indholdsstruktur. Din interne wiki bør tillade at linke mellem dine sider, integrere med dine andre vidensforvaltnings værktøjer og give tilladelser og adgangsrettigheder administration.

Her er nogle enkle trin at følge for at implementere din ideelle interne wiki:

1. Vælg din software 

Du vil have et værktøj, der tilbyder alle de nævnte funktioner. I de fleste tilfælde leder du også efter software, der er enten meget nem at installere eller konfigurere, eller springer disse trin over og fungerer direkte fra din browser. Integration med virksomhedens andre værktøjer er nøglen til at holde dit interne wiki opdateret og give værdi til dit team. Lær mere om at vælge en vidensforvaltningssoftware.

2. Importer indhold eller begynd at oprette

Med software, der understøtter integration, kan du nemt importere virksomhedens eksisterende indhold til dit nye interne wiki. Det rigtige værktøj gør det også nemt at forstå, brugervenligt at oprette og redigere nyt indhold.

3. Implementer interne links

At tilføje interne links til relateret, lignende eller supplerende indhold på interne wiki-sider kan gøre det mere effektivt for teammedlemmer at finde, hvad de har brug for. At tilføje interne links til yderligere indhold på wikken giver dine brugere mulighed for at forbedre deres forståelse for et specifikt emne eller proces. 

4. Beslut om tilladelser og adgangsrettigheder

Du skal konfigurere dit interne wikis tilladelser og adgangsrettigheder baseret på, hvilket indhold der skal deles med alle i din virksomhed versus hvad der skal være privat eller kun tilgængeligt for bestemte teams. Tilladelser kan indstilles for at bestemme, hvem der har lov til at redigere dit indhold, samt hvilke medarbejdere der skal have adgang til dine kontoinstillinger og faktureringsoplysninger. 

5. Byd dit team velkommen til wikken og opfordrer til deltagelse 

En veludformet wiki-startside kan forklare dens tilsigtede fordele for medarbejdere og give vejledning om, hvordan man bruger den. Den kan også besvare spørgsmål om søgninger, redigeringstilladelser og nøglekontakter. For at sikre, at din virksomhed får størst muligt udbytte af en intern wiki, skal du opfordre teammedlemmer til regelmæssigt at bidrage, kalde opmærksomhed på deres ekspertiseområder og tilbyde incitamenter for at tilføje og redigere indhold, når det er passende.

‍

Hvad er en vidensbase?

Et vidensbase er et online repository af information, som dit team kan få adgang til når som helst for at lære mere om virksomhedens tilbud, politikker, tjenester og mere. Normalt placeret online, hjælper en vidensbase et firma med effektivt at indsamle, organisere og hente information til internt brug – eller til brug for kunder eller det brede publikum. Virksomhedens vidensbase-software hjælper virksomheder med kundeservice, så medarbejdere kan bruge mindre tid på at besvare standardspørgsmål og mere tid på komplekse emner. 

Der er flere typer af vidensbaser. En intern vidensbase giver medarbejdere mulighed for at indfange og dele missionkritisk information, vigtige træninger, detaljerede produkts FAQ, onboarding procedurer for nye medarbejdere og mere. Lær mere om vidensbaser med vores referencemanual.

‍

‍Fordele ved vidensbaser

Moderne vidensbase-software tilbyder flere betydelige fordele for medarbejdere — og din samlede virksomhed — i forhold til en virksomhedens wiki. 

• En hurtig og pålidelig søgefunktion — Vidensbase-software tilbyder ofte mere avancerede dokument-søgemaskine- og linkefunktioner sammenlignet med en virksomhedens wiki.
• Brugervenlige redigeringsværktøjer — Vidensbase-software giver brugerne mulighed for at opdatere indhold uden at bruge specielle markup-sprog. Dit indholdsovervågningshold vil have fordel af denne type kuratering og tilpasningskontrol. Derudover, når dine teammedlemmer kan redigere indhold, vil de være i stand til at gøre det mere letforståeligt og brugervenligt. 
• Muligheden for at definere roller og tilladelser — Med en vidensbase kan du indstille tilladelser til at tillade specifikke personer at oprette og redigere bestemte typer og emner af indhold. Dette forbedrer indholdskvaliteten og gør verifikation lettere. Det giver også brugerne mulighed for at stole på, at de oplysninger, de finder, er opdaterede og nøjagtige. 
• Et integrationsredskab for analyser — Få en bedre idé om dit mest populære og nyttige indhold samt synlighed for hvor brugere navigerer næste gang. De analyser, der er indbygget i vidensbasen, kan give dig indsigt om, hvor du har brug for mere indhold og intuitive links. ‍
• Integration med arbejdsprocesser — Traditionelle wikis findes typisk uden for din daglige arbejdsproces. Indholdsstyringssystemer, der mangler integrationer med dine eksisterende apps, vil skade dit teams produktivitet. Adgang til realtidsviden på farten er væsentlig, især for moderne kundesupport og salgsteams. En stærk vidensbase bør bringe dig de oplysninger, du har brug for hvor du allerede er.
• Indholdsanmeldelse og verificering — Funktionaliteten af vidensbase-software understøtter automatisk identifikation af duplikeret, forældet eller modstridende indhold, så brugerne nemmere kan slette eller ændre det indhold og give en optimeret søgeoplevelse. 

Udfordringer ved vidensbaser

Selvom der er mange fordele ved en vidensbase versus en virksomhedens wiki, vil etablering af en vidensbase have udfordringer, der kan løses med indsigtsfuld implementeringsplanlægning:

• Medarbejderopbakning – Vil medarbejdere opfatte din nye vidensbase som blot den næste nye protokol i en lang række initiativer, der kun varer i kort tid? Vil de misbillige erstatningen for deres egne måder at finde og dele information på? Din vidensbaseimplementeringsplan bør indeholde måder, hvorpå du vil sætte forventninger til brug af vidensbasen, træne alle medarbejdere i dens brug og belønne positiv adfærd.
• Platformssikkerhed – Din vidensbase er lige netop det – din. Sikre tilladelser skal etableres, så viden deles med de relevante medarbejdere og ikke din konkurrence.‍
• Viden nøjagtighed – Sørg for, at din vidensbase har indbyggede regler til at moderere og validere alt indhold samt flagge indhold til opdatering.