What is a corporate wiki?

หากคุณคุ้นเคยกับวิธีการทำงานของ Wikipedia (เปิดรับเนื้อหาใหม่และการแก้ไขจากทุกคน) คุณจะเข้าใจพื้นฐานของบริษัทวิกิคืออะไร — เว้นแต่ว่าจะไม่อนุญาตให้ทุกคนเข้าถึงและแก้ไขได้ แต่เฉพาะคนจากบริษัทเท่านั้น ที่รู้จักกันในชื่อวิกิภายในหรือบริษัทวิกิ เป็นฐานข้อมูลศูนย์กลางที่พนักงานในชุมชนสามารถมีส่วนร่วม หรือแก้ไขเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการบริษัท โครงการ ผลิตภัณฑ์ และบริการ แนวคิดเบื้องหลังการใช้ [ซอฟต์แวร์วิกิ]() ของบริษัทคือการจัดเตรียมพื้นที่สำหรับผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อต่างๆ – ตั้งแต่ข้อมูลลูกค้าไปจนถึงกระบวนการฝึกอบรมเฉพาะ ไปจนถึงรูปแบบราคาในอดีตและปัจจุบัน – เพื่อเพิ่มและอัพเดตข้อมูลอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายโดยพนักงานคนอื่น สิ่งนี้ลดเวลาที่สมาชิกในทีมใช้ในการค้นหาหรือเข้าหาคำตอบสำหรับคำถามของตน

{{cta}}

ประโยชน์ของ corporate wikis

บริษัทวิกิอนุญาตให้พนักงานแบ่งปัน อัพเดต และค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายเพื่อผลประโยชน์ของทั้งธุรกิจ เมื่อบุคคลนำเสนอความเชี่ยวชาญในหัวข้อเฉพาะ ความรู้ดังกล่าวจะพร้อมให้กับบุคคลถัดไปที่ต้องการโดยไม่ต้องใช้เวลาค้นหาที่ยาวนาน ประโยชน์อื่นๆ ได้แก่:

• ความรู้ที่ถูกเก็บรักษา — ยิ่งพนักงานมีความรู้มากเท่าไหร่ ลูกค้าก็ยิ่งได้รับบริการได้ดีขึ้นและยังช่วยปรับปรุงหน้าที่การงาน การมีจุดอ้างอิงใน corporate wiki สำหรับปัญหาที่ลูกค้าเฉพาะ คำถามเกี่ยวกับกระบวนการ หรือรายละเอียดราคาสามารถประหยัดเวลาและลดความเครียดให้กับพนักงานได้มาก 
• จุดค้นหากลาง — ข้อมูลสำคัญของบริษัทสะสมอยู่ทั่วไปในคู่มือ เว็บไซต์ คู่มืออ้างอิง อีเมล บันทึกการสนทนา และแม้กระทั่งภายในความคิดของพนักงาน บริษัทวิกิสามารถรวบรวมความรู้ทั้งหมดนั้นให้เข้ามาอยู่ในที่ที่ค้นหาได้ง่ายแห่งเดียว
• ช่วยประหยัดเวลา — การจัดระเบียบข้อมูลและการมีแหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้ ไม่เพียงแต่ทำให้พนักงานมีอำนาจในการทำงานอย่างอิสระ แต่ยังช่วยประหยัดเวลาได้อีกด้วย แทนที่จะต้องไปผ่านช่องทางต่างๆ และสอบถามพนักงานหลายคนเกี่ยวกับนโยบายอย่างเป็นทางการของบริษัทเมื่อปัญหาเกิดขึ้น ไม่ว่าจะทั่วไปหรือเฉพาะเจาะจง บริษัทวิกิสามารถรวบรวมคำตอบสำหรับคำถามทั่วไปและอนุญาตให้ทีมของคุณดำเนินการได้อย่างมั่นใจ
• กำจัดความสับสน — เมื่อบริษัทของคุณพัฒนาไป บริษัทวิกิที่ได้รับการดูแลอย่างดี บริษัท ช่วยกำจัดความสับสนเกี่ยวกับเอกสารเวอร์ชันเก่าที่อาจจะล้าสมัย บริษัทที่มีการเติบโตมักจะเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของพวกเขา หรือสะสมความรู้อย่างมากในด้านเฉพาะ การใช้ corporate wiki เป็นแหล่งข้อมูลเพียงหนึ่งแห่งสามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าทีมของคุณจะมีข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยที่สุดเกี่ยวกับหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งในเวลาที่ต้องการ
• เพิ่มการร่วมมือ — corporate wiki สนับสนุนสมาชิกในทีมให้แสดงความรู้ที่พวกเขาได้เรียนรู้ด้วยเจตนาในการทำให้ธุรกิจของคุณดียิ่งขึ้น พนักงานอาจได้รับแรงบันดาลใจในการมีส่วนร่วมเพื่อประสบความสำเร็จร่วมกัน และผู้ที่มีส่วนร่วมอาจกลายเป็นผู้ทำงานร่วมกับโครงการอนาคตในเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
• แหล่งข้อมูลที่เชื่อมโยง — ความสามารถในการเชื่อมโยงเนื้อหาที่สร้างโดยผู้ใช้ใน corporate wiki สร้างความลึกเพิ่มเติมให้กับผู้ค้นหา พวกเขาสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะหรือยืนยันข้อมูลที่กล่าวถึงในหลายๆ ด้าน

ความท้าทายของ corporate wikis แบบดั้งเดิม

การสร้าง corporate wiki ที่มีประสิทธิภาพนั้นจำเป็นต้องมีความสัมพันธ์กันในทีม ทำไม? เพราะคุณต้องการผู้มีส่วนร่วมเป็นประจำเพื่อเพิ่มข้อมูลที่มีประโยชน์เพียงพอในข้อมูลส่วนกลางและผู้ที่ต้องอัปเดตและแก้ไขเนื้อหาหากต้องการการปรับปรุง ความท้าทายบางประการที่บริษัทอาจเผชิญกับความสัมพันธ์นั้นใน corporate wikis แบบดั้งเดิม ได้แก่:

• ปัจจัยของงานเพิ่มเติม — พนักงานถูกคาดหวังให้มีส่วนร่วมความรู้ไปยัง wiki แม้ว่าจะไม่เป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่หลักของพวกเขาก็ตาม การสร้างหรือแก้ไขเนื้อหาสำหรับ wiki ใช้เวลา ดังนั้นพนักงานอาจลังเลที่จะใช้เวลาที่มีค่าของตนสำหรับวัตถุประสงค์นี้ การสื่อสารตั้งแต่ต้นว่าบริษัทวิกิที่แข็งแกร่งและทำงานได้จะช่วยประหยัดเวลาให้ทุกคนได้ในที่สุด และการทำงานเล็กน้อยในตอนนี้จะช่วยลดปริมาณงานที่จำเป็นในภายหลัง ถือเป็นสิ่งสำคัญ. ‍
• การควบคุมมากเกินไป — ในขณะที่ผู้นำควรคอยให้ความสนใจกับคุณภาพโดยรวมของ corporate wiki แต่แนวคิดคือมันควรจะต้องทำงานร่วมกัน หากผู้นำบอกพนักงานอย่างชัดเจนว่าพวกเขาสามารถหรือไม่สามารถมีส่วนร่วมในการแก้ไขได้ วัตถุประสงค์ของ wiki ภายในก็จะสูญหายไป
• ปัญหาการนำทาง — บาง corporate wikis โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่พึ่งพาซอฟต์แวร์เก่า นั้นซับซ้อนเกินไปและไม่ใช่ตัวเลือกที่ใช้งานได้สำหรับการค้นหาของผู้ใช้ ซอฟต์แวร์ใหม่และการมีส่วนร่วมของผู้ใช้ในการพัฒนากลยุทธ์ขององค์กรสามารถช่วยได้
• อยู่นอกกระบวนการทำงาน —  corporate wikis แบบดั้งเดิมมักจะอยู่ภายนอกกระบวนการทำงานประจำวันของคุณ นั่นหมายความว่าต้องเพิ่มแอพพลิเคชั่นเว็บอีกอันที่ทำให้คุณออกห่างจากที่ที่คุณกำลังทำงานอยู่ ระบบการจัดการเนื้อหาที่ไม่มีการบูรณาการร่วมกับแอปพลิเคชันที่คุณใช้อยู่จะทำลายความสามารถในการทำงานของทีมคุณ การเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วนในทันทีเป็นสิ่งจำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการสนับสนุนและฝ่ายขายในยุคใหม่ 
• ขาดการวิเคราะห์ — บริษัทวิกิแบบดั้งเดิมมักไม่ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีที่พนักงานบริโภคเนื้อหา นี่ทำให้เกิดช่องว่างในเนื้อหา ฐานความรู้ที่มีเครื่องมือวิเคราะห์ในตัวช่วยให้คุณเข้าใจว่าทีมของคุณกำลังค้นหาสิ่งใดบ่อย การค้นพบคำถามที่ยังไม่ได้ตอบเหล่านี้สามารถช่วยเสริมสร้างการแบ่งปันความรู้ภายในของคุณและปกปิดช่องว่างในเนื้อหานั้น

วิธีสร้าง corporate wiki ภายใน

การตั้งค่า corporate wiki ภายในสำหรับธุรกิจของคุณสามารถทำได้ง่ายหากคุณใช้เครื่องมือที่เหมาะสม บริษัทวิกิแบบดั้งเดิมมีข้อจำกัดมากมาย: อาจซับซ้อนเกินไป ไม่เป็นมิตรกับผู้ใช้ หรือใช้เวลาในการค้นหามากเกินไป โชคดีที่มีตัวเลือกที่ดีกว่า

ด้วยเครื่องมือวิกิภายในที่ใช้งานง่าย คุณสามารถสร้างบริษัทวิกิที่ค้นหา แก้ไข และนำทางได้ง่ายด้วยโครงสร้างเนื้อหาที่มีเหตุผล วิกิภายในของคุณควรอนุญาตให้เชื่อมโยงระหว่างหน้า รวมเข้ากับเครื่องมือการจัดการความรู้ อื่นๆ ของคุณ และให้การจัดการสิทธิ์การเข้าถึง

นี่คือขั้นตอนง่ายๆ ที่ควรทำตามเพื่อสร้าง corporate wiki ภายในที่คุณฝันถึง:

1. เลือกซอฟต์แวร์ของคุณ 

คุณต้องการเครื่องมือที่เสนอโซลูชันที่กล่าวถึงไว้ทั้งหมด ในกรณีส่วนใหญ่ คุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์ที่ง่ายต่อการติดตั้งหรือการกำหนดค่า หรือข้ามขั้นตอนเหล่านั้นไปและทำงานจากเบราว์เซอร์ของคุณทันที การบูรณาการกับเครื่องมืออื่นๆ ของบริษัทคุณเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาวิภายในของคุณให้เป็นปัจจุบันและให้คุณค่าแก่ทีมของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเลือกซอฟต์แวร์การจัดการความรู้.

2. นำเข้าข้อมูลหรือเริ่มสร้าง

ด้วยซอฟต์แวร์ที่สนับสนุนการบูรณาการ คุณสามารถนำเนื้อหาที่มีอยู่ของบริษัทคุณไปยังวิกิภายในใหม่ได้อย่างง่ายดาย เครื่องมือที่เหมาะสมยังทำให้การสร้างและการแก้ไขเนื้อหาใหม่เป็นกระบวนการที่เข้าใจง่ายและใช้งานง่าย

3. ดำเนินการเชื่อมโยงภายใน

การเพิ่มลิงก์ภายในที่เกี่ยวข้อง เนื้อหาคล้ายคลึงกันหรือเนื้อหาที่เสริมความแข็งแกร่งให้กับหน้าวิกิภายในสามารถทำให้การหาสิ่งที่ทีมงานต้องการมีประสิทธิภาพมากขึ้น การเพิ่มลิงก์ภายในไปยังเนื้อหาเพิ่มเติมในวิกิช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเสริมสร้างความเข้าใจในหัวข้อหรือกระบวนการเฉพาะ 

4. ตัดสินใจเรื่องสิทธิ์และการเข้าถึง

คุณจะต้องกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของวิกิภายในของคุณตามว่าเนื้อหาส่วนใดควรแชร์กับทุกคนในบริษัทของคุณหรือควรจะเป็นข้อมูลส่วนตัวหรือเฉพาะกลุ่ม สามารถตั้งสิทธิ์เพื่อกำหนดว่าใครได้รับอนุญาตให้แก้ไขเนื้อหาของคุณ และพนักงานคนไหนที่ควรเข้าถึงการตั้งค่าบัญชีและข้อมูลการเรียกเก็บเงินของคุณ. 

5. ต้อนรับทีมของคุณสู่ wiki และกระตุ้นให้มีส่วนร่วม 

หน้าแรกวิกิที่ได้รับการออกแบบอย่างดีสามารถอธิบายถึงประโยชน์ที่ตั้งใจไว้สำหรับพนักงานและให้แนวทางในการใช้งาน มันยังสามารถตอบสนองคำถามเกี่ยวกับการค้นหา การอนุญาตในการแก้ไขและผู้ติดต่อที่สำคัญ เพื่อให้มั่นใจว่าบริษัทของคุณได้ประโยชน์สูงสุดจาก corporate wiki นี้ สนับสนุนสมาชิกในทีมให้ร่วมมือกันเป็นประจำ โดยเรียกร้องความสนใจไปยังด้านเชี่ยวชาญของพวกเขาและให้แรงจูงใจในการเพิ่มและแก้ไขเนื้อหาเมื่อเหมาะสม

‍

ฐานข้อมูลความรู้คืออะไร?

ฐานข้อมูลความรู้ คือคลังข้อมูลออนไลน์ที่ทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้ตามต้องการเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อเสนอ นโยบาย บริการ และอื่นๆ ของบริษัทคุณ มักจะตั้งอยู่ในออนไลน์ ฐานข้อมูลความรู้ช่วยให้บริษัทสามารถเก็บข้อมูล จัดระเบียบ และเรียกคืนข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับการใช้ภายใน – หรือเพื่อการใช้ของลูกค้าหรือสาธารณะ ซอฟต์แวร์ knowledge base ช่วยบริษัทในการให้บริการลูกค้าเชิงรุก เพื่อให้พนักงานใช้เวลาน้อยลงในการตอบคำถามมาตรฐานและใช้เวลามากขึ้นกับปัญหาที่ซับซ้อน 

มีฐานข้อมูลความรู้อยู่หลายประเภท. ฐานข้อมูลความรู้ภายในช่วยให้พนักงานสามารถรวบรวมและแบ่งปันข้อมูลที่มีความสำคัญต่อภารกิจ การฝึกอบรมที่สำคัญ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ รวมถึงกระบวนการอบรมพนักงานใหม่ และอื่นๆ. เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับฐานข้อมูลความรู้ด้วย คู่มืออ้างอิง.

‍

‍ประโยชน์ของ knowledge bases

ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลความรู้สมัยใหม่มีข้อดีที่สำคัญสำหรับพนักงาน — และธุรกิจโดยรวมของคุณ — เทียบกับบริษัทวิกิ

• ฟังก์ชันการค้นหาที่เร็วและเชื่อถือได้ — ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลความรู้มักมีความสามารถในการค้นหาเอกสารและลิงก์ที่ก้าวหน้ามากกว่าบริษัทวิกิ
• เครื่องมือการแก้ไขที่ใช้งานง่าย — ซอฟต์แวร์ knowledge base ทำให้ผู้ใช้สามารถอัปเดตเนื้อหาโดยไม่ต้องใช้ภาษาเครื่องหมายพิเศษ ทีมที่ดูแลเนื้อหาของคุณจะได้รับประโยชน์จากการจัดเตรียมและการควบคุมการปรับแต่งประเภทนี้ นอกจากนี้เมื่อสมาชิกในทีมของคุณสามารถแก้ไขเนื้อหาได้ พวกเขาจะสามารถทำให้มันสามารถย่อยได้และใช้งานง่ายมากขึ้น นอกจากนี้ เมื่อสมาชิกในทีมของคุณสามารถแก้ไขเนื้อหาได้ พวกเขาจะมีความสามารถในการทำให้เนื้อหานั้นเบาและเป็นมิตรกับผู้ใช้อย่างยิ่ง 
• ความสามารถในการกำหนดบทบาทและสิทธิ์ — ด้วยฐานข้อมูลความรู้ คุณสามารถตั้งสิทธิ์ให้กับบุคคลเฉพาะเพื่อสร้างและแก้ไขประเภทและหัวข้อเนื้อหาที่กำหนด นี่ช่วยปรับปรุงคุณภาพเนื้อหาและทำให้การตรวจสอบง่ายขึ้น มันยังทำให้ผู้ใช้สามารถเชื่อมั่นว่าข้อมูลที่พวกเขาพบมีความทันสมัยและถูกต้อง 
• การบูรณาการการวิเคราะห์ — ทำให้คุณเข้าใจเกี่ยวกับเนื้อหาที่เป็นที่นิยมและได้รับประโยชน์มากที่สุด และการมองเห็นว่าผู้ใช้ไปที่ไหนต่อไป การวิเคราะห์ที่สร้างไว้ในฐานความรู้สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับที่ที่คุณต้องการเนื้อหาเพิ่มเติมและลิงก์ที่เข้าใจง่าย. ‍
• รวมอยู่กับกระบวนการทำงาน —  corporate wikis แบบดั้งเดิมมักอยู่ภายนอกสู่วงจรการทำงานประจำวันของคุณ ระบบจัดการเนื้อหาที่ไม่มีการบูรณาการร่วมกับแอปพลิเคชันที่มีอยู่ของคุณจะทำลายความสามารถในการทำงานของทีมคุณ การเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วนในทันทีเป็นสิ่งจำเป็น โดยเฉพาะสำหรับการสนับสนุนและฝ่ายขายในยุคใหม่ ฐานข้อมูลความรู้ที่แข็งแกร่งควรนำเสนอข้อมูลที่คุณต้องการ ที่ที่คุณมีอยู่แล้ว
• การตรวจสอบและการยืนยันเนื้อหา — ฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์ knowledge base ช่วยให้สามารถระบุเนื้อหาที่ซ้ำกัน ล้าสมัย หรือขัดแย้งได้โดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้สามารถลบหรือแก้ไขเนื้อหานั้นได้มากขึ้นและมีประสบการณ์การค้นหาที่ตรงเป้าหมายมากขึ้น 

ความท้าทายของ knowledge bases

แม้ว่าจะมีประโยชน์มากมายใน knowledge base แต่การตั้งค่า knowledge base จะมีความท้าทายที่สามารถแก้ไขได้ด้วยการวางแผนที่มีข้อมูลเชิงลึก:

• การยอมรับของพนักงาน – พนักงานจะมองเห็น knowledge base ใหม่ของคุณเป็นแค่ข้อมูลเชิงกลยุทธ์ถัดไปในสายการทำงานหรือไม่? พวกเขาจะรู้สึกไม่ดีเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงสำหรับวิธีการค้นหาและแบ่งปันข้อมูลหรือไม่? แผนการดำเนินการ knowledge base ของคุณควรรวมถึงวิธีที่จะตั้งความคาดหวังสำหรับการใช้งาน knowledge base การฝึกอบรมพนักงานทุกคนในการใช้งาน และการให้รางวัลสำหรับพฤติกรรมที่ดี
• ความปลอดภัยของแพลตฟอร์ม – ฐานข้อมูลความรู้ของคุณคือสิ่งของคุณ ต้องมีการกำหนดสิทธิ์อย่างปลอดภัยเพื่อให้ความรู้แบ่งปันกับพนักงานที่เหมาะสมและไม่ใช่การแข่งขันของคุณ.‍
• ความถูกต้องของความรู้ – ต้องมั่นใจว่า knowledge base ของคุณมีกฎในตัวเพื่อควบคุมและตรวจสอบว่าเนื้อหาทั้งหมดถูกต้องและเก็บสาระสำคัญสำหรับการปรับปรุง