ما هو الويكي المؤسسي؟

إذا كنت معتادًا على كيفية عمل ويكيبديا (مفتوحة للمحتوى الجديد وتحرير الجميع)، فإنك تفهم أساسيات ما هو ويكي مؤسسي — باستثناء أنه بدلاً من السماح لأي شخص بالوصول إليه وتحريره، يمكن فقط للموظفين في الشركة ذلك. يعرف أيضًا باسم ويكي داخلي أو ويكي شركة، إنه قاعدة بيانات مركزية حيث يمكن لمجتمع من الموظفين المساهمة أو تحرير المحتوى المتعلق بعمليات الشركة ومشاريعها ومنتجاتها وخدماتها. الفكرة وراء استخدام شركة ل[برنامج ويكي]() هي توفير مساحة للخبراء في مواضيع متنوعة — من معلومات العملاء، إلى عمليات التدريب المحددة، إلى نماذج التسعير السابقة والحالية — لإضافة وتحديث المعلومات بشكل منتظم حتى يسهل البحث عنها من قبل موظفين آخرين. هذا يقلل من الوقت الذي يقضيه أعضاء الفريق في البحث أو الاستفسار للعثور على إجابات لأسئلتهم.

{{cta}}

فوائد الموسوعات الداخلية

تسمح الموسوعة الداخلية للموظفين بمشاركة وتحديث والبحث عن المعلومات بسرعة وسهولة لصالح الشركة بأكملها. عندما يساهم الأفراد بخبراتهم في موضوع معين، فإن هذه المعرفة تكون متاحة للشخص التالي الذي يحتاج إليها، دون حاجة لبحث طويل. تشمل الفوائد الأخرى:

• معرفة محفوظة — كلما زادت المعرفة التي لدى موظفيك، زادت كفاءتهم في خدمة العملاء وأداء أدوارهم الوظيفية. يمكن أن يوفر وجود نقطة مرجعية في موسوعة الشركة لمشكلة معينة تتعلق بعميل أو سؤال يتعلق بعملية أو تفاصيل تسعير الكثير من الوقت والإحباط للموظفين. 
• نقطة بحث مركزية — تكون المعلومات المهمة الخاصة بالشركة منتشرة بشكل طبيعي في الأدلة والمواقع الإلكترونية والكتيبات والبريد الإلكتروني والمحادثات المسجلة، وحتى في عقول موظفيك. يمكن أن تجمع الموسوعة الداخلية كل هذه المعرفة في مكان واحد قابل للبحث.
• موفر للوقت — تبسيط المعلومات والحصول على مصدر واحد للحقيقة يمكن أن يمكن الموظفين من التصرف باستقلالية، لكنه يمكن أن يساعدهم أيضًا في توفير الوقت. بدلاً من الاضطرار للذهاب عبر قنوات متنوعة وطرح أسئلة على عدة موظفين حول السياسة الرسمية لشركتك عند ظهور مشكلة عامة أو محددة، يمكن أن تجمع قاعدة wiki الخاصة بالشركة الإجابات على الأسئلة الشائعة وتسمح لفريقك بالتقدم بسرعة بثقة.
• التخلص من الارتباك — مع تطور شركتك، تساعد الموسوعة الداخلية المُعتنى بها جيدًا الشركة على التخلص من الارتباك بشأن الإصدارات الأقدم من المستندات التي قد تكون قديمة. غالبًا ما تغير الشركات المتنامية الطريقة التي تتعامل بها مع الأمور أو تجمع المزيد من المعرفة في مجالات محددة. يمكن أن يساعد استخدام الموسوعة الداخلية كمصدر واحد للحقيقة في التأكد من أن فريقك لديه وصول إلى المعلومات الأكثر دقة وتحديثاً حول موضوع معين في أي وقت.
• زيادة التعاون — تشجع الموسوعة الداخلية أعضاء الفريق على مشاركة ما تعلموه بنية جعل عملك أفضل. قد يكون الموظفون ملهمين للمساهمة في هذا النجاح المشترك، وقد يصبح الأفراد الذين يساهمون بمحتوى مرتبط محتملون متعاونين في مشاريع مستقبلية.
• الموارد المرتبطة — توفر القدرة على ربط المحتوى الذي ينتجه المستخدمون داخل الموسوعة الداخلية عمقًا إضافيًا للباحث. يمكنهم معرفة المزيد حول موضوع معين أو التحقق من المعلومات التي تم تناولها في أكثر من منطقة.

تحديات الموسوعات الداخلية التقليدية

لإنشاء موسوعة داخلية فعالة، من الضروري أن يتقبل الفريق ذلك. لماذا؟ لأنك بحاجة إلى مساهمين منتظمين لإضافة معلومات مفيدة كافية إلى المستودع المركزي ولأشخاص لتحديث وتحرير المحتوى عند الحاجة لتجديده. بعض التحديات التي قد تواجهها الشركات في قبوله مع الموسوعات التقليدية هي:

• عامل العمل الإضافي — من المتوقع أن يساهم الموظفون بمعرفتهم في الموسوعة، بالرغم من أنها ليست جزءًا من دورهم الوظيفي الأساسي. إنشاء أو تحرير المحتوى لموسوعة يتطلب وقتًا، لذا قد يتردد الموظف في استخدام وقته الثمين لهذا الغرض. التواصل منذ البداية بأن الموسوعة الداخلية القوية والفعالة ستوفر في النهاية الوقت للجميع، وأن القليل من العمل الآن سيوفر مقدار العمل اللازم لاحقًا، هو المفتاح. ‍
• الكثير من الرقابة — على الرغم من أنه يجب على القادة مراقبة الجودة العامة للموسوعة الداخلية، إلا أن الفكرة هي أنها يجب أن تكون مشتركة. إذا كان القائد يخبر الموظفين بما يمكنهم أو لا يمكنهم المساهمة أو تعديله، فإن غرض الموسوعة الداخلية يفقد.
• مشاكل التنقل — بعض الموسوعات الداخلية، خاصة تلك التي تعتمد على البرامج القديمة، معقدة جدًا وليست بديهية لبحث المستخدمين. يمكن أن تساعد البرامج الأحدث والمدخلات التعاونية في استراتيجيتك التنظيمية.
• خارج سير العمل — توجد الموسوعات التقليدية عادة خارج سير عملك اليومي. هذا يعني إضافة تطبيق ويب آخر يأخذك بعيدًا عن المكان الذي تعمل فيه. أنظمة إدارة المحتوى التي تفتقر إلى التكامل مع التطبيقات الحالية ستؤذي إنتاجية فرقك. الوصول إلى المعرفة في الوقت الحقيقي بسرعة مهم، خاصة بالنسبة لفرق دعم العملاء والمبيعات الحديثة. 
• نقص التحليلات — عادةً ما لا توفر ويكي الشركات التقليدية الكثير من الرؤية حول كيفية استهلاك الموظفين للمحتوى. هذا يؤدي إلى فجوات في المحتوى. يمكن أن تساعدك قاعدة المعرفة التي تحتوي على أداة تحليل مدمجة على فهم ما يبحث عنه أعضاء فريقك بشكل متكرر. من خلال كشف هذه الأسئلة غير المجابة يمكنك تعزيز مشاركة المعرفة الداخلية الخاصة بك وإغلاق تلك الفجوات في المحتوى.

كيفية إنشاء موسوعة داخلية للشركة

يمكن أن يكون إعداد موسوعة داخلية لشركتك أمرًا سهلاً نسبيًا إذا كنت تستخدم الأداة المناسبة. تحتوي الموسوعات التقليدية على العديد من القيود: قد تكون معقدة جدًا أو غير بديهية أو تتطلب الكثير من الوقت المستغرق في البحث من قبل المستخدم. ولحسن الحظ، هناك خيارات أفضل متاحة.

مع أداة ويكي داخلية سهلة الاستخدام، يمكنك بناء ويكي شركة يسهل البحث فيه وتحريره والتخطيط له مع هيكل محتوى معقول. يجب أن تسمح موسوعتك الداخلية بربط الصفحات الخاصة بك، والتكامل مع أدوات إدارة المعرفة الأخرى، وتوفير إدارة صلاحيات الوصول.

إليك بعض الخطوات البسيطة التي يجب اتباعها لتنفيذ موسوعتك الداخلية المثالية:

1. اختر برنامجك 

تريد أداة تقدم جميع الميزات المذكورة أعلاه. في معظم الحالات، تبحث أيضًا عن برنامج سهل جدًا للتثبيت أو الإعداد أو يتجاوز هذه الخطوات ويعمل مباشرة من متصفحك. الدمج مع أدوات شركتك الأخرى هو المفتاح للحفاظ على تحديث ويكيك الداخلية وتوفير القيمة لفريقك. تعرف على المزيد حول كيفية اختيار برامج إدارة المعرفة.

2. استيراد المحتوى أو البدء في الإنشاء

مع البرامج التي تدعم التكامل، يمكنك بسهولة استيراد المحتوى الموجود لشركتك إلى ويكيك الداخلية الجديدة. تجعل الأداة المناسبة أيضًا إنشاء وتحرير محتوى جديد عملية سهلة الفهم وسهلة الاستخدام.

3. تنفيذ الروابط الداخلية

يمكن أن تجعل إضافة الروابط الداخلية إلى المحتوى المرتبط أو المماثل أو المكمل في صفحات الموسوعة الداخلية من الفعاليات أكثر كفاءة للموظفين للعثور على ما يحتاجون إليه. تسمح إضافة الروابط الداخلية إلى محتوى إضافي على الموسوعة للمستخدمين بتعزيز فهمهم لموضوع أو عملية معينة. 

4. حدد الأذونات وحقوق الوصول

ستحتاج إلى تكوين أذونات ويكيك الداخلية وحقوق الوصول بناءً على المحتوى الذي يجب مشاركته مع الجميع في شركتك مقابل ما يجب أن يكون خاصًا أو متاحًا فقط لفرق معينة. يمكن تعيين الأذونات لتحديد من يُسمح له بتحرير المحتوى الخاص بك، وكذلك من يجب أن يصل إلى إعدادات حسابك ومعلومات الفواتير. 

5. رحب بفريقك في الموسوعة واطلب المشاركة 

يمكن أن تشرح الصفحة الرئيسية للموسوعة المصممة جيدًا الفوائد المستهدفة للموظفين وتوفر إرشادات حول كيفية استخدامها. يمكنها أيضًا الإجابة عن الأسئلة حول عمليات البحث وأذونات التحرير والجهات الاتصال الهامة. للتأكد من أن شركتك تحصل على أكبر فائدة من الموسوعة الداخلية، شجع أعضاء الفريق على المساهمة بانتظام، مشيرًا إلى مجالات خبرتهم وتقديم حوافز لإضافة وتحرير المحتوى، عند الاقتضاء.

‍

ما هي قاعدة المعرفة؟

قاعدة المعرفة هي مستودع معلومات عبر الإنترنت يمكن لفريقك الوصول إليه عند الحاجة لمعرفة المزيد عن عروض شركتك وسياساتها وخدماتها والمزيد. عادةً ما تقع عبر الإنترنت، تساعد قاعدة المعرفة الشركات على جمع وتنظيم واسترجاع المعلومات للاستخدام الداخلي — أو للاستخدام من قبل العملاء أو الجمهور العام. تساعد برامج قاعدة المعرفة الشركات في خدمة العملاء ذاتيًا، حتى يمكن للموظفين قضاء وقت أقل في الإجابة على الأسئلة القياسية والمزيد من الوقت على القضايا المعقدة. 

هناك عدة أنواع من قواعد المعرفة. تتيح قاعدة المعرفة الداخلية للموظفين التقاط ومشاركة المعلومات المهمة، والدورات التدريبية الهامة، والأسئلة الشائعة المتعلقة بالمنتجات، إجراءات التوجيه للموظفين الجدد، والمزيد. تعرف على المزيد عن قواعد المعرفة من خلال دليلنا المرجعي.

‍

‍فوائد قواعد المعرفة

يوفر برنامج قواعد المعرفة الحديثة بعض الفوائد الكبيرة للموظفين — ولعملك بشكل عام — مقارنةً بويكي الشركة.

• وظيفة بحث سريعة وموثوقة — تقدم برامج قاعدة المعرفة غالبًا محركات بحث متقدمة للوثائق وإمكانيات ربط مقارنةً بالموسوعة الداخلية.
• أدوات تحرير سهلة الاستخدام — تتيح برامج قاعدة المعرفة للمستخدمين تحديث المحتوى دون استخدام لغة ترميز خاصة. ستستفيد فريق الإشراف على المحتوى من هذا النوع من التنظيم والتحكم في التخصيص. بالإضافة إلى ذلك، عندما يتمكن أعضاء فريقك من تحرير المحتوى، سيكون لديهم القدرة على جعله أكثر قابلية للهضم وسهل الاستخدام. 
• القدرة على تحديد الأدوار والأذونات — مع قاعدة المعرفة، يمكنك تعيين الأذونات للسماح لأشخاص معينين بإنشاء وتحرير أنواع ومحتويات محددة. هذا يعزز جودة المحتوى ويسهل التحقق منه. كما يسمح للمستخدمين بـ الثقة بأن المعلومات التي يجدونها مُحدثة ودقيقة. 
• تكامل التحليلات — احصل على فكرة أفضل عن محتواك الأكثر شعبية وفائدة ورؤية لما يتنقل فيه المستخدمون لاحقًا. يمكن أن تعطيك التحليلات المدمجة في قاعدة المعرفة رؤى حول المكان الذي تحتاج فيه إلى مزيد من المحتوى والروابط البديهية. ‍
• تكامل مع سير العمل — عادةً ما توجد الموسوعات التقليدية خارج سير عملك اليومي. يمكن أن تؤدي أنظمة إدارة المحتوى التي تفتقر إلى التكامل مع التطبيقات الموجودة لديك إلى تقليل إنتاجية الفرق. الوصول إلى المعرفة في الوقت الحقيقي بسرعة أمر ضروري، خاصة بالنسبة لفرق دعم العملاء والمبيعات الحديثة. يجب أن توفر قاعدة المعرفة القوية المعلومات التي تحتاجها حيث أنت بالفعل.
• مراجعة المحتوى والتحقق منه — تدعم وظيفة برنامج قاعدة المعرفة التعرف الآلي على المحتوى المكرر أو القديم أو المتناقض، حتى يتمكن المستخدمون من حذف هذا المحتوى أو تعديله بسهولة أكبر وتقديم تجربة بحث محسنة. 

تحديات قواعد المعرفة

بينما توجد فوائد عديدة عن قاعدة المعرفة مقارنةً بالموسوعة الداخلية، فإن إنشاء قاعدة معرفة سيكون له تحديات يمكن حلها من خلال التخطيط الذكي للتنفيذ:

• تقبل الموظفين – هل سيعتبر الموظفون قاعدة المعرفة الجديدة الخاصة بك مجرد بروتوكول جديد في سلسلة طويلة من المبادرات التي تأتي وتذهب؟ هل سيشعرون بالاستياء من استبدال طرقهم الخاصة في العثور على المعلومات ومشاركتها؟ يجب أن يتضمن خطة تنفيذ قاعدة المعرفة لديك طرقًا لتحديد التوقعات لاستخدامها، وتدريب جميع الموظفين على استخدامها، ومكافأة السلوك الإيجابي.
• أمان المنصة – قاعدة المعرفة الخاصة بك هي كذلك – تخصك. يجب إنشاء أذونات مؤمنة لضمان مشاركة المعرفة مع الموظفين المناسبين وليس مع المنافسين.‍
• دقة المعرفة – تأكد من أن قاعدة المعرفة الخاصة بك تحتوي على قواعد مدمجة للتحكم في المحتوى والتأكد منه وكذلك الإبلاغ عن المحتوى لتحديث.