Sharing knowledge across departments is the lifeblood of any successful business. بعد كل شيء، كيف يمكن للفرق أن تتعاون بشكل فعال دون وسيلة لتبادل المعلومات بسهولة؟ Wiki software offers a straightforward way to create, organize and share knowledge company-wide. ولكن ما هو أفضل برنامج ويكي؟ هذا ما سنغطيه في هذا الدليل.

ما هو برنامج ويكي؟

A wiki is a centralized, web-based platform that allows employees to easily access and document information. باختصار، إنها مصدر واحد موثوق للمعلومات. Ideally, your wiki will integrate into your existing workflows through browser extensions, allowing employees to pull up content without switching tabs. Here are some examples of content you may find internal company wiki:

• New product features or process updates
• HR policies around time-off
• Project management templates
• Local hotspots for team lunches

External-facing wikis function a bit differently to internal-facing ones. They tend to include product manuals for end-users. While still acting as an authoritative information hub, public wikis contain content tailored specifically for customers, partners, and other external stakeholders.

Types of wiki software

Hosted

يتضمن ويكي مستضاف أدوات SaaS لا تتطلب وقت مطور داخلي. Security and software maintenance of a hosted wiki are managed by the hosting company. There is usually a little less flexibility with the layout of the wiki, however, less work is required to manage the wiki itself, so you can spend more time focusing on the content that lives within it.

Self-hosted

Self-hosted wiki software (e.g. MediaWiki) is open-source and requires ongoing developer involvement to maintain the security and organization of the platform. Usually, self-hosted wiki software is more customizable for each unique user, with the catch being they are usually much more work to maintain.

لماذا تستخدم برنامج ويكي؟

Centralize company information

البحث في عدد لا يحصى من المصادر للعثور على قطعة واحدة من المعلومات هو أمر مألوف يستهلك الوقت لمعظمنا. وفقًا لمكينزي، الموظفون يفقدون ساعات كل أسبوع لجمع والبحث عن المعلومات. This is time that could be better spent collaborating with colleagues and creatively solving problems. يوحد برنامج ويكي جميع معلومات الشركة في مصدر واحد موثوق حتى يعرف الجميع بالضبط أين يذهبون للعثور على معلومات موثوقة وذات صلة. 

End information overload

Bite-sized pieces of knowledge are the name of the game when communicating important information across an entire organization. Too many pieces of long-form content put a burden on employees to read and remember more than they can realistically retain. عندما يتم تزويد الموظفين بمعلومات متقطعة ويمكنهم الوصول إليها مرة أخرى كلما احتاجوا إليها، يصبح الانفجار المعلوماتي شيئًا من الماضي. 

Bring everyone the information they need to excel in their job

الجميع يريد أن يشعر بأنه مسلح بالمعلومات التي يحتاجون إليها لأداء عملهم بشكل جيد. عدم وجود الموارد التي يحتاجها المرء للشعور بالدعم في دوره هو أحد المحفزات الرئيسية للارهاق، والذي في تزايد. Wiki software provides everyone with the information they need, whenever they need to access it. لا يحتاجون إلى دفع الخبراء للحصول على إجابات لأسئلتهم، بل يمكنهم العثور على كل المعرفة التي يحتاجونها في متناول أيديهم.

Deliver a single source of truth your team actually uses

Without a wiki as a single source of truth, you run the risk of using duplicate and unreliable information to inform decisions and processes. Send everyone to one place for information and make sure to keep that information up to date. إنها حل بسيط يبقي الجميع على نفس الصفحة. 

Power effortless collaboration

Good internal communication leads to seamless collaboration that in turn leads to smooth and successful company operations. Wiki software allows everyone at the company to create and edit information, turning the wiki into a homebase for effortless collaboration. كل خبير موضوع يُساهم بخبرته في مصدر واحد من المعلومات الذي يمكن الوصول إليه من قبل الجميع. Goodbye, information silos! 

Seamlessly keep company information up to date

The best wiki software has a content verification system built in. This allows the creator of the information to set a timer for when they need to review and re-verify that information. هذا يضمن أن معلومات الشركة تظل محدثة وذات صلة، بينما يمنع شخصًا ما من الإشارة بشكل غير مقصود إلى معرفة غير موثوقة. 

Ensure expert-verified product information is in the hands of everyone in support, sales, and marketing

As updates are made to products, everyone needs to be in the loop. This includes technical support, sales, marketing, product specialists, and more. وفقًا لـ PwC، 17% من المستهلكين سيبتعدون عن علامة تجارية بعد تجربة سيئة واحدة فقط. لذا، من الضروري أن تكون الفرق لديها إمكانية الوصول إلى معلومات موثوقة في تعاملاتهم مع العملاء. دع خبراء الموضوع يوثقون ويؤكدون معلوماتهم، حتى يعرف الجميع أن المعرفة التي يقرؤونها دقيقة وموثوقة. 

Empower support agents to deliver world-class customer service

Easy access to information benefits support agents in two ways. First, it allows them to be kept up to date, providing customers with the information that is the most relevant to them. ثانيًا، يوفر وصولًا سريعًا إلى المعرفة حتى تتمكن فرق الدعم من الإجابة على الأسئلة في الوقت الحقيقي - مما يزيل الوقت الضائع بين سؤال العملاء وإجابة الدعم.

ما هي المكونات التي يجب أن تتوفر في أفضل برنامج ويكي؟

Not all wikis are made the same. هناك عدد قليل من الخصائص الأساسية التي يجب أن تأخذها في الاعتبار عند اختيار أفضل ويكي لفريقك. 

Easy to use

إضافة أداة جديدة إلى أي سير عمل يُعتبر شيء مخيف لمعظم الموظفين - فهي مجرد شيء آخر يجب تعلمه فوق المهام اليومية. Wiki software should solve problems, not create additional headaches. يجب أن تحتوي على تصميم بديهي وهيراركية محتوى تشجع على إنشاء محتوى سهل.  

Searchability

No one has time to come up with precise keywords in order to find the right information. يحتاج برنامج ويكي إلى أن يكون لديه وظيفة بحث ذكية تسمح له بتقديم نتائج ذات صلة ببحثك ولا يعتمد على الكلمات الرئيسية الدقيقة. برنامج ويكي جيد لن يحتاج إلى عمليات بحث متعددة للعثور على إجابات. 

Knowledge base 

Excellent wiki software acts as a knowledge base for all important information. It can be internal or external facing, relaying information to that audience. يجب أن يكون بمثابة مصدر موثوق للمعرفة التي يمكن للقراء الاعتماد عليها للاستخدام المنتظم، وأن يكون أول مكان يفكر فيه الناس عند البحث عن إجابة. 

Integrations 

Your wiki software should integrate into your existing workflow through browser extensions. This removes the need to navigate away from your workflow to search for information, and instead brings that information into your workflow. يجب أن يسمح لك بالعثور على المعلومات التي تحتاجها دون مغادرة التطبيق الذي تعمل فيه.

Learning features

It should be able to cater to its user. استنادًا إلى دورك أو المعلومات التي أشرت إليها تاريخيًا، يجب أن يقترح الويكي محتوى ذو صلة بدورك. للحصول على دعم إضافي، يجب أن يحتوي برنامج الويكي أيضًا على مركز مساعدة أو سلسلة من الأدلة حيث تكون الوثائق سهلة الوصول. 

Customization 

There is generally no one-size-fits-all model for wiki software. Whether you are storing internal knowledge or building an external knowledge base, you need to be able to customize information in a way that works well for your company. Start with the provided framework, but take advantage of flexibility the wiki should offer.

Analytics 

The best wikis have analytics built in, where you can see which content is finding the most traction or what is being searched for regularly. This can help you spot gaps in your company knowledge as well as see what information has proven to be the most useful to employees.

أفضل أدوات وبرامج ويكي وأمثلة

 1. Guru

At Guru, we practice what we preach when it comes to great wiki software. Our modern wiki is AI-powered, making it possible to capture information seamlessly and find trusted answers instantly. إنها تتكامل مع التطبيقات الأكثر شعبية في شركتك بحيث تكون المعلومات التي تحتاجها دائمًا في متناول يدك. يمكنك توثيق المعرفة بسرعة أكبر من أي وقت مضى مع مساعد الكتابة المدعوم بالذكاء الاصطناعي من Guru، والحفاظ عليها محدثة مع سير عمل التحقق الخاص بنا، والعثور بسرعة على المعلومات بغض النظر عن المكان الذي تم تخزينها فيه مع عند الطلب لتتعرف على المزيد!

‍

2. MediaWiki

Here is the most popular open-source wiki software out there. إنه مثالي لأي شخص يدير كميات كبيرة من المحتوى الذي يحتاج إلى الوصول إليه من قبل العديد من الأشخاص. It does, however, require slightly more technical knowledge to get up and running. لا يزال، MediaWiki هو واحد من أكثر برامج الويكي موثوقية وهو مجاني تمامًا. 

‍

3. DokuWiki

DokuWiki is simple and effective. إنها تخطيط ويكي مفتوح المصدر يحتوي على الآلاف من المساهمين ولا يوجد حد لعدد الصفحات التي يمكنك حفظها. تجعل المصادقة المدمجة من MediaWiki مناسبة للشركات الكبرى التي تحاول إتاحة الكثير من المعلومات المهمة لموظفيها أو عملائها بسرعة، وهي مجانية. 

‍

4. Confluence

Confluence is one of the most popular kinds of wiki software used in the technical space. It syncs with Jira, the project management software, to make creating and updating content easy. يتطلب Confluence بحثًا دقيقًا عن الكلمات الرئيسية للعثور على المحتوى وهو مجاني حتى 10 مستخدمين. 

‍

5. Tettra

Tettra works well for teams with little or no technical knowledge. إعداد وصيانة واستخدام برنامج Confluence هو شيء بديهي–كما أنه يتكامل مع الأدوات التي تعمل بها بالفعل. يمكن للفرق عبر المنظمة بأكملها تنظيم معرفتها بطريقة تجعلها الأكثر منطقية بالنسبة لهم. 

‍

6. Notion

Notion is a highly-customizable wiki software that allows both remote and in-person teams to collaborate more effectively. Due to its flexible design, learning how to use Notion well can be a steep learning curve and tends to be challenging for large teams to use. Notion مجاني للاستخدام الفردي. 

‍

7. Slite

Slite is designed for teams that work remotely. Multiple people can edit documents at the same time and each document can include quotes, charts, graphics, and more. يفتح كل مستخدم اليوم بشاشة “التحديث” التي تجمع معلومات جديدة قد تكون ذات صلة بدوره. إنه مجاني لما يصل إلى 50 مستندًا. 

‍

8. نوكلينو

بفضل تصميمه السلس والبديهي، يعد نوكلينو برنامج ويكي مثالي للمستخدمين غير التقنيين. التخطيط سهل التعلم. يمكن استخدامه فقط كويكي للشركة، أو يمكن استخدامه لإدارة المشاريع، ومشاركة الأفكار، والمزيد. نوكلينو مجاني حتى 50 عنصرًا. 

‍

9. سلاب

سلاب هو برنامج ويكي لإدارة المعرفة بديهي، مثالي للفرق التي تريد إعدادًا سهلاً. يأتي مع تحليلات البيانات، حتى يستطيع المراقبون رؤية المعلومات الأكثر شعبية بسهولة. سلاب مجاني حتى 10 مستخدمين. 

‍

10. دوكيومنت360

دوكيومنت360 محرر WYSIWYG بديهي يدعو إلى التعاون ومشاركة المعرفة. يتكامل بشكل جيد مع معظم التطبيقات ويقدم تحليلات تتيح لك رؤية المعلومات الأكثر قيمة. 

11. ويكي.js

ويكي.js هو مفتوح المصدر ويمكن استخدامه على أي منصة في وسائط عامة، خاصة، أو كلاهما. كخيار مجاني آخر، يسمح لك هذا بإنشاء وتخزين المعلومات في تنسيق محتوى قابل للتخصيص بالكامل. التحليلات متاحة أيضًا. ويكي.js أقل مثالية لمن لديهم خبرة أو معرفة تقنية قليلة أو معدومة. 

ما هو أفضل برنامج ويكي لفريقك؟

كما ترى من هذه القائمة، هناك الكثير من برامج الويكي الممتازة، كل منها بقدراته الفريدة وعرض القيمة الخاصة به.

ستكون متطلبات كل شركة مختلفة، ولكن هناك بعض المكونات الرئيسية التي يجب الانتباه إليها عند تقييم الخيارات في السوق. يجب أن يكون ويكيبيديا الذي تختاره سهل الاستخدام، ومتاح في سير عمل الموظفين، وقادرًا على التكامل مع أكثر التطبيقات شعبية في شركتك. يجب أن يستخدم أيضًا أحدث تقنيات الذكاء الاصطناعي. تذكر هذه القدرات الأساسية أثناء إجراء بحثك. ولا تفقد من نظرك الهدف النهائي: وهو إعطاء فرقك مصدرًا وحيدًا للمعلومات الموثوقة حتى يتمكنوا من القيام بأفضل عمل لهم.