Wissen über Abteilungen hinweg zu teilen, ist die Lebensader jedes erfolgreichen Unternehmens. Wie sollen Teams effektiv zusammenarbeiten, wenn es keinen einfachen Weg gibt, Informationen auszutauschen? Wiki-Software bietet eine einfache Möglichkeit, Wissen unternehmensweit zu erstellen, zu organisieren und zu teilen. Aber was ist die beste Wiki-Software? Das ist es, was wir in diesem  Leitfaden behandeln werden.

Was ist Wiki-Software?

Ein Wiki ist eine zentrale, webbasierte Plattform, die es Mitarbeitern ermöglicht, Informationen einfach zu dokumentieren und darauf zuzugreifen. Kurz gesagt, es ist eine einzige Quelle der Wahrheit für vertrauenswürdige Informationen. Idealerweise integriert sich Ihr Wiki in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe über Browsererweiterungen, sodass Mitarbeiter Inhalte abrufen können, ohne die Tabs zu wechseln. Hier sind einige Beispiele für Inhalte, die Sie im internen Unternehmenswiki finden können:

• Neue Produktmerkmale oder Prozessaktualisierungen
• HR-Richtlinien zur Freizeit
• Vorlagen für das Projektmanagement
• Lokale Hotspots für Team-Mittagessen

Extern ausgerichtete Wikis funktionieren ein wenig anders als intern ausgerichtete. Sie enthalten in der Regel Produktanleitungen für Endbenutzer. Während sie weiterhin als autoritative Informationsquelle fungieren, enthalten öffentliche Wikis Inhalte, die speziell für Kunden, Partner und andere externe Interessengruppen zugeschnitten sind.

Arten von Wiki-Software

Gehostet

Ein gehostetes Wiki enthält SaaS-Tools, die keine interne Entwicklerzeit erfordern. Die Sicherheit und Softwarewartung eines gehosteten Wikis werden von der Hostingfirma verwaltet. Normalerweise gibt es etwas weniger Flexibilität bei der Gestaltung des Wikis, jedoch ist weniger Arbeit erforderlich, um das Wiki selbst zu verwalten, sodass Sie mehr Zeit darauf verwenden können, sich auf den Inhalt zu konzentrieren, der darin enthalten ist.

Selbstgehostet

Selbstgehostete Wiki-Software (z.B. MediaWiki) ist Open Source und erfordert eine fortlaufende Entwicklerbeteiligung, um die Sicherheit und Organisation der Plattform aufrechtzuerhalten. Normalerweise ist selbstgehostete Wiki-Software für jeden einzelnen Benutzer anpassbarer, wobei der Nachteil darin besteht, dass sie in der Regel viel mehr Wartungsaufwand erfordert.

Warum Wiki-Software verwenden?

Zentralisieren Sie Unternehmensinformationen

Das Durchsuchen zahlreicher Quellen, um ein einzelnes Stück Information zu finden, ist für die meisten von uns eine bekannte Zeitverschwendung. Laut McKinsey, verlieren Mitarbeiter jede Woche Stunden, um Informationen zu sammeln und zu suchen. Diese Zeit könnte besser genutzt werden, um mit Kollegen zusammenzuarbeiten und kreative Lösungen für Probleme zu finden. Wiki-Software zentralisiert alle Unternehmensinformationen in einer einzigen Quelle der Wahrheit – damit jeder genau weiß, wohin er gehen muss, um zuverlässige und relevante Informationen zu finden. 

Beenden Sie die Informationsüberflutung

Häppchenweise Informationen sind das A und O, wenn es darum geht, wichtige Informationen in einer gesamten Organisation zu kommunizieren. Zu viele lange Inhalte belasten die Mitarbeiter, mehr zu lesen und zu behalten, als sie realistisch behalten können. Wenn Mitarbeitern kleine Informationshäppchen bereitgestellt werden und sie jederzeit darauf zugreifen können, wird die Informationsüberflutung der Vergangenheit angehören. 

Alle Informationen bereitstellen, die sie benötigen, um in ihrem Job zu glänzen

Jeder möchte sich fühlen, als ob er mit den Informationen ausgestattet ist, die er benötigt, um seine Arbeit gut zu machen. Es mangelnde Ressourcen, die man braucht, um sich in seiner Rolle unterstützt zu fühlen, ist einer der Hauptursachen für Burnout, der auf dem Vormarsch ist. Wiki-Software bietet jedem die Informationen, die er benötigt, wann immer er auf sie zugreifen muss. Sie müssen nicht nach Antworten auf ihre Fragen bei Fachexperten fragen, sondern können das gesamte Wissen, das sie benötigen, direkt zur Hand haben.

Liefert eine einzige Quelle der Wahrheit, die Ihr Team tatsächlich nutzt

Ohne ein Wiki als einzige Quelle der Wahrheit laufen Sie Gefahr, doppelte und unzuverlässige Informationen zur Entscheidungs- und Prozessfindung zu verwenden. Senden Sie alle an einen Ort für Informationen und stellen Sie sicher, dass diese Informationen aktuell bleiben. Es ist eine einfache Lösung, die dafür sorgt, dass alle auf dem gleichen Stand sind. 

Fördern Sie mühelose Zusammenarbeit

Gute interne Kommunikation führt zu nahtloser Zusammenarbeit, die wiederum zu reibungslosen und erfolgreichen Unternehmensabläufen führt. Wiki-Software ermöglicht es allen im Unternehmen, Informationen zu erstellen und zu bearbeiten, wodurch das Wiki zu einer zentralen Anlaufstelle für mühelose Zusammenarbeit wird. Jeder Fachmann trägt mit seinem Wissen zu einer einzigen Informationsquelle bei, die für alle zugänglich ist. Auf Wiedersehen, Informationssilos! 

Halten Sie Unternehmensinformationen nahtlos aktuell

Die beste Wiki-Software verfügt über ein integriertes Inhaltsverifizierungssystem. Dies ermöglicht es dem Ersteller der Informationen, einen Timer einzustellen, wann er diese Informationen überprüfen und erneut verifizieren muss. Dies stellt sicher, dass Unternehmensinformationen aktuell und relevant bleiben und verhindert, dass jemand unbewusst auf unzuverlässiges Wissen verweist. 

Stellen Sie sicher, dass von Experten verifiziertes Produktwissen in den Händen aller im Support, Verkauf und Marketing ist

Wenn Updates an Produkten vorgenommen werden, müssen alle im Bilde sein. Dazu gehören technische Unterstützung, Verkauf, Marketing, Produktspezialisten und mehr. Laut PwC, werden 17 % der Verbraucher nach nur einer schlechten Erfahrung eine Marke verlassen. Daher ist es entscheidend, dass Teams in ihren Interaktionen mit Kunden Zugriff auf vertrauenswürdige Informationen haben. Lassen Sie die Fachexperten ihre Informationen dokumentieren und verifizieren, damit alle anderen wissen, dass das Wissen, das sie lesen, genau und zuverlässig ist. 

Mächtigen Sie Supportmitarbeiter, um erstklassigen Kundenservice zu leisten

Leichter Zugang zu Informationen kommt Supportmitarbeitern auf zwei Arten zugute. Erstens, es ermöglicht ihnen, auf dem neuesten Stand gehalten zu werden und den Kunden die Informationen zu geben, die für sie am relevantesten sind. Zweitens bietet es schnellen Zugang zu Wissen, sodass Support-Mitarbeiter Fragen in Echtzeit beantworten können – die Wartezeit zwischen der Frage eines Kunden und der Antwort des Supports wird somit beseitigt.

Welche Zutaten hat die beste Wiki-Software?

Nicht alle Wikis sind gleich. Es gibt einige wichtige Merkmale, die Sie bei der Wahl der besten Wiki-Software für Ihr Team berücksichtigen sollten. 

Einfach zu bedienen

Die Hinzufügung eines neuen Tools zu einem Arbeitsablauf wird von den meisten Mitarbeitern gefürchtet – es ist einfach eine weitere Sache, die man zusätzlich zu den täglichen Aufgaben lernen muss. Wiki-Software sollte Probleme lösen und keine zusätzlichen Kopfschmerzen verursachen. Es sollte über ein intuitives Design und eine Inhaltsstruktur verfügen, die die einfache Erstellung von Inhalten fördert.  

Suchfunktionalität

Niemand hat Zeit, präzise Schlüsselwörter zu finden, um die richtigen Informationen zu finden. Ein Wiki muss über eine intelligente Suchfunktion verfügen, die es ermöglicht, Ergebnisse bereitzustellen, die mit Ihrer Suche verbunden sind und nicht auf exakten Schlüsselwörtern basieren. Gute Wiki-Software erfordert keine mehrfachen Suchen, um Antworten zu finden. 

Wissensdatenbank 

Ausgezeichnete Wiki-Software fungiert als Wissensdatenbank für alle wichtigen Informationen. Es kann intern oder extern ausgerichtet sein und Informationen an dieses Publikum weitergeben. Es sollte als zuverlässige Quelle für Wissen fungieren, die Leser regelmäßig vertrauenswürdig nutzen können, und der erste Ort sein, den die Menschen besuchen, wenn sie nach einer Antwort suchen. 

Integrationen 

Ihre Wiki-Software sollte sich in Ihren bestehenden Arbeitsablauf über Browsererweiterungen integrieren. Dies beseitigt die Notwendigkeit, von Ihrem Arbeitsablauf weg zu navigieren, um Informationen zu suchen, und bringt stattdessen diese Informationen in Ihren Arbeitsablauf. Es sollte Ihnen ermöglichen, die Informationen zu finden, die Sie benötigen, ohne die App zu verlassen, in der Sie arbeiten.

Lernfunktionen

Es sollte in der Lage sein, sich an seinen Benutzer anzupassen. Basierend auf Ihrer Rolle oder auf Informationen, auf die Sie historisch bezogen haben, sollte ein Wiki Inhalte vorschlagen, die für Ihre Rolle relevant sind. Für weitere Unterstützung sollte die Wiki-Software auch ein Hilfecenter oder eine Reihe von Leitfäden haben, wo Dokumentationen leicht zugänglich sind. 

Anpassung 

Es gibt im Allgemeinen kein Einheitsmodell für Wiki-Software. Ob Sie interne Kenntnisse speichern oder eine externe Wissensdatenbank aufbauen, Sie müssen in der Lage sein, Informationen in einer Weise anzupassen, die gut für Ihr Unternehmen funktioniert. Beginnen Sie mit dem bereitgestellten Rahmen, aber nutzen Sie die Flexibilität, die das Wiki bieten sollte.

Analytik 

Die besten Wikis verfügen über integrierte Analytik, bei denen Sie sehen können, welcher Inhalt die größte Aufmerksamkeit erhält oder wonach regelmäßig gesucht wird. Dies kann Ihnen helfen, Lücken im Unternehmenswissen zu erkennen und auch herauszufinden, welche Informationen sich als besonders nützlich für die Mitarbeiter erwiesen haben.

Die besten Wiki-Software-Tools & Beispiele

 1. Guru

Bei Guru praktizieren wir, was wir predigen, wenn es um großartige Wiki-Software geht. Unser modernes Wiki ist KI-gestützt, was es möglich macht, Informationen nahtlos zu erfassen und vertrauenswürdige Antworten sofort zu finden. Es integriert sich in die beliebtesten Apps Ihres Unternehmens, sodass die Informationen, die Sie benötigen, immer zur Hand sind. Sie können Wissen schneller als je zuvor dokumentieren mit Gurus KI-gestütztem Schreibassistenten, es aktuell halten mit unserem Verifizierungsworkflow und Informationen schnell finden, egal wo sie gespeichert sind, mit unseren On-Demand-Demovideo an, um mehr zu erfahren!

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2. MediaWiki

Hier ist die beliebteste Open-Source-Wiki-Software. Es ist ideal für jeden, der große Mengen an Inhalten verwaltet, die von vielen Menschen abgerufen werden müssen. Es erfordert jedoch etwas mehr technisches Wissen, um es einzurichten. Dennoch ist MediaWiki eines der vertrauenswürdigsten Wikis und es ist komplett kostenlos. 

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3. DokuWiki

DokuWiki ist einfach und effektiv. Es ist ein Open-Source-Wiki-Layout, das Tausende von Beitragsleistenden hat und keine Begrenzung für die Anzahl der Seiten, die Sie speichern können. Integrierte Authentifizierung macht es für große Unternehmen geeignet, die versuchen, schnell viele wichtige Informationen an ihre Mitarbeiter oder Kunden weiterzugeben, und es ist kostenlos. 

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4. Confluence

Confluence ist eine der beliebtesten Arten von Wiki-Software, die im technischen Bereich verwendet werden. Es synchronisiert sich mit Jira, der Projektmanagement-Software, um die Erstellung und Aktualisierung von Inhalten zu erleichtern. Confluence erfordert präzise Schlüsselwortsuchen, um Inhalte zu finden, und ist kostenlos für bis zu 10 Benutzer. 

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5. Tettra

Tettra funktioniert gut für Teams mit wenig oder gar keinem technischen Wissen. Einrichtung, Wartung und Nutzung sind intuitiv – es integriert sich auch in die Tools, mit denen Sie bereits arbeiten. Teams in der gesamten Organisation können ihr Wissen in einer Weise organisieren, die für sie am sinnvollsten ist. 

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6. Notion

Notion ist eine hochgradig anpassbare Wiki-Software, die es sowohl Remote- als auch Vor-Ort-Teams ermöglicht, effektiver zusammenzuarbeiten. Aufgrund seines flexiblen Designs kann das Lernen, wie man Notion gut verwendet, eine steile Lernkurve haben und stellt oft eine Herausforderung für große Teams dar. Notion ist kostenlos für die individuelle Nutzung. 

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7. Slite

Slite ist für Teams konzipiert, die remote arbeiten. Mehrere Personen können gleichzeitig Dokumente bearbeiten, und jedes Dokument kann Zitate, Diagramme, Grafiken und mehr enthalten. Jeder Benutzer beginnt den Tag mit einem “Catch-up”-Bildschirm, der neue Informationen erfasst, die für seine Rolle relevant sein könnten. Es ist kostenlos für bis zu 50 Dokumente. 

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8. Nuclino

Aufgrund seines reibungslosen und intuitiven Designs ist Nuclino eine Wiki-Software, die ideal für nicht-technische Benutzer ist. Das Layout ist einfach zu erlernen. Es kann ausschließlich als Unternehmenswiki oder zur Verwaltung von Projekten, zum Teilen von Ideen und mehr verwendet werden. Nuclino ist kostenlos für bis zu 50 Objekte. 

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9. Slab

Slab ist eine intuitive Wiki-Software für Wissensmanagement, die ideal für Teams ist, die eine einfache Einrichtung wünschen. Es bietet Datenanalysen, sodass Moderatoren leicht sehen können, welche Informationen am beliebtesten sind. Slab ist kostenlos für bis zu 10 Benutzer. 

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10. Document360

Document360 ist ein intuitiver WYSIWYG-Editor, der zur Zusammenarbeit und zum Wissensaustausch einlädt. Er integriert sich gut mit den meisten Apps und bietet Analysen, die Ihnen ermöglichen, zu sehen, welche Informationen am wertvollsten sind. 

11. Wiki.js

Wiki.js ist Open-Source und kann auf jeder Plattform in einem öffentlichen, privaten oder beiden Medien verwendet werden. Als eine weitere kostenlose Option ermöglicht diese Ihnen, Informationen in einem vollständig anpassbaren Inhaltslayout zu erstellen und zu speichern. Analysen sind ebenfalls verfügbar. Wiki.js ist weniger ideal für diejenigen mit wenig bis gar keiner technischen Erfahrung oder Wissen. 

Was ist die beste Wiki-Software für Ihr Team?

Wie Sie an dieser Liste sehen können, gibt es viele ausgezeichnete Wikis, von denen jedes seine eigenen einzigartigen Fähigkeiten und Wertangebote hat.

Die Anforderungen jedes Unternehmens sind unterschiedlich, aber es gibt einige wichtige Aspekte, auf die Sie achten sollten, wenn Sie die Optionen auf dem Markt bewerten. Die Wiki-Software, die Sie wählen, sollte einfach zu bedienen, in die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter integrierbar und in der Lage sein, mit den beliebtesten Apps Ihres Unternehmens zu interagieren. Es sollte auch die neuesten Technologien im Bereich KI nutzen. Behalten Sie diese grundlegenden Fähigkeiten im Hinterkopf, während Sie Ihre Recherche durchführen. Und verlieren Sie nicht das Endziel aus den Augen: Ihren Teams eine einzige Informationsquelle für zuverlässige Unternehmensinformationen zu geben, damit sie ihre beste Arbeit leisten können.