Le partage des connaissances entre les départements est la pierre angulaire de toute entreprise prospère. Après tout, comment les équipes peuvent-elles collaborer efficacement sans pouvoir échanger facilement des informations ? Le logiciel Wiki offre un moyen simple de créer, d'organiser et de partager des connaissances à l'échelle de l'entreprise. Mais quel est le meilleur logiciel wiki ? C'est ce que nous allons aborder dans ce guide.

Qu'est-ce qu'un logiciel wiki ?

Un wiki est une plateforme Web centralisée qui permet aux employés d'accéder facilement aux informations et de les documenter. En bref, il s'agit d'une source unique de vérité pour des informations fiables. Idéalement, votre wiki s'intégrera à vos flux de travail existants via des extensions de navigateur, permettant aux employés d'accéder au contenu sans changer d'onglet. Voici quelques exemples de contenus que vous pourriez trouver sur le wiki interne de l'entreprise :

• Nouvelles fonctionnalités du produit ou mises à jour des processus
• Politiques RH relatives au temps libre
• Modèles de gestion de projet
• Lieux locaux pour les déjeuners d'équipe

Les wikis orientés vers l'extérieur fonctionnent un peu différemment des wikis orientés vers l'intérieur. Ils ont tendance à inclure des manuels de produits pour les utilisateurs finaux. Tout en agissant comme un centre d'information faisant autorité, les wikis publics contiennent du contenu spécialement conçu pour les clients, les partenaires et les autres parties prenantes externes.

Types de logiciels wiki

Hébergé

Un wiki hébergé inclut des outils SaaS qui ne nécessitent pas de temps de développement interne. La sécurité et la maintenance logicielle d'un wiki hébergé sont gérées par la société d'hébergement. Il y a généralement un peu moins de flexibilité dans la mise en page du wiki, mais moins de travail est nécessaire pour gérer le wiki lui-même, vous pouvez donc passer plus de temps à vous concentrer sur le contenu qui s'y trouve.

Auto-hébergé

Le logiciel wiki auto-hébergé (par exemple MediaWiki) est open source et nécessite l'implication continue des développeurs pour maintenir la sécurité et l'organisation de la plateforme. Habituellement, les logiciels de wiki auto-hébergés sont plus personnalisables pour chaque utilisateur unique, mais leur maintenance demande généralement beaucoup plus de travail.

Pourquoi utiliser un logiciel wiki ?

Centralisez les informations de l'entreprise

La recherche dans d'innombrables sources pour trouver une seule information est une perte de temps pour la plupart d'entre nous. Selon McKinsey, les employés perdent des heures chaque semaine à collecter et à rechercher des informations. C'est du temps qu'il serait préférable de consacrer à la collaboration avec des collègues et à la résolution de problèmes de manière créative. Le logiciel Wiki centralise toutes les informations de l'entreprise dans une source unique de vérité, afin que chacun sache exactement où trouver des informations fiables et pertinentes.

Mettre fin à la surcharge d'informations

Lorsqu'il s'agit de communiquer des informations importantes à l'échelle d'une organisation dans son ensemble, il est essentiel de recueillir de petites informations. Trop de contenus longs obligent les employés à lire et à mémoriser plus qu'ils ne peuvent réellement les retenir. Lorsque les employés reçoivent de petites informations et qu'ils peuvent y accéder à nouveau chaque fois qu'ils en ont besoin, la surcharge d'informations appartient au passé.

Fournissez à chacun les informations dont il a besoin pour exceller dans son travail

Tout le monde veut avoir le sentiment de disposer des informations dont il a besoin pour bien faire son travail. Le manque de ressources nécessaires pour se sentir soutenu dans son rôle est l'un des principaux catalyseurs de l'épuisement professionnel, qui est en hausse. Le logiciel Wiki fournit à chacun les informations dont il a besoin, chaque fois qu'il a besoin d'y accéder. Ils n'ont pas à solliciter des experts en la matière pour obtenir des réponses à leurs questions, ils peuvent plutôt trouver toutes les connaissances dont ils ont besoin à portée de main.

Fournissez une source unique de données fiables que votre équipe utilise réellement

Sans un wiki comme source unique de vérité, vous courez le risque d'utiliser des informations dupliquées et peu fiables pour éclairer les décisions et les processus. Envoyez tout le monde au même endroit pour obtenir des informations et assurez-vous de maintenir ces informations à jour. Il s'agit d'une solution simple qui permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde.

Favorisez une collaboration sans effort

Une bonne communication interne conduit à une collaboration fluide qui, à son tour, conduit au bon fonctionnement et au succès des opérations de l'entreprise. Le logiciel Wiki permet à tous les employés de l'entreprise de créer et de modifier des informations, transformant ainsi le wiki en une base d'accueil pour une collaboration sans effort. Chaque expert en la matière met son expertise au service d'une source d'information unique accessible à tous. Adieu les silos d'informations !

Maintenez facilement à jour les informations de l'entreprise

Le meilleur logiciel wiki possède un système de vérification du contenu intégré. Cela permet au créateur des informations de définir un minuteur pour le moment où il doit revoir et revérifier ces informations. Cela garantit que les informations de l'entreprise restent à jour et pertinentes, tout en empêchant quelqu'un de faire référence à des connaissances peu fiables à son insu.

Assurez-vous que les informations sur les produits vérifiées par des experts sont entre les mains de tous les acteurs de l'assistance, des ventes et du marketing

Au fur et à mesure que des mises à jour sont apportées aux produits, tout le monde doit être informé. Cela inclut le support technique, les ventes, le marketing, les spécialistes des produits, etc. Selon PwC, 17 % des consommateurs quitteront une marque après une seule mauvaise expérience. Il est donc essentiel que les équipes aient accès à des informations fiables lors de leurs interactions avec les clients. Laissez les experts en la matière documenter et vérifier leurs informations, afin que tous les autres sachent que les informations qu'ils lisent sont exactes et fiables.

Donnez aux agents de support les moyens de fournir un service client de premier ordre

L'accès facile à l'information profite aux agents de support de deux manières. Tout d'abord, cela leur permet d'être tenus à jour, en fournissant aux clients les informations les plus pertinentes pour eux. Deuxièmement, il fournit un accès rapide aux connaissances afin que les agents du support puissent répondre aux questions en temps réel, éliminant ainsi le décalage entre la question du client et la réponse du support.

Quels sont les ingrédients du meilleur logiciel de wiki ?

Les wikis ne sont pas tous conçus de la même manière. Il y a quelques caractéristiques clés à prendre en compte lorsque vous choisissez le meilleur wiki pour votre équipe.

Facile à utiliser

L'ajout d'un nouvel outil à n'importe quel flux de travail est redouté par la plupart des employés. C'est juste une autre chose à apprendre en plus des tâches quotidiennes. Le logiciel Wiki doit résoudre les problèmes, pas créer de nouveaux maux de tête. Il doit avoir une conception intuitive et une hiérarchie de contenu qui facilite la création de contenu.

Possibilité de recherche

Personne n'a le temps de trouver des mots clés précis pour trouver la bonne information. Un wiki doit disposer d'une fonctionnalité de recherche intelligente qui lui permet de fournir des résultats liés à votre recherche et qui ne repose pas sur des mots clés exacts. Un bon logiciel wiki ne nécessitera pas de recherches multiples pour trouver des réponses.

Base de connaissances

Un excellent logiciel wiki sert de base de connaissances pour toutes les informations importantes. Il peut être orienté vers l'intérieur ou l'extérieur et relayer des informations vers ce public. Il doit constituer une source fiable de connaissances que les lecteurs peuvent utiliser régulièrement en toute confiance, et être le premier endroit que les gens pensent consulter lorsqu'ils cherchent une réponse.

Intégrations

Votre logiciel wiki doit s'intégrer à votre flux de travail existant via des extensions de navigateur. Il n'est donc plus nécessaire de quitter votre flux de travail pour rechercher des informations, et intègre ces informations à votre flux de travail. Il devrait vous permettre de trouver les informations dont vous avez besoin sans quitter l'application dans laquelle vous travaillez.

Fonctionnalités d'apprentissage

Il doit être en mesure de répondre aux besoins de son utilisateur. Sur la base de votre rôle ou des informations que vous avez référencées par le passé, un wiki doit suggérer du contenu pertinent pour votre rôle. Pour une assistance supplémentaire, le logiciel wiki doit également disposer d'un centre d'aide ou d'une série de guides où la documentation est facilement accessible.

Personnalisation

Il n'existe généralement pas de modèle unique pour les logiciels wiki. Que vous stockiez des connaissances internes ou que vous créiez une base de connaissances externe, vous devez être en mesure de personnaliser les informations d'une manière qui convient à votre entreprise. Commencez par le framework fourni, mais profitez de la flexibilité que le wiki devrait offrir.

Analytique

Les meilleurs wikis intègrent des outils d'analyse, qui vous permettent de voir quel contenu trouve le plus d'intérêt ou ce qui fait l'objet de recherches régulières. Cela peut vous aider à repérer les lacunes dans les connaissances de votre entreprise et à déterminer quelles informations se sont révélées les plus utiles pour les employés.

Les meilleurs outils et exemples de logiciels de wiki

1. gourou

Chez Guru, nous mettons en pratique ce que nous prêchons lorsqu'il s'agit d'un excellent logiciel wiki. Notre wiki moderne est alimenté par l'IA, ce qui permet de capturer des informations de manière fluide et de trouver instantanément des réponses fiables. Il s'intègre aux applications les plus populaires de votre entreprise afin que les informations dont vous avez besoin soient toujours à portée de main. Vous pouvez documenter vos connaissances plus rapidement que jamais avec Assistant de rédaction IA de Guru, tenez-le à jour grâce à notre flux de vérification et trouvez rapidement les informations, quel que soit l'endroit où elles sont stockées, grâce à notre Fonctionnalités de recherche d'entreprise basées sur l'IA. Regardez notre vidéo de démonstration à la demande pour en savoir plus !

‍

2. MediaWiki

Voici le logiciel wiki open source le plus populaire du marché. Il est idéal pour tous ceux qui gèrent de grandes quantités de contenu qui doivent être accessibles à un grand nombre de personnes. Il nécessite toutefois un peu plus de connaissances techniques pour être opérationnel. Malgré tout, MediaWiki est l'un des wikis les plus fiables et il est totalement gratuit.

‍

3. DokuWiki

DokuWiki est simple et efficace. Il s'agit d'une mise en page de wiki open source qui compte des milliers de contributeurs et aucune limite quant au nombre de pages que vous pouvez enregistrer. L'authentification intégrée le rend idéal pour les grandes entreprises qui tentent de transmettre rapidement de nombreuses informations importantes à leurs employés ou à leurs clients, et ce, gratuitement.

‍

4. Confluence

Confluence est l'un des types de logiciels wiki les plus populaires utilisés dans le domaine technique. Il se synchronise avec Jira, le logiciel de gestion de projet, pour faciliter la création et la mise à jour de contenu. Confluence nécessite des recherches précises par mot clé pour trouver du contenu et est gratuit pour un maximum de 10 utilisateurs.

‍

5. Tétra

Tettra convient parfaitement aux équipes n'ayant que peu ou pas de connaissances techniques. La configuration, la maintenance et l'utilisation sont intuitives. Elles s'intègrent également aux outils que vous utilisez déjà. Les équipes de l'ensemble d'une organisation sont en mesure d'organiser leurs connaissances de la manière qui leur convient le mieux.

‍

6. Notion

Notion est un logiciel wiki hautement personnalisable qui permet aux équipes à distance et en présentiel de collaborer plus efficacement. En raison de sa conception flexible, apprendre à bien utiliser Notion peut être une courbe d'apprentissage ardue et a tendance à être difficile à utiliser pour les grandes équipes. Notion est gratuit pour un usage individuel.

‍

7. Élite

Slite est conçu pour les équipes qui travaillent à distance. Plusieurs personnes peuvent modifier des documents en même temps et chaque document peut inclure des citations, des graphiques, etc. Chaque utilisateur ouvre la journée avec un écran de « rattrapage » qui saisit de nouvelles informations susceptibles d'être pertinentes pour son rôle. Elle est gratuite pour un maximum de 50 documents.

‍

8. Nuclino

En raison de sa conception fluide et intuitive, Nuclino est un logiciel wiki idéal pour les utilisateurs non techniques. La mise en page est facile à apprendre. Il peut être utilisé uniquement comme wiki d'entreprise ou être utilisé pour gérer des projets, partager des idées, etc. Nuclino est gratuit pour un maximum de 50 objets.

‍

9. Dalle

Slab est un logiciel wiki de gestion des connaissances intuitif, idéal pour les équipes qui souhaitent une configuration facile. Il est livré avec des analyses de données, afin que les modérateurs puissent facilement voir quelles informations sont les plus populaires. Slab est gratuit pour un maximum de 10 utilisateurs.

‍

10. Document 360

Document360 est un éditeur WYSIWYG intuitif qui invite à la collaboration et au partage des connaissances. Il s'intègre bien à la plupart des applications et propose des analyses qui vous permettent de voir quelles informations sont les plus appréciées.

11. Wiki.js

Wiki.js est open source et peut être utilisé sur n'importe quelle plateforme sur un support public, privé ou les deux. Autre option gratuite, celle-ci vous permet de créer et de stocker des informations dans une mise en page de contenu entièrement personnalisable. Des analyses sont également disponibles. Wiki.js est moins idéal pour ceux qui ont peu ou pas d'expérience ou de connaissances techniques.

Quel est le meilleur logiciel de wiki pour votre équipe ?

Comme vous pouvez le voir sur cette liste, il existe de nombreux excellents wikis, chacun ayant ses propres fonctionnalités et sa propre proposition de valeur.

Les exigences de chaque entreprise seront différentes, mais il y a quelques ingrédients clés à prendre en compte lors de l'évaluation des options sur le marché. Le wiki que vous choisissez doit être facile à utiliser, disponible dans les flux de travail des employés et capable de s'intégrer aux applications les plus populaires de votre entreprise. Il devrait également utiliser les toutes dernières technologies d'IA. Gardez ces capacités de base à l'esprit lorsque vous menez vos recherches. Et ne perdez pas de vue l'objectif final : fournir à vos équipes une source unique d'informations fiables sur l'entreprise afin qu'elles puissent donner le meilleur d'elles-mêmes.