Partager des connaissances entre les départements est la clé de voûte de toute entreprise prospère. Après tout, comment les équipes peuvent-elles collaborer efficacement sans un moyen d'échanger des informations facilement ? Le logiciel wiki offre un moyen simple de créer, organiser et partager des connaissances dans toute l'entreprise. Mais quel est le meilleur logiciel wiki ? C'est ce que nous allons couvrir dans ce  guide.

Qu'est-ce qu'un logiciel wiki ?

Un wiki est une plateforme centralisée basée sur le web qui permet aux employés d'accéder facilement et de documenter des informations. En bref, c'est une source unique de vérité pour des informations fiables. Idéalement, votre wiki s'intégrera dans vos flux de travail existants via des extensions de navigateur, permettant aux employés d'accéder à du contenu sans changer d'onglet. Voici quelques exemples de contenu que vous pouvez trouver dans un wiki interne d'entreprise :

• Nouvelles fonctionnalités de produit ou mises à jour de processus
• Politiques RH concernant les congés
• Modèles de gestion de projet
• Lieux locaux pour des déjeuners d'équipe

Les wikis destinés aux externes fonctionnent un peu différemment de ceux destinés aux internes. Ils incluent généralement des manuels produits pour les utilisateurs finaux. Tout en agissant comme un hub d'information autorisé, les wikis publics contiennent du contenu spécifiquement adapté aux clients, partenaires et autres parties prenantes externes.

Types de logiciel wiki

Hébergé

Un wiki hébergé inclut des outils SaaS qui ne nécessitent pas de temps de développeur interne. La sécurité et la maintenance des logiciels d'un wiki hébergé sont gérées par la société d'hébergement. Il y a généralement un peu moins de flexibilité avec la mise en page du wiki, cependant, moins de travail est requis pour gérer le wiki lui-même, vous pouvez donc passer plus de temps à vous concentrer sur le contenu qui s'y trouve.

Auto-hébergé

Le logiciel wiki auto-hébergé (par exemple, MediaWiki) est open-source et nécessite un engagement continu des développeurs pour maintenir la sécurité et l'organisation de la plateforme. En général, le logiciel wiki auto-hébergé est plus personnalisable pour chaque utilisateur unique, mais cela demande généralement beaucoup plus de travail à maintenir.

Pourquoi utiliser un logiciel wiki ?

Centraliser les informations de l'entreprise

Chercher à travers d'innombrables sources pour trouver une seule pièce d'information est un gaspillage de temps familier pour la plupart d'entre nous. Selon McKinsey, les employés perdent des heures chaque semaine à rassembler et chercher des informations. C'est un temps qui pourrait être mieux utilisé pour collaborer avec des collègues et résoudre des problèmes de manière créative. Le logiciel wiki centralise toutes les informations de l'entreprise en une seule source de vérité : tout le monde sait exactement où aller pour trouver des informations fiables et pertinentes. 

Mettre fin à la surcharge d'informations

Des morceaux de connaissances digestes sont la clé pour communiquer des informations importantes à l'ensemble d'une organisation. Trop de contenus longs imposent un fardeau aux employés pour lire et retenir plus qu'ils ne peuvent raisonnablement garder en mémoire. Lorsque les employés reçoivent des informations digestes et peuvent y accéder à nouveau quand ils en ont besoin, la surcharge d'informations devient un problème du passé. 

Apporter à chacun les informations dont il a besoin pour exceller dans son travail

Tout le monde veut sentir qu'il est armé des informations nécessaires pour faire son travail correctement. Ne pas disposer des ressources nécessaires pour se sentir soutenu dans son rôle est l'un des principaux catalyseurs de l'épuisement professionnel, qui est en augmentation. Le logiciel wiki fournit à chacun les informations dont il a besoin, chaque fois qu'il doit y accéder. Ils n'ont pas besoin de relancer les experts en la matière pour obtenir des réponses à leurs questions, ils peuvent plutôt trouver toutes les connaissances dont ils ont besoin à portée de main.

Offrir une source unique de vérité que votre équipe utilise réellement

Sans un wiki en tant que source unique de vérité, vous courez le risque d'utiliser des informations dupliquées et peu fiables pour informer les décisions et les processus. Envoyez tout le monde à un seul endroit pour les informations et assurez-vous de maintenir ces informations à jour. C'est une solution simple qui garde tout le monde sur la même longueur d'onde. 

Favoriser une collaboration sans effort

Une bonne communication interne mène à une collaboration transparente qui à son tour conduit à des opérations d'entreprise fluides et réussies. Le logiciel wiki permet à tout le monde dans l'entreprise de créer et modifier des informations, transformant le wiki en base pour une collaboration sans effort. Chaque expert en la matière contribue son expertise à une source unique d'informations accessible à tous. Au revoir, silos d'information ! 

Maintenez sans effort les informations de l'entreprise à jour

Le meilleur logiciel wiki a un système de vérification de contenu intégré. Cela permet au créateur de l'information de régler un minuteur pour quand il doit revoir et re-vérifier cette information. Cela garantit que les informations de l'entreprise restent à jour et pertinentes, tout en empêchant quelqu'un de faire référence sans le savoir à des connaissances peu fiables. 

Assurez-vous que les informations sur les produits vérifiées par des experts soient entre les mains de tous ceux qui travaillent dans le support, les ventes et le marketing

Au fur et à mesure que des mises à jour sont apportées aux produits, tout le monde doit être au courant. Cela inclut le support technique, les ventes, le marketing, les spécialistes de produit, et plus encore. Selon PwC, 17 % des consommateurs abandonneront une marque après une seule mauvaise expérience. Il est donc critique que les équipes aient accès à des informations fiables lors de leurs interactions avec les clients. Laissez les experts en la matière documenter et vérifier leurs informations, afin que tout le monde sache que les connaissances qu'il lit sont précises et fiables. 

Habiliter les agents de support à fournir un service client de classe mondiale

Un accès facile à l'information profite aux agents de support de deux manières. Tout d'abord, cela leur permet d'être tenus au courant, offrant aux clients les informations les plus pertinentes pour eux. Deuxièmement, cela leur fournit un accès rapide aux connaissances afin qu'ils puissent répondre aux questions en temps réel : supprimant le temps d'attente entre la question d'un client et la réponse du support.

Quels ingrédients le meilleur logiciel wiki doit-il avoir ?

Tous les wikis ne sont pas créés égaux. Il y a quelques caractéristiques clés à garder à l'esprit lors du choix du meilleur wiki pour votre équipe. 

Facile à utiliser

Ajouter un nouvel outil à n'importe quel flux de travail est redouté par la plupart des employés : c'est juste une autre chose à apprendre en plus des tâches quotidiennes. Le logiciel wiki doit résoudre des problèmes, pas en créer d'autres. Il doit avoir un design intuitif et une hiérarchie de contenu qui favorise la création de contenu facile.  

Recherche

Personne n'a le temps de trouver des mots-clés précis afin de trouver la bonne information. Un wiki doit avoir une fonctionnalité de recherche intelligente qui lui permet de fournir des résultats liés à votre recherche et ne repose pas sur des mots-clés exacts. Un bon logiciel wiki ne nécessitera pas de recherches multiples pour trouver des réponses. 

Base de connaissances 

Un excellent logiciel wiki sert de base de connaissances pour toutes les informations importantes. Il peut être destiné à un public interne ou externe, relayant des informations à ce public. Il doit agir comme une source fiable de connaissances que les lecteurs peuvent utiliser régulièrement, et être le premier endroit auquel les gens pensent lorsqu'ils cherchent une réponse. 

Intégrations 

Votre logiciel wiki doit s'intégrer dans votre flux de travail existant via des extensions de navigateur. Cela supprime le besoin de quitter votre flux de travail pour chercher des informations, et apporte plutôt ces informations dans votre flux de travail. Il doit vous permettre de trouver les informations dont vous avez besoin sans quitter l'application dans laquelle vous travaillez.

Fonctionnalités d'apprentissage

Il doit être capable de répondre à ses utilisateurs. En fonction de votre rôle ou des informations que vous avez référencées historiquement, un wiki doit suggérer du contenu pertinent pour votre rôle. Pour un soutien supplémentaire, le logiciel wiki doit également avoir un centre d'aide ou une série de guides où la documentation est facilement accessible. 

Personnalisation 

Il n'existe généralement pas de modèle unique pour le logiciel wiki. Que vous stockiez des connaissances internes ou que vous construisiez une base de connaissances externe, vous devez pouvoir personnaliser les informations d'une manière qui convient à votre entreprise. Commencez avec le cadre fourni, mais profitez de la flexibilité que le wiki devrait offrir.

Analyse 

Les meilleurs wikis ont des analyses intégrées, où vous pouvez voir quel contenu trouve le plus d'impact ou ce qui est recherché régulièrement. Cela peut vous aider à repérer des lacunes dans les connaissances de votre entreprise ainsi qu'à voir quelles informations se sont révélées les plus utiles pour les employés.

Les meilleurs outils de logiciel wiki & exemples

 1. Guru

Chez Guru, nous pratiquons ce que nous prêchons en matière de bon logiciel wiki. Notre wiki moderne est alimenté par l'IA, rendant possible la capture d'informations de manière transparente et la recherche de réponses fiables instantanément. Il s'intègre à vos applications les plus populaires afin que les informations dont vous avez besoin soient toujours à portée de main. Vous pouvez documenter les connaissances plus rapidement que jamais avec l'assistant d'écriture AI de Guru, le maintenir à jour grâce à notre flux de travail de vérification, et rapidement trouver des informations peu importe où elles sont stockées avec notre vidéo de démonstration à la demande pour en savoir plus !

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2. MediaWiki

Voici le logiciel wiki open-source le plus populaire qui soit. Il est idéal pour quiconque gère de grandes quantités de contenu devant être accessibles par de nombreuses personnes. Cependant, cela nécessite un peu plus de connaissances techniques pour être opérationnel. Cependant, MediaWiki est l'un des wikis les plus fiables et il est complètement gratuit. 

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3. DokuWiki

DokuWiki est simple et efficace. C'est un modèle de wiki open-source qui a des milliers de contributeurs et pas de limite sur le nombre de pages que vous pouvez enregistrer. L'authentification intégrée le rend adapté aux grandes entreprises tentant de transmettre rapidement une grande quantité d'informations importantes à leurs employés ou clients, et il est gratuit. 

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4. Confluence

Confluence est l'un des types de logiciels wiki les plus populaires utilisés dans le domaine technique. Il se synchronise avec Jira, le logiciel de gestion de projet, pour faciliter la création et la mise à jour de contenu. Confluence nécessite des recherches par mots-clés précises pour trouver du contenu et est gratuit jusqu'à 10 utilisateurs. 

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5. Tettra

Tettra fonctionne bien pour les équipes avec peu ou pas de connaissances techniques. La configuration, la maintenance et l'utilisation sont intuitives : il s'intègre également avec les outils avec lesquels vous travaillez déjà. Les équipes de toute une organisation peuvent organiser leurs connaissances de manière à avoir le plus de sens pour elles. 

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6. Notion

Notion est un logiciel wiki hautement personnalisable qui permet aux équipes, qu'elles soient à distance ou en personne, de collaborer plus efficacement. En raison de son design flexible, apprendre à bien utiliser Notion peut nécessiter un apprentissage intense et tend à être difficile pour les grandes équipes. Notion est gratuit pour un usage individuel. 

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7. Slite

Slite est conçu pour les équipes qui travaillent à distance. Plusieurs personnes peuvent modifier des documents en même temps et chaque document peut inclure des citations, des graphiques, des images, et plus encore. Chaque utilisateur commence la journée avec un écran “Catch-up” qui capture de nouvelles informations pouvant être pertinentes pour leur rôle. C'est gratuit pour jusqu'à 50 documents. 

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8. Nuclino

En raison de sa conception fluide et intuitive, Nuclino est un logiciel wiki idéal pour les utilisateurs non techniques. La mise en page est facile à apprendre. Il peut être utilisé uniquement comme un wiki d'entreprise, ou être utilisé pour gérer des projets, partager des idées, et plus encore. Nuclino est gratuit pour jusqu'à 50 éléments. 

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9. Slab

Slab est un logiciel wiki de gestion des connaissances intuitif qui est idéal pour les équipes qui souhaitent une configuration facile. Il est livré avec des analyses de données, permettant aux modérateurs de voir facilement quelle information est la plus populaire. Slab est gratuit pour jusqu'à 10 utilisateurs. 

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10. Document360

Document360 est un éditeur WYSIWYG intuitif qui invite à la collaboration et au partage des connaissances. Il s'intègre bien avec la plupart des applications et offre des analyses qui vous permettent de voir quelles informations sont les plus appréciées. 

11. Wiki.js

Wiki.js est open-source et peut être utilisé sur n'importe quelle plateforme dans un environnement public, privé ou les deux. Comme une autre option gratuite, celle-ci vous permet de créer et de stocker des informations dans une mise en page de contenu entièrement personnalisable. Des analyses sont également disponibles. Wiki.js est moins idéal pour ceux qui ont peu ou pas d'expérience ou de connaissances techniques. 

Quel est le meilleur logiciel wiki pour votre équipe ?

Comme vous pouvez le voir dans cette liste, il existe de nombreux wikis excellents, chacun avec ses propres capacités uniques et sa proposition de valeur.

Les exigences de chaque entreprise seront différentes, mais il y a quelques ingrédients clés à rechercher lors de l'évaluation des options sur le marché. Le wiki que vous choisissez devrait être facile à utiliser, disponible dans les flux de travail des employés, et capable de s'intégrer avec les applications les plus populaires de votre entreprise. Il devrait également utiliser les toutes dernières technologies en matière d'IA. Gardez ces capacités essentielles à l'esprit pendant que vous effectuez vos recherches. Et ne perdez pas de vue l'objectif final : donner à vos équipes une source unique de vérité pour des informations fiables afin qu'elles puissent faire de leur mieux.