Обмен знаниями между подразделениями — это жизненная сила любого успешного бизнеса. В конце концов, как могут команды эффективно сотрудничать без возможности легко обмениваться информацией? Программное обеспечение вики предлагает простой способ создания, организации и обмена знаниями на уровне компании. Но какое программное обеспечение для вики лучше всего? Вот что мы собираемся рассмотреть в этом  гиде.

Что такое программное обеспечение вики?

Вики — это централизованная, веб-платформа, которая позволяет сотрудникам легко получать доступ и документировать информацию. Короче говоря, это единый источник правдивой информации. Идеально, если ваша вики интегрируется в ваши существующие рабочие процессы через расширения браузера, позволяя сотрудникам получать доступ к контенту, не переключаясь между вкладками. Вот несколько примеров контента, который вы можете найти во внутренней компании вики:

• Новые функции продукта или обновления процессов
• Политика HR в отношении отпусков
• Шаблоны управления проектами
• Местные заведения для обедов команды

Внешние вики работают немного иначе, чем внутренние. Они как правило содержат руководства по продукту для конечных пользователей. Хотя они продолжают действовать как авторитетный информационный центр, общественные вики содержат контент, ориентированный специально на клиентов, партнеров и других внешних заинтересованных лиц.

Типы программного обеспечения вики

Хостинг

Хостинг вики включает инструменты SaaS, которые не требуют времени внутренних разработчиков. Безопасность и обслуживание программного обеспечения клиентской вики управляются компанией-хостом. Как правило, есть немного меньшая гибкость в макете вики, однако, меньше усилий требуется для управления самой вики, так что вы можете потратить больше времени на содержание, которое там находится.

Самостоятельный хостинг

Программное обеспечение вики для самостоятельного хостинга (например, MediaWiki) является открытым программным обеспечением и требует постоянного участия разработчиков для поддержания безопасности и организации платформы. Как правило, программное обеспечение вики для самостоятельного хостинга более настраиваемо для каждого уникального пользователя, но с тем, что они обычно требуют гораздо больше работы для обслуживания.

Зачем использовать программное обеспечение вики?

Централизуйте информацию компании

Поиск по бесчисленным источникам, чтобы найти единственный кусок информации, знаком всем нам, — это привычная трата времени. По данным McKinsey, сотрудники теряют часы каждую неделю, собирая и ища информацию. Это время, которое можно было бы лучше потратить на сотрудничество с коллегами и креативное решение проблем. Программное обеспечение вики централизует всю информацию компании в единый источник правды, чтобы все точно знали, куда идти за надежной и актуальной информацией. 

Положите конец перегрузке информации

Мелкие кусочки знаний — это то, что необходимо при передаче важной информации по всей организации. Слишком много длинных материалов создают нагрузку на сотрудников, чтобы читать и запоминать больше, чем они могут на самом деле удержать в памяти. Когда сотрудникам предоставляется информация в удобных кусочках, и они могут получить к ней доступ снова, когда это им нужно, информационная перегрузка становится делом прошлого. 

Предоставьте всем информацию, необходимую для успешной работы

Каждый хочет чувствовать, что у него есть вся информация, необходимая для хорошего исполнения своих обязанностей. Недостаток ресурсов, необходимых для того, чтобы чувствовать поддержку в своей роли, является одним из основных факторов выгорания, что наблюдается в последнее время. Программное обеспечение вики предоставляет всем информацию, когда бы она им не понадобилась. Им не нужно подталкивать экспертов по предмету за ответами на свои вопросы; они могут найти все знания, которые им нужны, под рукой.

Обеспечьте единый источник истины, который команда действительно использует

Без вики как единого источника истины, вы рискуете использовать дублирующую и ненадежную информацию для информирования о решениях и процессах. Отправьте всех в одно место за информацией и убедитесь, что информация остается актуальной. Это простое решение, которое держит всех на одной волне. 

Содействуйте беспрепятственному сотрудничеству

Хорошая внутренняя коммуникация приводит к гладкому сотрудничеству, которое, в свою очередь, приводит к безупречным и успешным операциям компании. Программное обеспечение вики позволяет каждому в компании создавать и редактировать информацию, превращая вики в домашнюю базу для легкого сотрудничества. Каждый эксперт в своей области вносит свой вклад своим опытом в единый источник информации, доступный всем. Прощайте, информационные силосы! 

Бесшовно обновляйте информацию компании

Лучшее программное обеспечение вики имеет встроенную систему проверки контента. Это позволяет создателю информации установить таймер, когда им нужно проверить и повторно подтвердить эту информацию. Это гарантирует, что информация компании остается актуальной и уместной, предотвращая ситуацию, когда кто-то непреднамеренно ссылается на ненадежные знания. 

Обеспечьте информацию, проверенную экспертами по продуктам, в руках всех сотрудников службы поддержки, продаж и маркетинга

По мере внесения обновлений в продукты все должны быть в курсе. Сюда входят техническая поддержка, продажи, маркетинг, специалисты по продуктам и многие другие. Согласно PwC, 17% потребителей уйдут от бренда после всего лишь одного негативного опыта. Поэтому критически важно, чтобы команды имели доступ к надежной информации в своих взаимодействиях с клиентами. Пусть эксперты по предмету документируют и проверяют свою информацию, чтобы все остальные знали, что знания, которые они читают, точны и надежны. 

Дайте возможность агентам поддержки предоставлять первоклассное обслуживание клиентов

Легкий доступ к информации приносит преимущества агентам поддержки двумя способами. Во-первых, это позволяет им быть в курсе, предоставляя клиентам наиболее актуальную информацию. Во-вторых, это обеспечивает быстрый доступ к знаниям, так что агенты поддержки могут отвечать на вопросы в реальном времени, исключая задержку между вопросом клиента и ответом поддержки.

Какие ингредиенты у лучшего программного обеспечения вики?

Не все вики одинаковы. Есть несколько ключевых характеристик, которые следует учитывать при выборе лучшего вики для вашей команды. 

Легкость использования

Добавление нового инструмента в любой рабочий процесс вызывает опасения у большинства сотрудников; это просто еще одна вещь, которую нужно изучить поверх повседневных задач. Программное обеспечение вики должно решать проблемы, а не создавать дополнительные головные боли. Оно должно иметь интуитивно понятный дизайн и иерархию контента, которая способствует легкому созданию контента.  

Поиск в содержимом

Никто не имеет времени, чтобы придумывать точные ключевые слова для поиска нужной информации. Вики должна иметь функционал умного поиска, который позволяет предоставлять результаты, связанные с вашим запросом, и не полагаться на точные ключевые слова. Хорошее программное обеспечение вики не потребует многократных поисков для нахождения ответов. 

База знаний 

Отличное программное обеспечение вики работает как база знаний для всей важной информации. Оно может быть внутренним или внешним, передавая информацию той аудитории. Оно должно действовать как надежный источник знаний, которому читатели могут доверять и использовать регулярно, и быть первым местом, которое люди думают посетить, когда ищут ответ. 

Интеграции 

Ваше программное обеспечение вики должно интегрироваться в ваши существующие рабочие процессы через расширения браузера. Это устраняет необходимость покидать ваш рабочий процесс, чтобы искать информацию, и вместо этого приносит эту информацию в ваш рабочий процесс. Она должна позволять вам находить информацию, которая вам нужна, не покидая приложение, в котором вы работаете.

Функции обучения

Оно должно уметь обслуживать своего пользователя. В зависимости от вашей роли или информации, к которой вы обращались ранее, вики должна предлагать контент, связанный с вашей ролью. Для дальнейшей поддержки программное обеспечение вики должно также иметь центр помощи или серию руководств, где документация легко доступна. 

Настройка 

Как правило, нет универсальной модели для программного обеспечения вики. Независимо от того, хранят ли вы внутренние знания или создаете внешнюю базу знаний, вам нужно иметь возможность настраивать информацию так, чтобы это подходило вашей компании. Начните с предоставленной структуры, но воспользуйтесь гибкостью, которую должна предложить вики.

Аналитика 

Лучшие вики имеют встроенную аналитику, с помощью которой вы можете увидеть, какой контент находит наибольшую популярность или что регулярно ищется. Это может помочь вам выявить пробелы в знаниях вашей компании, а также увидеть, какая информация оказалась наиболее полезной для сотрудников.

Лучшие инструменты и примеры программного обеспечения для вики

 1. Гуру

В Гуру мы практикуем то, что проповедуем, когда дело доходит до отличного программного обеспечения вики. Наша современная вики поддерживается ИИ, что позволяет без труда захватывать информацию и мгновенно находить надежные ответы. Он интегрируется с самыми популярными приложениями вашей компании, так что необходимая вам информация всегда под рукой. Вы можете документировать знания быстрее, чем когда-либо с AI-помощником по написанию Guru, поддерживать их в актуальном состоянии с помощью нашего рабочего процесса проверки и быстро находить информацию, независимо от того, где она хранится, с помощью наших видеодемонстрационное видео по запросу для получения дополнительной информации!

‍

2. MediaWiki

Вот самое популярное программное обеспечение вики с открытым исходным кодом. Это идеально подходит для любых, кто управляет большими объемами контента, к которому нужно получить доступ многим людям. Тем не менее, оно требует немного больше технических знаний, чтобы начать его использование. Тем не менее, MediaWiki — это один из самых надежных вики и он абсолютно бесплатен. 

‍

3. DokuWiki

DokuWiki прост и эффективен. Это компоновка вики с открытым исходным кодом, в которой участвуют тысячи участников и нет ограничений на количество страниц, которые вы можете сохранить. Встроенная аутентификация делает его подходящим для крупных компаний, стремящихся быстро донести много важной информации до своих сотрудников или клиентов, и он бесплатен. 

‍

4. Confluence

Confluence является одним из самых популярных видов программного обеспечения вики, используемого в технологической сфере. Он синхронизируется с Jira, программным обеспечением для управления проектами, чтобы упростить создание и обновление контента. Confluence требует точных поисков по ключевым словам для нахождения контента и бесплатно для использования до 10 пользователей. 

‍

5. Tettra

Tettra хорошо подходит для команд с небольшими или отсутствующими техническими знаниями. Настройка, обслуживание и использование интуитивно понятны; он также интегрируется с инструментами, которые вы уже используете. Команды по всей организации могут организовывать свои знания наилучшим образом для них. 

‍

6. Notion

Notion — это высоконастраиваемое программное обеспечение вики, которое позволяет как удаленным, так и личным командам более эффективно сотрудничать. Из-за его гибкого дизайна, изучение того, как хорошо использовать Notion, может быть крутой кривой обучения и трудно использовать для больших команд. Notion бесплатно для индивидуального использования. 

‍

7. Slite

Slite предназначен для команд, работающих удаленно. Несколько человек могут редактировать документы одновременно, и каждый документ может содержать цитаты, графики, картинки и многое другое. Каждый пользователь начинает день с экрана “Catch-up”, который собирает новую информацию, которая может быть актуальной для их роли. Бесплатно до 50 документов. 

‍

8. Nuclino

Из-за своего плавного и интуитивно понятного дизайна Nuclino является программным обеспечением вики, которое идеально подходит для ненаставляемых пользователей. Макет легко изучить. Его можно использовать только как вики для компании или для управления проектами, обмена идеями и многого другого. Nuclino бесплатно для до 50 объектов. 

‍

9. Slab

Slab — это интуитивное программное обеспечение для управления знаниями вики, идеальное для команд, которые хотят легкой настройки. Он включает в себя аналитику данных, поэтому модераторы могут легко видеть, какая информация является самой популярной. Slab бесплатно для до 10 пользователей. 

‍

10. Document360

Document360 — это интуитивно понятный WYSIWYG-редактор, который приглашает к сотрудничеству и обмену знаниями. Он хорошо интегрируется с большинством приложений и предлагает аналитику, которая позволяет вам видеть, какая информация является наиболее ценной. 

11. Wiki.js

Wiki.js является открытым исходным кодом и может использоваться на любой платформе в публичном, частном или обоих средах. В качестве еще одной бесплатной опции эта позволяет вам создавать и хранить информацию в полностью настраиваемом макете контента. Аналитика также доступна. Wiki.js менее идеален для тех, кто имеет мало или вообще нет технического опыта или знаний. 

Какое лучшее программное обеспечение для вики для вашей команды?

Как вы можете видеть из этого списка, существует множество отличных вики, каждая из которых имеет свои уникальные возможности и предложения ценности.

Требования каждой компании будут разными, но есть несколько ключевых факторов, на которые стоит обратить внимание при оценке вариантов на рынке. Выбранная вами вики должна быть простой в использовании, доступной в рабочих процессах сотрудников и способной интегрироваться с наиболее популярными приложениями вашей компании. Оно также должно использовать самые последние технологии ИИ. Имейте в виду эти ключевые возможности, проводя свои исследования. И не забывайте о главной цели: предоставить вашим командам единый источник достоверной информации компании, чтобы они могли работать наилучшим образом.