跨部門分享知識是任何成功企業的命脈。 畢竟，沒有一個簡單的信息交流方式，團隊怎麼能有效合作呢？ Wiki 軟體提供了一種簡單的方法來創建、組織和共享企業範圍內的知識。 但是哪種維基軟體最好？ 這就是我們將在這本  指南中涵蓋的內容。

什麼是 wiki 軟體？

Wiki 是一個集中化的網絡平台，允許員工輕鬆訪問和記錄信息。 簡而言之，它是可信信息的唯一真相來源。 理想情況下，您的 wiki 將通過瀏覽器擴展集成到現有工作流程中，允許員工不必切換標籤頁就能調出內容。 以下是您可能在內部公司 wiki 中找到的一些內容示例：

• 新產品特徵或過程更新
• 關於休假的人力資源政策
• 項目管理模板
• 團隊午餐的當地熱點

外部面向的 wiki 與內部面向的 wiki 功能略有不同。 它們通常包括給最終用戶的產品手冊。 雖然仍然作為權威信息中心，但公共 wiki 包含專門針對客戶、合作夥伴和其他外部利益相關者的內容。

Wiki 軟體的類型

雲端託管的

托管維基包括不需要內部開發者時間的SaaS工具。 雲端託管的 wiki 的安全性和軟體維護由託管公司管理。 不過，wiki 的佈局通常少了些靈活性，然而，對 wiki 本身的管理工作要求更少，因此您可以花更多時間專注於其中的內容。

自託管的

自托管的維基軟體（例如MediaWiki）是開源的，需要持續的開發者參與以維護平台的安全性和組織性。 通常，自託管的 wiki 軟體對每個獨特用戶來說更加可定制，缺點是它們通常需要更多的維護工作。

為什麼使用 wiki 軟體？

集中公司信息

在無數來源中搜索以找出一個信息的過程對我們大多數人來說都是一種熟悉的時間浪費。 根據麥肯錫，員工每周在收集和搜索信息上浪費數小時。 這段時間可以更好地用來與同事合作和創造性地解決問題。 維基軟體將所有公司的信息集中到一個唯一的真相來源中——這樣每個人都知道確切的資訊去向，以獲取可靠的相關信息。 

消除信息過載

用小塊的知識來傳達整個組織中重要的信息是一個關鍵。 太多的長篇內容使員工在閱讀和記憶中承擔了過多的負擔，超出了他們能夠實際保留的信息量。 當員工獲得便利的信息並且能隨時獲取時，信息過載將成為過去的事情。

為每個人提供他們需要的信息，以在工作中表現出色

每個人都希望感到他們擁有做得好的工作所需的信息。 缺乏資源使人們在其角色中感到不支持，是導致倦怠的主要催化劑之一， 這一情況一直在上升。 Wiki 軟體隨時為每個人提供他們所需的信息。 他們不必去催促主題專家回答他們的問題，而是可以在指尖上找到所有所需的知識。

提供一個實際使用的單一真相來源

沒有 wiki 作為單一真相來源，您就有使用重複和不可靠的信息來制定決策和流程的風險。 讓每個人都到一個地方獲取信息，並確保保持這些信息的最新狀態。 這是一個簡單的解決方案，可以讓每個人保持在同一頁上。

促進毫不費力的合作

良好的內部通信促進流暢的合作，進而促進順利和成功的公司運營。 Wiki 軟體使公司中的每個人都能創建和編輯信息，將 wiki 變成毫不費力的合作的基地。 每個 主題專家 都將自己的專業知識貢獻給一個對所有人都可訪問的信息源。 再見，信息孤島！ 

毫不費力地保持公司信息的最新狀態

最佳的 wiki 軟體具有內建的內容驗證系統。 這使得信息的創建者可以設置檢查的定時器，讓他們在需要查看和重新驗證信息時能夠進行。 這確保公司的信息保持最新和相關，同時防止有人在不知情的情況下引用不可靠的知識。

確保經專家驗證的產品信息掌握在支持、銷售和市場部門的每個人手中

隨著產品的更新，所有人都需要保持消息靈通。 這包括技術支持、銷售、市場營銷、產品專家等等。 根據 PwC，17%的消費者會因為一次糟糕的體驗而放棄一個品牌。 所以，團隊在與客戶互動時獲取可信信息是至關重要的。 讓主題專家文檔化並驗證他們的信息，這樣其他人就知道他們閱讀的知識是準確可靠的。 

授權支持代理提供世界級的客戶服務

輕鬆訪問的信息對支持代理有兩方面的好處。 首先，它使他們能夠隨時獲得最新消息，向客戶提供最相關的信息。 其次，它提供快速訪問知識，這樣支持代理可以即時回答問題——消除客戶提問與支持回答之間的延遲。

最佳 wiki 軟體應具備什麼成分？

並非所有的 wiki 都一樣。 在選擇團隊最佳維基時，有幾個主要特徵要記住。

易於使用

添加新工具到任何工作流程通常使大多數員工感到困擾——這只是日常任務之上的另一件事情。 Wiki 軟體應該解決問題，而不是增加額外的麻煩。 它應該具有直觀的設計和內容層次結構，促進輕鬆的內容創建。

可搜索性

沒有人有時間想出精確的關鍵字來找到正確的信息。 維基需要具有智能搜索功能，讓它能提供與您的搜索相關的結果，而不僅僅依賴於精確的關鍵字。 好的維基軟體不需要多次搜索來找到答案。

知識庫 

優秀的 wiki 軟體作為所有重要信息的知識庫。 它可以是內部或外部面向的，將信息傳遞給那些受眾。 它應該作為可靠的知識來源，讀者可以信賴以便定期使用，並且在搜索答案時是人們想到的第一個地方。

集成 

您的 wiki 軟體應該通過瀏覽器擴展集成到您現有的工作流程中。 這樣可以消除需要離開工作流程來搜索信息的需求，而是將信息帶入您的工作流程中。 它應讓您在不離開您正在工作的應用程式的情況下找到所需的信息。

學習特徵

它應該能夠滿足用戶的需求。 根據您的角色或您歷史上引用過的信息，維基應該建議與您的角色相關的內容。 為了進一步支持，維基軟體還應該具備幫助中心或指南系列，使文檔易於存取。

定制 

通常沒有一種適合所有人的 wiki 軟體模型。 無論您是儲存內部知識還是建立外部知識庫，您都需要能夠以適合您公司的方式定制信息。 從提供的框架開始，但利用 wiki 提供的靈活性。

分析 

最佳的 wiki 具有內建的分析功能，您可以查看哪些內容受到最多的關注或哪些內容是經常搜索的。 這可以幫助您發現公司知識的空白，還可以查看哪些信息證明對員工最有用。

最佳維基軟體工具與範例

 1. Guru

在 Guru，我們實踐我們所宣揚的優秀 wiki 軟體。 我們的現代 wiki 是 AI 驅動的，能夠無縫捕捉信息並立即找到可靠的答案。 它與您公司中最受歡迎的應用程式集成，以便您隨時獲取所需的信息。 您可以更快地記錄知識，與 Guru的AI寫作助手一起，通過我們的驗證工作流程保持其更新，無論信息存儲在何處，都可以快速找到。 觀看我們的