Sharing knowledge across departments is the lifeblood of any successful business. After all, how can teams collaborate effectively without a way to easily exchange information? Wiki software offers a straightforward way to create, organize and share knowledge company-wide. しかし、最良のWikiソフトウェアは何ですか？ これがこの  ガイドで取り上げる内容です。

What is wiki software?

A wiki is a centralized, web-based platform that allows employees to easily access and document information. 要するに、それは信頼できる情報の単一の情報源です。 Ideally, your wiki will integrate into your existing workflows through browser extensions, allowing employees to pull up content without switching tabs. Here are some examples of content you may find internal company wiki:

• New product features or process updates
• HR policies around time-off
• Project management templates
• Local hotspots for team lunches

External-facing wikis function a bit differently to internal-facing ones. They tend to include product manuals for end-users. While still acting as an authoritative information hub, public wikis contain content tailored specifically for customers, partners, and other external stakeholders.

Types of wiki software

Hosted

ホストされたWikiには、内部開発者の時間を必要としないSaaSツールが含まれます。 Security and software maintenance of a hosted wiki are managed by the hosting company. There is usually a little less flexibility with the layout of the wiki, however, less work is required to manage the wiki itself, so you can spend more time focusing on the content that lives within it.

Self-hosted

Self-hosted wiki software (e.g. MediaWiki) is open-source and requires ongoing developer involvement to maintain the security and organization of the platform. Usually, self-hosted wiki software is more customizable for each unique user, with the catch being they are usually much more work to maintain.

Why use wiki software?

Centralize company information

Searching through countless sources to find a single piece of information is a familiar time suck for most of us. According to McKinsey, employees lose hours every week gathering and searching for information. This is time that could be better spent collaborating with colleagues and creatively solving problems. Wikiソフトウェアは、すべての企業情報を単一の信頼できる情報源に集中させます。これにより、誰もが正確で関連性のある情報を見つけるための場所を正確に把握できます。 

End information overload

Bite-sized pieces of knowledge are the name of the game when communicating important information across an entire organization. Too many pieces of long-form content put a burden on employees to read and remember more than they can realistically retain. When employees are provided with bite-sized information and they can access it again whenever they need it, information overload becomes a thing of the past. 

Bring everyone the information they need to excel in their job

誰もが、自分の仕事をうまく遂行するために必要な情報を持っていると感じたいと思っています。 Lacking the resources one needs to feel supported in their role is one of the main catalysts of burnout, which has been on the rise. Wiki software provides everyone with the information they need, whenever they need to access it. 彼らは、自身の質問への回答を得るために専門家に促さなくても、必要な知識を指先で見つけることができます。

Deliver a single source of truth your team actually uses

Without a wiki as a single source of truth, you run the risk of using duplicate and unreliable information to inform decisions and processes. Send everyone to one place for information and make sure to keep that information up to date. それは、全員を同じページに保つシンプルなソリューションです。 

Power effortless collaboration

Good internal communication leads to seamless collaboration that in turn leads to smooth and successful company operations. Wiki software allows everyone at the company to create and edit information, turning the wiki into a homebase for effortless collaboration. Every subject matter expert is contributing their expertise to a single source of information that is accessible to everyone. Goodbye, information silos! 

Seamlessly keep company information up to date

The best wiki software has a content verification system built in. This allows the creator of the information to set a timer for when they need to review and re-verify that information. This ensures that company information stays up to date and relevant, while preventing someone from unknowingly referencing unreliable knowledge. 

Ensure expert-verified product information is in the hands of everyone in support, sales, and marketing

As updates are made to products, everyone needs to be in the loop. This includes technical support, sales, marketing, product specialists, and more. According to PwC, 17% of consumers will walk away from a brand after just one bad experience. したがって、チームが顧客とのやりとりで信頼できる情報にアクセスできることが重要です。 専門家に情報を文書化し、検証させて、他の誰もが読んでいる知識が正確で信頼できることを知ることができるようにします。 

Empower support agents to deliver world-class customer service

Easy access to information benefits support agents in two ways. First, it allows them to be kept up to date, providing customers with the information that is the most relevant to them. 第二に、サポートエージェントがリアルタイムで質問に答えられるように、知識への迅速なアクセスを提供します。これにより、顧客の質問とサポートの回答との間にかかるラグタイムが解消されます。

What ingredients does the best wiki software have?

Not all wikis are made the same. There are few key characteristics to keep in mind when choosing the best wiki for your team. 

Easy to use

ワークフローに新しいツールを追加することは、多くの従業員にとって避けられないものです。これは、日常業務の上にもう一つ学ぶべきことを追加することだからです。 Wiki software should solve problems, not create additional headaches. It should have an intuitive design and content hierarchy that promotes easy content creation.  

Searchability

No one has time to come up with precise keywords in order to find the right information. Wikiは、検索に関連する結果を提供し、正確なキーワードに依存しないスマート検索機能を持っている必要があります。 Good wiki software will not require multiple searches to find answers. 

Knowledge base 

Excellent wiki software acts as a knowledge base for all important information. It can be internal or external facing, relaying information to that audience. It should act as a reliable source for knowledge that readers can trust to use regularly, and be the first place people think to visit when searching for an answer. 

Integrations 

Your wiki software should integrate into your existing workflow through browser extensions. This removes the need to navigate away from your workflow to search for information, and instead brings that information into your workflow. 作業中のアプリケーションを離れることなく、必要な情報を見つけることができるはずです。

Learning features

It should be able to cater to its user. あなたの役割や歴史的に参照した情報に基づいて、Wikiはあなたの役割に関連するコンテンツを提案する必要があります。 For further support, wiki software should also have a help center or guides series where documentation is easily accessible. 

Customization 

There is generally no one-size-fits-all model for wiki software. Whether you are storing internal knowledge or building an external knowledge base, you need to be able to customize information in a way that works well for your company. Start with the provided framework, but take advantage of flexibility the wiki should offer.

Analytics 

The best wikis have analytics built in, where you can see which content is finding the most traction or what is being searched for regularly. This can help you spot gaps in your company knowledge as well as see what information has proven to be the most useful to employees.

The best wiki software tools & examples

 1. Guru

At Guru, we practice what we preach when it comes to great wiki software. Our modern wiki is AI-powered, making it possible to capture information seamlessly and find trusted answers instantly. 必要な情報が常に指先に届くように、Wikiはあなたの会社の最も人気のあるアプリと統合します。 情報を以前よりも速く文書化できる GuruのAIライティングアシスタントを使用し、検証ワークフローで最新の状態を保ち、どこに保存されていても情報を素早く見つけることができます on-demand demo video to learn more!

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2. MediaWiki

Here is the most popular open-source wiki software out there. それは、多くの人がアクセスする必要のある大量のコンテンツを管理している人にとって理想的です。 It does, however, require slightly more technical knowledge to get up and running. それでも、MediaWikiは最も信頼されているWikiの一つであり、完全に無料です。 

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3. DokuWiki

DokuWiki is simple and effective. それは、何千人もの貢献者がいるオープンソースのWikiレイアウトであり、保存できるページの数に制限はありません。 組み込みの認証により、多くの重要な情報を迅速に従業員や顧客に提供しようとする大企業に適しています。また、完全に無料です。 

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4. Confluence

Confluence is one of the most popular kinds of wiki software used in the technical space. It syncs with Jira, the project management software, to make creating and updating content easy. Confluence requires precise keyword searches to find content and is free for up to 10 users. 

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5. Tettra

Tettra works well for teams with little or no technical knowledge. 設定、メンテナンス、使用は直感的です。また、すでに作業しているツールと統合されます。 Teams across an entire organization are able to organize their knowledge in a way that makes the most sense for them. 

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6. Notion

Notion is a highly-customizable wiki software that allows both remote and in-person teams to collaborate more effectively. Due to its flexible design, learning how to use Notion well can be a steep learning curve and tends to be challenging for large teams to use. Notion is free for individual use. 

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7. Slite

Slite is designed for teams that work remotely. Multiple people can edit documents at the same time and each document can include quotes, charts, graphics, and more. 各ユーザーは自身の役割に関連する可能性のある新しい情報を捉える「キャッチアップ」画面で一日を開始します。 最大50件のドキュメントまで無料です。 

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8. Nuclino

滑らかで直感的なデザインのため、Nuclinoは非技術者向けの理想的なウィキソフトウェアです。 レイアウトは学びやすいです。 会社のウィキとしてのみ使用することも、プロジェクトを管理したり、アイデアを共有したりするために使用することもできます。 Nuclinoは最大50件のアイテムについては無料です。 

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9. Slab

Slabは、簡単にセットアップできる直感的な知識管理ウィキソフトウェアです。 データ分析機能が付いているため、モデレーターはどの情報が最も人気があるかを簡単に確認できます。 Slabは最大10ユーザーまで無料です。 

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10. Document360

Document360は、コラボレーションと知識共有を促進する直感的なWYSIWYGエディターです。 ほとんどのアプリとの統合がうまく機能し、最も重視される情報を確認できる分析機能を提供します。 

11. Wiki.js

Wiki.jsはオープンソースで、公開、プライベート、またはその両方のメディアで使用できます。 もう一つの無料オプションで、これを使用すると、完全にカスタマイズ可能なコンテンツレイアウトで情報を作成し保存できます。 分析機能も利用可能です。 Wiki.jsは、技術経験や知識のない方にはあまり理想的ではありません。 

あなたのチームに最適なウィキソフトウェアは何ですか？

このリストからも分かるように、各ウィキには独自の能力と価値提案があり、優れたウィキがたくさんあります。

各会社の要件は異なりますが、市場のオプションを評価する際に注目すべきいくつかの重要な要素があります。 選択するウィキは使いやすく、従業員のワークフローに組み込まれ、会社で最も人気のあるアプリと統合できる必要があります。 最新のAIテクノロジーを活用する必要があります。 リサーチを行う際に、これらのコア機能を念頭に置いてください。 そして、最終的な目標を失わないでください。それは、信頼できる会社情報の単一の真実の源をチームに提供し、チームが最善を尽くすことができるようにすることです。