Sharing knowledge across departments is the lifeblood of any successful business. After all, how can teams collaborate effectively without a way to easily exchange information? Wiki software offers a straightforward way to create, organize and share knowledge company-wide. Mutta mikä on paras wiki-ohjelmisto? Tätä aiomme käsitellä tässä  oppaassa.

What is wiki software?

A wiki is a centralized, web-based platform that allows employees to easily access and document information. Lyhyesti sanottuna se on luotettavan tiedon ainoa totuus. Ideally, your wiki will integrate into your existing workflows through browser extensions, allowing employees to pull up content without switching tabs. Here are some examples of content you may find internal company wiki:

• New product features or process updates
• HR policies around time-off
• Project management templates
• Local hotspots for team lunches

External-facing wikis function a bit differently to internal-facing ones. They tend to include product manuals for end-users. While still acting as an authoritative information hub, public wikis contain content tailored specifically for customers, partners, and other external stakeholders.

Types of wiki software

Hosted

Isännöity wiki sisältää SaaS-työkaluja, jotka eivät vaadi sisäistä kehittäjäaikaa. Security and software maintenance of a hosted wiki are managed by the hosting company. There is usually a little less flexibility with the layout of the wiki, however, less work is required to manage the wiki itself, so you can spend more time focusing on the content that lives within it.

Self-hosted

Self-hosted wiki software (e.g. MediaWiki) is open-source and requires ongoing developer involvement to maintain the security and organization of the platform. Usually, self-hosted wiki software is more customizable for each unique user, with the catch being they are usually much more work to maintain.

Why use wiki software?

Centralize company information

Searching through countless sources to find a single piece of information is a familiar time suck for most of us. According to McKinsey, employees lose hours every week gathering and searching for information. This is time that could be better spent collaborating with colleagues and creatively solving problems. Wiki-ohjelmisto keskittää kaikki yrityksen tiedot yhteen totuuden lähteeseen – niin että kaikki tietävät tarkalleen, mihin mennä löytääkseen luotettavaa ja asiaankuuluvaa tietoa. 

End information overload

Bite-sized pieces of knowledge are the name of the game when communicating important information across an entire organization. Too many pieces of long-form content put a burden on employees to read and remember more than they can realistically retain. When employees are provided with bite-sized information and they can access it again whenever they need it, information overload becomes a thing of the past. 

Bring everyone the information they need to excel in their job

Kaikki haluavat tuntea, että heillä on käytettävissään tarvittavat tiedot työnsä hyvin tekemiseen. Lacking the resources one needs to feel supported in their role is one of the main catalysts of burnout, which has been on the rise. Wiki software provides everyone with the information they need, whenever they need to access it. Heidän ei tarvitse tönäistä asiantuntijoita saadakseen vastauksia kysymyksiinsä, vaan he voivat löytää kaiken tarvittavan tiedon helposti.

Deliver a single source of truth your team actually uses

Without a wiki as a single source of truth, you run the risk of using duplicate and unreliable information to inform decisions and processes. Send everyone to one place for information and make sure to keep that information up to date. Se on yksinkertainen ratkaisu, joka pitää kaikki samalla sivulla. 

Power effortless collaboration

Good internal communication leads to seamless collaboration that in turn leads to smooth and successful company operations. Wiki software allows everyone at the company to create and edit information, turning the wiki into a homebase for effortless collaboration. Every subject matter expert is contributing their expertise to a single source of information that is accessible to everyone. Goodbye, information silos! 

Seamlessly keep company information up to date

The best wiki software has a content verification system built in. This allows the creator of the information to set a timer for when they need to review and re-verify that information. This ensures that company information stays up to date and relevant, while preventing someone from unknowingly referencing unreliable knowledge. 

Ensure expert-verified product information is in the hands of everyone in support, sales, and marketing

As updates are made to products, everyone needs to be in the loop. This includes technical support, sales, marketing, product specialists, and more. According to PwC, 17% of consumers will walk away from a brand after just one bad experience. On elintärkeää, että tiimillä on pääsy luotettaviin tietoihin asiakasvuorovaikutuksessa. Antakaa asiantuntijoiden dokumentoida ja tarkistaa tietonsa, jotta kaikki muut tietävät, että lukemansa tieto on tarkkaa ja luotettavaa. 

Empower support agents to deliver world-class customer service

Easy access to information benefits support agents in two ways. First, it allows them to be kept up to date, providing customers with the information that is the most relevant to them. Toiseksi se tarjoaa nopean pääsyn tietoon, jotta tukihenkilöt voivat vastata kysymyksiin reaaliajassa – poistamalla viivettä asiakkaan kysymyksen ja tuen vastauksen välillä.

What ingredients does the best wiki software have?

Not all wikis are made the same. There are few key characteristics to keep in mind when choosing the best wiki for your team. 

Easy to use

Uuden työkalun lisääminen mihin tahansa työprosessi on useimpien työntekijöiden mielestä pelottavaa – se on vain yksi asia lisää opittavaksi päivittäisten tehtävien lisäksi. Wiki software should solve problems, not create additional headaches. It should have an intuitive design and content hierarchy that promotes easy content creation.  

Searchability

No one has time to come up with precise keywords in order to find the right information. Wikillä on oltava älykäs hakutoiminto, joka mahdollistaa sen tuottaa hakua vastaavia tuloksia eikä perustu tarkkoihin avainsanoihin. Good wiki software will not require multiple searches to find answers. 

Knowledge base 

Excellent wiki software acts as a knowledge base for all important information. It can be internal or external facing, relaying information to that audience. It should act as a reliable source for knowledge that readers can trust to use regularly, and be the first place people think to visit when searching for an answer. 

Integrations 

Your wiki software should integrate into your existing workflow through browser extensions. This removes the need to navigate away from your workflow to search for information, and instead brings that information into your workflow. Sen tulisi sallia sinun löytää tarvitsemasi tieto ilman, että joudut poistumaan sovelluksesta, jossa työskentelet.

Learning features

It should be able to cater to its user. Perustuen rooliisi tai historiallisiin viittauksiisi, wikin tulisi ehdottaa sisältöä, joka on olennaista roolillesi. For further support, wiki software should also have a help center or guides series where documentation is easily accessible. 

Customization 

There is generally no one-size-fits-all model for wiki software. Whether you are storing internal knowledge or building an external knowledge base, you need to be able to customize information in a way that works well for your company. Start with the provided framework, but take advantage of flexibility the wiki should offer.

Analytics 

The best wikis have analytics built in, where you can see which content is finding the most traction or what is being searched for regularly. This can help you spot gaps in your company knowledge as well as see what information has proven to be the most useful to employees.

The best wiki software tools & examples

 1. Guru

At Guru, we practice what we preach when it comes to great wiki software. Our modern wiki is AI-powered, making it possible to capture information seamlessly and find trusted answers instantly. Se integroituu yrityksesi suosituimpiin sovelluksiin, joten tarvitsemasi tieto on aina ulottuvillasi. Voit dokumentoida tietoa nopeammin kuin koskaan Gurun AI-kirjoitusassistentin avulla, pitää sen ajan tasalla vahvistusprosessimme avulla, ja löytää tietoa nopeasti riippumatta siitä, missä se on tallennettuna meidän on-demand demo video to learn more!

‍

2. MediaWiki

Here is the most popular open-source wiki software out there. Se on ihanteellinen kenelle tahansa, joka hallinnoi suuria määriä sisältöä, jota monet ihmiset tarvitsevat. It does, however, require slightly more technical knowledge to get up and running. Silti MediaWiki on yksi luotetuimmista wikeistä ja se on täysin ilmainen. 

‍

3. DokuWiki

DokuWiki is simple and effective. Se on avoimen lähdekoodin wiki-malli, jolla on tuhansia osallistujia ja ei rajoitusta tallennettavien sivujen määrälle. Sisäänrakennettu todennus tekee siitä sopivan suurille yrityksille, jotka yrittävät saada paljon tärkeitä tietoja työntekijöilleen tai asiakkailleen nopeasti, ja se on ilmainen. 

‍

4. Confluence

Confluence is one of the most popular kinds of wiki software used in the technical space. It syncs with Jira, the project management software, to make creating and updating content easy. Confluence requires precise keyword searches to find content and is free for up to 10 users. 

‍

5. Tettra

Tettra works well for teams with little or no technical knowledge. Asetus, ylläpito ja käyttö ovat intuitiivisia – se integroidaan myös työkaluihin, joita jo käytät. Teams across an entire organization are able to organize their knowledge in a way that makes the most sense for them. 

‍

6. Notion

Notion is a highly-customizable wiki software that allows both remote and in-person teams to collaborate more effectively. Due to its flexible design, learning how to use Notion well can be a steep learning curve and tends to be challenging for large teams to use. Notion is free for individual use. 

‍

7. Slite

Slite is designed for teams that work remotely. Multiple people can edit documents at the same time and each document can include quotes, charts, graphics, and more. Jokainen käyttäjä avaa päivän “Catch-up” -näytöllä, joka tallentaa uutta tietoa, joka voisi olla relevanttia heidän roolilleen. Se on ilmaista jopa 50 asiakirjalle. 

‍

8. Nuclino

Sujuvan ja intuitiivisen suunnittelunsa ansiosta Nuclino on wiki-ohjelmisto, joka on ihanteellinen ei-teknisille käyttäjille. Askel askeleelta oppiminen on helppoa. Sitä voidaan käyttää ainoastaan yrityksen wikiin tai projekteja hallitsemaan, ideoita jakamaan ja muuhun. Nuclino on ilmainen jopa 50 tuotteelle. 

‍

9. Slab

Slab on intuitiivinen tietämyksen hallinnan wiki-ohjelmisto, joka on ihanteellinen tiimeille, jotka haluavat helpon asennuksen. Se sisältää tietoanalytiikkaa, joten moderaattorit voivat helposti nähdä, mikä tieto on suosituin. Slab on ilmainen jopa 10 käyttäjälle. 

‍

10. Document360

Document360 on intuitiivinen WYSIWYG-editori, joka kutsuu yhteistyöhön ja tiedon jakamiseen. Se integroituu hyvin useimpiin sovelluksiin ja tarjoaa analytiikkaa, joka antaa sinun nähdä, mikä tieto on arvostetuin. 

11. Wiki.js

Wiki.js on avoimen lähdekoodin ja sitä voidaan käyttää missä tahansa alustalla julkisessa, yksityisessä tai molemmissa medioissa. Toisena ilmaisena vaihtoehtona tämä mahdollistaa sinun luoda ja tallentaa tietoa täysin muokattavassa sisältömuodossa. Analytiikka on myös saatavilla. Wiki.js on vähemmän ihanteellinen niille, joilla on vähän tai ei ollenkaan teknistä kokemusta tai tietoa. 

Mikä on paras wiki-ohjelmisto tiimillesi?

Kuten voit nähdä tästä listasta, on olemassa paljon erinomaisia wikipohjaisia ohjelmistoja, jokaisella on omat ainutlaatuiset kykynsä ja arvotarjouksensa.

Jokaisen yrityksen vaatimukset ovat erilaiset, mutta markkinoiden vaihtoehtoja arvioidessa on muutamia keskeisiä tekijöitä, joihin kannattaa kiinnittää huomiota. Valitsemasi wikin tulisi olla helppokäyttöinen, saatavilla työntekijöiden työnkuluissa ja kyettävä integroitumaan yrityksesi suosituimpien sovellusten kanssa. Sen pitäisi myös hyödyntää uusinta AI-teknologiaa. Pitäkää nämä ydinkyvyt mielessä tutkiessanne aihetta. Äläkä unohda lopullista tavoitetta: tarjota tiimeillesi yhtenäinen luotettavan yritysinformaation lähde, jotta he voivat tehdä parasta työtään.