At dele viden på tværs af afdelinger er livsnerven i enhver succesfuld virksomhed. Hvordan kan teams samarbejde effektivt uden en måde at let kunne udveksle information? Wiki-software tilbyder en enkel måde at skabe, organisere og dele viden på tværs af virksomheden. Men hvad er den bedste wiki-software? Det er det, vi skal dække i denne  guide.

Hvad er wiki-software?

En wiki er en centraliseret, web-baseret platform som gør det muligt for medarbejdere at få nem adgang til og dokumentere information. Kort sagt er det en enkelt kilde til sandhed for pålidelige oplysninger. Ideelt set vil din wiki integrere i dine eksisterende arbejdsgange gennem browserudvidelser, så medarbejdere kan hente indhold uden at skifte faner. Her er nogle eksempler på indhold, du kan finde i en intern virksomhedswiki:

• Nye produktfunktioner eller procesopdateringer
• HR-politikker omkring ferie
• Skabeloner til projektstyring
• Lokale hotspots til teamluncher

Eksterne wikis fungerer lidt anderledes end interne wikis. De inkluderer ofte produktmanualer til slutbrugere. Selvom de stadig fungerer som et autoritativt informationshub, indeholder offentlige wikis indhold, der er tilpasset specifikt til kunder, partnere og andre eksterne interessenter.

Typer af wiki-software

Hostet

En hosted wiki inkluderer SaaS-værktøjer, der ikke kræver intern udvikler-ressourcer. Sikkerhed og softwarevedligeholdelse af en hostet wiki håndteres af hostingfirmaet. Der er normalt mindre fleksibilitet med layoutet af wiki'en, men mindre arbejde kræves for at administrere wiki'en selv, så du kan bruge mere tid på at fokusere på indholdet, der er i den.

Selv-hostet

Selv-hostet wiki-software (f.eks. MediaWiki) er open-source og kræver løbende udviklerinvolvering for at opretholde sikkerheden og organisationen af platformen. Normalt er selv-hostet wiki-software mere tilpasselig for hver unik bruger, men fangsten er, at de normalt kræver meget mere arbejde at vedligeholde.

Hvorfor bruge wiki-software?

Centraliser virksomhedsinformation

At søge gennem utallige kilder for at finde et enkelt stykke information er en velkendt tidsrøver for de fleste af os. Ifølge McKinsey, mister medarbejdere timer hver uge på at indsamle og søge efter information. Denne tid kunne være bedre brugt til at samarbejde med kolleger og kreativt løse problemer. Wiki-software centraliserer alle firmainformationer i en enkelt kilde til sandhed, så alle ved præcis, hvor de skal finde pålidelige og relevante oplysninger. 

Afslut informationsoverbelastning

Bite-sized stykker viden er navnet på spillet, når man kommunikerer vigtig information på tværs af en hel organisation. For mange stykker langvarigt indhold lægger en byrde på medarbejdere for at læse og huske mere, end de realistisk kan beholde. Når medarbejdere får bite-sized information og de kan få adgang til det igen, når de har brug for det, bliver informationsoverbelastning en ting fra fortiden. 

Giv alle den information, de har brug for, for at udmærke sig i deres job

Alle vil gerne føle, at de er rustet med de oplysninger, de har brug for til at udføre deres arbejde godt. Mangel på de ressourcer, man har brug for for at føle sig støttet i sin rolle, er en af de vigtigste katalysatorer for udbrændthed, som har været stigende. Wiki-software giver alle de oplysninger, de har brug for, når de har brug for at få adgang til dem. De behøver ikke at presse emneeksperter for svar på deres spørgsmål, snarere kan de finde al den viden, de har brug for, lige ved hånden.

Lever en enkelt kilde til sandhed, som dit team faktisk bruger

Uden en wiki som en enkelt kilde til sandhed risikerer du at bruge duplikeret og upålidelig information til at informere beslutninger og processer. Send alle til ét sted for information og sørg for at holde den information opdateret. Det er en enkel løsning, der holder alle på samme side. 

Giv problemfri samarbejde

God intern kommunikation fører til problemfrit samarbejde, hvilket igen fører til glatte og succesfulde virksomhedsdrift. Wiki-software giver alle på virksomheden mulighed for at skabe og redigere information, hvilket gør wiki'en til et hjem for problemfrit samarbejde. Hver fagperson bidrager med deres ekspertise til en enkelt kilde til information, der er tilgængelig for alle. Farvel, informationssiloer! 

Hold virksomhedsinformation opdateret problemfrit

Det bedste wiki-software har et indholdsgodkendelsessystem indbygget. Dette giver skaberen af information mulighed for at indstille en timer for, hvornår de skal gennemgå og genbekræfte den information. Dette sikrer, at virksomhedsinformation forbliver opdateret og relevant, samtidig med at det forhindrer nogen i at referere til upålidelig viden uden at vide det. 

Sikre ekspertbekræftet produktinformation er i hænderne på alle i støtte, salg og marketing

Når der foretages opdateringer til produkter, skal alle være opdateret. Dette inkluderer teknisk support, salg, marketing, produktspecialister og mere. Ifølge PwC vil 17% af forbrugerne forlade et mærke efter blot én dårlig oplevelse. Så det er kritisk, at teams har adgang til pålidelige oplysninger i deres interaktioner med kunder. Lad emneeksperterne dokumentere og verificere deres oplysninger, så alle andre ved, at den viden, de læser, er præcis og pålidelig. 

Giv supportagenter mulighed for at levere verdensklasse kundeservice

Nem adgang til information gavner supportagenter på to måder. For det første giver det dem mulighed for at blive opdateret og give kunderne de oplysninger, der er mest relevante for dem. For det andet giver det hurtig adgang til viden, så supportmedarbejdere kan svare på spørgsmål i realtid, hvilket fjerner forsinkelsen mellem kundens spørgsmål og supports svar.

Hvilke ingredienser har det bedste wiki-software?

Ikke alle wikis er lavet ens. Der er nogle nøgleegenskaber at holde øje med, når man vælger det bedste wiki til dit team. 

Nem at bruge

At tilføje et nyt værktøj til ethvert workflow frygtes af de fleste medarbejdere - det er bare endnu en ting at lære oven i daglige opgaver. Wiki-software bør løse problemer, ikke skabe yderligere hovedpine. Det bør have et intuitivt design og indholdsstruktur, der fremmer nem skabelse af indhold.  

Søgbarhed

Ingen har tid til at komme op med præcise søgeord for at finde den rigtige information. En wiki skal have smart søgefunktionalitet, der gør det muligt at give resultater relateret til din søgning og ikke er afhængig af præcise søgeord. God wiki-software kræver ikke flere søgninger for at finde svar. 

Videnbase 

Fremragende wiki-software fungerer som en videnbase for al vigtig information. Det kan være internt eller eksternt rettet og videreformidle oplysninger til det pågældende publikum. Det bør fungere som en pålidelig kilde til viden, som læsere kan stole på at bruge regelmæssigt, og være det første sted, folk tænker på at besøge, når de søger efter et svar. 

Integrationer 

Dit wiki-software bør integrere i dit eksisterende arbejdsflow gennem browserudvidelser. Dette fjerner behovet for at navigere væk fra dit arbejdsflow for at søge information og i stedet bringe den information ind i dit arbejdsflow. Den skal give dig mulighed for at finde de oplysninger, du har brug for, uden at forlade den app, du arbejder i.

Læringsfunktioner

Det bør kunne imødekomme sin bruger. Baseret på din rolle eller de oplysninger, du historisk har refereret til, skal en wiki foreslå indhold, der er relevant for din rolle. For yderligere support bør wiki-software også have et hjælpecenter eller guideserie, hvor dokumentationen er let tilgængelig. 

Tilpasning 

Der findes generelt ikke en one-size-fits-all model for wiki-software. Uanset om du gemmer intern viden eller bygger en ekstern videnbase, skal du kunne tilpasse information på en måde, der fungerer godt for din virksomhed. Start med den leverede ramme, men udnyt fleksibiliteten, som wiki'en bør tilbyde.

Analyse 

De bedste wikis har analyser indbygget, hvor du kan se, hvilket indhold der får mest opmærksomhed, eller hvad der søges efter regelmæssigt. Dette kan hjælpe dig med at spotte huller i din virksomhedsviden samt se, hvilken information der har vist sig at være mest nyttig for medarbejdere.

De bedste wiki-softwareværktøjer & eksempler

 1. Guru

Hos Guru praktiserer vi det, vi prædiker, når det kommer til fremragende wiki-software. Vores moderne wiki er AI-drevet, hvilket gør det muligt at indfange information uden problemer og finde pålidelige svar øjeblikkeligt. Den integreres med virksomhedens mest populære apps, så de oplysninger, du har brug for, altid er lige ved hånden. Du kan dokumentere viden hurtigere end nogensinde med Gurus AI skriveassistent, holde det opdateret med vores verifikationsarbejdsgang og hurtigt finde oplysninger, uanset hvor de er gemt, med vores on-demand demo video for at lære mere!

‍

2. MediaWiki

Her er den mest populære open-source wiki-software derude. Det er ideelt for alle, der håndterer store mængder indhold, der skal tilgås af mange mennesker. Det kræver dog lidt mere teknisk viden for at komme i gang. Alligevel er MediaWiki en af de mest betroede wikis, og den er helt gratis. 

‍

3. DokuWiki

DokuWiki er simpel og effektiv. Det er et open-source wiki-layout, der har tusinder af bidragydere og ingen grænse for antallet af sider, du kan gemme. Indbygget autentificering gør det egnet til store virksomheder, der forsøger at få meget vigtig information hurtigt ud til deres medarbejdere eller kunder, og det er gratis. 

‍

4. Confluence

Confluence er en af de mest populære typer wiki-software, der bruges i det tekniske område. Det synkroniseres med Jira, projektstyringssoftwaren, for at gøre oprettelse og opdatering af indhold let. Confluence kræver præcise søgninger for at finde indhold og er gratis for op til 10 brugere. 

‍

5. Tettra

Tettra fungerer godt for teams med lidt eller ingen teknisk viden. Opsætning, vedligeholdelse og brug er intuitiv - det integreres også med de værktøjer, du allerede arbejder i. Teams på tværs af hele organisationen kan organisere deres viden på en måde, der giver mest mening for dem. 

‍

6. Notion

Notion er en meget tilpasselig wiki-software, der giver både fjerndeltagende og lokale teams mulighed for at samarbejde mere effektivt. På grund af sit fleksible design kan det være en stejl læringskurve at lære at bruge Notion godt og kan være udfordrende for store teams at bruge. Notion er gratis til individuel brug. 

‍

7. Slite

Slite er designet til teams, der arbejder eksternt. Flere personer kan redigere dokumenter på samme tid, og hvert dokument kan indeholde citater, diagrammer, grafik og mere. Hver bruger åbner dagen med en “Catch-up” skærm, der fanger ny information, som kunne være relevant for deres rolle. Det er gratis for op til 50 dokumenter. 

‍

8. Nuclino

På grund af sit glatte og intuitive design er Nuclino en wiki-software, der er ideel til ikke-tekniske brugere. Layoutet er let at lære. Det kan udelukkende bruges som en virksomheds-wiki eller bruges til at administrere projekter, dele idéer og mere. Nuclino er gratis for op til 50 emner. 

‍

9. Slab

Slab er en intuitiv vidensstyrings-wiki-software, der er ideel til teams, der ønsker en nem opsætning. Det leveres med dataanalyse, så moderatorer nemt kan se, hvilken information der er mest populær. Slab er gratis for op til 10 brugere. 

‍

10. Document360

Document360 er en intuitiv WYSIWYG-editor, der inviterer til samarbejde og vidensdeling. Det integreres godt med de fleste apps og tilbyder analyser, der gør det muligt for dig at se, hvilken information der er mest værdsat. 

11. Wiki.js

Wiki.js er open-source og kan bruges på enhver platform i et offentligt, privat eller begge medier. Som en anden gratis mulighed tillader denne dig at oprette og gemme information i et fuldt tilpasset indhold-layout. Analyser er også tilgængelige. Wiki.js er mindre ideel for dem med lidt eller ingen teknisk erfaring eller viden. 

Hvad er den bedste wiki-software til dit team?

Som du kan se fra denne liste, er der mange fremragende wikis derude, hver med sine unikke evner og værditilbud.

Hver virksomheds krav vil være forskellige, men der er et par nøgleingredienser, man skal holde øje med, når man evaluerer mulighederne på markedet. Den wiki, du vælger, skal være nem at bruge, tilgængelig i medarbejdernes arbejdsgange, og i stand til at integrere med virksomhedens mest populære apps. Det bør også udnytte den nyeste AI-teknologi. Hold disse kernefunktioner i mente, mens du udfører din forskning. Og glem ikke det endelige mål: at give dine teams en enkelt kilde til viden om pålidelig virksomhedsoplysninger, så de kan gøre deres bedste arbejde.