Una base de conocimiento AI puede ayudar significativamente a tu equipo de soporte a crear mejores experiencias para el cliente. Sin embargo, solo puede funcionar si eliges el software adecuado, con lo que esta guía te ayudará. 

La inteligencia artificial (IA) ha llegado para quedarse — y también las bases de conocimiento basadas en IA. 

Según un informe reciente, el mercado global para sistemas de gestión del conocimiento crece cada día y se proyecta que alcanzará los $2.1 trillones para 2030. 

¿En traducción? Cada vez más empresas utilizarán bases de conocimiento AI para generar contenido relevante y tener acceso a información precisa. Pero no puedes hacerlo sin la herramienta adecuada a tu lado.

¿Cómo puedes asegurarte de tomar la mejor decisión? Todo está en esta guía. 

Escucha para aprender más sobre qué es una base de conocimiento AI, los pasos que debes seguir para seleccionar el software y las diez mejores opciones disponibles en el mercado. 

¿Qué es una Base de Conocimiento AI?

Una base de conocimiento AI es un sistema centralizado que almacena, organiza y gestiona los datos y la información de la empresa utilizando inteligencia artificial y algoritmos de aprendizaje automático.

Dado que es más dinámica que las bases de conocimiento tradicionales, puede responder a las consultas de los clientes más rápidamente proporcionando información precisa y relevante al usuario. 

Como resultado, las bases de conocimiento de AI aumentan la satisfacción del cliente al permitir que los usuarios encuentren la respuesta sin intervención humana y utilizando chatbots u otros asistentes de IA. 

Las bases de conocimiento de AI pueden tomar muchas formas:

• Preguntas frecuentes (FAQ)
• PDFs
• Documentos de Word
• Hojas de cálculo
• Portales web
• Centros de ayuda

Pero hablaremos más sobre los tipos de bases de conocimiento en la siguiente sección…

¿Cuáles son los diferentes tipos de contenido de bases de conocimiento AI?

En general, las bases de conocimiento AI caen en una de estas tres categorías: 

• Estructurada: Este tipo de base de conocimiento AI trabaja con información que puedes organizar y formatear, como preguntas frecuentes, manuales de usuario, artículos y guías de resolución de problemas. Dado que estructura la información de manera jerárquica, cuando las personas buscan información, la base de conocimiento proporcionará el dato más relevante. 
• No estructurada: Lo opuesto a estructurada, este tipo de base de conocimiento no organiza la información en categorías y campos específicos. Y los datos carecen de una estructura predefinida. Piensa en correos electrónicos de clientes, discusiones en foros, transcripciones de chat, interacciones en redes sociales, etc. Sin embargo, una buena base de conocimiento AI puede extraer información valiosa de estos datos y darle buen uso. 
• Automatizada: Aquí, los algoritmos de AI generan contenido específico para el usuario y respuestas instantáneas en tiempo real a través de chatbots u otros modelos de AI. También está aprendiendo constantemente, lo que significa que actualiza y refina el contenido basado en análisis de datos e interacciones con los usuarios. Además, identifica preguntas comunes y descubre posibles vacíos de conocimiento. 

Conocer la diferencia entre los tres te ayudará a seleccionar el correcto. Sin embargo, antes de entrar en eso, hablemos sobre cómo funciona una base de conocimiento AI. 

¿Cómo funciona una Base de Conocimiento AI?

Típicamente, una base de conocimiento tradicional organiza y actualiza tu contenido manualmente; también tendrás que estructurar tu contenido basado en palabras clave y categorías para recuperar la información relevante.

Una base de conocimiento AI es muy similar a eso — pero mucho mejor. 

En traducción, automatiza la gestión del conocimiento utilizando dos componentes clave: 

• Procesamiento de lenguaje natural (NLP): Esta tecnología puede interpretar el lenguaje humano y entender el contexto de la consulta, sea texto o discurso. 
• Aprendizaje automático: La base de conocimiento AI utiliza algoritmos de ML para hacer predicciones, identificar patrones y refinar los resultados de búsqueda. Básicamente, aprende de las entradas de datos y de las interacciones con los usuarios, lo que mejora tu toma de decisiones. 

Ambas tecnologías mejoran el rendimiento de tu base de conocimiento y la hacen mejor. 

¿Cómo? 

Interactuando con tus usuarios. Cada vez que alguien hace una pregunta o quiere encontrar algo, la base de conocimiento AI aprende de la interacción, la retroalimentación o las sutilezas del lenguaje. 

Como resultado, es capaz de mejorar y proporcionar respuestas aún más precisas, relevantes y útiles en el futuro. 

¿Pero hay beneficios en tiempos de respuesta más rápidos? Veamos. 

¿Cuáles son los beneficios de usar una base de conocimiento impulsada por IA?

Hay muchos beneficios al emplear el poder de la IA en el comercio. 

Por ejemplo, 9 de 10 organizaciones creen que la IA les da una ventaja competitiva sobre sus rivales. Pero hace más que eso. Veamos las principales ventajas de usar bases de conocimiento AI: 

• Permite el autoservicio del cliente: El beneficio más importante de una base de conocimiento AI es que mejora las interacciones con los clientes y asegura que tengan una experiencia consistente. Sin embargo, solo es posible si tus clientes pueden acceder rápidamente a información relevante por su cuenta y obtener sugerencias relevantes. 
• Mejora el descubrimiento del conocimiento: La IA hace que encontrar la información correcta sea muy fácil. Entiende lo que los usuarios están buscando y puede proporcionar rápidamente el artículo más relevante, guía, etc. 
• Aumenta la calidad del contenido: La IA puede llenar los vacíos de conocimiento, lo que significa que detecta lo que falta en tu base de datos y sugiere crear contenido, como artículos de base de conocimiento, para un tema determinado. Además, puede detectar contenido desactualizado para que puedas crear nuevo contenido basado en la retroalimentación de los usuarios. 
• Reduce los costos operativos: Con una base de conocimiento AI, reduces tus gastos ya que tus clientes están satisfechos con tu soporte al cliente sin tener que molestar a un agente de servicio al cliente. Menos tickets significan más agentes disponibles. 
• Acelera la incorporación y formación: Incorporar a nuevos empleados será mil veces más fácil con una base de conocimiento AI. Almacena toda la información de la empresa en un solo lugar, por lo que tus nuevos empleados tienen acceso a todos los recursos siempre que los necesiten, lo que acelera el proceso de formación. 

En general, las bases de conocimiento impulsadas por IA son importantes porque te dan una ventaja sobre tus competidores, te ayudan a comprender mejor a tus usuarios y llevan tu soporte al cliente a niveles más altos. 

En este punto, puede que estés interesado en ver tus opciones de base de conocimiento AI. 

Lo cual es genial, porque podemos mostrarlas en la siguiente sección. 

10 Mejores Bases de Conocimiento AI a Considerar

Probablemente esta sea la parte que más te emociona. ¡Lo entendemos! 

El éxito de tu negocio depende de tu elección. ¿Tomarás la correcta? ¿O probarás algunas opciones antes de decidir?

Hagámoslo más fácil revisando nuestras diez mejores opciones. 

1. Guru

Guru es tres cosas a la vez: un wiki, un centro intranet y una base de conocimiento. Su propósito principal es centralizar tu información esencial utilizando el poder de la IA — y agilizar el intercambio de archivos y datos. 

¿Cómo funciona Guru? Toma todo el conocimiento colectivo de tu empresa y crea una única fuente de verdad. Cuando tu equipo necesita algo, solo tiene que preguntar a la IA y esta traerá respuestas relevantes y oportunas sin que tengan que cambiar de herramientas. 

Además, Guru conecta todos tus flujos de trabajo y sistemas existentes a través de integraciones robustas, como Slack, Google Drive, Box y GitHub — lo que sea, Guru lo tiene. 

Pero pensamos que este video bajo demanda explicará por qué Guru es mejor. 

“Guru lo hace más fácil para todos en la empresa acceder al conocimiento centralizado,” es como lo expresa un usuario satisfecho.

2. Slite

Slite es una base de conocimiento impulsada por IA que proporciona una única fuente de verdad para todo el conocimiento de tu empresa. Y ayuda a tus equipos a obtener las respuestas que necesitan cuando las necesitan.

Fuente: G2

“Tener todo en un solo lugar es un gran punto de partida [para] cualquier sistema de documentación, pero poder buscar con la función Preguntar ha sido un sueño.” 

Slite también tiene un editor flexible con muchas opciones de formato, como video, enlace, emoji, archivo adjunto y citas. Con esta herramienta, puedes expresar tus ideas más fácilmente y con claridad. 

3. Tettra

Tettra es un sistema de base de conocimiento AI que ofrece un repositorio organizado de información para tu conocimiento externo o interno disperso.

Lo que les gusta a las personas de Tettra es su interfaz amigable: “Las funciones y el diseño no son complicados, lo que permite a todos los miembros del equipo familiarizarse con Tettra bastante rápido.” 

Fuente: G2

En resumen, Tettra puede responder a las preguntas repetitivas de tu equipo en Slack, Microsoft Teams y más. Lo que significa que puedes incorporar a nuevos empleados más rápido. Tettra también tiene una funcionalidad de búsqueda avanzada que proporciona respuestas instantáneas en segundos a cualquier consulta del usuario. 

4. Korra

Korra es un motor de búsqueda y una plataforma de descubrimiento impulsada por IA que utiliza procesamiento de lenguaje natural para dar respuestas directas a los resultados de búsqueda.

Fuente: Capterra

Korra es una solución SaaS de principio a fin con capacidades avanzadas de búsqueda y automatización. Puedes buscar sin esfuerzo tus archivos en cualquier formato a través de la funcionalidad avanzada de NLP. Y obtener información relevante obtenida solo de tu propio contenido. 

“La facilidad de configuración para crear una herramienta de búsqueda en vivo es fantástica. En menos de 10 minutos, estaba en funcionamiento con una serie de contenido en video, PDF y documentos.”

5. Capacidad

Capacity ofrece una base de conocimientos de IA segura que automatiza el soporte al cliente con un portal de autoservicio. 

Fuente: G2

“Si buscas un HelpDesk que pueda ser intuitivo Y fácil de usar con Capacity es tu mejor opción. [...] El equipo de Capacity también es muy amable para ayudar cuando es necesario.” 

Capacity permite un mejor intercambio de conocimientos al almacenar toda tu información en un repositorio centralizado. Esta herramienta también tiene un generador de consultas automatizado que proporciona una cobertura de preguntas expansiva rápidamente, permitiendo que tu equipo haga mejor su trabajo. 

6. Starmind

Starmind proporciona un directorio de expertos en tiempo real impulsado por IA para empresas de todos los tamaños.

¿Qué hace, exactamente? Analiza los millones de puntos de datos que tus equipos crean a diario, aprende quién sabe qué sobre qué tema y quién puede resolver el problema mejor. 

Fuente: G2

“Pero la mejor parte es, es realmente bueno cuando eres un recién llegado en la empresa o si estás en [a] nueva posición y quieres saber más información sobre tu negocio.” 

Este sistema de IA también tiene StarGPT, una IA generativa con verificación de expertos integrada que permite a las empresas tomar mejores decisiones basadas en datos y optimizar sus operaciones. 

7. Genesys

Genesys es una solución de centro de contacto de confianza adecuada para pequeñas, medianas y grandes empresas.

Fuente: G2

Con esta herramienta de IA, puedes ofrecer experiencias personalizadas que deleiten a tus clientes, sin importar dónde estén. También simplifica la forma en que te conectas e interactúas con tus clientes, automatizando sus recorridos y analizando datos para crear los mejores resultados. 

“Todo funciona a la perfección y las empresas pueden hacer su trabajo en lugar de preocuparse por si las llamadas funcionan o no, desconexiones frecuentes, etc.” 

8. Document360

Document360, una base de conocimientos nativa de IA, ayuda a las organizaciones a crear bases de conocimiento, documentación de API, manuales de usuario, wikis, etc.

Fuente: G2

“La interfaz de usuario es intuitiva, simplificando el proceso para que mi equipo cree y gestione contenido de manera eficiente. La funcionalidad de búsqueda destaca por su capacidad de sacar rápidamente lo que estamos buscando, sin importar nuestro volumen de contenido.” La funcionalidad de búsqueda se destaca por su capacidad de hacer emerger rápidamente lo que estamos buscando, independientemente de nuestro volumen de contenido.” 

En resumen, esta herramienta simplifica la colaboración a través de un panel visualmente atractivo e intuitivo que ofrece una vista completa de la información de tu empresa. También tiene análisis avanzados que se adentran en la esencia de esto y ofrecen información sobre el comportamiento del cliente, patrones de interacción, etc. 

9. Zendesk

Zendesk es una plataforma de servicio al cliente en el fondo. Pero también ofrece software de base de conocimiento que ayuda a los agentes de soporte a gestionar contenido directamente desde un lugar centralizado. 

Fuente: G2

“Me gusta cómo integra correo electrónico, chat, teléfono, redes sociales y opciones de autoservicio en un espacio de trabajo unificado para agentes. También tiene potentes características como automatización, informes y análisis que me ayudan a optimizar mis flujos de trabajo.” 

Con Zendesk, puedes construir, revisar, aprobar y publicar flujos de trabajo con bloques de contenido (texto, imágenes y videos). Se actualizan automáticamente, por lo que cualquier cambio que realices aparecerá al instante. 

10. Bloomfire

Bloomfire es un software de gestión del conocimiento basado en IA que es fácilmente personalizable y capaz de adaptarse a las necesidades de cada empresa. 

Este centro de información seguro y buscable ayuda a los equipos a encontrar información relevante de manera mejor y más rápida, y elimina preguntas repetitivas, interminables hilos de correo electrónico y constantes interrupciones. 

Fuente: G2

“Me gusta mucho su muy buena capacidad de búsqueda que permite a los usuarios buscar palabras clave específicas dentro de los artículos sin entrar completamente en la página.” 

Independientemente de la ubicación o el rol, cada empleado puede encontrar y acceder rápidamente al contenido, empoderando a tus equipos y departamentos para colaborar mejor y siempre mantenerse informados. 

Cómo Elegir Software de Base de Conocimiento de IA

¿Sabías que aproximadamente 4 de cada 10 organizaciones tienen planes de usar IA en el futuro? No es de extrañar, ya que como hemos visto anteriormente, la IA tiene el potencial de automatizar todas las tareas aburridas y manuales del día laboral. Y mejorar la forma en que las empresas gestionan sus operaciones. 

Pero, ¿cómo eliges el software de base de conocimiento de IA adecuado? ¡Super fácil! Siguiendo esta guía paso a paso. 

1. Considera sus características

Probablemente pienses, “Bueno, una base de conocimiento de IA debería tener solo inteligencia artificial.” ¿Cierto?” 

No estás del todo equivocado. Pero la solución que elijas debería ofrecer más que una búsqueda de IA elegante. 

Una buena base de conocimiento de IA debería tener otras tecnologías integradas, como aprendizaje automático y NLP. De este modo, podrás responder mejor a las consultas de los usuarios, llenar vacíos de conocimiento y aumentar la satisfacción del cliente. 

Además, debería tener una forma de gestionar el conocimiento y organizarlo de manera jerárquica. Facilita la recuperación de información cuando alguien realiza una consulta de búsqueda. 

Pero podemos charlar más sobre las características más tarde — ¡mantente atento! 

2. Considera sus integraciones

Las integraciones son un aspecto súper importante de una base de conocimiento de IA. ¿Por qué? 

Porque la integración con tus herramientas y flujos de trabajo existentes mejorará tu productividad y colaboración generales. Pero también mejorará el flujo de datos. 

Esto significa que dejarás de cambiar constantemente entre aplicaciones y interrumpir tu flujo. A través de integraciones, obtendrás las respuestas que necesitas directamente en la herramienta que estás utilizando actualmente.

Guru, por ejemplo, puede integrarse con la mayoría de las herramientas más utilizadas en el mercado. 

Tiene integraciones de búsqueda con aplicaciones como Slack, Microsoft Teams y Dropbox. Pero también puede integrarse con herramientas para simplificar tus flujos de trabajo, como Workday, Rippling, Salesforce y Asana. 

Eso no es todo — Guru también se integra con tus sistemas de información de recursos humanos como BambooHR, Sage y HiBob. 

3. Busca seguridad y privacidad

Una base de conocimiento de IA maneja información sensible. Naturalmente, debería tener protecciones de seguridad y privacidad que impidan ataques cibernéticos no deseados u otros incidentes. 

Estas mejores prácticas de seguridad pueden involucrar cifrados de datos, permisos y controles de acceso, pero también el cumplimiento de estándares de la industria, como GDPR o HIPAA.

Al evaluar a ciertos proveedores, pregunta sobre cómo planean mantener tus datos seguros. Si no tienen tales planes en marcha, sigue adelante. De lo contrario, arriesgas arruinar tu reputación. 

4. Considera la usabilidad de la solución

Si el sistema de base de conocimiento de IA es demasiado difícil de entender, te va a obstaculizar. 

Imagina intentar simplificar la vida de tus trabajadores, pero en su lugar, solo los haces más complicados porque simplemente no pueden entender lo que están haciendo. Por otro lado, pueden entenderlo bien, pero les lleva demasiado tiempo llegar allí, costándote un tiempo precioso que podría haberse gastado mejor en otro lugar. 

En conclusión, búsqueda de una herramienta con una interfaz fácil de usar e intuitiva que las personas puedan aprender y usar fácilmente. Esto te ayudará a crear una práctica de soporte al cliente más efectiva. 

5. Asegúrate de que la solución sea escalable

Lo último que necesitas hacer es asegurarte de que la solución de base de conocimiento de IA escale con tu empresa. La herramienta que elijas debe manejar grandes volúmenes de datos como un profesional a medida que tu organización crezca. 

Escalabilidad significa que la herramienta necesita adaptarse a tus necesidades en evolución, ya sea manejando datos más complejos, acomodando a una audiencia más grande o integrándose con otras herramientas. 

Y debe hacerlo sin comprometer el rendimiento o los tiempos de respuesta. 

***

Mencionamos las características un poco antes; ahora es el momento de profundizar más en ellas. 

¿Qué características debes buscar en el software de conocimiento de IA?

Hay algunas características que el software de base de conocimiento de IA debe incluir, tales como: 

• Capacidades de NLP: Tu base de conocimiento de IA debería poder interpretar y entender las consultas de los usuarios. Esto significa que necesita extraer significado del texto fácilmente y apoyar tareas lingüísticas avanzadas, como análisis de sentimientos y búsqueda semántica.
• Búsqueda avanzada: Busca herramientas que tengan un motor de búsqueda eficiente que recupere información fácilmente y entienda las consultas de los usuarios. Por ejemplo, debería tener características como búsqueda contextual, coincidencia de palabras clave y clasificación de relevancia. 
• Algoritmos de aprendizaje automático: Al usar ML, tu software de base de conocimiento de IA puede identificar patrones y generar recomendaciones que mejoren la precisión y relevancia generales del modelo de IA. 
• Comentarios de usuarios: Para ayudar a la IA a mejorar sus sugerencias, la herramienta debería tener una forma de recopilar impresiones de los usuarios y rastrear interacciones. Como resultado, mejoras el rendimiento de la base de conocimiento de IA y la mantienes actualizada.
• Estructuración de datos: Intenta encontrar soluciones que tengan formas de estructurar, etiquetar y categorizar tus datos, preferiblemente de manera lógica y jerárquica. Facilita encontrar información relevante. 

¡A ti!

Entonces, tenemos que preguntar: ¿qué base de conocimiento de IA vas a elegir? 

Hay tantas buenas opciones que es imposible decidirse por una. Sin embargo, esperamos que esta guía te ayude a que el proceso de selección sea más fácil de manejar. 

Y, bueno, crucemos los dedos para que elijas Guru.🤞

Porque es suuuch una buena solución. Reemplaza la wiki de tu empresa con una plataforma de conocimiento impulsada por IA que recoge tu conocimiento acumulado en una única fuente confiable de verdad. ¡Cada vez que necesites información, puedes sacarla así de fácil! 

Entonces, ¿qué dices? ¿Quieres probar Guru? Entonces regístrate aquí gratis.

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