An AI knowledge base can significantly aid your support team in creating better customer experiences. However, it can only work if you choose the right software, which this guide will help you with. 

Artificial intelligence (AI) is here to stay — and so are AI-based knowledge bases. 

According to a recent report, the global marketplace for knowledge management systems grows every day and is projected to reach $2.1 trillion by 2030. 

In translation? More and more companies will use AI knowledge bases to generate relevant content and have access to accurate information. But you can’t do it without the right tool by your side.

How can you ensure you make the best decision? It’s all in this guide. 

Tune in to learn more about what an AI knowledge base is, the steps you should take to select the software, and the top ten options available on the market. 

What is an AI Knowledge Base?

An AI knowledge base is a centralized system that stores, organizes, and manages company data and information using artificial intelligence and machine learning algorithms.

Since it’s more dynamic than traditional knowledge bases, it can respond to customer queries faster by providing accurate and relevant information to the user. 

As a result, AI knowledge bases increase customer satisfaction by enabling users to find the answer without human intervention and by using chatbots or other AI assistants. 

AI knowledge bases can take many forms:

• FAQs (frequently asked questions)
• PDFs
• Word documents
• Spreadsheets
• Web portals
• Help centers

But we’ll talk more about the types of knowledge bases in the next section…

What are the different types of AI knowledge base content?

In general, AI knowledge bases fall into one of these three categories: 

• Structured: This type of AI knowledge base plays with information that you can organize and format, such as FAQs, user manuals, articles, and troubleshooting guides. Since it structures the information in a hierarchical way, when people search for information, the knowledge base will provide the most relevant piece of data. 
• Unstructured: The opposite of structured, this type of knowledge base doesn’t organize information into specific categories and fields. And the data lacks a predefined structure. Think of customer emails, forum discussions, chat transcripts, social media interactions, etc. However, a good AI knowledge base can extract valuable insight from this data and put it to good use. 
• Automated: Here, AI algorithms generate user-specific content and instant responses in real time via chatbots or other AI models. It’s also constantly learning, meaning that it updates and refines the content based on data analysis and user interactions. Moreover, it identifies common questions and uncovers potential knowledge gaps. 

Knowing the difference between the three will help you select the right one. However, before we get into that, let’s talk about how an AI knowledge base works. 

How Does an AI Knowledge Base Work?

Typically, a traditional knowledge base organizes and updates your content manually; you’ll also have to structure your content based on keywords and categories to retrieve the relevant information.

An AI knowledge base is just like that — but so much better. 

In translation, it automates knowledge management by using two key components: 

• Natural language processing (NLP): This technology can interpret human language and understand the context of the inquiry, whether text or speech. 
• Machine learning: The AI knowledge base uses ML algorithms to make predictions, identify patterns, and refine search results. Basically, it learns from data inputs and user interactions, which improves your decision-making. 

Both these technologies enhance your knowledge base’s performance and make it better. 

How? 

By interacting with your users. Whenever someone asks a question or wants to find something, the AI knowledge base learns from the interaction, feedback, or language nuances. 

As a result, it’s able to improve and provide even more accurate, relevant, and helpful responses in the future. 

But are there any benefits to faster response times? Let’s see. 

What are the Benefits of Using an AI-Powered Knowledge Base?

There are plenty of benefits to employing the power of AI in commerce. 

For instance, 9 in 10 organizations believe that AI gives them a competitive edge over their rivals. But it does more than that. Let’s take a look at the main advantages of using AI knowledge bases: 

• Enables customer self-service: The most important benefit of an AI knowledge base is that it improves customer interactions and makes sure they have a consistent experience. However, it’s only possible if your clients can quickly access relevant information on their own and get relevant suggestions. 
• Improves knowledge discovery: AI makes finding the right piece of info super easy. It understands what the users are searching for and can quickly provide them with the most relevant article, guide, etc. 
• Boosts content quality: AI can fill knowledge gaps, meaning that it detects what’s missing from your database and suggests creating content, such as knowledge base articles, for a certain topic. Moreover, it can detect outdated content so you can create new content based on user feedback. 
• Reduces operational costs: With an AI knowledge base, you reduce your expenses since your clients are satisfied with your customer support without having to trouble a customer services agent. Fewer tickets mean more free agents. 
• Accelerates onboarding and training: Onboarding new employees will be a thousand times easier with an AI knowledge base. It stores all company information in a single place, so your new hires have access to all resources whenever they need them, which speeds up the training process. 

In general, AI-powered knowledge bases are important because they give you an advantage over your competitors, help you understand your users better, and take your customer support to higher levels. 

At this point, you might be interested in seeing your AI knowledge base options. 

Which is great, because we can show them to you in the next section. 

10 Top AI Knowledge Bases to Consider

This is probably the part you’re most excited about. We get it! 

Your business success depends on your choice. Will you make the right one? Or will you test a few options before deciding?

Let’s make it easier by going through our top ten best options. 

1. Guru

Guru is three things at once: a wiki, an intranet hub, and a knowledge base. Its main purpose is to centralize your essential information using the power of AI — and streamline file and data sharing. 

How does Guru work? It takes all of your company’s collective knowledge and creates a single source of truth. When your team needs something, they can just ask the AI and it’ll bring relevant and timely answers without them having to switch tools. 

Plus, Guru connects all your existing workflows and systems through robust integrations, such as Slack, Google Drive, Box, and GitHub — you name it, Guru has it. 

But we think this on-demand video will explain why Guru is better. 

“Guru makes it easier for everyone in the company to access centralized knowledge,” is how one satisfied user puts it.

2. Slite

Slite is an AI-driven knowledge base that provides a single source of truth for all your company knowledge. And it helps your teams get the answers they need when they need them.

“Having everything in one place is a great starting place [for] any documentation system, but being able to search with the Ask feature has been a dream.” 

Slite also has a flexible editor with plenty of formatting options, such as video, link, emoji, attachment, and quotes. With this tool, you can get your ideas across more easily and clearly. 

3. Tettra

Tettra is an AI knowledge base system that offers an organized repository of information for your scattered external or internal knowledge.

What people like about Tettra is its user-friendly UI: “The les fonctions et la mise en page ne sont pas compliquées, permettant à tous les membres de l'équipe de se familiariser assez rapidement avec Tettra.»

En résumé, Tettra peut répondre aux questions répétitives de votre équipe dans Slack, Microsoft Teams, etc. Cela signifie que vous pouvez intégrer les nouvelles recrues plus rapidement. Tettra dispose également d'une fonctionnalité de recherche avancée qui fournit des réponses instantanées en quelques secondes à toutes les requêtes des utilisateurs.

4. Korra

Korra est un moteur de recherche et une plateforme de découverte alimentés par l'IA qui utilise le traitement du langage naturel pour fournir des réponses directes aux résultats de recherche.

Korra est une solution SaaS de bout en bout dotée de fonctionnalités avancées de recherche et d'automatisation. Vous pouvez facilement rechercher vos fichiers dans n'importe quel format grâce à la fonctionnalité NLP avancée. Et obtenez des informations pertinentes provenant uniquement de votre propre contenu.

»La facilité de configuration pour créer un outil de recherche en direct est fantastique. En moins de 10 minutes, j'étais opérationnel avec une série de vidéos, de PDF et de contenus basés sur des documents.»

5. Capacité

Capacity propose une base de connaissances sécurisée basée sur l'IA qui automatise le support client grâce à un portail en libre-service.

»Si vous recherchez un HelpDesk qui peut être intuitif ET facile à utiliser avec Capacity est votre meilleur choix. [...] L'équipe chargée des capacités apporte également son soutien en cas de besoin.»

La capacité permet un meilleur partage des connaissances en stockant toutes vos informations dans un référentiel centralisé. Cet outil dispose également d'un générateur de demandes automatisé qui fournit rapidement une large couverture de questions, permettant à votre équipe de mieux faire son travail.

6. Starmind

Starmind fournit un répertoire d'expertise intelligent et en temps réel alimenté par l'IA pour les entreprises de toutes tailles.

À quoi sert-il exactement ? Il analyse les millions de points de données que vos équipes créent quotidiennement, apprend qui sait quoi sur quel sujet et qui peut le mieux résoudre le problème.

»Mais le meilleur, c'est que c'est vraiment bien quand tu es en première année dans l'entreprise ou si vous êtes dans [a] nouveau poste et souhaitez en savoir plus sur votre entreprise.»

Ce système d'IA intègre également StarGPT, une IA générative avec vérification experte intégrée qui permet aux entreprises de prendre de meilleures décisions fondées sur les données et de rationaliser leurs opérations.

7. Genesys

Genesys est une solution de centre d'appels fiable adaptée aux petites, moyennes et grandes entreprises.

Grâce à cet outil d'intelligence artificielle, vous pouvez proposer des expériences personnalisées qui raviront vos clients, où qu'ils se trouvent. Il simplifie également la façon dont vous vous connectez et interagissez avec vos clients, en automatisant leurs parcours et en analysant les données pour obtenir les meilleurs résultats.

»Tout fonctionne parfaitement et les entreprises peuvent faire leur travail plutôt que de se soucier des appels qui fonctionnent ou non, des interruptions fréquentes d'appels, etc.»

8. Document 360

Document360, une base de connaissances native de l'IA, aide les organisations créer des bases de connaissances, documentation de l'API, manuels d'utilisation, wikis, etc.

»L'interface utilisateur est intuitive, ce qui simplifie le processus permettant à mon équipe de créer et de gérer efficacement du contenu. La fonctionnalité de recherche se distingue par sa capacité à identifier rapidement ce que nous recherchons, quel que soit notre volume de contenu. »

En résumé, cet outil rationalise la collaboration grâce à un tableau de bord visuellement attrayant et intuitif qui offre une vue complète des informations de votre entreprise. Il dispose également d'analyses avancées qui plongent dans le vif du sujet et offrent un aperçu du comportement des clients, des modèles d'engagement, etc.

9. Zendesk

Zendesk est avant tout une plateforme de service client. Mais il propose également un logiciel de base de connaissances qui aide les agents de support à gérer le contenu directement depuis un endroit centralisé.

»J'aime la façon dont il intègre le courrier électronique, le chat, le téléphone, les réseaux sociaux et les options de libre-service dans un espace de travail d'agent unifié. Il possède également de puissantes fonctionnalités telles que l'automatisation, les rapports et les analyses qui m'aident à optimiser mes flux de travail.»

Avec Zendesk, vous pouvez créer, réviser, approuver et publier des flux de travail avec des blocs de contenu (texte, images et vidéos). Ils sont mis à jour automatiquement, de sorte que toute modification que vous apportez apparaîtra instantanément.

10. Feu de fleurs

Bloomfire est basé sur l'IA gestion des connaissances logiciel facilement personnalisable et capable de répondre aux besoins de chaque entreprise.

Ce hub de recherche sécurisé aide les équipes à trouver les informations pertinentes plus efficacement et plus rapidement et supprime les questions répétitives, les fils de discussion interminables et les interruptions constantes.

»J'aime vraiment ça très bonnes capacités de recherche qui permettent aux utilisateurs de rechercher des mots clés spécifiques dans des articles sans entrer complètement dans la page.»

Quels que soient son lieu ou son rôle, chaque employé peut rapidement trouver du contenu et y accéder, ce qui permet à vos équipes et à vos services de mieux collaborer et de toujours rester informés.

Comment choisir un logiciel de base de connaissances sur l'IA

Saviez-vous qu'environ 4 organisations sur 10 envisagent d'utiliser l'IA dans le futur ? Rien d'étonnant : comme nous l'avons vu précédemment, l'IA a le potentiel d'automatiser toutes les tâches manuelles ennuyeuses de la journée de travail. Et améliorez la façon dont les entreprises gèrent leurs opérations.

Mais comment choisir le bon logiciel de base de connaissances sur l'IA ? Super facile ! En suivant ce guide étape par étape.

1. Tenez compte de ses caractéristiques

Vous pensez probablement : »Eh bien, une base de connaissances sur l'IA ne devrait contenir que de l'intelligence artificielle. Droite? »

Tu n'as pas totalement tort. Mais la solution que vous avez choisie devrait offrir bien plus qu'une simple recherche sophistiquée par IA.

Une bonne base de connaissances sur l'IA doit intégrer d'autres technologies, telles que l'apprentissage automatique et la PNL. De cette façon, vous pouvez mieux répondre aux questions des utilisateurs, combler les lacunes en matière de connaissances et améliorer la satisfaction de vos clients.

De plus, il devrait disposer d'un moyen de gérer les connaissances et de les organiser de manière hiérarchique. Cela facilite la récupération d'informations lorsque quelqu'un effectue une requête de recherche.

Mais nous pourrons discuter plus en détail des fonctionnalités plus tard. Restez à l'affût !

2. Pensez à ses intégrations

Les intégrations constituent un aspect très important d'une base de connaissances sur l'IA. Pourquoi ?

Parce que l'intégration à vos outils et flux de travail existants améliorera votre productivité globale et votre collaboration. Mais cela améliorera également votre flux de données.

Cela signifie que vous cesserez de passer constamment d'une application à l'autre et de perturber votre flux. Grâce aux intégrations, vous obtiendrez les réponses dont vous avez besoin directement dans l'outil que vous utilisez actuellement.

Guru, par exemple, peut s'intègre à la plupart des outils de référence sur le marché.

Il intègre des fonctions de recherche à des applications telles que Slack, Microsoft Teams et Dropbox. Mais il peut également s'intégrer à des outils visant à simplifier vos flux de travail, tels que Workday, Rippling, Salesforce et Asana.

Ce n'est pas tout : Guru s'intègre également à vos systèmes d'information des ressources humaines tels que BambooHR, Sage et HiBob.

3. Recherchez la sécurité et la confidentialité

Une base de connaissances basée sur l'IA traite des informations sensibles. Naturellement, il devrait disposer de protections de sécurité et de confidentialité pour empêcher les cyberattaques indésirables ou d'autres incidents.

Ces bonnes pratiques de sécurité peuvent impliquer le chiffrement des données, les autorisations et les contrôles d'accès, mais également la conformité aux normes du secteur, telles que le RGPD ou la HIPAA.

Lorsque vous évaluez certains fournisseurs, demandez-leur comment ils prévoient de protéger vos données. S'ils n'ont pas de tels plans en place, passez à autre chose. Sinon, vous risquez de ruiner votre réputation.

4. Tenez compte de la facilité d'utilisation de la solution

Si le système de base de connaissances de l'IA est trop difficile à comprendre, cela va vous gêner.

Imaginez que vous essayez de simplifier la vie de vos employés, mais que vous ne faites que les compliquer parce qu'ils ne peuvent tout simplement pas comprendre ce qu'ils font. D'un autre côté, ils peuvent bien le comprendre, mais il faut loin trop longtemps pour les y parvenir, ce qui vous a coûté un temps précieux qui aurait pu être mieux dépensé ailleurs.

En conclusion, recherchez un outil doté d'une interface conviviale et intuitive que les utilisateurs peuvent facilement apprendre et utiliser. Cela vous aidera à mettre en place une pratique de support client plus efficace.

5. Assurez-vous que la solution est évolutive

La dernière chose à faire est de vous assurer que la solution de base de connaissances sur l'IA s'adapte à votre entreprise. L'outil que vous choisissez doit gérer de gros volumes de données comme un professionnel au fur et à mesure de la croissance de votre organisation.

L'évolutivité signifie que l'outil doit s'adapter à l'évolution de vos besoins, qu'il s'agisse de gérer des données plus complexes, de s'adapter à un public plus large ou de s'intégrer à d'autres outils.

Et il doit le faire sans compromettre les performances ni les temps de réponse.

***

Nous avons mentionné les fonctionnalités un peu plus tôt ; le moment est venu de les approfondir.

Quelles fonctionnalités devez-vous rechercher dans le logiciel AI Knowledge ?

Les logiciels de connaissances sur l'IA présentent quelques fonctionnalités doit inclure, par exemple :

• Capacités de la PNL : Votre base de connaissances sur l'IA doit être capable d'interpréter et de comprendre les requêtes des utilisateurs. Cela signifie qu'il doit extraire facilement le sens du texte et prendre en charge les tâches linguistiques avancées, telles que l'analyse des sentiments et la recherche sémantique.
• Recherche avancée : Recherchez des outils dotés d'un moteur de recherche efficace qui permet de récupérer facilement les informations et de comprendre les requêtes des utilisateurs. Par exemple, il doit comporter des fonctionnalités telles que la recherche contextuelle, la correspondance des mots clés et le classement par pertinence.
• Algorithmes d'apprentissage automatique : En utilisant le machine learning, votre logiciel de base de connaissances sur l'IA peut identifier des modèles et générer des recommandations qui améliorent la précision et la pertinence globales du modèle d'IA.
• Feedback des utilisateurs : Pour aider l'IA à améliorer ses suggestions, l'outil doit permettre de recueillir les impressions des utilisateurs et de suivre les interactions. Par conséquent, vous améliorez les performances de la base de connaissances sur l'IA et vous la maintenez à jour.
• Structuration des données : Essayez de trouver des solutions permettant de structurer, d'étiqueter et de classer vos données, de préférence de manière logique et hiérarchique. Cela facilite la recherche d'informations pertinentes.

C'est à vous

Nous devons donc nous demander : quelle base de connaissances sur l'IA allez-vous choisir ?

Il y a tellement de bonnes options qu'il est impossible de choisir une seule. Nous espérons toutefois que ce guide vous aidera à faciliter le processus de sélection.

Et bien, croisons les doigts, tu vas choisir Guru. 🤞

Parce que c'est suuuch une bonne solution. Il remplace le wiki de votre entreprise par une plateforme de connaissances pilotée par l'IA qui rassemble vos connaissances accumulées dans une source fiable unique. Chaque fois que vous avez besoin d'informations, vous pouvez les extraire comme ça !

Alors, qu'en dites-vous ? Tu veux essayer Guru ? Puis inscrivez-vous ici gratuitement.

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