You want to give people an awesome job-candidate experience. But you can’t decide yet on the best applicant tracking system (ATS) software for your business. Don’t worry, though — with this guide, you’ll make the right choice faster. 

With 70% of the global workforce being passive talent (while the rest actively seek job opportunities) it’s more important than ever to bring people out of their shells. 

Which means you have to step up your hiring game by creating compelling job descriptions, posting more often on job boards or social media channels, and actively working to retain top talent. 

But you can’t do all that without an ATS. 

With this solution, you can automate the recruitment and hiring process in a single platform and ensure candidates choose you. 

Yet there’s no one-size-fits-all tool. That’s why we’ve made this buyer’s guide to help you choose the right ATS out of hundreds of options. So get ready to discover the steps you need to take when evaluating ATSs and the 10 best ATS software solutions currently available. 

What is Applicant Tracking System (ATS) Software?

ATS software is a tool that helps businesses and their human resource departments with the recruitment process. 

How exactly does it help? Well, ATS software manages the huge number of resumes you receive for a job opening and tracks their status throughout the hiring workflow. 

For example, let’s say you want to hire a new designer. 

Instead of manually going through all applications, the ATS automates this time-consuming task by screening candidates and filtering the resumes based on certain keywords. 

As a result, it rejects unsuitable applicants. And sends approved resumes to the hiring managers. 

But an ATS can also store candidate data (cover letters, references, etc.) for later. Maybe you found a candidate who might fit another potential job opening better. 

So, how exactly does an ATS work? Let’s find out. 

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How Do Applicant Tracking Systems Work?

An ATS is easy to understand. 

Your hiring managers enter a job requisition into the ATS. 

That’s a document or a formal request that you use to create a new job position. This requisition should contain information about the open position, such as level of experience, required qualifications, desired skills, etc. 

Based on the job requisition you feed into the ATS, the system will create the ideal candidate’s profile.

Why is this important? 

Because it helps the ATS match applications with this profile by sorting, ranking, and parsing through the resumes. As a result, your hiring team can clearly see who the top applicants are. And move them forward in the pipeline. 

But do ATSs have any benefits? Can’t I do all this manually?

Yes, you can. However, it’s easier to handle candidate sourcing and talent acquisition with an ATS.

Let’s explore the advantages. 

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What Are the Benefits of Using ATS Software?

According to Deloitte, 88% of employees believe that a distinct company culture is important for business success. 

In altre parole, non puoi assumere chiunque. 

A good ATS not only saves you time and makes your life easier but it also helps you recruit the right people — those who match your company culture well. Questi sono i nuovi assunti che porteranno al successo.

Dunque, vediamo gli altri vantaggi del software ATS: 

• Saves time through automation: ATS automates many repetitive tasks you probably hate, such as sourcing, resume parsing, video interview scheduling, job posting, etc. Instead of sending hundreds of emails every day, you focus on more productive tasks. 
• Migliora l'esperienza del candidato: Metti te stesso nei panni di chi cerca lavoro. They apply for a position, but they receive no response from the company, not even a rejection letter. What impression does that give? An ATS closes communication gaps and maintains a consistent relationship with your candidates. 
• Accesses a broader range of talent pools: With just a few clicks, you can post new job openings on multiple channels. The ATS can post on the platforms you like, such as LinkedIn, and help you target the niche you want. 

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• Streamlines onboarding: An ATS is more than just recruiting software. It also helps with onboarding new team members, from automating paperwork to creating personalized roadmaps. 
• Nurtures collaboration: An ATS fosters better collaboration between your teams or stakeholders by allowing them to make notes or leave ratings on candidates. Many ATS tools have scorecards or rating systems that make leaving feedback easier. 

So, what do you think? Is applicant tracking software worth a shot? 

If the answer is ‘Yes,’ then you’re ready for the next step. 

How to Choose the Best ATS Software For Your Needs

Now that you have the ATS theory down to a T, let’s get more practical. And go through the seven steps you need to take to make the tool assessment and selection process easier to handle.

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1. Consider your organization’s size

The first step in your ATS selection process is to consider your hiring needs and company size. It might sound a bit odd, but the size of your organization plays a huge role in choosing the right ATS solution. 

That’s because your recruitment needs differ depending on whether you’re a startup, a small business, or a large enterprise.

For instance, if you have a small team, you don’t need much out of your ATS solution since you have limited needs. Simple, user-friendly, and intuitive ATS software is all you need to help you with staffing. 

Plus, think of your budget. A differenza di una grande azienda, non hai soldi da sprecare (a meno che tu non ne abbia, il che è fantastico!). 

Speaking of large corporations, they need to recruit people in high volumes. And they do have the budget for it. Moreover, they need more advanced features and customization options to make the hiring process smoother. 

So, what kind of business are you? 

2. Think who is going to use the software

Chances are several people will use it, like your HR team, recruiters, and hiring managers. Some more than others and in different ways.

For example, HR managers might create the job requisition. Recruiters take care of interviewing applicants. And hiring managers send offer emails after a successful interview. 

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Some may use an ATS tool less often, so they might not be as familiar with its features as the recruiters, for instance. È quindi fondamentale cercare una soluzione facile da usare con un'interfaccia intuitiva che chiunque possa imparare. 

Oppure metti alla prova i flussi di lavoro dello strumento e verifica come si adatta a persone diverse. 

3. Consider candidate volume

Similar to the first step about organization size, think about your recruitment volume. How many new hires do you need? Il tuo volume è solitamente basso poiché sei una piccola impresa? Or do you want to hire many people at once?

Think about these aspects when selecting your ATS. 

A large corporation might need an ATS with advanced functionalities that are highly customizable and able to handle large amounts of candidate information.

Nel frattempo, le piccole aziende non hanno bisogno di soluzioni a livello aziendale che costano molto. An ATS that fits any budget is enough to make hiring easy. 

4. Ensure the ATS integrates with the tools you use

This one is super important. Find a solution that has third-party integrations with your existing tools. 

You surely use benefits administration tools or payroll solutions to manage certain HR tasks. Se il nuovo software ATS non si integra con i tuoi flussi di lavoro attuali, spenderai ore ad aggiungere manualmente dati in diversi sistemi. 

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And think of the errors!  What if you make a typo or the separate systems display different information? Porterà solo a disinformazione e a più tempo sprecato per controllare la precisione dei dati. 

Ad esempio, Guru è una piattaforma di conoscenza potenziata dall'AI che raccoglie la conoscenza della tua azienda in un'unica fonte affidabile. E offre accesso immediato ad essa direttamente all'interno dei tuoi flussi di lavoro. 

5. Richiedi prima una demo

A questo punto, potresti aver creato un elenco degli strumenti di reclutamento che sembrano buoni dopo aver esaminato Internet. Va bene, ma non fare la tua scelta semplicemente basandoti su ciò che leggi. 

Fai una selezione basata su ciò che sai che sia giusto. In altre parole, fai esperienza pratica con l'outil di tua scelta prima di acquistarlo. 

Una demo o una prova gratuita ti permette di vedere se il software ATS soddisfa le tue esigenze ed è abbastanza amichevole per i membri del tuo team. Inoltre, puoi sperimentare le sue funzionalità e confrontarle con altri ATS nella tua lista. 

Valutare le tue opzioni attraverso dimostrazioni ti dà anche un'idea del supporto clienti del fornitore. Se c'è qualcosa che non capisci, chiedi chiarimenti al team di supporto. Ti permetterà di vedere se il fornitore può offrire le risposte di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno. 

In conclusione, approfitta delle demo perché forniscono informazioni preziose sulle capacità di un ATS. E assicurati che il processo di valutazione sia più snello. 

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6. Cerca recensioni

Forse sei bloccato a scegliere tra due soluzioni software ATS. Ti sei divertito un sacco con le demo, entrambe rientrano nel tuo budget stabilito e hanno tutte le funzionalità di cui hai bisogno. 

Per aiutarti, leggi le recensioni dei clienti, che potrebbero offrire preziose informazioni sul software ATS. Visita siti web di recensioni fidati come G2 o Capterra per vedere cosa dicono le persone delle tue opzioni. Forse uno farà notare qualcosa che hai trascurato. 

Perché le recensioni dei clienti sono così importanti? Perché offrono informazioni preziose sui punti di forza e di debolezza del software, sulla facilità d'uso e su come soddisfa le esigenze assunzionali di un'azienda. 

Inoltre, puoi vedere la reputazione e la valutazione dello strumento. Le recensioni degli utenti dovrebbero giocare un ruolo significativo nel trovare la giusta soluzione per la tua azienda. 

7. Fai attenzione alla sicurezza

Un ATS gestisce e memorizza informazioni personali sensibili sui tuoi candidati, come lettere di presentazione, indirizzi email, numeri di telefono, ecc. Sfortunatamente, può cadere vittima di attacchi informatici se lasciato non protetto, portando a ogni sorta di gravi conseguenze, come furto di identità, frodi e perdita di reputazione. 

Il tuo ATS dovrebbe avere misure di privacy e sicurezza dei dati in atto, come l'autenticazione multi-fattore o la crittografia dei dati, per prevenire incidenti indesiderati. E avere backup regolari programmati. 

Inoltre, seleziona un ATS che sia conforme agli standard del settore e regionali, come il GDPR, per evitare pesanti multe. 

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Seguendo questi sette passaggi, ti assicurerai di scegliere un ATS che renderà il processo di assunzione più agevole. E favorire migliori relazioni con i candidati. 

Rimane però un'altra domanda: quali funzionalità dovresti cercare nel software ATS? 

Diamo un'occhiata a queste. 

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Quali funzionalità dovresti cercare nel software ATS?

Molte organizzazioni utilizzano sistemi di tracciamento dei candidati per semplificare il loro processo di assunzione. Infatti, oltre il 98% delle aziende Fortune 500 utilizza un ATS, suddiviso in 35% di PMI e 70% di grandi aziende. 

Ma non aiuta a rendere più facile il processo di selezione per te. Con così tanti strumenti disponibili, ognuno con le proprie caratteristiche, è difficile scegliere uno rispetto a un altro.

Possiamo aiutarti. Ecco le principali funzionalità ATS da cercare: 

• Modelli di email — Scrivere email da zero ogni volta che vuoi notificare un candidato è un'attività che richiede tempo. La maggior parte degli ATS ha modelli che garantiscono la coerenza della comunicazione. 
• Parsing dei curriculum — L'ATS di tua scelta dovrebbe avere la capacità di estrarre dati dalle candidature, come competenze, informazioni di contatto o esperienza lavorativa. 
• Ricerca di candidati — Dovresti essere in grado di cercare attivamente e contattare facilmente potenziali candidati. Inoltre, cerca un ATS che ti consenta di cercare su più canali, comprese segnalazioni di dipendenti o social media. 
• Integrazioni — Il tuo ATS deve integrarsi con il software che usi già. Inoltre, cerca strumenti che abbiano funzionalità di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) poiché aiutano a rafforzare i legami con i clienti. 

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• Collaborazione in tempo reale — Le persone di diversi reparti dovrebbero essere coinvolte nel processo di reclutamento, dalla ricerca alla decisione finale. 
• Ricerca avanzata — I migliori sistemi di tracciamento dei candidati dovrebbero avere funzionalità di ricerca avanzata che consentano di trovare informazioni specifiche e parole chiave. 
• Analisi e reportistica — La capacità di analizzare i dati ti darà un vantaggio sui tuoi rivali. Con queste funzionalità, l'ATS può generare report accurati sulle tendenze di assunzione, preferenze dei candidati, ecc. 
• Opzioni per la programmazione dei colloqui — È molto utile per il tuo strumento ATS automatizzare questo compito perché smetti di sprecare risorse e tempo inviando promemoria, coordinando riunioni, ecc. 

Hai fatto il tuo elenco di funzionalità indispensabili? Se non l'hai fatto, prenditi del tempo per scriverle. 

Poi, sei pronto a incontrare i migliori ATS sul mercato. 

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10 Strumenti Software ATS da Considerare

Nel mare delle soluzioni ATS, solo poche si distinguono veramente. Nella nostra ricerca del migliore, abbiamo trovato 10 da tenere a mente quando valuti le tue opzioni.  

Prendi degli snack — e diamo un'occhiata a loro. 

1. BambooHR

BambooHR è software HR che automatizza la maggior parte delle attività HR, come assunzione, stipendi, onboarding e amministrazione dei benefici. 

Fonte: G2

Con questo software di reclutamento, puoi assumere le persone migliori per il lavoro, prima che qualcun altro le prenda. BambooHR organizza i dati dei tuoi candidati, indipendentemente da dove si trovano nella pipeline. E pone un'enfasi sul creare eccellenti esperienze per i candidati. 

“BambooHR ha trasformato il nostro processo di assunzione, fornendo flussi di lavoro senza soluzione di continuità dall'applicazione all'assunzione e oltre.” 

Inoltre, questo strumento ti tiene in contatto con tutti i candidati, in ogni fase del processo di assunzione. Di conseguenza, ottieni un aumento della reputazione e fai sentire le persone viste e apprezzate. 

Ma sei stanco di aprire un'altra app per cercare le informazioni sui candidati di cui hai bisogno? Guru può risolvere questo problema integrandosi con BambooHR e fornirti risposte immediate senza doverti cambiare contesto. 

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2. Greenhouse

Greenhouse ti offre tutti gli strumenti necessari per semplificare il tuo processo di assunzione dall'inizio alla fine. 

Fonte: G2

Ciò che rende Greenhouse diverso dagli altri strumenti è il suo focus sugli strumenti di diversità, equità e inclusione (DEI). Il che significa che ti aiuta a costruire una cultura di lavoro più forte con persone di diverse origini. Inoltre, elimini il bias, generando un processo di assunzione più equo. 

Greenhouse ha anche capacità di gestione del talento, permettendoti di costruire una strategia di sourcing dei talenti che soddisfi i tuoi obiettivi aziendali. Poiché hai una singola fonte di verità per il tuo pool di talenti, puoi facilitare la collaborazione e costruire relazioni più forti nel tempo. 

“[...] Mi piace anche il cruscotto dei dati che ci offre un'idea sulle metriche di diversità così come altre metriche di reclutamento importanti (ad es., media. tempo medio per coprire e medio. tempo di assunzione).”

E se potessi accedere ai dati di Greenhouse da ovunque? Guru può rendere questo sogno realtà e connettere questo nuovo ATS con tutte le altre app esistenti. 

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3. JazzHR

JazzHR non ha solo un nome jazzy ma offre anche una piattaforma di reclutamento conveniente e user-friendly adatta per le piccole imprese. 

Fonte: G2

“Mi piace che JazzHR è scalabile in base alle esigenze di un cliente. Una piccola azienda può avere un ATS entry-level e 3 inserzioni di lavoro aggregate per una tariffa mensile molto bassa.” 

JazzHR lavora sodo per semplificare il reclutamento sostituendo compiti HR dispendiosi di tempo con automazione. Inoltre, si sforza di migliorare i tuoi risultati di assunzione in modo che tu ottenga solo i migliori reclutatori. 

Ottieni accesso immediato allo strumento dopo l'implementazione. Con solo pochi clic, puoi iniziare a rivedere i curriculum e soddisfare le tue esigenze di assunzione. 

Vuoi anche ottenere accesso istantaneo alle informazioni che JazzHR ha? Usa Guru per eseguire facilmente ricerche indipendentemente dallo strumento che utilizzi. 

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4. Manatal

Manatal è un software di reclutamento AI online che ti aiuta a cercare e assumere talenti di alta qualità più velocemente, ed è preferito da molte agenzie di reclutamento. 

Fonte: G2

È uno strumento che utilizza intelligenza artificiale per trovare il tuo abbinamento perfetto attraverso il suo motore di raccomandazione. In pochi secondi, Manatal può trovare i migliori talenti per la posizione aperta esaminando e analizzando le informazioni dei candidati. 

Inoltre, Manatal ha un ranking di rilevanza, il che significa che può valutare i profili dei candidati e i requisiti di lavoro in base a quanto bene si adattano al lavoro.

“Manatal ha alcune ottime funzionalità, come un'estensione di Chrome che può aiutare i team a identificare profili che sono già stati aggiunti all'ATS. Hanno anche una pagina carriera che può essere personalizzata.” 

E indovina un po'? Non devi perdere tempo a passare da un software all'altro quando vuoi controllare i profili dei clienti. Basta usare Guru per ottenere la conoscenza di cui hai bisogno da Manatal. 

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5. Rippling

Rippling offre una piattaforma di gestione della forza lavoro che semplifica qualsiasi attività HR, dal reclutamento alle spese agli stipendi. 

Fonte: G2

Questa piattaforma ti consente di assumere in modo più efficiente, senza inserimento manuale dei dati. Inoltre, poiché mantiene tutte le informazioni sui candidati in un'unica posizione, elimina i compiti ripetitivi e migliora la collaborazione.

 “Mi piace molto il facile utilizzo e configurazione. Tutto è chiaro e si configura rapidamente. Inoltre, i prezzi sono ragionevoli e sento di ottenere molto per il mio investimento mensile.” 

Rippling si vanta anche dei suoi potenti report personalizzati. È super facile estrarre informazioni utili dai tuoi dati. E vedere quanto i tuoi sforzi di assunzione stanno impattando il tuo risultato finale. 

Non devi continuamente cambiare app per ottenere le informazioni giuste da Rippling. Guru si integra con questo strumento e mette i dati di cui hai bisogno a portata di mano. 

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6. Gusto

Gusto è una soluzione online per stipendi e HR che garantisce di reclutare, assumere e integrare solo i migliori dipendenti. 

Fonte: G2

Inoltre, Gusto fa sentire i dipendenti benvenuti fin dall'inizio. Ti fa risparmiare tempo tramite le sue liste di controllo per l'inserimento, che ti aiutano a impostare compiti come inviare una lettera di offerta o iscrivere un nuovo assunto all'assicurazione sanitaria. 

Questa piattaforma è fantastica per le piccole imprese: “La sua interfaccia è pulita e facile da navigare, e apprezziamo la sua base di conoscenze di risorse per aiutarci a rimanere conformi attraverso i confini statali e internazionali.” 

Puoi inviare, firmare e archiviare documenti nel tuo account Gusto. Inoltre, puoi richiedere firme elettroniche da qualsiasi luogo per semplificare il processo di firma. 

E puoi ottenere facilmente le informazioni che desideri da Gusto. Devi solo usare Guru. E dire ‘Addio’ a continui cambi di app nel tentativo di trovare il documento giusto. 

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7. Breezy HR

Breezy HR è un prodotto moderno di reclutamento che semplifica il tuo processo di assunzione creando siti di carriera semplici, abbandonando attività ripetitive e fornendo approfondimenti in tempo reale. 

Breezy automatizza compiti manuali come la pianificazione dei colloqui, la pubblicazione di annunci di lavoro sui principali siti e l'invio di follow-up. Inoltre, puoi fare tutto questo dalla sua app mobile, che è utile se desideri controllare i candidati in movimento. 

Fonte: G2

“Mi piace che sia incredibilmente facile creare modelli, il che rende molto facile per noi comunicare direttamente con i candidati in modo tempestivo. È incredibile!” 

Vuoi anche semplificare il modo in cui accedi ai tuoi dati? 

Allora prendi Guru! Dimenticherai la ricerca tradizionale e darai il benvenuto a un nuovo modo reattivo di ottenere risposte istantanee direttamente nel tuo flusso di lavoro. 

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8. Workable

Workable è un software di reclutamento e assunzione che aiuta team di ogni tipo a trovare i candidati perfetti, attraverso le descrizioni dei lavori o la valutazione delle candidature. 

Se non sai da dove iniziare, questo strumento offre a reclutatori interni, team di assunzione e professionisti HR l'aiuto necessario per trovare candidati qualificati. Inoltre, utilizza strumenti basati sull'IA per suggerire talenti, il che rende più facile prendere la decisione giusta. 

Fonte: G2

“Mi piace quanto sia facile far avanzare i candidati attraverso le fasi del processo di assunzione in modo efficiente, e anche personalizzare i pipeline secondo esigenze di assunzione specifiche.” 

Workable espande anche la tua portata con esperienze locali per i candidati. Puoi reclutare persone dall'estero e attingere a un pool di talenti più ampio parlando la lingua del candidato. Offre sei lingue: inglese, francese, tedesco, greco, portoghese e spagnolo.

Per tenere traccia di tutte le conoscenze della tua azienda senza interrompere il tuo lavoro, usa Guru. È la soluzione perfetta per trovare tutte le risposte di cui hai bisogno direttamente nello strumento con cui già lavori. 

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9. Zoho Recruit

Zoho Recruit offre una soluzione di acquisizione di talenti tutto-in-uno con capacità ATS e CRM. 

Con questa soluzione, puoi reperire, tracciare e assumere i migliori candidati e automatizzare le attività quotidiane come aggiornare stati, inviare email e altro. Inoltre, Zoho Recruit ha anche rapporti dettagliati e analisi che ti aiutano a pianificare meglio le strategie di assunzione in futuro. 

Fonte: G2

“Una delle funzionalità più impressionanti è stata la capacità di personalizzazione. Zoho Recruit mi consente di adattare il processo di reclutamento alle esigenze uniche della mia agenzia.” 

Un'altra delle funzionalità di Zoho è il referral dei dipendenti. Ti aiuta a creare i migliori programmi di referral che trasformano ogni dipendente in un reclutatore e assicurano che tutti condividano i valori della tua azienda. 

Inoltre, sai cosa si integra molto bene con Zoho Recruit? Guru, che ti consente di trovare ogni risposta di cui hai bisogno senza spendere l'intera giornata a cercare quel documento di cui hai bisogno proprio adesso. 

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10. Recruitee

Recruitee è un software di reclutamento e ATS basato su cloud con un'interfaccia facile da usare che semplifica il reclutamento dei migliori talenti. 

Sai cos'altro è più veloce? Ottenere informazioni sui tuoi candidati senza dover passare da un'app all'altra. Puoi farlo con Guru, poiché si integra facilmente con Recruitee. 

Fonte: [G2]()

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A te

Forse troverai il miglior software ATS per te nella nostra lista. Congratulazioni! Ma forse hai bisogno di un po' più di tempo per valutare le tue opzioni finché non trovi quello perfetto. Va benissimo! 

Assicurati che la soluzione ATS che scegli sia allineata con gli obiettivi della tua azienda e ottimizzi il tuo processo di assunzione e reclutamento dall'inizio alla fine. 

Ma sai cosa va bene con il tuo software ATS? Guru!

È una piattaforma AI per la ricerca e la conoscenza che ti fornisce risposte istantanee da qualsiasi luogo. Senza dover cambiare schede o app! Ecco perché è molto utile per cercare le informazioni di contatto di un candidato ogni volta che ne hai bisogno.

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