With a simple command, you can easily ask AI assistants to help you with daily tasks such as scheduling meetings. But what exactly is an AI assistant? Let’s demystify this concept in this guide. 

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Today’s world is AI-powered: experts expect the global AI market to be worth $1.8 trillion by 2030. You might not realize it, but AI is now everywhere, coming to us in a familiar form: as our assistants.

AI assistants are programs that automate tasks and workflows. For example, you can take out your Android or iOS phone and say, “Hey, do my groceries.” Just like that, the AI assistant will place the order for you.

But that’s not enough to define an AI assistant. In this guide, let’s go deeper than that and discover its key features, benefits, and the most common types of AI assistants. 

What is an AI Assistant?

An AI assistant (also known as a virtual or digital assistant) is software that uses advanced technologies to provide users with relevant information and perform various tasks for them, such as making calls, reading text, etc. 

Via natural language processing (NLP), machine learning (ML), and large language models (LLM), these personal assistants can understand voice commands or text inputs and generate responses that sound conversational and human-like.

Think of popular voice assistants like Siri and Alexa. But these two are just the tip of the iceberg. There are many types of AI assistants, but we can talk about that later.

For now, let’s focus on the benefits AI assistants provide. 

What are the Benefits of AI Assistants?

What are the perks of using AI assistants? For one, they automate simple yet mundane tasks, like addressing customer concerns. This frees your agents’ time, allowing them to focus on more high-priority issues. 

But it goes beyond scheduling meetings, producing high-quality content, or responding to questions. Here are some of the other benefits: 

• Provides personalized content: AI chatbots greatly boost customer satisfaction levels and forge stronger connections by delivering more customized content that suits customers’ preferences and needs. 

• Offers accurate responses: Your personal AI assistant won’t beat around the bush. Using the vast internet as its source, it can answer simple or complex queries with ease, in a precise and timely manner. 
• Streamlines routine tasks: Tracking orders, changing passwords, and more are tasks that your HR department doesn’t need to worry about anymore, as the AI assistant can easily handle them. 
• Boosts productivity: With AI taking care of complex tasks, your people can focus on more time-sensitive projects, without distractions. This means a new level of productivity that gives you a competitive edge. 
• Saves time and costs: Again, using AI assistants to perform tasks frees your agents’ time, allowing them to focus on more impactful work. But it also reduces your costs, as you don’t need to hire a specialized team of people to handle these routine tasks. 

Benefits: check.

Now, let’s go through the key features an AI assistant should have.

What are the Key Features of AI Assistants? 

Every AI assistant should have the following capabilities: 

• Natural Language Understanding: NLP is suuuper necessary for an AI assistant. It’s how AI assistants communicate with humans in a natural way, allowing them to comprehend and interpret language in order to provide relevant answers and intuitive interactions. 
• Continual learning and adaptation: Through ML algorithms, the AI assistant continuously learns about the user, gathering enough data to understand their needs better. As a result, the AI assistant will be able to tailor experiences and offer more refined suggestions. 
• User assistance versatility: AI assistants aren’t just good at answering a few questions. They can handle simple and complex tasks alike, such as setting reminders, scheduling meetings, or handling administrative duties.
• Providing relevant and timely recommendations: Since AI assistants continuously learn about client needs and preferences, they deliver tailor-made content that engages the client further. Through personalized interactions, users receive assistance AND learn more about their topic of interest. 
• Third-party integrations: An AI assistant works well alongside plenty of other third-party platforms, allowing you to streamline workflows. With an integrated ecosystem, you can provide seamless interactions between your platforms, letting your workers find the information they need faster. 

Easy to remember, right? With this information in mind, let’s go through the many types of AI assistants. 

What are the Common Types of AI Assistants?

Curious about the most common types of AI assistants? There are coding assistants, for instance, whose market is expected to grow at a CAGR of 41.2% from 2021 to 2028. And then there are customer service assistants. 

But today we’re going to talk about the following types of assistants: 

• AI search assistants
• AI email assistants
• AI scheduling assistants
• AI transcription assistants
• AI writing assistants

As we go through each type, we’ll explore some of the best options in that category, so you’ll have a better idea of what to expect from that AI assistant. 

Disclaimer: This list was last updated on July 12, 2024. 

AI search assistants

An AI search assistant is a tool that helps users find and retrieve information based on their search intent. Basically, it uses NLP and ML to understand user queries and provide accurate or relevant responses, similar to an AI search engine. 

ChatGPT + Guru

Our first AI search assistant is actually two tools in one. 

First, we have OpenAI’s ChatGPT, an AI chatbot that everyone’s familiar with. It mainly uses LLM to interact with users in a conversational manner, generate new content, write code, and summarize documents with a single prompt.

Second, we have Guru, an enterprise AI search, an employee intranet, and a wiki — all in a single tool. With Guru, you can search everything from the internal knowledge base and get instant answers in the tool you use.

What do they achieve together? Well, you have AI search across the internet (via ChatGPT) and all your company information (via Guru). 

Key Features:

• ChatGPT understands multiple languages, making it easier to write natural-sounding prompts.
• Guru ti offre risposte personalizzate direttamente nel tuo flusso di lavoro, quindi non devi più cambiare schede. 
• Insieme, mettono risposte rilevanti a portata di mano poiché puoi permettere a ChatGPT di cercare all'interno della tua azienda. 

Apple Siri

Apple Siri è un assistente digitale popolare per i sistemi operativi iOS e macOS. Utilizza il riconoscimento vocale AI e l'NLP per comprendere l'intento dell'utente e svolgere una varietà di compiti. Quindi, attraverso un semplice “Ehi Siri,” l'assistente AI può fornire le previsioni del tempo, fare telefonate o dare indicazioni. 

Integrato nell'ecosistema Apple, si integra perfettamente con tutti i tuoi dispositivi e app, permettendo anche un'operazione a mani libere. 

Caratteristiche chiave:

• Siri ha supporto multilingue e per dialetti, quindi è accessibile a molte persone in tutto il mondo.
• Siri impara dalle interazioni precedenti e dai modelli di utilizzo, in modo da poter fornire risposte e suggerimenti personalizzati. 
• Attraverso comandi vocali, Siri può automatizzare compiti come impostare promemoria, creare eventi nel calendario, ecc.

Assistente Google

Un altro popolare assistente alla ricerca AI, molto simile a Siri, è l'Assistente Google, uno strumento che utilizza intelligenza artificiale, NLP e riconoscimento vocale per fornire informazioni e svolgere compiti. A differenza di Siri di Apple, però, questo assistente è per utenti Android, poiché si integra con l'hardware e gli strumenti software di Google. 

Cercando sul web tramite il motore di ricerca di Google, questa app AI può fornire il meteo, controllare i punteggi sportivi o rispondere facilmente a domande. 

Caratteristiche chiave:

• Puoi interagire con questo assistente in due modi: tramite comandi vocali o input di testo.
• L'Assistente Google si integra con case intelligenti, permettendo di controllare dispositivi, come luci, telecamere di sicurezza e elettrodomestici.
• Questo assistente AI può riconoscere voci diverse e offrire risposte personalizzate. 

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La nostra lista di assistenti alla ricerca AI è completa. Ora, passiamo agli assistenti email AI. 

Assistenti email AI

Stanco di perdere email importanti o di cercare ordine nel caos della tua casella di posta? L'ottimizzazione delle email è un gioco da ragazzi per un assistente email AI, uno strumento che sfrutta l'intelligenza artificiale per classificare e prioritizzare le email e rispondere ai messaggi. 

SaneBox

SaneBox è uno strumento di gestione email potenziato da AI che aiuta gli utenti a organizzare la propria casella di posta email, rendendola più efficiente, migliorando la comunicazione e riducendo il disordine. Di conseguenza, prioritizzando e ordinando le email in arrivo, puoi concentrarti sulle email che contano davvero. 

Puoi provare SaneBox gratuitamente o optare per uno dei suoi piani tariffari per funzionalità più avanzate. 

Caratteristiche chiave:

• Attraverso la funzione SaneLater, puoi spostare le email meno importanti fuori dalla casella di posta principale per concentrarti prima su quelle critiche. 
• Crea cartelle e filtri personalizzati per mantenere organizzata la tua casella di posta. 
• Imposta promemoria in modo da poter inviare email in tempo. 

Shortwave

Shortwave, creato da un team di ex-Google, è un moderno assistente email AI che utilizza algoritmi intelligenti per categorizzare e prioritizzare le email, garantendo che tu veda solo le più importanti prima. 

Inoltre, ha una funzionalità di ricerca potente che rende facile per gli utenti trovare l'email che stanno cercando. In poche parole, questo strumento AI migliora la produttività e la gestione delle email, consentendo un'esperienza utente più fluida. 

Caratteristiche chiave:

• Shortwave ha una funzione che riunisce le email correlate per rendere più facile trovarle. 
• Attraverso funzionalità di collaborazione, come commenti, puoi abilitare la comunicazione e il lavoro di squadra. 
• Usa etichette e filtri personalizzati per organizzare le tue email in base a criteri specifici.

Mailbutler

Mailbutler è uno strumento che rende la tua casella di posta più intelligente e organizzata. Con l'aiuto del suo assistente AI intelligente per Microsoft Outlook, Gmail e Apple Mail, puoi gestire meglio le tue email e migliorare la produttività. 

Mailbutler ha Smart Compose, una funzione che ti consente di redigere un'email con poche parole chiave. Inoltre, se non vuoi spendere troppo tempo a rispondere alle email, lascia che l'assistente AI generi una risposta per te. 

Caratteristiche chiave:

• Mailbutler ha modelli di email personalizzabili che puoi utilizzare per email ripetitive. 
• Monitora le tue email inviate e verifica quante sono state aperte o lette, ecc. 
• Aggiungi note o attività alle tue email, che puoi condividere e collaborare con il tuo team. 

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Il nostro prossimo tipo di assistente AI si concentra sulla pianificazione. Incontriamoli. 

Assistenti alla pianificazione AI

Quanto spesso dimentichi una riunione che non hai inserito nel tuo calendario? Succede molto probabilmente. Ecco perché un assistente alla pianificazione AI ti aiuta enormemente a tenere traccia del tuo programma automatizzando il compito di organizzare riunioni e identificare il miglior intervallo di tempo per esse. 

Clockwise

Clockwise è una soluzione di gestione del tempo e ottimizzazione del calendario potenziata da AI che ti aiuta a organizzare il tuo programma in modo più efficiente, consentendoti di coordinare il lavoro e gli appuntamenti nel modo che preferisci. 

È uno strumento che calcola il momento migliore per riunioni e compiti, in base alle tue esigenze e preferenze uniche. Clockwise si integra con Google Calendar per organizzare automaticamente riunioni ed eventi per ridurre al minimo le interruzioni e massimizzare la produttività. 

Caratteristiche chiave:

• Con calendari condivisi, tu e il tuo team potete trovare il momento ottimale per incontrarvi.
• Clockwise si integra con strumenti di gestione del lavoro come Slack e Asana, in modo da ricevere notifiche direttamente nel tuo spazio di lavoro. 
• Questo strumento ti offre informazioni su come trascorri il tuo tempo e offre utili report di produttività. 

Kronologic

Kronologic è uno strumento AI per la pianificazione che semplifica la pianificazione di riunioni e appuntamenti sensibili al tempo. Questo strumento utilizza l'AI per proporre e pianificare riunioni basate sulla disponibilità della tua squadra, tenendo conto delle loro preferenze. 

Inoltre, Kronologic offre suggerimenti intelligenti per il tempo, identificando gli intervalli di tempo ottimali per le riunioni in base ai fusi orari e agli orari lavorativi dei partecipanti. 

Caratteristiche chiave:

• Kronologic si integra con i principali fornitori di email per automatizzare il processo di pianificazione. 
• Questo assistente alla pianificazione AI si assicura di sincronizzare le tue riunioni con i sistemi di calendario più popolari. 
• Pianificare i candidati è più facile con Kronologic, poiché invia promemoria per garantire che tutti siano pronti. 

Scheduler AI

Scheduler AI è il tuo personale agente AI personalizzabile e conversazionale che ottimizza il processo di pianificazione. Attraverso l'uso dell'AI, questo strumento migliora la tua gestione del tempo e aumenta la tua produttività trovando i momenti migliori per gli appuntamenti. 

Puoi personalizzare questo strumento in base alle tue preferenze, il che significa che puoi dare priorità a determinati tipi di riunioni o impostare durate di riunione, tempi di attesa e luoghi. 

Caratteristiche chiave:

• Con questo strumento è più facile organizzare riunioni per più partecipanti e trovare un momento disponibile comune. 
• Scheduler AI ha ricorrenza automatizzata, quindi può programmare riunioni di routine a intervalli regolari. 
• Se hai bisogno di tempo per concentrarti sul tuo lavoro, Scheduler AI dedica automaticamente blocchi di tempo per aiutarti a gestire meglio il tuo tempo. 

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Questo è tutto per gli assistenti alla pianificazione AI: ora esploriamo gli assistenti alla trascrizione AI. 

Assistenti alla trascrizione AI

In generale, gli assistenti alla trascrizione AI automatizzano il processo di presa di appunti, aiutandoti a convertire facilmente il linguaggio parlato in registrazioni audio o video in testo scritto. Inoltre, in base agli appunti, fornisce riassunti delle riunioni, risultando molto utile per condividere i risultati con gli stakeholder e i colleghi. 

Otter.ai

Otter.ai è uno strumento di trascrizione potenziato da AI che trasforma qualsiasi linguaggio parlato in testo in tempo reale. Puoi usarlo per registrare e trascrivere conversazioni, lezioni e riunioni. Tutto ciò che devi fare è avviare questo strumento durante una riunione e trascriverà automaticamente ciò che viene detto. 

Otter.ai svolge tutti questi compiti con precisione, rendendo facile organizzare i tuoi contenuti e promuovere la collaborazione tra il tuo team. 

Caratteristiche chiave:

• Cerca tra i tuoi appunti guardando parole chiave o frasi specifiche. 
• Organizza le trascrizioni in cartelle, che puoi facilmente esportare in vari formati, come PDF, TXT o DOCX. 
• Aggiungi termini, nomi e acronimi personalizzati per migliorare la precisione delle tue trascrizioni. 

Gong

Gong è una piattaforma AI che si concentra sulle conversazioni di vendita. Cosa significa questo? Significa che utilizza intelligenza artificiale per analizzare ed estrarre informazioni preziose da chiamate di vendita, riunioni e interazioni. Con queste informazioni, migliori i tuoi risultati di vendita e aumenti il fatturato. 

Utilizzando la registrazione automatica delle chiamate e l'intelligenza delle conversazioni, Gong può catturare sia audio che video, che può poi analizzare per estrarre informazioni. 

Caratteristiche chiave:

• Gong è un ottimo strumento per fare coaching, poiché consente ai manager di rivedere le registrazioni e fornire feedback.
• Questa piattaforma AI utilizza le ultime novità in materia di sicurezza per garantire che i tuoi dati siano al sicuro.
• Attraverso un'analisi completa, Gong identifica modelli, tendenze e migliori pratiche che portano al successo.

Fireflies

Fireflies.ai è uno strumento versatile potenziato da AI che automatizza le note, facilitando al tuo team la trascrizione, il riassunto e l'analisi delle riunioni e delle conversazioni vocali in tempo reale. 

Attraverso Google Meet, Teams e Zoom, puoi ottenere note automatiche, seguire le voci di azione ed estrarre informazioni preziose dalle tue riunioni. Di conseguenza, migliori il processo decisionale e semplifichi la comunicazione. 

Caratteristiche chiave:

• Con i riassunti potenziati da AI, puoi vedere i punti chiave e le voci di azione discusse nella riunione.
• Fireflies ha l'identificazione degli oratori, che consente allo strumento di riconoscere l'oratore nella trascrizione per una migliore visibilità.
• Cerca parole chiave specifiche per recuperare le informazioni che ti interessano di più. 

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L'ultimo tipo di assistente AI che esploreremo è gli assistenti di scrittura AI. Andiamo! 

Assistenti di scrittura AI

Hai bisogno di migliorare le tue capacità di scrittura e smettere di fare così tanti errori di grammatica o ortografia? Un assistente di scrittura AI è proprio il rimedio di cui hai bisogno per migliorare la tua scrittura, poiché evidenzia gli errori, propone suggerimenti per il miglioramento (in diversi stili di scrittura) e ti aiuta a scrivere contenuti di qualità. 

Rytr

Rytr è un assistente di scrittura gratuito e generatore di contenuti che aiuta team di tutte le dimensioni a creare contenuti, inclusi email, meta titoli o post su LinkedIn rapidamente. Grazie alla sua versatilità, puoi scegliere tra oltre 40 modelli di contenuto per iniziare a scrivere i tuoi contenuti. 

Puoi anche scegliere il tono e lo stile della scrittura. Oppure dai a Rytr un campione della tua scrittura, poiché può facilmente imitarla quando redige nuove copie. 

Caratteristiche chiave:

• Una funzione di completamento automatico che consente di completare le frasi, abilitando un flusso più fluido. 
• Ogni volta che hai difficoltà a scrivere, usa Rytr per generare idee e strutture uniche. 
• Rytr ha supporto multilingue che si rivolge a persone diverse. 

Grammarly

Grammarly è un popolare assistente di scrittura AI che puoi utilizzare per migliorare la tua scrittura quotidiana e aumentare la qualità del tuo lavoro. Ha più strumenti per questo lavoro, variando dalla correzione ortografica e miglioramento dello stile all'ottimizzazione del vocabolario. 

Grammarly offre suggerimenti personalizzati basati sul tuo tono e stile di scrittura, quindi è completamente adatto per il tuo pubblico di riferimento. Può anche generare contenuti supportati dall'IA. 

Caratteristiche chiave:

• Grammarly ha un controllo di plagio per garantire che il tuo contenuto sia originale al 100%. 
• Puoi usare Grammarly sul tuo telefono, grazie a un'app mobile per dispositivi iOS e Android.
• Per misurare i tuoi progressi, Grammarly offre rapporti settimanali sui tuoi miglioramenti.

Wordtune

Wordtune è il nostro ultimo assistente alla scrittura supportato dall'IA, uno strumento gratuito che è in grado di migliorare il tuo contenuto scritto. Lo fa riscrivendo frasi e raffinando il linguaggio utilizzato, offrendo suggerimenti su come migliorare la chiarezza del tuo testo. 

Utilizza anche l'intelligenza artificiale per generare o riformulare intere frasi in vari toni, ma può anche creare frasi da zero. Usalo con sicurezza per scrivere email, creare brief o chattare con i tuoi amici. 

Caratteristiche chiave:

• Wordtune si assicura che il tuo testo scritto sia privo di errori migliorando la tua grammatica. 
• Trasmetti il messaggio giusto riscrivendo il tuo contenuto per chiarezza.
• Wordtune ha anche funzionalità di sintesi che riducono il tempo di lettura dei contenuti lunghi. 

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Ecco tutto ciò che abbiamo da dire sui diversi tipi di assistenti IA. Ora parliamo di come scegliere quello giusto. 

Come scegliere il miglior assistente IA per le tue esigenze

Ecco i criteri per selezionare il miglior assistente IA: 

• Facilità d'uso: Assicurati che lo strumento che scegli abbia un'interfaccia facile da usare e che anche i principianti possano capirlo rapidamente. 
• Gestione efficace dei compiti: Rifletti su ciò che stai cercando di realizzare con questo strumento. Ad esempio, sei a conoscenza che l'IA generativa per la creazione di contenuti aumenta le performance del 58%, quindi se questo è il tuo obiettivo, scegli una soluzione solo per questo specifico compito. 
• Rapporto costo-valore: Non scegliere una piattaforma multiuso se hai solo bisogno di trascrivere le note delle riunioni. Potrebbe essere un po' troppo costosa in futuro.
• Precisione e affidabilità: Il tuo assistente alla scrittura IA dovrebbe risolvere i compiti facilmente e con precisione, il che significa che deve essere affidabile sia ora che mentre la tua azienda cresce. 
• Sicurezza dei dati: Poiché gli assistenti IA gestiscono dati sensibili, assicurati che il fornitore che scegli abbia tutte le misure di sicurezza necessarie per tenerli al sicuro da rischi. 

E questo è tutto! Riassumiamo. 

A te!

Tra tutti questi assistenti IA, ce n'è uno unico che dovresti assolutamente provare. Puoi indovinare quale sia? 

ChatGPT + Guru è la migliore combinazione di strumenti per migliorare i tuoi flussi di lavoro. Puoi anche provare Guru per te stesso, poiché collega le tue chat, documenti e app in un'unica piattaforma semplificata. 

Significa che puoi ricevere risposte ovunque, senza dover continuamente cambiare app.

Iscriviti oggi per provarlo! 

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