With a simple command, you can easily ask AI assistants to help you with daily tasks such as scheduling meetings. But what exactly is an AI assistant? Let’s demystify this concept in this guide. 

‍

Today’s world is AI-powered: experts expect the global AI market to be worth $1.8 trillion by 2030. You might not realize it, but AI is now everywhere, coming to us in a familiar form: as our assistants.

AI assistants are programs that automate tasks and workflows. For example, you can take out your Android or iOS phone and say, “Hey, do my groceries.” Just like that, the AI assistant will place the order for you.

But that’s not enough to define an AI assistant. In this guide, let’s go deeper than that and discover its key features, benefits, and the most common types of AI assistants. 

What is an AI Assistant?

An AI assistant (also known as a virtual or digital assistant) is software that uses advanced technologies to provide users with relevant information and perform various tasks for them, such as making calls, reading text, etc. 

Via natural language processing (NLP), machine learning (ML), and large language models (LLM), these personal assistants can understand voice commands or text inputs and generate responses that sound conversational and human-like.

Think of popular voice assistants like Siri and Alexa. But these two are just the tip of the iceberg. There are many types of AI assistants, but we can talk about that later.

For now, let’s focus on the benefits AI assistants provide. 

What are the Benefits of AI Assistants?

What are the perks of using AI assistants? For one, they automate simple yet mundane tasks, like addressing customer concerns. This frees your agents’ time, allowing them to focus on more high-priority issues. 

But it goes beyond scheduling meetings, producing high-quality content, or responding to questions. Here are some of the other benefits: 

• Provides personalized content: AI chatbots greatly boost customer satisfaction levels and forge stronger connections by delivering more customized content that suits customers’ preferences and needs. 

• Offers accurate responses: Your personal AI assistant won’t beat around the bush. Using the vast internet as its source, it can answer simple or complex queries with ease, in a precise and timely manner. 
• Streamlines routine tasks: Tracking orders, changing passwords, and more are tasks that your HR department doesn’t need to worry about anymore, as the AI assistant can easily handle them. 
• Boosts productivity: With AI taking care of complex tasks, your people can focus on more time-sensitive projects, without distractions. This means a new level of productivity that gives you a competitive edge. 
• Saves time and costs: Again, using AI assistants to perform tasks frees your agents’ time, allowing them to focus on more impactful work. But it also reduces your costs, as you don’t need to hire a specialized team of people to handle these routine tasks. 

Benefits: check.

Now, let’s go through the key features an AI assistant should have.

What are the Key Features of AI Assistants? 

Every AI assistant should have the following capabilities: 

• Natural Language Understanding: NLP is suuuper necessary for an AI assistant. It’s how AI assistants communicate with humans in a natural way, allowing them to comprehend and interpret language in order to provide relevant answers and intuitive interactions. 
• Continual learning and adaptation: Through ML algorithms, the AI assistant continuously learns about the user, gathering enough data to understand their needs better. As a result, the AI assistant will be able to tailor experiences and offer more refined suggestions. 
• User assistance versatility: AI assistants aren’t just good at answering a few questions. They can handle simple and complex tasks alike, such as setting reminders, scheduling meetings, or handling administrative duties.
• Providing relevant and timely recommendations: Since AI assistants continuously learn about client needs and preferences, they deliver tailor-made content that engages the client further. Through personalized interactions, users receive assistance AND learn more about their topic of interest. 
• Third-party integrations: An AI assistant works well alongside plenty of other third-party platforms, allowing you to streamline workflows. With an integrated ecosystem, you can provide seamless interactions between your platforms, letting your workers find the information they need faster. 

Easy to remember, right? With this information in mind, let’s go through the many types of AI assistants. 

What are the Common Types of AI Assistants?

Curious about the most common types of AI assistants? There are coding assistants, for instance, whose market is expected to grow at a CAGR of 41.2% from 2021 to 2028. And then there are customer service assistants. 

But today we’re going to talk about the following types of assistants: 

• AI search assistants
• AI email assistants
• AI scheduling assistants
• AI transcription assistants
• AI writing assistants

As we go through each type, we’ll explore some of the best options in that category, so you’ll have a better idea of what to expect from that AI assistant. 

Disclaimer: This list was last updated on July 12, 2024. 

AI search assistants

An AI search assistant is a tool that helps users find and retrieve information based on their search intent. Basically, it uses NLP and ML to understand user queries and provide accurate or relevant responses, similar to an AI search engine. 

ChatGPT + Guru

Our first AI search assistant is actually two tools in one. 

First, we have OpenAI’s ChatGPT, an AI chatbot that everyone’s familiar with. It mainly uses LLM to interact with users in a conversational manner, generate new content, write code, and summarize documents with a single prompt.

Second, we have Guru, an enterprise AI search, an employee intranet, and a wiki — all in a single tool. With Guru, you can search everything from the internal knowledge base and get instant answers in the tool you use.

What do they achieve together? Well, you have AI search across the internet (via ChatGPT) and all your company information (via Guru). 

Key Features:

• ChatGPT understands multiple languages, making it easier to write natural-sounding prompts.
• Guru memberikan jawaban yang dipersonalisasi langsung di alur kerja Anda, jadi Anda tidak perlu lagi beralih tab. 
• Bersama-sama, mereka menempatkan jawaban yang relevan di ujung jari Anda karena Anda dapat membiarkan ChatGPT mencari di dalam perusahaan Anda. 

Apple Siri

Apple Siri adalah asisten digital yang populer untuk sistem operasi iOS dan macOS. Ia menggunakan pengenalan suara AI dan NLP untuk memahami niat pengguna dan melakukan berbagai tugas. Dengan hanya satu perintah “Hey Siri,” asisten AI ini dapat memberikan ramalan cuaca, melakukan panggilan telepon, atau mendapatkan petunjuk. 

Terintegrasi dengan ekosistem Apple, ia menyatu dengan semua perangkat dan aplikasi Anda, bahkan memungkinkan operasi tanpa tangan. 

Fitur Kunci:

• Siri memiliki dukungan multibahasa dan dialek, sehingga dapat diakses oleh banyak orang di seluruh dunia.
• Siri belajar dari interaksi dan pola penggunaan sebelumnya, sehingga dapat memberikan respons dan saran yang dipersonalisasi. 
• Melalui perintah suara, Siri dapat mengotomatisasi tugas seperti mengatur pengingat, membuat acara kalender, dll.

Asisten Google

Asisten pencarian AI yang populer lainnya, yang sangat mirip dengan Siri, adalah Asisten Google, alat yang menggunakan kecerdasan buatan, NLP, dan pengenalan suara untuk menyediakan informasi dan melakukan tugas. Namun, berbeda dengan Siri milik Apple, asisten ini untuk pengguna Android, karena terintegrasi dengan perangkat keras dan alat perangkat lunak Google. 

Dengan mencari di web melalui mesin pencari Google, aplikasi AI ini dapat memberikan ramalan cuaca, memeriksa skor olahraga, atau menjawab pertanyaan dengan mudah. 

Fitur Kunci:

• Anda dapat berinteraksi dengan asisten ini dengan dua cara: melalui perintah suara atau input teks.
• Asisten Google terintegrasi dengan rumah pintar, memungkinkan Anda mengontrol perangkat seperti lampu, kamera keamanan, dan peralatan rumah tangga.
• Asisten AI ini dapat mengenali suara yang berbeda dan menawarkan respons yang dipersonalisasi. 

***

Daftar asisten pencarian AI kami lengkap. Sekarang, mari kita beralih ke asisten email AI. 

Asisten email AI

Apakah Anda lelah kehilangan email penting atau mencoba menemukan keteraturan dalam kekacauan yang ada di kotak masuk Anda? Optimalisasi email adalah hal yang mudah bagi asisten email AI, alat yang memanfaatkan kecerdasan buatan untuk mengkategorikan dan memprioritaskan email serta merespons pesan. 

SaneBox

SaneBox adalah alat manajemen email bertenaga AI yang membantu pengguna mengatur kotak masuk email mereka, menjadikannya lebih efisien, meningkatkan komunikasi, dan mengurangi kekacauan. Sebagai hasilnya, dengan memprioritaskan dan mengurutkan email yang masuk, Anda dapat fokus pada email yang benar-benar penting. 

Anda dapat mencoba SaneBox secara gratis atau memilih salah satu paket harga untuk fitur yang lebih canggih. 

Fitur Kunci:

• Melalui fitur SaneLater, Anda dapat memindahkan email yang kurang penting keluar dari kotak masuk utama untuk fokus pada yang penting dahulu. 
• Buat folder dan filter kustom untuk menjaga kotak masuk Anda tetap teratur. 
• Atur pengingat agar Anda dapat mengirim email tepat waktu. 

Shortwave

Shortwave, yang dibuat oleh sekelompok mantan karyawan Google, adalah asisten email AI modern yang menggunakan algoritma cerdas untuk mengkategorikan dan memprioritaskan email, memastikan Anda hanya melihat yang paling penting terlebih dahulu. 

Selain itu, ia memiliki fungsionalitas pencarian yang kuat yang membuatnya sangat mudah bagi pengguna untuk menemukan email yang mereka cari. Secara garis besar, alat AI ini meningkatkan produktivitas dan manajemen email, memungkinkan pengalaman pengguna yang lebih terstruktur. 

Fitur Kunci:

• Shortwave memiliki fitur di mana ia menggabungkan email yang terkait untuk memudahkan pencarian. 
• Melalui fitur kolaborasi, seperti komentar, Anda dapat mengaktifkan komunikasi dan kerja tim. 
• Gunakan label dan filter kustom untuk mengatur email Anda berdasarkan kriteria tertentu.

Mailbutler

Mailbutler adalah alat yang membuat kotak masuk Anda lebih pintar dan teratur. Dengan bantuan asisten AI pintarnya untuk Microsoft Outlook, Gmail, dan Apple Mail, Anda dapat mengelola email Anda dengan lebih baik dan meningkatkan produktivitas. 

Mailbutler memiliki Smart Compose, fitur yang memungkinkan Anda untuk menyusun email dengan beberapa kata kunci. Selain itu, jika Anda tidak ingin menghabiskan terlalu banyak waktu untuk merespons email, biarkan asisten AI menghasilkan respons untuk Anda. 

Fitur Kunci:

• Mailbutler memiliki template email yang dapat disesuaikan yang dapat Anda gunakan untuk email yang berulang. 
• Lacak email yang telah Anda kirim dan lihat berapa banyak yang telah dibuka atau dibaca, dll. 
• Tambahkan catatan atau tugas ke email Anda, yang dapat Anda bagikan dan kolaborasikan dengan tim Anda. 

***

Tipe asisten AI berikutnya berfokus pada penjadwalan. Mari kita bertemu mereka. 

Asisten penjadwalan AI

Seberapa sering Anda lupa pertemuan yang tidak Anda catat di kalender Anda? Kemungkinan besar, itu terjadi cukup sering. Itulah mengapa asisten penjadwalan AI sangat membantu Anda untuk melacak jadwal Anda dengan mengotomatisasi tugas mengatur pertemuan dan mengidentifikasi slot waktu terbaik untuk mereka. 

Clockwise

Clockwise adalah solusi manajemen waktu bertenaga AI dan optimisasi kalender yang membantu Anda mengorganisasi jadwal Anda dengan lebih efisien, sehingga memungkinkan Anda mengoordinasikan pekerjaan dan janji dalam cara yang Anda sukai. 

Ini adalah alat yang menghitung waktu terbaik untuk pertemuan dan tugas, berdasarkan kebutuhan dan preferensi unik Anda. Clockwise terintegrasi dengan Google Calendar untuk secara otomatis mengorganisasi pertemuan dan acara untuk meminimalkan gangguan dan memaksimalkan produktivitas. 

Fitur Kunci:

• Dengan kalender bersama, Anda dan tim Anda dapat menemukan waktu optimal untuk bertemu.
• Clockwise terintegrasi dengan alat manajemen kerja seperti Slack dan Asana sehingga Anda bisa mendapatkan pemberitahuan langsung di ruang kerja Anda. 
• Alat ini memberikan wawasan tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu dan menawarkan laporan produktivitas yang berguna. 

Kronologic

Kronologic adalah alat penjadwalan AI yang menyederhanakan penjadwalan pertemuan dan janji yang sensitif terhadap waktu. Alat ini menggunakan AI untuk mengusulkan dan menjadwalkan pertemuan berdasarkan ketersediaan tim Anda, juga mempertimbangkan preferensi mereka. 

Selain itu, Kronologic menawarkan saran waktu yang cerdas, mengidentifikasi slot waktu paling optimal untuk pertemuan berdasarkan zona waktu dan jadwal kerja peserta. 

Fitur Kunci:

• Kronologic terintegrasi dengan penyedia email populer untuk mengotomatisasi proses penjadwalan. 
• Asisten penjadwalan AI ini memastikan untuk menyinkronkan pertemuan Anda dengan sistem kalender populer. 
• Menjadwalkan kandidat menjadi lebih mudah dengan Kronologic, karena ia mengirim pengingat untuk memastikan semua orang siap. 

Scheduler AI

Scheduler AI adalah agen AI yang dapat disesuaikan dan percakapan Anda yang mengoptimalkan proses penjadwalan. Dengan menggunakan AI, alat ini meningkatkan manajemen waktu Anda dan meningkatkan produktivitas Anda dengan menemukan waktu terbaik untuk janji. 

Anda dapat mempersonalisasi alat ini sesuai dengan preferensi Anda, artinya Anda dapat memprioritaskan jenis pertemuan tertentu atau menetapkan panjang pertemuan, waktu buffer, dan lokasi. 

Fitur Kunci:

• Dengan alat ini, lebih mudah untuk mengatur pertemuan untuk beberapa peserta dan menemukan waktu yang tersedia bersama. 
• Scheduler AI memiliki frekuensi otomatis, sehingga dapat menjadwalkan pertemuan rutin pada interval yang teratur. 
• Jika Anda perlu waktu untuk fokus pada pekerjaan Anda, Scheduler AI secara otomatis mencurahkan blok waktu untuk membantu Anda mengelola waktu Anda dengan lebih baik. 

***

Itulah semua tentang asisten penjadwalan AI: ke depan, mari kita jelajahi asisten transkripsi AI. 

Asisten transkripsi AI

Secara umum, asisten transkripsi AI mengotomatisasi proses pencatatan, membantu Anda dengan mudah mengubah bahasa lisan dalam rekaman audio atau video menjadi teks tertulis. Ditambah lagi, berdasarkan catatan tersebut, ia menyediakan ringkasan pertemuan, membuatnya sangat berguna untuk berbagi hasil dengan pemangku kepentingan dan rekan-rekan. 

Otter.ai

Otter.ai adalah alat transkripsi bertenaga AI yang mengubah bahasa lisan menjadi teks secara real-time. Anda dapat menggunakannya untuk merekam dan mentranskripsi percakapan, kuliah, dan pertemuan. Yang perlu Anda lakukan adalah menghidupkan alat ini selama pertemuan dan ia akan secara otomatis mentranskripsi apa yang dikatakan. 

Otter.ai melakukan semua tugas ini dengan akurat, membuatnya mudah untuk mengatur konten Anda dan mendorong kolaborasi di antara tim Anda. 

Fitur Kunci:

• Cari catatan Anda dengan melihat kata kunci atau frasa tertentu. 
• Atur transkripsi ke dalam folder, yang dapat Anda ekspor dengan mudah dalam berbagai format, seperti PDF, TXT, atau DOCX. 
• Tambahkan istilah, nama, dan akronim kustom untuk meningkatkan akurasi transkripsi Anda. 

Gong

Gong adalah platform AI yang fokus pada percakapan penjualan. Apa artinya ini? Bahwa ia menggunakan kecerdasan buatan untuk menganalisis dan mengekstrak informasi berharga dari panggilan penjualan, pertemuan, dan interaksi. Dengan wawasan ini, Anda meningkatkan hasil penjualan Anda dan meningkatkan pendapatan. 

Dengan menggunakan rekaman panggilan otomatis dan kecerdasan percakapan, Gong dapat menangkap baik audio maupun video, yang kemudian dapat dianalisis untuk mengekstrak wawasan. 

Fitur Kunci:

• Gong adalah alat yang hebat untuk pelatihan, karena memungkinkan manajer untuk meninjau rekaman dan memberikan umpan balik.
• Platform AI ini menggunakan kemajuan terbaru dalam keamanan untuk memastikan data Anda aman.
• Melalui analisis yang komprehensif, Gong mengidentifikasi pola, tren, dan praktik terbaik yang mengarah pada kesuksesan.

Fireflies

Fireflies.ai adalah alat serbaguna bertenaga AI yang mengotomatisasi pencatatan, yang memudahkan tim Anda untuk mentranskripsi, merangkum, dan menganalisis pertemuan dan percakapan suara secara real-time. 

Di Google Meet, Teams, dan Zoom, Anda dapat mendapatkan catatan otomatis, menindaklanjuti item tindakan, dan mengekstrak informasi berharga dari pertemuan Anda. Sebagai hasilnya, Anda meningkatkan pengambilan keputusan dan memperlancar komunikasi. 

Fitur Kunci:

• Dengan ringkasan bertenaga AI, Anda dapat melihat poin-poin kunci dan item tindakan yang dibahas dalam pertemuan.
• Fireflies memiliki identifikasi pembicara, yang memungkinkan alat ini mengenali pembicara dalam transkrip untuk visibilitas yang lebih baik.
• Cari kata kunci tertentu untuk mengambil informasi yang paling menarik bagi Anda. 

***

Tipe terakhir dari asisten AI yang akan kita eksplor adalah asisten penulisan AI. Mari kita pergi! 

Asisten penulisan AI

Perlu meningkatkan keterampilan menulis Anda dan berhenti membuat banyak kesalahan tata bahasa atau ejaan? Asisten penulisan AI adalah solusi yang Anda butuhkan untuk meningkatkan tulisan Anda, karena ia menyoroti kesalahan, menawarkan saran perbaikan (dalam berbagai gaya penulisan), dan membantu Anda menulis konten berkualitas. 

Rytr

Rytr adalah asisten penulisan gratis dan generator konten yang membantu tim dari semua ukuran menyusun konten, termasuk email, judul meta, atau posting LinkedIn dengan cepat. Karena versatilitasnya, Anda dapat memilih dari lebih dari 40 template konten untuk mulai menulis konten Anda. 

Anda juga dapat memilih nada dan gaya penulisan. Atau berikan Rytr contoh tulisan Anda, karena ia dapat dengan mudah menirunya saat menyusun salinan baru. 

Fitur Kunci:

• Fitur auto-complete yang memungkinkan untuk menyelesaikan kalimat Anda, memungkinkan alur kerja yang lebih lancar. 
• Setiap kali Anda mengalami kebuntuan penulis, gunakan Rytr untuk menghasilkan ide dan garis besar yang unik. 
• Rytr memiliki dukungan multibahasa yang melayani berbagai orang. 

Grammarly

Grammarly adalah asisten penulisan AI yang populer yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan tulisan sehari-hari Anda dan meningkatkan kualitas pekerjaan Anda. Ini memiliki beberapa alat untuk pekerjaan ini, mulai dari koreksi ejaan dan peningkatan gaya hingga peningkatan kosakata. 

Grammarly menawarkan saran yang dipersonalisasi berdasarkan nada dan gaya tulisan Anda, sehingga sangat sesuai untuk audiens target Anda. Ia juga dapat menghasilkan konten yang didorong oleh AI. 

Fitur Utama:

• Grammarly memiliki pemeriksa plagiarisme untuk memastikan konten Anda 100% asli. 
• Anda dapat menggunakan Grammarly di ponsel Anda, berkat aplikasi seluler untuk perangkat iOS dan Android.
• Untuk mengukur kemajuan Anda, Grammarly menawarkan laporan mingguan tentang perbaikan Anda.

Wordtune

Wordtune adalah asisten penulisan AI terakhir kami, alat gratis yang dapat meningkatkan konten tulisan Anda. Ia melakukannya dengan menyusun ulang kalimat dan memperbaiki bahasa yang digunakan, menawarkan saran tentang cara meningkatkan kejelasan teks Anda. 

Ia juga menggunakan kecerdasan buatan untuk menghasilkan atau mengubah kalimat utuh dalam berbagai nada tetapi juga dapat membuat kalimat dari awal. Gunakan dengan percaya diri untuk menulis email, membuat ringkasan, atau mengobrol dengan teman-teman Anda. 

Fitur Utama:

• Wordtune memastikan teks tulisan Anda bebas kesalahan dengan memperbaiki tata bahasa Anda. 
• Sampaikan pesan yang tepat dengan menyusun ulang konten Anda untuk kejelasan.
• Wordtune juga memiliki fitur ringkas yang mengurangi waktu membaca konten panjang. 

***

Itu saja yang perlu kami katakan tentang berbagai jenis asisten AI. Sekarang mari kita bicarakan tentang cara memilih yang tepat. 

Cara Memilih Asisten AI Terbaik Untuk Kebutuhan Anda

Berikut adalah kriteria untuk memilih asisten AI terbaik: 

• Kemudahan penggunaan: Pastikan alat yang Anda pilih memiliki antarmuka yang mudah digunakan dan bahkan pemula pun dapat memahaminya dengan cepat. 
• Penanganan tugas yang efektif: Pikirkan tentang apa yang ingin Anda capai dengan alat ini. Misalnya, Anda sadar bahwa AI generatif untuk pembuatan konten meningkatkan kinerja sebesar 58%, jadi jika itu tujuan Anda, pilih solusi hanya untuk tugas spesifik ini. 
• Biaya terhadap nilai: Jangan pilih platform multi-fungsi jika Anda hanya perlu mentranskripsikan catatan rapat. Ini mungkin sedikit terlalu mahal di masa depan.
• Akurasi dan keandalan: Asisten penulisan AI Anda harus menyelesaikan tugas dengan mudah dan akurat, yang berarti perlu dapat diandalkan baik sekarang dan seiring pertumbuhan bisnis Anda. 
• Keamanan data: Karena asisten AI berurusan dengan data sensitif, pastikan penyedia yang Anda pilih memiliki semua langkah keamanan yang diperlukan untuk menjaga data tersebut aman dari risiko. 

Itu saja! Mari kita ringkaskan. 

Kini Terserah Anda!

Dari semua asisten AI ini, ada satu yang unik yang pasti perlu Anda coba. Bisakah Anda menebak yang mana itu? 

ChatGPT + Guru adalah kombinasi alat terbaik ketika datang untuk meningkatkan alur kerja Anda. Anda juga dapat mencoba Guru sendiri, karena ia menghubungkan obrolan, dokumen, dan aplikasi Anda dalam satu platform yang terintegrasi. 

Artinya Anda dapat mendapatkan jawaban di mana saja, tanpa harus beralih antara aplikasi secara terus-menerus.

Daftar hari ini untuk mencobanya! 

‍