With a simple command, you can easily ask AI assistants to help you with daily tasks such as scheduling meetings. But what exactly is an AI assistant? Let’s demystify this concept in this guide. 

‍

Today’s world is AI-powered: experts expect the global AI market to be worth $1.8 trillion by 2030. You might not realize it, but AI is now everywhere, coming to us in a familiar form: as our assistants.

AI assistants are programs that automate tasks and workflows. For example, you can take out your Android or iOS phone and say, “Hey, do my groceries.” Just like that, the AI assistant will place the order for you.

But that’s not enough to define an AI assistant. In this guide, let’s go deeper than that and discover its key features, benefits, and the most common types of AI assistants. 

What is an AI Assistant?

An AI assistant (also known as a virtual or digital assistant) is software that uses advanced technologies to provide users with relevant information and perform various tasks for them, such as making calls, reading text, etc. 

Via natural language processing (NLP), machine learning (ML), and large language models (LLM), these personal assistants can understand voice commands or text inputs and generate responses that sound conversational and human-like.

Think of popular voice assistants like Siri and Alexa. But these two are just the tip of the iceberg. There are many types of AI assistants, but we can talk about that later.

For now, let’s focus on the benefits AI assistants provide. 

What are the Benefits of AI Assistants?

What are the perks of using AI assistants? For one, they automate simple yet mundane tasks, like addressing customer concerns. This frees your agents’ time, allowing them to focus on more high-priority issues. 

But it goes beyond scheduling meetings, producing high-quality content, or responding to questions. Here are some of the other benefits: 

• Provides personalized content: AI chatbots greatly boost customer satisfaction levels and forge stronger connections by delivering more customized content that suits customers’ preferences and needs. 

• Offers accurate responses: Your personal AI assistant won’t beat around the bush. Using the vast internet as its source, it can answer simple or complex queries with ease, in a precise and timely manner. 
• Streamlines routine tasks: Tracking orders, changing passwords, and more are tasks that your HR department doesn’t need to worry about anymore, as the AI assistant can easily handle them. 
• Boosts productivity: With AI taking care of complex tasks, your people can focus on more time-sensitive projects, without distractions. This means a new level of productivity that gives you a competitive edge. 
• Saves time and costs: Again, using AI assistants to perform tasks frees your agents’ time, allowing them to focus on more impactful work. But it also reduces your costs, as you don’t need to hire a specialized team of people to handle these routine tasks. 

Benefits: check.

Now, let’s go through the key features an AI assistant should have.

What are the Key Features of AI Assistants? 

Every AI assistant should have the following capabilities: 

• Natural Language Understanding: NLP is suuuper necessary for an AI assistant. It’s how AI assistants communicate with humans in a natural way, allowing them to comprehend and interpret language in order to provide relevant answers and intuitive interactions. 
• Continual learning and adaptation: Through ML algorithms, the AI assistant continuously learns about the user, gathering enough data to understand their needs better. As a result, the AI assistant will be able to tailor experiences and offer more refined suggestions. 
• User assistance versatility: AI assistants aren’t just good at answering a few questions. They can handle simple and complex tasks alike, such as setting reminders, scheduling meetings, or handling administrative duties.
• Providing relevant and timely recommendations: Since AI assistants continuously learn about client needs and preferences, they deliver tailor-made content that engages the client further. Through personalized interactions, users receive assistance AND learn more about their topic of interest. 
• Third-party integrations: An AI assistant works well alongside plenty of other third-party platforms, allowing you to streamline workflows. With an integrated ecosystem, you can provide seamless interactions between your platforms, letting your workers find the information they need faster. 

Easy to remember, right? With this information in mind, let’s go through the many types of AI assistants. 

What are the Common Types of AI Assistants?

Curious about the most common types of AI assistants? There are coding assistants, for instance, whose market is expected to grow at a CAGR of 41.2% from 2021 to 2028. And then there are customer service assistants. 

But today we’re going to talk about the following types of assistants: 

• AI search assistants
• AI email assistants
• AI scheduling assistants
• AI transcription assistants
• AI writing assistants

As we go through each type, we’ll explore some of the best options in that category, so you’ll have a better idea of what to expect from that AI assistant. 

Disclaimer: This list was last updated on July 12, 2024. 

AI search assistants

An AI search assistant is a tool that helps users find and retrieve information based on their search intent. Basically, it uses NLP and ML to understand user queries and provide accurate or relevant responses, similar to an AI search engine. 

ChatGPT + Guru

Our first AI search assistant is actually two tools in one. 

First, we have OpenAI’s ChatGPT, an AI chatbot that everyone’s familiar with. It mainly uses LLM to interact with users in a conversational manner, generate new content, write code, and summarize documents with a single prompt.

Second, we have Guru, an enterprise AI search, an employee intranet, and a wiki — all in a single tool. With Guru, you can search everything from the internal knowledge base and get instant answers in the tool you use.

What do they achieve together? Well, you have AI search across the internet (via ChatGPT) and all your company information (via Guru). 

Key Features:

• ChatGPT understands multiple languages, making it easier to write natural-sounding prompts.
• Guru antaa sinulle räätälöityjä vastauksia suoraan työskentelyprosessissasi, joten sinun ei enää tarvitse vaihtaa välilehtiä. 
• Yhdessä he tarjoavat asiaankuuluvia vastauksia, jotka ovat helposti saatavilla, kun voit antaa ChatGPT:n etsiä yrityksesi sisällä. 

Apple Siri

Apple Siri on suosittu digitaalinen assistentti iOS- ja macOS-käyttöjärjestelmille. Se käyttää tekoälyn äänen tunnistusta ja NLP:tä ymmärtääkseen käyttäjän tarkoituksen ja suorittaakseen erilaisia tehtäviä. Joten yksinkertaisella "Hei Siri" -komennolla tekoälyassistentti voi antaa säätiedotuksen, soittaa puheluita tai saada ajo-ohjeita. 

Sisäänrakennettuna Apple-ekosysteemiin se integroituu vaivattomasti kaikkiin laitteisiisi ja sovelluksiisi, jopa mahdollistamalla hands-free-käytön. 

Keskeiset ominaisuudet:

• Siri tukee useita kieliä ja murteita, joten se on saavutettavissa monille ihmisille ympäri maailmaa.
• Siri oppii aiemmista vuorovaikutuksista ja käyttökuvioista, joten se voi antaa henkilökohtaisia vastauksia ja ehdotuksia. 
• Ääni komentojen avulla Siri voi automatisoida tehtäviä, kuten muistutusten asettamista, kalenteritapahtumien luomista jne.

Google Assistant

Toinen suosittu tekoälyhaun avustaja, joka on hyvin samanlainen kuin Siri, on Google Assistant, työkalu, joka käyttää tekoälyä, NLP:tä ja äänen tunnistusta tarjotakseen tietoa ja suorittaakseen tehtäviä. Toisin kuin Applen Siri, tämä assistentti on Android-käyttäjille, koska se integroituu Googlen laitteistoon ja ohjelmistotyökaluihin. 

Etsimällä verkosta Googlen hakukoneen avulla tämä tekoälysovellus voi tarjota säätiedotuksia, tarkistaa urheilutuloksia tai vastata kysymyksiin helposti. 

Keskeiset ominaisuudet:

• Voit olla vuorovaikutuksessa tämän assistentin kanssa kahdella tavalla: ääni komennolla tai tekstisyötöllä.
• Google Assistant integroituu älykoteihin, jolloin voit hallita laitteita, kuten valoja, turvakameroita ja kodinkoneita.
• Tämä tekoälyassistentti voi tunnistaa eri ääniä ja tarjota henkilökohtaisia vastauksia. 

***

Luettelo tekoälyhakusista on valmis. Seuraavaksi siirrytään tekoälyyn sähköpostiassistentteihin. 

Tekoäly sähköpostiassistentit

Oletko kyllästynyt tärkeiden sähköpostien katoamiseen tai järjestyksen etsimiseen kaaoksesta, joka on postilaatikkosi? Sähköpostien optimointi on lastenleikki tekoäly sähköpostiassistentille, työkalulle, joka hyödyntää tekoälyä luokitellakseen ja priorisoidakseen sähköpostit ja vastatakseen viesteihin. 

SaneBox

SaneBox on tekoälypohjainen sähköpostinhallintatyökalu, joka auttaa käyttäjiä järjestämään sähköpostilaatikkoaan, tehden siitä tehokkaamman, parantaen viestintää ja vähentäen sotkua. Tuloksena on, että priorisoimalla ja lajittelemalla saapuvia sähköposteja voit keskittyä todella tärkeisiin sähköposteihin. 

Voit kokeilla SaneBoxia ilmaiseksi tai valita yhden sen hinnoittelusuunnitelmista saadaksesi edistyneempiä ominaisuuksia. 

Keskeiset ominaisuudet:

• SaneLater-ominaisuuden avulla voit siirtää vähemmän tärkeitä sähköposteja pääpostilaatikon ulkopuolelle keskittyäksesi ensin kriittisiin viesteihin. 
• Luo mukautettuja kansioita ja suodattimia pitämään sähköpostilaatikkosi järjestettynä. 
• Aseta muistutuksia, jotta voit lähettää sähköpostit ajallaan. 

Shortwave

Shortwave, jonka on luonut joukko entisiä Googlen työntekijöitä, on moderni tekoäly sähköpostiassistentti, joka käyttää älykkäitä algoritmeja luokitellakseen ja priorisoidakseen sähköposteja, varmistaen, että näet vain tärkeimmät ensin. 

Lisäksi sillä on tehokas hakutoiminto, joka tekee käyttäjille erittäin helpoksi löytää etsimänsä sähköposti. Lyhyesti sanottuna, tämä tekoälytyökalu parantaa sähköpostien tuottavuutta ja hallintaa, mikä mahdollistaa sujuvamman käyttäjäkokemuksen. 

Keskeiset ominaisuudet:

• Shortwave:lla on ominaisuus, jossa se yhdistää liittyvät sähköpostit helpottamaan niiden löytämistä. 
• Yhteistyöominaisuuksien, kuten kommenttien, avulla voit mahdollistaa viestinnän ja tiimityön. 
• Käytä mukautettuja etikettejä ja suodattimia järjestääksesi sähköpostisi tiettyjen kriteerien perusteella.

Mailbutler

Mailbutler on työkalu, joka tekee postilaatikostasi älykkäämmän ja järjestetymmäs. Älykkään tekoälyassistentin avulla Microsoft Outlookille, Gmailille ja Apple Mailille voit hallita sähköposteja paremmin ja parantaa tuottavuutta. 

Mailbutlerissa on Smart Compose -ominaisuus, joka mahdollistaa sähköpostin luonnin muutamalla avainsanalla. Lisäksi, jos et halua käyttää liikaa aikaa sähköposteihin vastaamiseen, anna tekoälyassistentin luoda vastaus puolestasi. 

Keskeiset ominaisuudet:

• Mailbutlerissa on mukautettavat sähköpostimallit, joita voit käyttää toistuvissa sähköposteissa. 
• Seuraa lähettämiäsi sähköposteja ja katso, kuinka monet niistä on avattu tai luettu jne. 
• Lisää muistiinpanoja tai tehtäviä sähköposteihisi, joita voit jakaa ja joista voit tehdä yhteistyötä tiimisi kanssa. 

***

Seuraava tyypin tekoälyassistentti keskittyy aikataulutukseen. Tutustutaan niihin. 

Tekoäly aikatauluassistentit

Kuinka usein unohdat tapaamisen, jonka et laittanut kalenteriin? Se tapahtuu todennäköisesti usein. Siksi tekoäly aikatauluassistentti auttaa sinua suuresti pysymään aikataulussasi automatisoimalla tapaamisten organisointitehtävän ja tunnistamalla parhaat ajankohtat tapaamisilleen. 

Clockwise

Clockwise on tekoälypohjainen ajanhallinta- ja kalenterin optimointiratkaisu, joka auttaa sinua järjestämään aikataulusi tehokkaammin, mikä mahdollistaa työsi ja tapaamisesi yhteensovittamisen haluamallasi tavalla. 

Se on työkalu, joka laskee parhaan ajan tapaamisille ja tehtäville yksilöllisten tarpeidesi ja mieltymystesi mukaan. Clockwise integroituu Google Kalenteriin järjestääkseen tapaamisia ja tapahtumia automaattisesti minimoidakseen häiriöitä ja maksimoidakseen tuottavuutta. 

Keskeiset ominaisuudet:

• Yhteisten kalenterien avulla sinä ja tiimisi voitte löytää optimaalisen ajan tavata.
• Clockwise integroituu työmanagerointityökaluihin, kuten Slack ja Asana, jotta voit saada ilmoituksia suoraan työtilassasi. 
• Tämä työkalu antaa tietoa siitä, kuinka käytät aikaasi, ja tarjoaa hyödyllisiä tuottavuusraportteja. 

Kronologinen

Kronologic on tekoäly aikataulu työkalu, joka virtaviivaistaa tapaamisten ja aikarajoitettujen tapaamisten aikataulutusta. Tämä työkalu käyttää tekoälyä ehdottaakseen ja aikatauluttaakseen tapaamisia tiimisi saatavuuden mukaan, myös ottaen huomioon heidän mieltymyksensä. 

Lisäksi Kronologic tarjoaa älykkäitä aikasuosituksia, jotka tunnistavat optimaalisimmat ajankohdat tapaamisille perustuen osallistujien aikavyöhykkeisiin ja työaikatauluihin. 

Keskeiset ominaisuudet:

• Kronologic integroituu suosittuihin sähköpostipalveluihin automatisoidakseen aikataulusprosessin. 
• Tämä tekoäly aikatauluassistentti varmistaa, että tapaamisesi synkronoituvat suosittujen kalenterijärjestelmien kanssa. 
• Ehdokkaiden aikatauluttaminen on helpompaa Kronologisen kanssa, sillä se lähettää muistutuksia varmistaakseen, että kaikki ovat valmiita. 

Scheduler AI

Scheduler AI on oma mukautettava ja keskusteleva tekoälyagenttisi, joka optimoi aikatauluprosessin. Tämän työkalun avulla parannat aikahallintaasi ja lisää tuottavuuttasi löytämällä parhaat ajat tapaamisiin. 

Voit personoida tätä työkalua mieltymystesi mukaan, mikä tarkoittaa, että voit priorisoida tiettyjä tapaamistyyppejä tai määrittää tapaamispituuksia, puskuriajat ja sijainnit. 

Keskeiset ominaisuudet:

• Tämän työkalun avulla on helpompaa asettaa tapaamisia useille osallistujille ja löytää yhteinen vapaa aika. 
• Scheduler AIlle on automatisoitu toistuvuus, joten se voi aikatauluttaa rutiinitapaamisia säännöllisin välein. 
• Jos tarvitset aikaa keskittyä työhön, Scheduler AI omistaa automaattisesti aikablokkeja, jotka auttavat sinua hallitsemaan aikaasi paremmin. 

***

Siinä on kaikki tekoäly aikatauluassistenttien osalta: siirrytään eteenpäin ja tutustutaan tekoäly transkriptiovalmentajiin. 

Tekoäly transkriptiassistentit

Yleisesti ottaen tekoäly transkriptiassistentit automatisoivat muistiinpanoprosessin, auttaen sinua helposti muuntamaan puheen ääntä tai videota kirjoitetuksi tekstiksi. Lisäksi muistiinpanojen perusteella se tarjoaa kokousyhdisteitä, mikä tekee siitä erittäin hyödyllisen tulosten jakamiseen sidosryhmien ja kollegoiden kanssa. 

Otter.ai

Otter.ai on tekoälypohjainen transkriptiotyökalu, joka muuntaa minkä tahansa puhutun kielen tekstiksi reaaliajassa. Voit käyttää sitä keskustelujen, luentojen ja tapaamisten tallentamiseen ja transkriptoimiseen. Kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä, on avata tämä työkalu tapaamisen aikana, niin se transkriptoi automaattisesti sanotun. 

Otter.ai tekee kaikki nämä tehtävät tarkasti, mikä helpottaa sisältösi järjestämistä ja yhteistyön edistämistä tiimisi keskellä. 

Keskeiset ominaisuudet:

• Hae muistiinpanoistasi etsimällä tiettyjä avainsanoja tai lauseita. 
• Järjestä transkriptiot kansioihin, jotka voit helposti viedä eri muodoissa, kuten PDF, TXT tai DOCX. 
• Lisää mukautettuja termejä, nimiä ja lyhenteitä parantaaksesi transkriptioidesi tarkkuutta. 

Gong

Gong on tekoälyalusta, joka keskittyy myyntikeskusteluihin. Mitä tämä tarkoittaa? Että se käyttää tekoälyä analysoidakseen ja poimiakseen arvokasta tietoa myyntipuheluista, tapaamisista ja vuorovaikutuksista. Näiden oivallusten avulla parannat myyntituloksiasi ja kasvatat tuloja. 

Automaattisen puhelun tallennuksen ja keskusteluälyn avulla Gong voi tallentaa sekä ääntä että videota, joita se voi myöhemmin analysoida oivallusten saamiseksi. 

Keskeiset ominaisuudet:

• Gong on erinomainen työkalu valmennukseen, koska se mahdollistaa johtajien arvioida tallenteita ja antaa palautetta.
• Tämä tekoälyalusta käyttää uusimpia tietoturvaedistymiä varmistaakseen, että tietosi ovat turvassa.
• Kattavan analyysin avulla Gong tunnistaa kaavat, trendit ja parhaat käytännöt, jotka johtavat menestykseen.

Fireflies

Fireflies.ai on monipuolinen tekoälypohjainen työkalu, joka automatisoi muistiinpanoja, mikä tekee tiimisi helpommaksi transkriptoida, tiivistää ja analysoida tapaamisia ja puhetta reaaliajassa. 

Googlen Meet, Teams ja Zoomin avulla saat automaattiset muistiinpanot, seuraat toimenpideartikkeleita ja poimit arvokasta tietoa tapaamisistasi. Näin parannat päätöksentekoa ja virtaviivaistat viestintää. 

Keskeiset ominaisuudet:

• Tekoälyn tukemien yhdisteiden avulla voit nähdä kokouksessa käsitellyt tärkeät kohdat ja toimenpideartikkeleita.
• Fireflies:llä on puheen tunnistus, joka mahdollistaa työkalun tunnistavan puhujan transkriptissa paremman näkyvyyden takaamiseksi.
• Hae tiettyjä avainsanoja kiinnostavien tietojen hakemiseen. 

***

Viimeinen tyyppi tekoälyassistentista, jota aiomme tutkia, on tekoäly kirjoittaminen assistentit. Lähdetään liikkeelle! 

Tekoäly kirjoitusassistentit

Tarvitsetko parantaaksesi kirjoitustaitojasi ja lopettaaksesi niin monien kielioppi- tai kirjoitusvirheiden tekemisen? Tekoäly kirjoitusassistentti on juuri se lääke, jota tarvitset kirjoituksesi parantamiseksi, sillä se korostaa virheitä, ehdottaa parannuksia (eri kirjoitustyyleissä) ja näin auttaa sinua kirjoittamaan laadukasta sisältöä. 

Rytr

Rytr on ilmainen kirjoitusassistentti ja sisällöngeneroija, joka auttaa kaiken kokoisia tiimejä laatimaan sisältöä, mukaan lukien sähköposteja, metatitteliä tai LinkedIn-päivityksiä nopeasti. Monipuolisuutensa ansiosta voit valita yli 40 sisältömallista aloittaaksesi kirjoittamisen. 

Voit myös valita kirjoituksen sävyn ja tyylin. Tai anna Rytrille esimerkki kirjoituksestasi, sillä se voi helposti matkia sitä laatiessaan uusia kopioita. 

Keskeiset ominaisuudet:

• Automaattinen täyttöominaisuus, jonka avulla se voi lopettaa lauseesi, mahdollistaen sujuvamman kulun. 
• Kun kohtaat kirjoittamisen esteitä, käytä Rytria luodaksesi ainutlaatuisia ideoita ja luonnoksia. 
• Rytrilla on monikielinen tuki, joka palvelee eri ihmisiä. 

Grammarly

Grammarly on suosittu tekoäly kirjoitusassistentti, jota voit käyttää päivittäisen kirjoittamisen parantamiseen ja työn laadun nostamiseen. Siinä on useita työkaluja tätä tehtävää varten, vaihdellen oikeinkirjoituksen korjauksesta tyylin parantamiseen ja sanaston kehittämiseen. 

Grammarly tarjoaa henkilökohtaisia ehdotuksia kirjoitustyylisi ja -tonisi mukaan, joten se on täysin sopiva kohdeyleisöllesi. Se voi myös luoda AI-pohjaista sisältöä. 

Keskeiset ominaisuudet:

• Grammarlylla on plagiaatintarkistaja varmistaakseen, että sisältösi on 100 % alkuperäistä. 
• Voit käyttää Grammarlya puhelimellasi, kiitos iOS- ja Android-laitteille tarkoitetun sovelluksen.
• Seuraa edistymistäsi, Grammarly tarjoaa viikoittaisia raportteja parannuksistasi.

Wordtune

Wordtune on viimeinen AI-kirjoitusassistenttimme, ilmainen työkalu, joka voi parantaa kirjoitettua sisältöäsi. Se tekee tämän kirjoittamalla lauseet uudelleen ja tarkentamalla käytettyä kieltä, tarjoten ehdotuksia tekstisi selkeyden parantamiseksi. 

Se käyttää myös tekoälyä luodakseen tai muokatakseen kokonaisia lauseita eri tyyleissä, mutta se voi myös luoda lauseita alusta alkaen. Käytä sitä luottavaisin mielin kirjoittaessasi sähköposteja, luodessasi toimeksiantoja tai jutellessasi ystäviesi kanssa. 

Keskeiset ominaisuudet:

• Wordtune varmistaa, että kirjoitettu tekstisi on virheetöntä parantamalla kielioppiasi. 
• Toimita oikea viesti kirjoittamalla sisältösi selkeästi uudelleen.
• Wordtune sisältää myös tiivistämistoimintoja, jotka vähentävät pitkän sisällön lukuaikaa. 

***

Siinä kaikki, mitä meillä on sanottavaa eri tyyppisistä AI-assistentista. Keskustellaan nyt siitä, kuinka valita oikea. 

Kuinka valita paras AI-assistentti tarpeisiisi

Tässä ovat kriteerit parhaan AI-assistentin valitsemiseen: 

• Käyttäjäystävällisyys: Varmista, että valitsemasi työkalu on helppokäyttöinen ja että jopa aloittelijat ymmärtävät sen nopeasti. 
• Tehokas tehtävien hallinta: Mieti, mitä yrität saavuttaa tämän työkalun avulla. Esimerkiksi tiedät, että generatiivinen AI sisällön luomiseksi lisää suorituskykyä 58%, joten jos se on tavoitteesi, valitse ratkaisu vain tähän erityiseen tehtävään. 
• Kustannus-arvo: Älä valitse monitoimialustaa, jos tarvitset vain kokoustietojen litterointia. Se saattaa olla tulevaisuudessa liian kallis.
• Tarkkuus ja luotettavuus: AI-kirjoitusassistenttisi tulisi ratkaista tehtävät helposti ja tarkasti, mikä tarkoittaa, että sen on oltava luotettava nyt ja liiketoimintasi kasvaessa. 
• Tietoturva: Koska AI-assistentit käsittelevät arkaluontoisia tietoja, varmista, että valitsemasi palveluntarjoaja on toteuttanut kaikki turvallisuusmenettelyt suojatakseen tiedot riskeiltä. 

Siinä se on! Käydäänpä asia loppuun. 

Sinun vuorosi!

Kaikista näistä AI-assistentista on yksi ainutlaatuinen, jota sinun on ehdottomasti kokeiltava. Voitko arvata, mikä se on? 

ChatGPT + Guru on paras yhdistelmä työkaluista, kun on kyse työnkulkujen parantamisesta. Voit myös kokeilla Guru-työkalua itse, koska se yhdistää keskustelusi, asiakirjasi ja sovelluksesi yhteen virtaavaan alustaan. 

Tarkoittaen, että voit saada vastauksia missä tahansa, ilman että sinun tarvitsee jatkuvasti vaihtaa sovelluksia.

Rekisteröidy tänään kokeillaksesi sitä! 

‍