Dlaczego posiadanie bazy wiedzy jest ważne

Posiadanie bazy wiedzy jest kluczowe dla firm i organizacji, ponieważ umożliwia centralne przechowywanie i organizację ważnych informacji oraz wiedzy. Może to obejmować dokumentację wsparcia klienta, polityki i procedury firmy, informacje o produktach i inne. Dzięki dobrze zorganizowanej bazie wiedzy pracownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do informacji, których potrzebują, aby skutecznie wykonywać swoje obowiązki, co pozwala zredukować błędy i poprawić wydajność. A w dzisiejszym środowisku staje się to coraz ważniejsze – wszak niemal połowa pracowników ma trudności w znalezieniu informacji, których potrzebują, aby efektywnie wykonywać swoją pracę.

Dodatkowo, baza wiedzy może pomóc w standaryzowaniu procesów i procedur w całej organizacji, zapewniając spójność i jakość w dostarczaniu usług. Ostatecznie, baza wiedzy jest potężnym narzędziem do poprawy współpracy, komunikacji i dzielenia się wiedzą w ramach organizacji, co prowadzi do lepszej wydajności i lepszych rezultatów.

7 kroków do zbudowania bazy wiedzy

Krok 1: Przeprowadź badania, aby określić potrzebę bazy wiedzy

Zrozumienie użyteczności bazy wiedzy to jedna rzecz. Decydowanie o celu, który twoja baza wiedzy będzie wypełniać dla twojej organizacji, to inna sprawa. 

Pierwszym krokiem w zakładaniu bazy wiedzy jest określenie potrzeby, którą ma zaspokajać twoja baza wiedzy. Pomyśl o swojej publiczności. Czy chcesz, aby twoja baza wiedzy wspierała pracowników, klientów, czy obu? Gdy już wiesz, którą grupę odbiorców chcesz, aby Twoja baza wiedzy obsługiwała, zbadaj, gdzie istnieją największe luki w wiedzy.

• Jakie pytania lub tematy twoi pracownicy lub klienci najczęściej zadają?
• Który dział jest przytłoczony prośbami o informacje w sposób ciągły?
• Jaki jest twój obecny wskaźnik odpowiedzi na pytania pracowników i klientów i czy ten wskaźnik odpowiedzi się wydłuża?
• Czy wydajność w Twojej organizacji spada, ponieważ informacje nie mogą być efektywnie dzielone?
• Jakie poważne braki mogłyby wystąpić, gdyby niektórzy pracownicy firmy odeszli i zabrali ze sobą swoją wiedzę?

 Odpowiedzi na te pytania pomogą ci zrozumieć, czy naprawdę potrzebujesz bazy wiedzy i zacząć myśleć o tym, jak powinna być zorganizowana.

Krok 2: Określ rodzaj bazy wiedzy

Gdy już wiesz, że potrzebujesz bazy wiedzy, musisz określić, jaki rodzaj bazy wiedzy najlepiej zaspokoi twoje potrzeby. Istnieje sześć typowych rodzajów baz wiedzy. Aby zdecydować, jaki rodzaj bazy wiedzy chcesz stworzyć, pomyśl o publiczności, którą baza wiedzy będzie obsługiwać, jak dostępna ma być baza wiedzy dla ogółu społeczeństwa oraz czy chcesz hostować bazę wiedzy na serwerze firmy, czy polegać na dostawcy, który ją hostuje.

{{cta}}

Krok 3: Rozwiń strukturę bazy wiedzy

Organizacja jest kluczowym elementem tworzenia struktury organizacyjnej dla bazy wiedzy. Chcesz, aby wszyscy użytkownicy mogli szybko i łatwo znaleźć to, czego szukają. Opracowanie struktury bazy wiedzy na początku procesu nie tylko pomoże w organizacji treści w miarę jej rozwoju, ale także wpłynie na projekt nawigacji i sprawi, że będzie ona bardziej intuicyjna dla użytkowników..

Jest wiele różnych sposobów organizacji bazy wiedzy:

• Typ lub rola użytkownika: Kiedy masz różnych użytkowników lub typy klientów, organizowanie bazy wiedzy według ról jest skuteczne. Twoi użytkownicy mogliby szybko korzystać z wiedzy, która jest dla nich specyficzna. Na przykład, [baza wiedzy HR](http://Step 3: Develop knowledge base structure Organization is a key component in creating an organizational structure for a knowledge base. Chcesz, aby wszyscy użytkownicy mogli szybko i łatwo znaleźć to, czego szukają. Opracowanie struktury bazy wiedzy na początku procesu nie tylko pomoże Ci w organizacji treści w miarę rozwoju bazy wiedzy, ale także poinformuje o projekcie nawigacji i pomoże uczynić go bardziej intuicyjnym dla użytkowników..  Istnieje wiele różnych sposobów, w jakie możesz zorganizować swoją bazę wiedzy:  Typ użytkownika lub rola: Gdy masz różnych użytkowników lub typy klientów, organizacja bazy wiedzy według roli jest skuteczna. Twoi użytkownicy mogliby szybko korzystać z wiedzy, która jest dla nich specyficzna. Na przykład, baza wiedzy HR mogłaby być zorganizowana przez podzielenie się konkretnymi informacjami o twojej firmie z wyznaczonymi sekcjami skierowanymi do kontrahentów, pracowników na pełny etat i pracowników na część etatu. Działanie: Jeśli twoje grupy docelowe, które będą korzystać z bazy wiedzy, potrzebują konkretnych informacji o działaniach, organizowanie bazy wiedzy według działań działa dobrze. Na przykład,  baza wiedzy dla dużej agencji turystycznej może być zorganizowana według takich aktywności jak planowanie podróży, rezerwacja biletów i kontakt z agentem. Etap/ Doświadczenie użytkownika: Gdy organizujesz według etapu lub doświadczenia użytkownika, użytkownik twojej bazy wiedzy szybko dopasowuje swoje potrzeby do twoich informacji. Na przykład, baza wiedzy dla usługi online może być zorganizowana według etapów takich jak rozpoczęcie, aktualizacja usługi i tutoriale dla użytkowników. Typ produktu: Możesz również zorganizować swoją bazę wiedzy według typu produktu. Na przykład, firma meblarska może zorganizować swoją bazę wiedzy według mebli do salonu, mebli do sypialni, mebli dziecięcych i mebli biurowych.   Twoja baza wiedzy będzie się nieustannie zmieniać, w miarę jak jej zawartość będzie się rozwijać, edytować lub archiwizować. Dlatego ważne jest, aby uczynić kategorie wystarczająco szerokimi, aby obejmowały szereg treści, które można podzielić na podtematy lub tematy.   Krok 4: Ustal ekspertów merytorycznych, aby tworzyć treści Twoja baza wiedzy wymaga stałego napływu interesujących i angażujących treści, które spełniają specyficzne potrzeby Twoich odbiorców. Ekspertów merytorycznych (SMEs) oraz dedykowany redaktor (lub dwóch) powinni być odpowiedzialni za rozwijanie treści, aby zapewnić jakość, dokładność i skuteczność wszystkich treści w Twojej bazie wiedzy dystrybuowanej do pracowników i/lub klientów. Oto jak ten proces może działać:  Menadżer bazy wiedzy określa treści niezbędne dla każdej kategorii. Menedżer określa cel każdej części treści, główne przesłanie, słowa kluczowe oraz wezwanie do działania dla każdego artykułu. Oni również ustalają terminy i są odpowiedzialni za przypisanie rozwijania treści do ekspertów przedmiotowych. Eksperci przedmiotowi są odpowiedzialni za wykorzystywanie swojej specjalistycznej wiedzy do tworzenia treści zgodnie z wytycznymi przedstawionymi przez menedżera bazy wiedzy. Eksperci przedmiotowi również recenzują edytowane treści pod kątem dokładności. Redaktorzy przeglądają treści dostarczone przez ekspertów merytorycznych i poprawiają błędy ortograficzne, gramatyczne, styl oraz czytelność.  Ponieważ prawdopodobnie będziesz miał więcej niż jednego eksperta merytorycznego piszącego treści dla Twojej bazy wiedzy, będziesz potrzebował przewodnika stylu, aby upewnić się, że Twoje treści są spójne w wyglądzie, tonie i odczuciu, niezależnie od tego, kto je pisze lub edytuje. Twoje marketingowe lub komunikacyjne dział prawdopodobnie posiada przewodnik stylu, który zawiera wytyczne dotyczące interpunkcji, stylu marki, formatowania i innych.   Krok 5: Pisanie zasobów wiedzy Chcesz mieć pewność, że Twoje treści są łatwe do zrozumienia i że Twoi eksperci merytoryczni dostarczają te treści w efektywny sposób. Aby to osiągnąć, dostarcz im wskazówki dotyczące pisania, które obejmują te podstawy:  Jasność: Używaj nagłówków opartych na działaniu, aby pomóc odbiorcom szybko zorientować się, co w treści będzie wyjaśnione. Chcesz upewnić się, że twoje treści są łatwe do zrozumienia i że twoi eksperci przedmiotowi dostarczają te treści w sposób efektywny. Czytelność: Czytelnicy preferują treści, które dostarczają informacji na pierwszy rzut oka. Jasność: Używaj nagłówków opartych na akcjach, aby pomóc swojej publiczności w natychmiastowym zrozumieniu, co będzie wyjaśniać treść. Wyjaśnij wszystkie żargony lub terminy techniczne w prostym języku. Czytelność: Czytelnicy wolą treści, które dostarczają informacje na pierwszy rzut oka. Oznacza to, że akapity powinny być krótkie, a bloki tekstu powinny być przerywane nagłówkami, podnagłówkami, wypunktowaniami lub numerowanymi listami, gdzie to możliwe. Wartość: Każdy kawałek treści w Twojej bazie wiedzy powinien oferować wartościowe rozwiązanie lub spostrzeżenie.   Krok 6: Prześlij zasoby na wspólną platformę Wspólna platforma bazy wiedzy to system oprogramowania, który ułatwia przepływ informacji z Twojej bazy wiedzy do tych, którzy tego potrzebują. Przydatność: Upewnij się, że linkujesz do powiązanych artykułów w swojej bazie wiedzy. To pomoże twojej publiczności łatwo znaleźć inne zasoby, które w pełni odpowiadają na ich pytania. Wspólna platforma, którą wybierzesz, powinna także być w stanie dostosować się do wzrostu Twojej bazy wiedzy.  Krok 7: Często aktualizuj treści Aktualizacja treści będzie regularną czynnością, aby Twoja baza wiedzy pozostała aktualna i użyteczna. Polegaj na wbudowanej analityce systemu oprogramowania Twojej bazy wiedzy, aby pomóc. Dane, które przeglądasz, pomogą Ci lepiej zrozumieć:  Rodzaj informacji, które ludzie przeglądają  Jak zmienia się ruch w wyszukiwaniu w artykułach, które kiedyś były popularne Kiedy artykuł został po raz pierwszy opublikowany i zaktualizowany  Zaplanowanie przeglądów przez Twoich ekspertów merytorycznych wszystkich treści (na bieżąco) w ciągu roku w celu aktualizacji, optymalizacji lub wycofania treści w razie potrzeby. Dodatkowo powinieneś zaplanować aktualizację odpowiednich treści za każdym razem, gdy twoje polityki firmowe, produkty lub zmiany w twoich usługach.) mogą być zorganizowane przez wydzielenie konkretnych informacji o Twojej firmie z wydzielonymi sekcjami skierowanymi do kontrahentów, pracowników na pełny etat i pracowników na część etatu.
• Na przykład, oprogramowanie platformy wspólnej może zawierać narzędzia wyszukiwania, udostępnianie plików, analitykę i raportowanie, system informacji zwrotnej użytkownika i inne. Na przykład,  baza wiedzy dla dużej agencji turystycznej może być zorganizowana według takich aktywności jak planowanie podróży, rezerwacja biletów i kontakt z agentem.
• Etap/ doświadczenie użytkownika: Gdy organizujesz według etapu lub doświadczenia użytkownika, użytkownik Twojej bazy wiedzy szybko może dopasować swoje potrzeby do Twoich informacji. Aktualizacja treści będzie regularną czynnością, aby utrzymać twoją bazę wiedzy relevantną i użyteczną.
• Polegaj na wbudowanej analityce systemu oprogramowania bazy wiedzy, aby pomóc. Na przykład, firma meblarska może zorganizować swoją bazę wiedzy według mebli do salonu, mebli do sypialni, mebli dziecięcych i mebli biurowych. 

Twoja baza wiedzy będzie się nieustannie zmieniać, w miarę jak jej zawartość będzie się rozwijać, edytować lub archiwizować. Dlatego ważne jest, aby uczynić kategorie wystarczająco szerokimi, aby obejmowały szereg treści, które mogą być podzielone na podtematy lub tematy.

Kiedy artykuł został po raz pierwszy opublikowany i zaktualizowany

Twoja baza wiedzy wymaga stałego napływu interesujących i angażujących treści, które spełniają specyficzne potrzeby Twojej publiczności. Eksperci przedmiotu (SME) oraz wyznaczony redaktor (lub dwóch) powinni być odpowiedzialni za rozwój treści, aby zapewnić jakość, dokładność i skuteczność całej treści w twojej bazie wiedzy, która jest dystrybuowana do twoich pracowników i/lub klientów. Oto jak ten proces mógłby działać:

• Kierownik bazy wiedzy określa treść niezbędną dla każdej kategorii. Kierownik określa cel każdej części treści, główne przesłanie, słowa kluczowe i wezwanie do działania dla każdego artykułu. Ustalają również terminy i są odpowiedzialni za przydzielanie tworzenia treści SME.
• SME są odpowiedzialni za wykorzystanie swojej specjalistycznej wiedzy do tworzenia treści, które przestrzegają wskazówek określonych przez kierownika bazy wiedzy. SME również przeglądają edytowane treści w celu sprawdzenia ich dokładności.
• Redaktorzy przeglądają treści dostarczone przez SME i poprawiają błędy ortograficzne, gramatyczne, stylistyczne oraz czytelność.

Ponieważ prawdopodobnie będziesz mieć więcej niż jednego SME piszącego treści dla Twojej bazy wiedzy, potrzebujesz przewodnika stylu, aby zapewnić, że Twoje treści są spójne pod względem wyglądu, tonu i odczuć, niezależnie od tego, kto pisze lub edytuje te treści. Twoje dział marketingu lub komunikacji prawdopodobnie ma przewodnik stylu, który zawiera wytyczne dotyczące interpunkcji, stylu marki, formatowania i innych. Zobacz, jak menedżer wiedzy może pomóc w stworzeniu i egzekwowaniu wytycznych.

Krok 5: Napisz zasoby wiedzy

Chcesz upewnić się, że Twoje treści są łatwe do zrozumienia i że Twoi SME dostarczają te treści w efektywny sposób. Aby osiągnąć oba cele, dostarcz im dyrekcje pisania, które obejmują te podstawowe zasady:

• Jasność: Używaj nagłówków opartych na działaniach, aby pomóc Twojej publiczności szybko zorientować się, co treść wyjaśni. Wyjaśnij wszelkie żargony lub terminy techniczne prostym językiem.
• Czytelność: Czytelnicy preferują treści, które przedstawiają informacje w sposób zrozumiały. To oznacza, że akapity powinny być krótkie, a bloki tekstu powinny być dzielone na nagłówki, podnagłówki, punkty lub listy numerowane, gdzie to możliwe.
• Zaangażowanie: Włącz obrazy, wykresy, infografiki lub filmy w treści lub jako oddzielne treści, aby zwiększyć zaangażowanie.
• Użyteczność: Upewnij się, że linkujesz do pokrewnych artykułów w swojej bazie wiedzy. Pomoże to Twojej publiczności łatwo znaleźć inne zasoby, które w pełni odpowiadają na ich pytania.
• Wartość: Każdy element treści w Twojej bazie wiedzy powinien oferować cenne rozwiązanie lub wgląd. 

Krok 6: Prześlij zasoby na wspólną platformę

Wspólna platforma bazy wiedzy to system oprogramowania, który ułatwia przepływ informacji z twojej bazy wiedzy do tych, którzy ich potrzebują. Wybierana wspólna platforma będzie zawierać narzędzia, które rozszerzają funkcjonalność Twojej bazy wiedzy. Na przykład oprogramowanie wspólnej platformy może obejmować narzędzia wyszukiwania, udostępnianie plików, analitykę i raportowanie, system informacji zwrotnej od użytkowników i inne. Wybierana wspólna platforma powinna również być w stanie dostosować się do wzrostu twojej bazy wiedzy.

Krok 7: Często aktualizuj treści

Aktualizacja treści będzie regularną czynnością, aby utrzymać bieżąco Twoją bazę wiedzy. Wykorzystaj wbudowaną analizę oprogramowania bazy wiedzy, aby pomóc. Dane, które przeglądasz, pomogą ci lepiej zrozumieć:

• Jakiego rodzaju informacji ludzie poszukują 
• Jak zmienia się ruch w wyszukiwarce na kiedyś popularnych artykułach
• Kiedy artykuł został po raz pierwszy opublikowany i zaktualizowany

Planuj, aby Twoi SME przeglądali wszystkie treści (na bieżąco) przez cały rok w celu aktualizacji, optymalizacji lub wycofania treści w razie potrzeby. Dodatkowo, powinieneś planować aktualizację odpowiednich treści za każdym razem, gdy Twoje polityki firmy, produkty lub zmiany w usługach się zmienią. Silnik weryfikacji Guru zapewnia, że Twoja wiedza jest zawsze aktualna.

Dowiedz się, jaki typ rozwiązania bazy wiedzy jest odpowiedni dla Twojego zespołu

Baza wiedzy to doskonały sposób na zorganizowanie informacji wewnętrznych, aby ułatwić współpracę w Twojej firmie. Dobrze utrzymywana baza wiedzy może również pomóc w zapewnieniu klientom szybkiego dostępu do odpowiedzi, których potrzebują na temat Twoich produktów lub usług. Guru może pomóc Ci określić jaki typ bazy wiedzy jest najlepszy dla Twoich potrzeb. Rozpocznij już dziś z Guru za darmo, i wykorzystaj siłę zintegrowanego zarządzania wiedzą dla Twojej firmy.