Varför det är viktigt att ha en kunskapsbas

Att ha en kunskapsbas är avgörande för företag och organisationer eftersom den möjliggör central lagring och organisering av viktig information och expertis. Detta kan inkludera kundsupportdokumentation, företagspolicies och procedurer, produktinformation och mer. Med en välorganiserad kunskapsbas kan anställda enkelt få tillgång till den information de behöver för att utföra sina uppgifter effektivt, vilket minskar fel och förbättrar produktiviteten. Och i dagens miljö blir det allt viktigare – trots allt,  nästan hälften av de anställda har svårt att hitta den information de behöver för att utföra sina jobb.

Dessutom kan en kunskapsbas hjälpa till att standardisera processer och procedurer inom organisationen, vilket säkerställer konsekvens och kvalitet i tjänsteleveransen. I slutändan är en kunskapsbas ett kraftfullt verktyg för att förbättra samarbete, kommunikation och kunskapsdelning inom en organisation, vilket leder till förbättrad prestation och bättre resultat.

7 steg för att bygga en kunskapsbas

Steg 1: Genomför forskning för att avgöra behovet av en kunskapsbas

Att förstå nyttan av en kunskapsbas är en sak. Att bestämma vilket syfte din kunskapsbas ska fylla för din organisation är en annan. 

Det första steget för att sätta upp en kunskapsbas är att avgöra behovet som din kunskapsbas ska uppfylla. Tänk på din publik. Vill du att din kunskapsbas ska stödja dina anställda, dina kunder eller båda? När du har klarlagt vilken publik du vill att din kunskapsbas ska betjäna, undersök var de största kunskapsluckorna finns.

• Vilka frågor eller ämnen ställer dina anställda eller kunder oftast?
• Vilken avdelning är överväldigad av förfrågningar om information på en konsekvent basis?
• Vad är din nuvarande svarsfrekvens på frågor från anställda och kunder, och blir den svarsfrekvensen längre?
• Faller produktiviteten inom din organisation eftersom information inte kan delas effektivt?
• Vilka allvarliga luckor skulle finnas om vissa företag anställda lämnade organisationen och tog med sig sin kunskap?

 Svar på dessa frågor hjälper dig att förstå om du verkligen behöver en kunskapsbas och börja tänka på hur den bör struktureras.

Steg 2: Bestäm typ av kunskapsbas

När du vet att du behöver en kunskapsbas måste du avgöra vilken typ av kunskapsbas som bäst tjänar dina behov. Det finns sex vanliga typer av kunskapsbaser. För att avgöra vilken typ av kunskapsbas du kan tänka dig att skapa, tänk på den publik som kunskapsbasen kommer att betjäna, hur tillgänglig du vill att kunskapsbasen ska vara för allmänheten och om du kommer att vara värd för kunskapsbasen på din företagsserver eller förlita dig på en leverantör för att vara värd för den.

{{cta}}

Steg 3: Utveckla strukturen för kunskapsbasen

Organisation är en nyckelkomponent i att skapa en organisatorisk struktur för en kunskapsbas. Du vill att alla användare snabbt och enkelt ska kunna hitta det de letar efter. Att utveckla strukturen för din kunskapsbas i början av din process kommer inte bara att hjälpa dig organisera ditt innehåll när din kunskapsbas växer, utan också informera om navigationsdesign och göra den mer intuitiv för användarna.

Det finns flera olika sätt du kan välja att organisera din kunskapsbas:

• Användartyp eller roll: När du har olika användare eller kundtyper, är det effektivt att organisera din kunskapsbas efter roll. Dina användare skulle snabbt kunna få tillgång till den kunskap som specifikt skulle gälla dem. Till exempel kan en [HR kunskapsbas](http://Step 3: Develop knowledge base structure Organization is a key component in creating an organizational structure for a knowledge base. Du vill att alla användare ska kunna snabbt och enkelt hitta det de letar efter. Att utveckla strukturen för din kunskapsbas i början av din process kommer inte bara att hjälpa dig organisera ditt innehåll när din kunskapsbas växer, utan också informera om navigationsdesign och göra den mer intuitiv för användarna.  Det finns ett antal olika sätt som du kan välja att organisera din kunskapsbas på:  Användartyp eller Roll: När du har olika användare eller kundtyper är det effektivt att organisera din kunskapsbas efter roll. Dina användare skulle kunna snabbt få tillgång till den kunskap som specifikt skulle gälla dem. Till exempel kan en HR-kunskapsbas organiseras genom att bryta ut specifik information om ditt företag med avdelningar som riktar sig till entreprenörer, heltidsanställda och deltidsanställda. Aktivitet: Om dina publiker som kommer att använda kunskapsbasen behöver specifik information om åtgärder kan det att organisera din kunskapsbas efter aktivitet fungera bra. Till exempel,   en kunskapsbas för en stor resebyrå kan organiseras efter aktiviteter som att planera din resa, boka biljetter och kontakta en agent. Steg/ erfarenhet av användare: När du organiserar efter steg eller erfarenhet kan användarna av din kunskapsbas snabbt matcha sina behov med information. Till exempel kan en kunskapsbas för en online tjänst organiseras efter steg som att komma igång, uppgradera tjänsten och användartutorials. Produktkategori: Du kan också organisera din kunskapsbas efter produktkategori. Till exempel kan ett möbelföretag organisera sin kunskapsbas efter vardagsrumsmöbler, sovrumsmöbler, barnmöbler och kontorsmöbler.   Din kunskapsbas kommer ständigt att förändras i takt med att ditt innehåll expanderar, redigeras eller arkiveras. Det är därför viktigt att göra dina kategorier tillräckligt breda för att rymma ett spektrum av innehåll som kan underkategoriseras efter ämne eller tema.   Steg 4: Etablera experter för att skapa innehåll Din kunskapsbas kräver ett konstant inflöde av intressant och engagerande innehåll som specifikt möter behoven hos dina målgrupper. Ämnesexperter (SMEs) och en utsedd redaktör (eller två) bör vara ansvariga för att utveckla innehållet för att säkerställa kvalitet, noggrannhet och effektivitet för allt innehåll i din kunskapsbas som distribueras till dina anställda och/eller kunder. Här är hur den processen skulle kunna fungera:  Kunskapsbaschefen bestämmer vilket innehåll som behövs för varje kategori. Chefen skisserar syftet med varje innehållsdel, huvudbudskapet, nyckelord och uppmaningen till handling för varje artikel. De sätter också deadlines och är ansvariga för att tilldela innehållsutveckling till ämnesexperter. Ämnesexperter är ansvariga för att använda sin specialiserade kunskap för att skapa innehåll som följer de direktiv som anges av kunskapsbaschefen. Ämnesexperter granskar också redigerat innehåll för noggrannhet. Redaktörer granskar det innehåll som tillhandahålls av SME:erna och rättar till stavning, grammatik, stil och läsbarhet.  Eftersom du sannolikt kommer att ha mer än en SME som skriver innehåll för din kunskapsbas, behöver du en stilguide för att se till att ditt innehåll är konsekvent i utseende, ton och känsla oavsett vem som skriver eller redigerar det. Din marknadsförings- eller kommunikationsavdelning har sannolikt en stilguide som inkluderar riktlinjer för interpunktion, varumärkesstil, formatering och mer.   Steg 5: Skriv kunskapsresurser Du vill vara säker på att ditt innehåll är lätt att förstå och att dina SME:er tillhandahåller det innehållet på ett effektivt sätt. För att göra båda delarna, ge dem skrivdirektiv som täcker dessa grunder:  Klarhet: Använd handlingsbaserade rubriker för att hjälpa din publik att veta i ett ögonkast vad innehållet kommer att förklara. Förklara all jargong eller tekniska termer på ett tydligt språk. Läslighet: Läsare föredrar innehåll som ger information i ett ögonkast. Det betyder att stycken ska vara korta och textblock ska brytas upp med rubriker, underrubriker, punkter eller numrerade listor där det är tillämpligt. Engagemang: Inkludera bilder, diagram, infografiker eller videor i innehållet eller som fristående innehåll för att öka engagemanget. Användbarhet: Se till att länka till relaterade artiklar inom din kunskapsbas. Detta kommer att hjälpa din publik att enkelt hitta andra resurser som helt besvarar deras frågor. Värde: Varje innehållsdel i din kunskapsbas bör erbjuda en värdefull lösning eller insikt.   Steg 6: Ladda upp resurser till delad plattform En delad kunskapsbasplattform är ett mjukvarusystem som gör det enkelt för information att flöda från din kunskapsbas till dem som behöver den. Den delade plattform du väljer kommer att inkludera de verktyg som utökar funktionaliteten i din kunskapsbas. Till exempel kan programvaran på den delade plattformen inkludera sökverktyg, fildelning, analys och rapportering, ett användarfeedbacksystem och mer. Den delade plattform du väljer bör också kunna växa med utvecklingen av din kunskapsbas.  Steg 7: Uppdatera innehållet ofta Att uppdatera innehållet kommer att vara en regelbunden aktivitet för att hålla din kunskapsbas relevant och användbar. Betrakta den inbyggda analysfunktionen i ditt kunskapsbasprogram som hjälp. De data du granskar kommer att hjälpa dig att bättre förstå:  Typen av information som folk får tillgång till  Hur söktrafiken på en gång populära artiklar förändras När en artikel först publicerades och uppdaterades  Planera att låta dina SME:er granska allt innehåll (på en rullande basis) under året för att uppdatera, optimera eller ta bort innehåll efter behov. Dessutom bör du planera att uppdatera relevant innehåll varje gång dina företagspolicyer, produkter eller ändringar av dina tjänster.) kan organiseras genom att bryta ut specifik information om ditt företag med specifika sektioner riktade mot kontraktörer, heltidsanställda och deltidsanställda.
• Aktivitet: Om dina målgrupper som kommer att använda kunskapsbasen behöver specifik information om åtgärder fungerar det bra att organisera din kunskapsbas efter aktivitet. Till exempel,   en kunskapsbas för en stor resebyrå kan organiseras efter aktiviteter som att planera din resa, boka biljetter och kontakta en agent.
• Steg/ erfarenhet av användare: När du organiserar efter steg eller erfarenhet kan användarna av din kunskapsbas snabbt matcha sina behov med information. Till exempel kan en kunskapsbas för en online tjänst organiseras efter steg som att komma igång, uppgradera sin tjänst och se användartutorials.
• Produktkategori: Du kan också organisera din kunskapsbas efter produktkategori. Till exempel kan ett möbelföretag organisera sin kunskapsbas efter vardagsrumsmöbler, sovrumsmöbler, barnmöbler och kontorsmöbler. 

Din kunskapsbas kommer ständigt att förändras i takt med att ditt innehåll växer, redigeras eller arkiveras. Det är därför viktigt att göra dina kategorier tillräckligt breda för att rymma ett spektrum av innehåll som kan underkategoriseras efter ämne eller tema.

Steg 4: Etablera experter för att skapa innehåll

Din kunskapsbas kräver ett konstant inflöde av intressant och engagerande innehåll som specifikt möter behoven hos dina publiker. Ämnesexperter (SMEs) och en utsedd redaktör (eller två) bör vara ansvariga för att utveckla innehållet för att säkerställa kvalitet, noggrannhet och effektivitet för allt innehåll i din kunskapsbas som distribueras till dina anställda och/eller kunder. Här är hur den processen skulle kunna fungera:

• Kunskapsbasens chef bestämmer det innehåll som är nödvändigt för varje kategori. Chefen skisserar syftet med varje del av innehållet, huvudbudskapet, nyckelord och uppmaningen till handling för varje artikel. De sätter också deadlines och är ansvariga för att tilldela innehållsutveckling till ämnesexperter.
• Ämnesexperter är ansvariga för att använda sin specialiserade kunskap för att skapa innehåll som följer de direktiv som anges av kunskapsbaschefen. Ämnesexperter granskar också redigerat innehåll för noggrannhet.
• Redaktörer granskar det innehåll som tillhandahålls av ämnesexperter och rättar stavfel, grammatik, stil och läsbarhet.

Eftersom du sannolikt kommer att ha mer än en SME som skriver innehåll till din kunskapsbas, behöver du en stilguide för att se till att ditt innehåll är konsekvent i utseende, ton och känsla oavsett vem som skriver eller redigerar det. Din marknadsförings- eller kommunikationsavdelning har sannolikt en stilguide som inkluderar riktlinjer för interpunktion, varumärkesstil, formatering och mer. Se hur en kunskapschef kan hjälpa till att skapa och hålla fast vid riktlinjer.

Steg 5: Skriv kunskapsresurser

Du vill vara säker på att ditt innehåll är lätt att förstå och att dina ämnesexperter tillhandahåller det innehållet på ett effektivt sätt. För att göra båda dessa, ge dem skrivdirektiv som omfattar dessa grunder:

• Klarhet: Använd handlingsbaserade rubriker för att hjälpa din publik att veta i ett ögonblick vad innehållet kommer att förklara. Förklara all jargong eller tekniska termer på ett klart språk.
• Läslighet: Läsare föredrar innehåll som ger information i ett ögonblick. Det innebär att stycken bör vara korta och textblock bör brytas upp med rubriker, underrubriker, punkter eller numrerade listor där det är tillämpligt.
• Engagemang: Inkludera bilder, diagram, infografikud, eller videor i innehållet eller som fristående innehåll för att öka engagemanget.
• Användbarhet: Se till att länka till relaterade artiklar inom din kunskapsbas. Detta kommer att hjälpa din publik att enkelt hitta andra resurser som fullt besvarar deras frågor.
• Värde: Varje del av innehåll i din kunskapsbas bör erbjuda en värdefull lösning eller insikt. 

Steg 6: Ladda upp resurser till delad plattform

En delad kunskapsbasplattform är ett mjukvarusystem som gör att information enkelt kan flöda från din kunskapsbas till dem som behöver den. Den delade plattformen du väljer kommer att inkludera verktyg som utökar funktionaliteten i din kunskapsbas. Till exempel kan programvaran på den delade plattformen inkludera sökverktyg, fildelning, analys och rapportering, ett användarfeedbacksystem och mycket mer. Den delade plattformen du väljer bör också kunna växa med utvecklingen av din kunskapsbas.

Steg 7: Uppdatera innehållet ofta

Att uppdatera innehållet kommer att vara en regelbunden aktivitet för att hålla din kunskapsbas relevant och användbar. Betrakta den inbyggda analysfunktionen i ditt kunskapsbasprogram som hjälp. De data som du granskar kommer att hjälpa dig att bättre förstå:

• Typen av information som folk får tillgång till 
• Hur söktrafiken på en gång populära artiklar förändras
• När en artikel först publicerades och uppdaterades

Planera att låta dina ämnesexperter granska allt innehåll (fortlöpande) under året för att uppdatera, optimera eller ta bort innehåll vid behov. Dessutom bör du planera att uppdatera relevant innehåll varje gång dina företags policyer, produkter eller ändringar i dina tjänster görs. Gurus verifieringsmotor säkerställer att din kunskap alltid är uppdaterad.

Ta reda på vilken typ av kunskapsbaslösning som passar ditt team

En kunskapsbas är ett utmärkt sätt att organisera intern information för att underlätta samarbete inom ditt företag. En väl underhållen kunskapsbas kan också hjälpa till att ge kunder snabb åtkomst till svar de behöver om dina produkter eller tjänster. Guru kan hjälpa dig att bestämma vilken typ av kunskapsbas som är bäst för dina behov. Börja idag med Guru gratis, och utnyttja kraften i integrerad kunskapshantering för ditt företag.