Waarom een kennisdatabase belangrijk is

Het hebben van een kennisdatabase is cruciaal voor bedrijven en organisaties, omdat het centrale opslag en organisatie van belangrijke informatie en expertise mogelijk maakt. Dit kan klantondersteuningsdocumentatie, bedrijfsbeleid en procedures, productinformatie en meer omvatten. Met een goed georganiseerde kennisdatabase kunnen medewerkers gemakkelijk de informatie vinden die ze nodig hebben om hun werk effectief uit te voeren, wat fouten vermindert en de productiviteit verbetert. En in de huidige omgeving wordt het steeds belangrijker – immers,  bijna de helft van de werknemers heeft moeite om de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen.

Bovendien kan een kennisdatabase helpen om processen en procedures binnen de organisatie te standaardiseren, waardoor consistentie en kwaliteit in de dienstverlening worden gewaarborgd. Uiteindelijk is een kennisdatabase een krachtig hulpmiddel voor het verbeteren van samenwerking, communicatie en kennisdeling binnen een organisatie, wat leidt tot betere prestaties en betere resultaten.

7 stappen naar het bouwen van een kennisdatabase

Stap 1: Voer onderzoek uit om de behoefte aan een kennisdatabase vast te stellen

Het begrijpen van het nut van een kennisbank is één ding. Bepalen welk doel uw kennisdatabase voor uw organisatie moet vervullen is een ander. 

De eerste stap bij het opzetten van een kennisdatabase is het vaststellen van de behoefte die uw kennisdatabase zal vervullen. Denk aan uw publiek. Wilt u dat uw kennisdatabase uw medewerkers, uw klanten of beiden ondersteunt? Zodra u weet welke doelgroep(en) u wilt dat uw kennisdatabase(s) bedient, onderzoek dan waar de grootste kennisgaps zich bevinden.

• Welke vragen of onderwerpen stellen uw medewerkers of klanten het meest?
• Welke afdeling wordt voortdurend overspoeld met verzoeken om informatie?
• Wat is uw huidige responstijd op vragen van medewerkers en klanten en wordt die responstijd langer?
• Valt de productiviteit binnen uw organisatie tegen omdat informatie niet efficiënt kan worden gedeeld?
• Welke ernstige gaten zouden ontstaan als bepaalde werknemers het bedrijf zouden verlaten en hun kennis meenemen?

 De antwoorden op die vragen helpen u begrijpen of u inderdaad een kennisdatabase nodig heeft en om na te denken over hoe deze gestructureerd moet zijn.

Stap 2: Bepaal het type kennisdatabase

Zodra u weet dat u een kennisdatabase nodig heeft, moet u bepalen welk type kennisdatabase het beste aan uw behoeften voldoet. Er zijn zes veelvoorkomende types van kennisbanken. Om te beslissen welk type kennisdatabase u wilt creëren, denkt u na over het publiek dat de kennisdatabase zal bedienen, hoe toegankelijk u wilt dat de kennisdatabase is voor het grote publiek, en of u de kennisdatabase op uw bedrijfsserver wilt hosten of op een provider wilt rekenen om deze te hosten.

{{cta}}

Stap 3: Ontwikkel de structuur van de kennisdatabase

Organisatie is een sleutelcomponent bij het creëren van een organisatiestructuur voor een kennisdatabase. U wilt dat alle gebruikers snel en gemakkelijk kunnen vinden wat ze zoeken. Het ontwikkelen van de structuur van uw kennisbank aan het begin van uw proces zal u niet alleen helpen om uw inhoud te organiseren naarmate uw kennisbank groeit, maar zal ook de navigatieontwerp informeren en het intuïtiever maken voor gebruikers.

Er zijn verschillende manieren waarop u ervoor kunt kiezen uw kennisdatabase te organiseren:

• Type of rol gebruiker: Wanneer u verschillende gebruikers of klanttypes heeft, is het effectief om uw kennisdatabase op rol te organiseren. Uw gebruikers kunnen snel toegang krijgen tot kennis die specifiek voor hen is. Bijvoorbeeld, een [HR kennisdatabase](http://Stap 3: Ontwikkel de structuur van de kennisdatabase Organisatie is een sleutelcomponent bij het creëren van een organisatiestructuur voor een kennisdatabase. U wilt dat alle gebruikers snel en gemakkelijk kunnen vinden wat ze zoeken. Het ontwikkelen van de structuur van uw kennisdatabase aan het begin van uw proces helpt niet alleen om uw inhoud te organiseren wanneer uw kennisdatabase groeit, maar informeert ook het ontwerp van de navigatie en helpt het voor gebruikers intuïtiever te maken. Er zijn verschillende manieren waarop u ervoor kunt kiezen uw kennisdatabase te organiseren: Type of rol gebruiker: Wanneer u verschillende gebruikers of klanttypes heeft, is het effectief om uw kennisdatabase op rol te organiseren. Uw gebruikers kunnen snel toegang krijgen tot kennis die specifiek voor hen is. Bijvoorbeeld, een HR kennisdatabase kan worden georganiseerd door specifieke informatie over uw bedrijf op te splitsen met aangewezen secties die gericht zijn op aannemers, fulltime medewerkers en parttime medewerkers. U wilt dat alle gebruikers snel en gemakkelijk kunnen vinden wat ze zoeken. Het ontwikkelen van de structuur van uw kennisbank aan het begin van uw proces zal u niet alleen helpen om uw inhoud te organiseren naarmate uw kennisbank groeit, maar zal ook de navigatieontwerp informeren en het intuïtiever maken voor gebruikers..  Er zijn verschillende manieren waarop u ervoor kunt kiezen uw kennisbank te organiseren:  Gebruikerstype of Rol: Wanneer u verschillende gebruikers of klanttypes heeft, is het effectief om uw kennisbank op rol te organiseren. Uw gebruikers kunnen snel toegang krijgen tot kennis die specifiek voor hen is. Bijvoorbeeld, een HR kennisdatabase kan worden georganiseerd door specifieke informatie over uw bedrijf op te splitsen met aangewezen secties die gericht zijn op aannemers, fulltime medewerkers en parttime medewerkers. Activiteit: Als uw doelgroepen die de kennisdatabase zullen gebruiken specifieke informatie nodig hebben over acties die moeten worden ondernomen, is het effectief om uw kennisdatabase op activiteit te organiseren. Bijvoorbeeld,  een kennisbank voor een groot reisbureau kan georganiseerd zijn rond activiteiten zoals het plannen van uw reis, het boeken van tickets en het contacten van een agent. Fase/ervaring van de gebruiker: Wanneer je organiseert op fase of de ervaring van de gebruiker, kan de gebruiker van je kennisdatabase snel zijn behoeften afstemmen op jouw informatie. Bijvoorbeeld, een kennisdatabase voor een online dienst kan worden georganiseerd in fasen zoals aan de slag gaan, service upgraden en gebruikersondersteuning. Producttype: U kunt uw kennisdatabase ook organiseren op producttype. Bijvoorbeeld, een meubelbedrijf kan zijn kennisbank organiseren op basis van woonkamermeubilair, slaapkamermeubilair, kindermuizen en kantoormeubilair.   Uw kennisbank zal constant veranderen naarmate uw inhoud uitbreidt, wordt bewerkt of gearchiveerd. Dat is waarom het belangrijk is om uw categorieën breed genoeg te maken om een scala aan inhoud te omvatten die verder onderverdeeld kan worden op onderwerp of thema.   Stap 4: Stel experts aan om inhoud te creëren. Uw kennisbank vereist een constante instroom van interessante en boeiende inhoud die specifiek voldoet aan de behoeften van uw doelgroepen. Onderwerpen-experts (SME) en een aangewezen redacteur (of twee) moeten verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen van de inhoud om de kwaliteit, nauwkeurigheid en effectiviteit van alle inhoud in uw kennisbank die aan uw werknemers en/of klanten wordt verspreid te waarborgen. Hier is hoe dat proces kan werken:  De kennisbankmanager bepaalt de inhoud die noodzakelijk is voor elke categorie. De manager schetst het doel van elk stuk inhoud, de belangrijkste boodschap, zoekwoorden en de oproep tot actie voor elk artikel. De manager van de kennisdatabase bepaalt de nodige inhoud voor elke categorie. De manager schetst het doel van elk stuk inhoud, de belangrijkste boodschap, zoekwoorden en de oproep tot actie voor elk artikel. Ze stellen ook de deadlines in en zijn verantwoordelijk voor het toewijzen van de inhoudsontwikkeling aan de deskundigen. Redacteuren bekijken de inhoud die door SME&rsquos is aangeleverd en corrigeren op spelling, grammatica, stijl en leesbaarheid.  Omdat u waarschijnlijk meer dan één SME zult hebben die inhoud voor uw kennisbank schrijft, heeft u een stijlgids nodig om ervoor te zorgen dat uw inhoud consistent is in uiterlijk, toon en gevoel, ongeacht wie deze inhoud schrijft of bewerkt. Uw marketing- of communicatiedepartement heeft waarschijnlijk een stijlgids die richtlijnen bevat voor interpunctie, merks stijl, opmaak en meer.   Stap 5: Schrijf kennisbronnen. U wilt ervoor zorgen dat uw inhoud gemakkelijk te begrijpen is en dat uw SME’s deze inhoud op een efficiënte manier aanleveren. Om beide te doen, geef hen schrijf richtlijnen die deze basisprincipes dekken:  Duidelijkheid: Gebruik actie-gebaseerde koppen om uw publiek te helpen snel te begrijpen wat de inhoud zal uitleggen. Uw marketing- of communicatieafdeling heeft waarschijnlijk een stijlgids die richtlijnen bevat voor interpunctie, merkstijl, opmaak en meer. Leesbaarheid: Lezers geven de voorkeur aan inhoud die informatie in één oogopslag biedt. Stap 5: Schrijf kennisbronnen U wilt ervoor zorgen dat uw inhoud gemakkelijk te begrijpen is en dat uw deskundigen die inhoud op een efficiënte manier aanleveren. Betrokkenheid: Voeg afbeeldingen, grafieken, infographics of video's toe binnen de inhoud of als zelfstandige inhoud om betrokkenheid te vergroten. Duidelijkheid: Gebruik actiegerichte koppen om uw publiek te helpen in één oogopslag te begrijpen wat de inhoud zal uitleggen. Leg alle jargon of technische termen in duidelijke taal uit. Leesbaarheid: Lezers geven de voorkeur aan inhoud die informatie in één oogopslag biedt. Waarde: Elk stuk inhoud in uw kennisbank moet een waardevolle oplossing of inzicht bieden.   Stap 6: Upload middelen naar een gedeeld platform. Een gedeeld kennisbankplatform is een softwaresysteem dat het gemakkelijk maakt om informatie van uw kennisbank te laten stromen naar degenen die het nodig hebben. Betrokkenheid: Inclusief afbeeldingen, diagrammen, infographics of video's binnen de inhoud of als zelfstandige inhoud om de betrokkenheid te vergroten. Nut: Zorg ervoor dat u naar verwante artikelen binnen uw kennisdatabase linkt. Dit helpt uw publiek gemakkelijk andere bronnen te vinden die hun vragen volledig beantwoorden. Het gedeelde platform dat u kiest, moet ook in staat zijn om mee te groeien met de groei van uw kennisbank.  Stap 7: Update inhoud regelmatig. Het updaten van inhoud zal een reguliere activiteit zijn om uw kennisbank relevant en nuttig te houden. Maak gebruik van de ingebouwde analysefuncties van uw kennisbanksoftware om te helpen. De data die u bekijkt zal u helpen beter te begrijpen:  Het type informatie waar mensen toegang toe hebben  Hoe het zoekverkeer op ooit populaire artikelen verandert Wanneer een artikel voor het eerst werd gepubliceerd en bijgewerkt.  Plan dat uw SME&rsquos alle inhoud (op doorlopende basis) gedurende het jaar bekijken om deze indien nodig bij te werken, optimaliseren of te verwijderen. Bovendien moet u plannen om relevante inhoud te updaten telkens wanneer uw bedrijfsbeleid, producten of wijzigingen in uw diensten zich voordoen.) kan worden georganiseerd door specifieke informatie over uw bedrijf op te splitsen met aangewezen secties gericht op contractanten, fulltime werknemers en parttime werknemers.
• Het gedeelde platform dat u kiest moet ook in staat zijn om mee te schalen met de groei van uw kennisdatabase. Bijvoorbeeld,  een kennisbank voor een groot reisbureau kan georganiseerd zijn rond activiteiten zoals het plannen van uw reis, het boeken van tickets en het contacten van een agent.
• Vertrouw op de ingebouwde analytics van uw kennisdatabase-software om te helpen. Bijvoorbeeld, een kennisbank voor een online dienst kan georganiseerd zijn rond fasen zoals aan de slag, de dienst upgraden en gebruikershandleidingen.
• Producttype: U kunt uw kennisbank ook organiseren op producttype. Bijvoorbeeld, een meubelbedrijf kan zijn kennisbank organiseren op basis van woonkamermeubilair, slaapkamermeubilair, kindermuizen en kantoormeubilair. 

Uw kennisbank zal constant veranderen naarmate uw inhoud uitbreidt, wordt bewerkt of gearchiveerd. Daarom is het belangrijk om uw categorieën breed genoeg te maken om een scala aan inhoud te omvatten die kan worden onderverdeeld op onderwerp of thema.

Stap 4: Stel SMEs aan om inhoud te creëren

Je kennisbasis heeft een constante stroom van interessante en boeiende inhoud nodig die specifiek aan de behoeften van je doelgroepen voldoet. Onderwerpenexperts (SME's) en een aangewezen redacteur (of twee) zouden verantwoordelijk moeten zijn voor het ontwikkelen van de inhoud om de kwaliteit, nauwkeurigheid en effectiviteit van alle inhoud in uw kennisbank die aan uw werknemers en/of klanten wordt verdeeld, te waarborgen. Hier is hoe dat proces zou kunnen werken:

• De manager van de kennisbasis bepaalt de inhoud die nodig is voor elke categorie. De manager schetst het doel van elk stuk inhoud, de primaire boodschap, zoekwoorden en de oproep tot actie voor elk artikel. Ze stellen ook de deadlines vast en zijn verantwoordelijk voor het toewijzen van de ontwikkeling van inhoud aan SMEs.
• SMEs zijn verantwoordelijk voor het gebruik van hun gespecialiseerde kennis om inhoud te creëren die voldoet aan de richtlijnen die door de manager van de kennisbasis zijn uiteengezet. SMEs beoordelen ook de bewerkte inhoud op nauwkeurigheid.
• Redacteuren beoordelen de inhoud die door SMEs is aangeleverd en corrigeren spelling, grammatica, stijl en leesbaarheid.

Omdat je waarschijnlijk meer dan één SME hebt die inhoud voor je kennisbasis schrijft, heb je een stijlgids nodig om ervoor te zorgen dat je inhoud consistent is in uiterlijk, toon en gevoel, ongeacht wie die inhoud schrijft of bewerkt. Je marketing- of communicatiedepartement heeft waarschijnlijk een stijlgids die richtlijnen voor interpunctie, merkstijl, opmaak en meer bevat. Bekijk hoe een kennismanager kan helpen bij het creëren en handhaven van richtlijnen.

Stap 5: Schrijf kennisbronnen

Je wilt er zeker van zijn dat je inhoud gemakkelijk te begrijpen is en dat je SMEs die inhoud op een efficiënte manier leveren. Om beide te doen, geef ze schrijfprocedures die deze basisprincipes dekken:

• Duidelijkheid: Gebruik actiegerichte koppen om je publiek te helpen in één oogopslag te begrijpen wat de inhoud zal uitleggen. Leg alle jargon of technische termen in duidelijke taal uit.
• Leesbaarheid: Lezers geven de voorkeur aan inhoud die informatie in één oogopslag biedt. Dat betekent dat paragrafen kort moeten zijn en tekstblokken moeten worden onderbroken door koppen, subkoppen, opsommingstekens of genummerde lijsten waar van toepassing.
• Betrokkenheid: Neem afbeeldingen, grafieken, infographics of video's op in de inhoud of als zelfstandige inhoud om de betrokkenheid te vergroten.
• Nuttigheid: Zorg ervoor dat je linkt naar gerelateerde artikelen binnen je kennisbasis. Dit zal je publiek helpen gemakkelijk andere bronnen te vinden die hun vragen volledig beantwoorden.
• Waarde: Elk stuk inhoud in je kennisbasis moet een waardevolle oplossing of inzicht bieden. 

Stap 6: Upload bronnen naar een gedeeld platform

Een gedeeld kennisbasisplatform is een softwaresysteem dat het gemakkelijk maakt voor informatie om van je kennisbasis naar degenen die het nodig hebben te stromen. Het gedeelde platform dat je kiest, zal de tools bevatten die de functionaliteit van je kennisbasis uitbreiden. Bijvoorbeeld, de software voor het gedeelde platform kan zoektools, bestandsdeling, analyses en rapportage, een gebruikersfeedbacksysteem en meer bevatten. Het gedeelde platform dat je kiest, moet ook kunnen opschalen met de groei van je kennisbasis.

Stap 7: Werk inhoud vaak bij

Het bijwerken van inhoud zal een regelmatige activiteit zijn om je kennisbasis relevant en nuttig te houden. Vertrouw op de ingebouwde analyses van uw kennisbanksoftware om te helpen. De gegevens die je beoordeelt, helpen je beter te begrijpen:

• Het type informatie waar mensen toegang toe hebben 
• Hoe het zoekverkeer op eens-populaire artikelen verandert
• Wanneer een artikel voor het eerst is gepubliceerd en bijgewerkt

Plan dat je SMEs alle inhoud (gedurende het jaar) regelmatig beoordelen om inhoud indien nodig bij te werken, te optimaliseren of te beëindigen. Daarnaast moet u van plan zijn om relevante inhoud bij te werken elke keer dat uw bedrijfsbeleid, producten of diensten verandert.  De verificatietool van Guru zorgt ervoor dat uw kennis altijd up-to-date is.

Ontdek welk type kennisbasissysteem geschikt is voor jouw team

Een kennisbasis is een geweldige manier om interne informatie te organiseren om samenwerking binnen je bedrijf te vergemakkelijken. Een goed onderhouden kennisbasis kan ook helpen klanten snelle toegang te geven tot antwoorden die ze nodig hebben over je producten of diensten. Guru kan je helpen bepalen welk type kennisbasis het beste is voor jouw behoeften. Begin vandaag nog met Guru gratis, en benut de kracht van geïntegreerd kennisbeheer voor je bedrijf.