Hvorfor det er vigtigt at have en vidensdatabase

At have en vidensdatabase er afgørende for virksomheder og organisationer, fordi det muliggør central lagring og organisering af vigtig information og ekspertise. Dette kan inkludere dokumentation for kundesupport, virksomhedspolitikker og procedurer, produktinformation og mere. Med en velorganiseret vidensdatabase kan medarbejderne nemt få adgang til den information, de har brug for, for at udføre deres job effektivt, hvilket reducerer fejl og forbedrer produktiviteten. Og i dagens miljø bliver det stadig vigtigere – når alt kommer til alt, næsten halvdelen af medarbejderne har svært ved at finde den information, de har brug for for at udføre deres arbejde.

Derudover kan en vidensdatabase hjælpe med at standardisere processer og procedurer på tværs af organisationen, hvilket sikrer ensartethed og kvalitet i serviceleverancen. I sidste ende er en vidensdatabase et kraftfuldt værktøj til at forbedre samarbejde, kommunikation og vidensdeling inden for en organisation, hvilket fører til bedre præstationer og bedre resultater.

7 trin til at opbygge en vidensdatabase

Trin 1: Udfør forskning for at bestemme behovet for vidensdatabasen

At forstå nytten af en vidensbase er én ting. At beslutte, hvilken funktion din vidensdatabase vil udfylde for din organisation, er en anden. 

Det første trin i oprettelsen af en vidensdatabase er at bestemme det behov, din vidensdatabase vil opfylde. Tænk på dit publikum. Vil du have din vidensdatabase til at støtte dine medarbejdere, dine kunder eller begge dele? Når du ved, hvilke publikum (er) du vil have dine vidensdatasystem (er) til at betjene, så undersøg, hvor de største videnshuller findes.

• Hvilke spørgsmål eller emner stiller dine medarbejdere eller kunder oftest?
• Hvilken afdeling bliver overvældet af anmodninger om information på en konstant basis?
• Hvad er din nuværende svartid på medarbejder- og klientspørgsmål, og bliver den svartid længere?
• Faldt produktiviteten i din organisation, fordi information ikke kan deles effektivt?
• Hvilke alvorlige huller ville eksistere, hvis bestemte virksomhedens medarbejdere forlod organisationen og tog deres viden med sig?

 Svarene på disse spørgsmål vil hjælpe dig med at forstå, om du har brug for en vidensdatabase og begynde at tænke på, hvordan den skal struktureres.

Trin 2: Bestem typen af vidensdatabase

Når du ved, at du har brug for en vidensdatabase, skal du bestemme, hvilken type vidensdatabase der bedst vil opfylde dine behov. Der er seks almindelige typer vidensbaser. For at beslutte, hvilken type vidensdatabase du muligvis vil oprette, så tænk på det publikum, vidensdatabasen vil betjene, hvor tilgængelig du ønsker, at vidensdatabasen skal være for offentligheden, og om du vil hoste vidensdatabasen på din virksomhedserver eller stole på en udbyder til at hoste den.

{{cta}}

Trin 3: Udvikle vidensdatabasens struktur

Organisation er en nøglekomponent i oprettelsen af en organisatorisk struktur for en vidensdatabase. Du vil have, at alle brugere hurtigt og nemt kan finde, hvad de leder efter. At udvikle din vidensbases struktur i begyndelsen af din proces vil ikke kun hjælpe dig med at organisere dit indhold, mens din vidensbase vokser, men vil også informere navigationsdesignet og hjælpe med at gøre det mere intuitivt for brugerne.

Der er mange forskellige måder, du kan vælge at organisere din vidensdatabase på:

• Brugertype eller rolle: Når du har forskellige brugere eller kundetyper, er det effektivt at organisere din vidensdatabase efter rolle. Dine brugere vil hurtigt kunne få adgang til den viden, der er specifik for dem. For eksempel kan en [HR vidensbase](http://Step 3: Develop knowledge base structure Organization is a key component in creating an organizational structure for a knowledge base. Du vil have, at alle brugere hurtigt og nemt kan finde, hvad de leder efter. At udvikle din vidensbases struktur i begyndelsen af din proces vil ikke kun hjælpe dig med at organisere dit indhold, mens din vidensbase vokser, men vil også informere navigationsdesignet og hjælpe med at gøre det mere intuitivt for brugerne.  Der er en række forskellige måder, du kan vælge at organisere din vidensbase på:  Brugertype eller rolle: Når du har forskellige brugere eller kundetyper, er det effektivt at organisere din vidensbase efter rolle. Dine brugere ville være i stand til hurtigt at få adgang til den viden, som ville være specifik for dem. Aktivitet: Hvis dit publikum, der vil bruge vidensdatabasen, har brug for specifik information om handlinger, er det effektivt at organisere din vidensdatabase efter aktivitet. For eksempel, en vidensdatabase for et stort rejsebureau kan være organiseret efter aktiviteter som at planlægge din rejse, bestille billetter og kontakte en agent. For eksempel kan en vidensbase for et stort rejsebureau være organiseret efter aktiviteter som at planlægge din rejse, booking af billetter og kontakten til en agent. For eksempel kan en vidensdatabase for en online service være organiseret efter faser som at komme i gang, opgradere servicen og brugervejledninger. Produkttype: Du kan også organisere din vidensdatabase efter produkttype. For eksempel kan en møbelforretning organisere sin vidensdatabase efter stue møbler, soveværelse møbler, børnemøbler og kontormøbler. For eksempel kan en møbelvirksomhed organisere sin vidensbase efter stue møbler, soveværelsesmøbler, børnemøbler og kontormøbler.   Din vidensbase vil konstant ændre sig, efterhånden som dit indhold udvides, bliver redigeret eller arkiveret. Derfor er det vigtigt at gøre dine kategorier brede nok til at rumme et udvalg af indhold, som kan underkategoriseres efter emne eller tema.   Trin 4: Etabler SMEs til at skabe indhold. Din vidensbase kræver et konstant flow af interessant og engagerende indhold, der specifikt opfylder behovene hos dine målgrupper. Fagfolk (SMEs) og en udnævnt redaktør (eller to) bør være ansvarlige for at udvikle indholdet for at sikre kvaliteten, nøjagtigheden og effektiviteten af alt indhold i din vidensbase, der distribueres til dine medarbejdere og/eller klienter. Her er hvordan denne proces kunne fungere:  Vidensbasens leder bestemmer det nødvendige indhold for hver kategori. Lederen skitserer formålet med hvert stykke indhold, den primære besked, nøgleordene og opfordringen til handling for hver artikel. Her er, hvordan den proces kunne fungere: vidensdatabaselederen bestemmer det nødvendige indhold til hver kategori. Lederen skitserer formålet med hver enkelt del af indholdet, den primære besked, nøgleordene og opfordringen til handling for hver artikel. De sætter også deadlines og er ansvarlige for at tildele indholdsudviklingen til fagpersoner. Redaktører gennemgår det indhold, der er leveret af SMEs, og retter stavefejl, grammatik, stil og læsevenlighed.  Fordi du sandsynligvis vil have mere end én SME, der skriver indhold til din vidensbase, skal du have en stilguide for at sikre, at dit indhold er konsekvent i udseende, tone og følelse, uanset hvem der skriver eller redigerer det indhold. Din marketing- eller communications afdeling har sandsynligvis en stilguide, der inkluderer retningslinjer for tegnsætning, mærkestil, formatering og mere.   Trin 5: Skriv vidensressourcer. Du vil sikre dig, at dit indhold er let at forstå og at dine SMEs leverer det indhold effektivt. For at gøre begge dele, giv dem skriveanvisninger, der dækker disse grundlæggende punkter:  Klarhed: Brug handlingsbaserede overskrifter for at hjælpe dit publikum med at vide, hvad indholdet vil forklare med det samme. Fordi du sandsynligvis vil have mere end én fagperson, der skriver indhold til din vidensdatabase, skal du have en stilguide for at sikre, at dit indhold er ensartet i udseende, tone og fornemmelse, uanset hvem der skriver eller redigerer det indhold. Din marketing- eller kommunikationsafdeling har sandsynligvis en stilguide, der indeholder retningslinjer for tegnsætning, brandstil, formatering og mere. Det betyder, at afsnit skal være korte, og tekstblokke skal opdeles med overskrifter, underoverskrifter, punktlister eller nummererede lister hvor det er relevant. Du vil sikre, at dit indhold er let at forstå, og at dine fagfolk leverer det indhold på en effektiv måde. Nytte: Sørg for at linke til relaterede artikler inden for din vidensbase. Klarhed: Brug handlingsbaserede overskrifter til at hjælpe dit publikum med at se, hvad indholdet vil forklare. Værdi: Hvert stykke indhold i din vidensbase skal tilbyde en værdifuld løsning eller indsigt.   Trin 6: Upload ressourcer til delt platform. En delt vidensbase platform er et software system, der gør det nemt for information at flyde fra din vidensbase til dem, der har brug for det. Læsbarhed: Læsere foretrækker indhold, der giver information ved første øjekast. Det betyder, at afsnit skal være korte, og tekstblokke bør brydes op med overskrifter, underoverskrifter, punkter eller nummererede lister, hvor det er relevant. Den delte platform, du vælger, bør også kunne skalere med væksten af din vidensbase.  Trin 7: Opdater indhold ofte. Opdatering af indhold vil være en regelmæssig aktivitet for at holde din vidensbase relevant og nyttig. Stol på din vidensbase software systems indbyggede analyser for at hjælpe. De data, du gennemgår, vil hjælpe dig med bedre at forstå:  Den type information, folk tilgår  Hvordan søgetrafikken på engang populære artikler ændrer sig. Hvornår en artikel først blev offentliggjort og opdateret  Planlæg at have dine SMEs gennemgå alt indhold (løbende) i løbet af året for at opdatere, optimere eller nedlægge indhold efter behov. Derudover bør du planlægge at opdatere relevant indhold, hver gang dine virksomhedspolitikker, produkter eller ændringer i dine tjenester ændres.) kan organiseres ved at udskille specifik information om din virksomhed med udpegede sektioner rettet mod kontraktarbejdere, fuldtidsansatte og deltidsansatte.
• Aktivitet: Hvis dit publikum, der vil bruge vidensbasen, har brug for specifik information om handlinger, der skal tages, fungerer det godt at organisere din vidensbase efter aktivitet. For eksempel kan en vidensbase for et stort rejsebureau være organiseret efter aktiviteter som at planlægge din rejse, booke billetter og kontakte en agent.
• Den delte platform, du vælger, vil indeholde værktøjer, der udvider funktionaliteten af din vidensdatabase. For eksempel kunne den delte platforms software inkludere søgeværktøjer, fil- og delingsanalyser og rapportering, et brugerfeedbacksystem og mere.
• Den delte platform, du vælger, skal også kunne skalere med væksten af din vidensdatabase. For eksempel kan en møbelvirksomhed organisere sin vidensbase efter stue møbler, soveværelsesmøbler, børnemøbler og kontormøbler.

At opdatere indholdet vil være en regelmæssig aktivitet for at holde din vidensdatabase relevant og nyttig. Derfor er det vigtigt at gøre dine kategorier brede nok til at rumme et udvalg af indhold, som kan underkategoriseres efter emne eller tema.

Trin 4: Etabler SMEs til at skabe indhold

Din vidensbase kræver et konstant flow af interessant og engagerende indhold, der specifikt opfylder behovene hos dine målgrupper. Fagfolk (SMEs) og en udnævnt redaktør (eller to) bør være ansvarlige for at udvikle indholdet for at sikre kvaliteten, nøjagtigheden og effektiviteten af alt indhold i din vidensbase, der distribueres til dine medarbejdere og/eller klienter. Her er hvordan denne proces kunne fungere:

• Kundskabsbase lederen bestemmer det indhold, der er nødvendigt for hver kategori. Lederen skitserer formålet med hvert stykke indhold, den primære meddelelse, nøgleord og opfordringen til handling for hver artikel. De fastsætter også deadlines og er ansvarlige for at tildele udviklingen af indhold til fagfolk.
• Fagfolk er ansvarlige for at bruge deres specialiserede viden til at skabe indhold, der følger de retningslinjer, der er skitseret af kundskabsbase lederen. Fagfolk gennemgår også redigeret indhold for nøjagtighed.
• Redaktører gennemgår det indhold, der er givet af fagfolk, og retter stavning, grammatik, stil og læsbarhed.

Fordi du sandsynligvis vil have mere end én fagperson, der skriver indhold til din kundskabsbase, skal du have en stilguide for at sikre, at dit indhold er konsekvent i udseende, tone og følelse, uanset hvem der skriver eller redigerer det indhold. Din marketing- eller kommunikationsafdeling har sandsynligvis en stilguide, der inkluderer retningslinjer for tegnsætning, mærke stil, formatering og mere. Se hvordan en kundskabsbaseleder kan hjælpe med at skabe og håndhæve retningslinjer.

Trin 5: Skriv vidensressourcer

Du vil sikre dig, at dit indhold er let at forstå, og at dine fagfolk leverer det indhold på en effektiv måde. For at gøre begge dele skal du give dem skrive instruktioner, der dækker disse grundlæggende aspekter:

• Klarhed: Brug handlingsbaserede overskrifter for at hjælpe dit publikum med at vide med det samme, hvad indholdet vil forklare. Forklar al jargon eller tekniske termer på klart sprog.
• Læselighed: Læsere foretrækker indhold, der giver information med det samme. Det betyder, at afsnit skal være korte, og tekstblokke skal opdeles med overskrifter, underoverskrifter, punktopstillinger eller nummererede lister, hvor det er anvendeligt.
• Engagement: Inkluder billeder, diagrammer, infografikker eller videoer i indholdet eller som selvstændigt indhold for at øge engagementet.
• Nytte: Sørg for at linke til relaterede artikler inden for din kundskabsbase. Dette vil hjælpe dit publikum med let at finde andre ressourcer, der fuldt ud besvarer deres spørgsmål.
• Værdi: Hvert stykke indhold i din kundskabsbase skal tilbyde en værdifuld løsning eller indsigt. 

Trin 6: Upload ressourcer til delt platform

En delt kundskabsbase platform er et software system, der gør det nemt for information at flyde fra din kundskabsbase til dem, der har brug for det. Den delte platform, du vælger, vil inkludere de værktøjer, der udvider funktionaliteten af din kundskabsbase. For eksempel kunne den delte platformssoftware inkludere søgeværktøjer, fildeling, analyse og rapportering, et brugertilbagemeldingssystem og mere. Den delte platform, du vælger, skal også kunne skaleres med væksten af din kundskabsbase.

Trin 7: Opdater indhold ofte

Opdatering af indhold vil være en regelmæssig aktivitet for at holde din kundskabsbase relevant og nyttig. Stol på dit vidensbaserede software systems indbyggede analyser til at hjælpe. De data, du gennemgår, vil hjælpe dig med bedre at forstå:

• Den type information, folk får adgang til 
• Hvordan søgetrafik på engang populære artikler ændrer sig
• Hvornår en artikel blev første gang offentliggjort og opdateret

Planlæg at få dine fagpersoner til at gennemgå alt indhold (løbende) gennem hele året for at opdatere, optimere eller afvikle indhold efter behov. Derudover bør du planlægge at opdatere relevant indhold, når som helst dine virksomhedspolitikker, produkter eller ændringer i dine tjenester finder sted. Gurus verificeringsmotor sikrer, at din viden altid er opdateret.

Find ud af, hvilken type kundskabsbase løsning der passer til dit team

En kundskabsbase er en fremragende måde at organisere interne oplysninger for at lette samarbejdet på tværs af din virksomhed. En velholdt kundskabsbase kan også hjælpe med at give kunderne hurtig adgang til de svar, de har brug for om dine produkter eller tjenester. Guru kan hjælpe dig med at bestemme hvilken type vidensbase der er bedst til dine behov. Kom i gang i dag med Guru gratis, og udnytte kraften i integreret videnstyring til din virksomhed.